Kế hoạch là gì mà ai cũng xem nó là một phần thiết yếu trong cuộc sống để đảm bảo mọi việc được đi đúng hướng đã đặt ra ban đầu. Có những loại kế hoạch chúng ta thường gặp trong đời sống và công việc, hãy cùng ThuthuatOffice tìm hiểu kế hoạch là gì cũng như các bước lên kế hoạch hoàn chỉnh nhé.
Nội Dung Bài Viết
- 1 Kế hoạch là gì?
- 2 Các khái niệm kế hoạch là gì khác?
- 2.1 Kế hoạch tài chính là gì?
- 2.2 Kế hoạch kinh doanh là gì?
- 2.3 Kế hoạch chiến lược là gì?
- 2.4 Kế hoạch Marketing là gì?
- 3 Lợi ích của việc lập kế hoạch là gì?
- 3.1 Giúp tập trung vào mục tiêu
- 3.2 Giảm thiểu sự không chắc chắn
- 3.3 Tối ưu hóa nguồn lực
- 3.4 Tính kinh tế trong điều hành
- 3.5 Hợp tác tốt hơn
- 3.6 Công cụ kiểm soát hiệu quả
- 3.7 Hoạt động phân quyền
- 4 Mặt trái của việc lập kế hoạch là gì?
- 4.1 Thiếu dữ liệu đáng tin cậy
- 4.2 Quá trình tiêu tốn thời gian
- 4.3 Tốn kém
- 4.4 Các yếu tố bên ngoài có thể làm giảm tiện ích
- 4.5 Trường hợp khẩn cấp
- 5 Các bước lập kế hoạch là gì?
Kế hoạch là gì?
Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra. Trong 4 chức năng của quản lý, việc lập kế hoạch giữ vị trí dẫn đầu, sau đó là tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Trong cuộc sống hay trong công việc, nó đều nắm vai trò hết sức quan trọng trong việc định hướng phát triển tương lai.
Kế hoạch trong Tiếng Anh là plan, một số cụm từ liên quan:
- Working without a plan: làm việc không có kế hoạch
- Approve of the plan: phê chuẩn kế hoạch
- A change of plan: sự thay đổi kế hoạch
Các khái niệm kế hoạch là gì khác?
Kế hoạch tài chính là gì?
Kế hoạch tài chính [financial plan] là việc xác định làm thế nào để đạt được mục tiêu cụ thể về tài chính trong một khoản thời gian nhất định, ngắn hạn hoặc dài hạn. Nó thường liệt kê các hoạt động, nguồn lực, điều kiện và thời gian cần thiết để đạt hoàn thành chiến lược đã đề ra.
Kế hoạch tài chính thường sử dụng cho hai đối tượng là cá nhân và doanh nghiệp, trong đó đối với doanh nghiệp, nó được đặt ra sau tầm nhìn [vision] và mục tiêu [objectives].
Kế hoạch kinh doanh là gì?
Kế hoạch kinh doanh [bussiness plan] là việc mô tả quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian. Nó đánh giá việc kinh doanh đã có kết quả như thế nào và tìm kiếm những triển vọng để phát triển và thành công trong tương lai.
Kế hoạch chiến lược là gì?
Kế hoạch chiến lược [strategic plan] còn gọi là hoạch định chiến lược là việc của tổ chức trong việc xác định chiến lược hoặc phương hướng của mình và đưa ra quyết định phân bổ nguồn lực của mình để thực hiện chiến lược đó.
Kế hoạch Marketing là gì?
Kế hoạch Marketing [tiếp thị] là kế hoạch phác thảo các ý định quảng cáo và tiếp thị. Nó mô tả các hoạt động kinh doanh liên quan đến việc hoàn thành các mục tiêu tiếp thị cụ thể trong một khung thời gian nhất định.
Kế hoạch tiếp thị là một phần của kế hoạch kinh doanh tổng thể. Chiến lược tiếp thị vững chắc tạo nền tảng cho một kế hoạch tiếp thị để đạt được các mục tiêu.
Lợi ích của việc lập kế hoạch là gì?
Như đã nói, lập kế hoạch đóng vai trò chủ chốt trong quy trình quản trị. Một tổ chức sẽ dễ mất phương hướng nếu như không lên kế hoạch đúng đắn và toàn diện. Vậy những lợi ích của việc lập kế hoạch là gì? Câu trả lời sẽ có trong phần chia sẻ dưới đây:
Giúp tập trung vào mục tiêu
Lập kế hoạch giúp đưa ra các mục tiêu của tổ chức một cách rõ ràng. Ban lãnh đạo sẽ tập trung nguồn lực cho việc đạt được các mục tiêu đó. Những mục tiêu quan trọng cần được thực hiện trước và những mục tiêu khác được thực hiện sau chúng.
Giảm thiểu sự không chắc chắn
Lập kế hoạch luôn được thực hiện cho tương lai. Không ai có thể dự đoán chính xác điều gì sắp xảy ra, đặc biệt đối với môi trường kinh doanh luôn thay đổi. Lập kế hoạch cho thấy nỗ lực để mọi thứ trong tương lai diễn ra theo cách tốt nhất có thể.
Lập kế hoạch chắc chắn sẽ giảm thiểu những bất ổn trong tương lai bằng cách dựa trên các trên kinh nghiệm trong quá khứ và tình hình hiện tại.
Tối ưu hóa nguồn lực
Tất cả các nguồn lực sau khi được xác định thì các hoạt động được đưa vào vận hành để được sử dụng tốt nhất có thể.
Tính kinh tế trong điều hành
Các mục tiêu được xác định trước và sau đó lựa chọn phương pháp tốt nhất có thể để đạt được các mục tiêu này. Tính kinh tế đang hoạt động. Tính toán trước và lựa chọn phương pháp giúp tránh nguồn lực bị lãng phí trong việc lựa chọn. Tính kinh tế có thể có ở tất cả các bộ phận cho dù là sản xuất, bán hàng, mua hàng, tài chính, v.v.
Hợp tác tốt hơn
Các nỗ lực được thực hiện để đạt được mục tiêu thực hiện bởi sự phối hợp của tất cả nhân sự liên quan. Lập kế hoạch giúp cho sự phối hợp tốt hơn trong tổ chức và cuối cùng sẽ dẫn đến kết quả tốt hơn.
Công cụ kiểm soát hiệu quả
Lập kế hoạch và kiểm soát không thể tách rời nhau. Lập kế hoạch giúp thiết lập các mục tiêu và đặt ra các tiêu chuẩn đánh giá. Điều này sẽ cho phép ban quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động của cấp dưới. Các sai lệch có thể được sửa chữa kịp thời bằng các biện pháp khắc phục.
Hoạt động phân quyền
Quy trình lập kế hoạch tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân quyền. Mục tiêu của những người khác nhau là cố định. Họ sẽ yêu cầu quyền hạn cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Việc phân quyền được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch.
Mặt trái của việc lập kế hoạch là gì?
Bên cạnh những mặt lợi mà ai cũng có thể thấy ở trên thì mặt trái của việc lập kế hoạch là gì? Mặc dù có nhiều ưu điểm và lợi ích nhưng lập kể hoạch cũng có những hạn chế nhất định. Tuy mặt trái của việc lập kế hoạch ít hơn nhiều so với lợi ích của nó nhưng nắm rõ mặt trái của việc lập kế hoạch là gì sẽ giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.
Thiếu dữ liệu đáng tin cậy
Việc lập kế hoạch dựa trên các dữ kiện và số liệu khác nhau được cung cấp cho các nhà lập kế hoạch. Nếu thông tin không đáng tin cậy thì các quyết định dựa trên thông tin đó cũng sẽ không đáng tin cậy dẫn đến việc lập kế hoạch sẽ mất giá trị.
Quá trình tiêu tốn thời gian
Tiện ích thực tế của việc lập kế hoạch đôi khi bị giảm do yếu tố thời gian. Lập kế hoạch là một quá trình tốn nhiều thời gian và các công đoạn liên quan có thể bị trì hoãn vì việc lập kế hoạch phù hợp vẫn chưa được thực hiện. Sự chậm trễ có thể làm mất cơ hội.
Khi thời gian là bản chất thì việc lập kế hoạch trước sẽ làm mất đi tiện ích của nó. Trong những trường hợp nhất định, quyết định được đưa ra nhanh, không thể đợi quá trình lập kế hoạch hoàn thành.
Tốn kém
Quá trình lập kế hoạch khá tốn kém đặc biệt đối với việc thu thập thông tin và thử nghiệm các quy trình hành động khác nhau. Đôi khi, các khoản chi tiêu cho việc lập kế hoạch sẽ ảnh hưởng đến các hạng mục khác. Việc lập kế hoạch dài hạn là điều xa xỉ đối với các doanh nghiệp nhỏ và họ cần cân bằng giữa chi phí chuẩn bị kế hoạch so với lợi ích thu được từ nó.
Các yếu tố bên ngoài có thể làm giảm tiện ích
Cho dù kế hoạch là gì thì cũng sẽ chịu nhiều tác động. Bên cạnh các yếu tố bên trong còn có các yếu tố bên ngoài tác động xấu đến kế hoạch. Các yếu tố này có thể là kinh tế, xã hội, chính trị, công nghệ hoặc pháp luật, thời tiết.
Trường hợp khẩn cấp
Trong một số trường hợp khẩn cấp phát sinh thì việc cần thiết là hành động nhanh chóng chứ không phải lập kế hoạch trước. Những tình huống này có thể không lường trước được. Nếu các trường hợp khẩn cấp có thể được dự đoán trước hoặc chúng xảy ra thường xuyên thì việc lập kế hoạch trước cũng nên lường trước cho các trường hợp đó.
Các bước lập kế hoạch là gì?
Khi hiểu rõ kế hoạch là gì thì đừng chần chừ lên kế hoạch cho bản thân cũng như công việc của mình nhé. Vậy sau tất cả những gì đã chia sẻ ở trên thì các bước lập kế hoạch là gì? Việc lên kế hoạch nói chung thường dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố:
Xác định mục tiêu: Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu để định hướng cho kế hoạch.
Xác định nội dung công việc: Đó là các bước thực hiện công việc đó thông qua xác định 3W [Ai?Ở đâu? Khi nào?]
- Địa điểm thực hiện kế hoạch, nơi bố trí nguồn lực thực hiện kế hoạch
- Thời gian thực hiện kế hoạch: Thời gian bắt đầu và kết thúc và quá trình điều chỉnh. Cần xác định được mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng công đoạn.
- Đối tượng thực hiện kế hoạch: Gồm người thực hiện kế hoạch, người hỗ trợ thực hiện kế hoạch, kiểm tra, giám sát, báo cáo và người chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng với việc lập kế hoạch, việc theo dõi kế hoạch và xác định mối quan hệ của các đơn vị liên quan đặt biệt quan trọng.
Xác định phương thức tiến hành kế hoạch: Gồm tài liệu hướng dẫn thực hiện cùng tiêu chuẩn cho từng công đoạn, cách thức vận hành máy móc. Các dữ liệu để xác định có thể là:
- Các kế hoạch công việc trước đó
- Các công việc đang hoặc chưa giải quyết
- Các công việc mới phát sinh
Xác định việc tổ chức thực hiện và phân bổ nguồn lực: xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra được nguồn lực thực hiện gồm
- Nguồn nhân lực
- Tài lực [tiền bạc]
- Vật lực [nguyên liệu, hệ thống cung ứng, hệ thống máy móc, công nghệ]
- Phương pháp làm việc [những nguyên tắc, quy cách tiến hành].
Trên đây, ThuthuatOffice đã cùng bạn tìm hiểu kế hoạch là gì cùng các loại kế hoạch phổ biến cũng như quy trình lên kế hoạch theo phương pháp 5W1H2C5M. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì các bạn có thể để lại bình luận bên dưới để được giải đáp. Ngoài ra các bạn có thể tham khảo một số bài viết khác dưới đây:
- Bản mô tả công việc là gì?
- Hiệu suất là gì?
- Ma trận quản lý thời gian
Hy vọng rằng bài viết có thể giúp bạn đọc trả lời những thắc mắc về kế hoạch là gì. Nếu thấy hay thì đừng quên Like, Share bài viết để ThuthuatOffice có thêm động lực chia sẻ thật nhiều những bài viết bổ ích hơn nữa nhé.
Là gì -Kỹ năng chuyên môn là gì? 6 điều thú vị về kỹ năng chuyên môn mà bạn cần biết
Định mức là gì? 3 phương pháp xây dựng định mức phổ biến
Giải đáp thắc mắc bản mô tả công việc là gì cực rõ, cực chính xác
Ma trận quản lý thời gian và 4 cấp độ điển hình của ma trận thời gian
3 cách in 2 mặt PDF vô cùng đơn giản mà bạn không nên bỏ qua
An toàn lao động là gì? 6 việc cơ bản để thực hiện đủ an toàn lao động
Chỉ 5 nốt nhạc để hiểu nhanh và cực rõ hiệu suất là gì cũng như cách quản trị nó hiệu quả