Khảo sát và đánh giá trước sự kiện

Hiện nay, dịch bệnh Covid-19 kéo dài và vẫn diễn biến phức tạp, việc tụ tập đông người rất hạn chế, do đó việc tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị offline nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty/ thương hiệu trở nên khó khả thi. Giải pháp tối ưu thay thế cho vấn đề này chính là tổ chức sự kiện trực tuyến qua phần mềm Zoom Meeting. Vậy các bước tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Du Hưng.

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết

1/ Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Để việc tổ chức sự kiện trực tuyến diễn ra suôn sẻ và đo lường hiệu quả của chương trình, cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức và lên kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp.

2/ Lập kế hoạch chung cho sự kiện

Dựa vào các mục tiêu đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện trực tuyến qua Zoom, bao gồm các hạng mục thời gian, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện, nội dung chính của sự kiện [agenda],… Một ưu điểm lớn của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chính là giảm bớt chi phí và nhân lực cho các khâu chuẩn bị sân khấu, F&B,… khi triển khai các hạng mục. Thay vào đó, nguồn lực sẽ được tập trung cho việc sản xuất và truyền thông.

Để sự kiện trực tuyến qua Zoom diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên lưu ý khi lên kế hoạch:

• Trước sự kiện: Bạn có thể giữ lượng 1 phiên sự kiện dưới một giờ rồi dành thời gian cho phần Hỏi và Đáp để giao lưu với khán giả; lên lịch nghỉ giữa các phiên sự kiện… Ngoài ra, bạn có thể cho phép những người tham gia đã đăng ký kết nối trước và trong sự kiện bằng việc sử dụng Zoom Chat. Đối với các sự kiện quy mô lớn, có thể đầu tư vào việc xây dựng các “gian hàng” ảo…
• Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện trực tuyến trên nền tảng phần mềm zoom, bạn có thể bật các tính năng hỏi đáp, tính năng bỏ phiếu, chia phòng họp nhóm…cho phép khán giả tương tác với diễn giả và tương tác với nhau.
• Sau sự kiện: Bạn hoàn toàn có thể gửi một bảng khảo sát đến những để thu thập phản hồi và đánh giá về chất lượng của sự kiện. Khi sử dụng Zoom Webinar, bạn có thể thiết lập bảng khảo sát có thể khởi chạy tự động sau khi khách mời rời khỏi sự kiện.

3/ Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

Khác với những sự kiện được tổ chức trực tiếp, việc tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom không cần không gian có diện tích quá lớn. Tuy nhiên, cần đảm bảo các yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền internet, …

4/ Lựa chọn gói Zoom phù hợp để tổ chức sự kiện [Zoom Webinar, Zoom Event]

Lựa chọn quan trọng hàng đầu mà bạn sẽ thực hiện cho sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp là quyết định sử dụng Cuộc họp thu phóng hoặc Hội thảo trên web bằng video thu phóng – hay cả hai. Sản phẩm phù hợp sẽ cho phép bạn thiết kế trải nghiệm đáp ứng được các mục tiêu của bạn.

5/ Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Trong một sự kiện trực tuyến qua Zoom thì nội dung chính là lý do để thu hút và giữ chân khán giả. Do đó, viết kịch bản chính là khâu quan trọng nhất.

Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp cần được xây dựng cẩn thận, chăm chút trong từng nội dung và cần lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn thu hút người xem cho sự kiện.

6/ Truyền thông cho sự kiện trực tuyến

Sự kiện của bạn có thể cung cấp những trải nghiệm vô cùng tuyệt vời, nhưng nếu không dành thời gian để truyền thông quảng bá nó, khán giả sẽ không hay biết đến sự tồn tại của sự kiện. Do đó, hãy tạo nội dung để tiếp thị sự kiện một cách hiệu quả và thu hút người tham dự sự kiện trực tuyến của bạn.

Các sự kiện trực tuyến trên các kênh truyền thông cần được quảng bá đồng bộ trên hệ thống các kênh marketing sẵn có của doanh nghiệp đồng thời tận dụng các kênh truyền thông xã hội và các kênh trả tiền. Trong một số sự kiện trực tuyến qua Zoom, việc truyền thông còn được tiến hành kết hợp với các nền tàng đặt vé và thanh toán trực tuyến để tạo nên trải nghiệm xuyên suốt và tiện lợi cho khách hàng.

7/ Tổ chức sự kiện

Sau khi đã hoàn thành việc lập kế hoạch và các công đoạn chuẩn bị. Bây giờ đã đến lúc tổ chức sự kiện trực tuyến. Vào giây phút trọng đại này, bạn cần ghi nhớ những điều sau: Tổng duyệt sự kiện, bắt đầu sự kiện sớm để người tham dự  có thời gian tham gia, lưu ý nhạc mở đầu sự kiện để không vi phạm bản quyền, kiểm tra cài đặt…

8/ Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của việc tổ chức sự kiện qua Zoom, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo. Hãy thực hiện thêm một số bước để thu thập phản hồi, tận dụng bản ghi và theo dõi khách hàng tiềm năng để tận dụng tối đa sự kiện:

• Khảo sát sau sự kiện
• Truyền tải nội dung sự kiện được ghi lại
• Theo dõi người tham dự
• Báo cáo sự kiện
• Khách hàng tiềm năng
• Đánh giá hiệu quả…

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho các doanh nghiệp tham khảo. Hy vọng qua bài viết này của Du Hưng, các doanh nghiệp có thể nắm rõ được quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom.

Du Hưng Group hiện nay là nhà phân phối Zoom bản quyền uy tín với giá tốt nhất. Để mua gói Zoom bản quyền phù hợp, quý khách vui lòng liên hệ liên hệ ngay đến Hotline Du Hưng 02873000246 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!

Xem thêm: Phương pháp dạy học online lôi cuốn, hiệu quả trên Zoom Meeting

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNGKHOA ĐA PHƯƠNG TIỆNTÓM TẮTĐỒ ÁN TỐT NGHIỆPĐề tài:ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG TỔ CHỨC SỰ KIỆNFESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU 2016Giảng viên hướng dẫnSinh viên thực hiệnMSSVThS. NGUYỄN MINHTRẦN THỊ NHƯ QUỲNHB12DEPT025LớpE12PT1KhóaHệ2012 -2017ĐẠI HỌC CHÍNH QUYHà Nội - 2016Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016MỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU1. Lý do chọn đề tàiHoạt động tổ chức sự kiện và nghề tổ chức sự kiện ở Việt Nam tuy mớinhưng đang phát triển nhanh và mạnh mẽ.Quy trình tổ chức sự kiện còn chưa thực sự bài bản.Các sự kiện cộng đồng do ngân sách và nhân sự có hạn nên cách thức tổchức và thực hiện còn hạn chế.→ Từ đó, đồ án mong muốn là một tài liệu hữu ích để sự kiện FestivalNghĩa Tình Mùa Thu các năm tiếp theo được thực hiện bài bản và chuyên nghiệphơn, với quy mô rộng lớn và kết quả thành công hơn. Đồng thời, đây là cơ hội đểcác thành viên tham gia – phần lớn là các sinh viên – thử thách trong vai trò tổchức một sự kiện lớn thu hút hàng nghìn người tham gia.2. Đối tượng và mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 Mục tiêu nghiên cứu:-Hệ thống quy trình tổ chức sự kiện Festival Nghĩa Tình Mùa Thu2016.-Khảo sát, đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện.→ Qua sự kiện đã thực hiện, hiện thực hóa quy trình tổ chức một sự kiệnnhân đạo, rút ra kinh nghiệm về việc tổ chức sự kiện thông qua việcnghiên cứu khảo sát tiền sự kiện, lập kế hoạch sự kiện và truyền thông,công tác tổ chức và phòng ngừa, xử lý rủi ro.3. Phương pháp thực hiện Nghiên cứu lý thuyết về tổ chức sự kiện. Tìm hiểu thông tin, nghiên cứu khảo sát trước sự kiện. Lên kế hoạch tổ chức. Triển khai công tác thực hiện trước, trong và sau sự kiện.SVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT12Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 Khảo sát, đánh giá chất lượng của sự kiện bằng bảng hỏi và phỏng vấn. Tổng hợp số liệu, viết báo cáo.CHƯƠNG I:GIỚI THIỆU TỔNG QUAN1.Khái quát về Tổ chức sự kiện“Tổ chức sự kiện” là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động laođộng với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị,công cụ lao động → thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việcchuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian vàkhông gian cụ thể, nhằm chuyển tới đối tượng tham gia sự kiện nhữngthông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa mãnnhu cầu của khách tham dự sự kiện.2. Cơ sở lý thuyết tổ chức sự kiệnĐể bắt tay vào tổ chức 1 sự kiện, cần trả lời bộ câu hỏi 5W + 1HSVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT13Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016Mô hình các bước tổ chức sự kiện3. Đặc điểm chung và quy trình tổ chức sự kiện hiến máu nhân đạoNội dung trước, trong và sau sự kiện Trước sự kiện thường có các hoạt động: Tuyển tình nguyện viên phongtrào, hoạt động Big Game và trải nghiệm cho tình nguyện viên, ra quântuần cao điểm vận động hiến máu cho chương trình cùng các hoạt độngchuẩn bị cho sự kiện. Trong sự kiện thường có các hoạt động: Chương trình hiến máu, sân khâuchính, sân khấu đường phố, khu trại sự kiện: ẩm thực, triển lãm, tặngchữ…,khu trò chơi… Sau sự kiện: Công tác chăm sóc người hiến máu và truyền thông sau sựkiện.Quy trình tổ chức sự kiện hiến máu nhân đạoHình 1.8: Quy trìnhtổ chức sự kiện hiếnmáu nhân đạo-trước sự kiệna. Nghiên cứu xác định mục đích sự kiệnb. Nghiên cứu xác định mục tiêu sự kiệnc. Nghiên cứu, khảo sát đối tượng tham giad. Khảo sát địa điểm tổ chứce. Khảo sát thời gian diễn ra sự kiện-Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Các bước lập kế hoạch:a. Thành lập Ban tổ chứcSVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT14Tìmhiểuthôngtin,nghiên cứukhảosátĐồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016b. Xây dựng ý tưởng chương trìnhc. Xây dựng đề án chương trình và xin xét duyệtd. Xây dựng kế hoạch tổng thể cho sự kiện và các kế hoạch riêng cho từngmảng công việc: Kế hoạch nhân sự, kế hoạch truyền thông – sự kiện, kếhoạch vận động hiến máu, kế hoạch đào tạo, Bản dự trù ngân sách cho sựkiện,…-Triển khai công tác trước, trong và sau sự kiện Các bước triển khai:a. Lập bảng tiến độ tổ chức sự kiệnb. Triển khai thực hiện các sản phẩm thiết kế, công cụ truyền thông,proposal cho sự kiện.c. Chuẩn bị các thủ tục hành chính, tài chínhd. Triển khai huy động và đào tạo nhân lựce. Tiến hành truyền thông trước sự kiện [Vận động hiến máu và truyềnthông đại chúng] [đã trình bày ở phần trên]f. Chuẩn bị và thực hiện các nội dung trước sự kiện chínhg. Thực hiện các công tác đối ngoại: khách mời, tiết mục biểu diễn và xintài trợh. Chuẩn bị hậu cần cho sự kiệni. Dự trù khủng hoảng và cách xử lýj. Trong sự kiệnSự kiện hiến máu thông thường diễn ra trong 1 ngày [7h – 18h] tại 1địa điểm. Các hoạt động tại ngày hội có khung giờ tổ chức nhất định.k. Sau sự kiện:Hoạt động chính sau sự kiện là chăm sóc người hiến máu và truyềnthông sau sự kiện.-Tổng kết, đánh giá sự kiện Làm báo cáo tổng kết theo từng mảng. Họp Ban tổ chức, tổng kết, đánh giá sự kiện. Khen thưởng. Tổ chức buổi tổng kết chương trình dành cho toàn bộ tình nguyện viêncủa sự kiện [thường diễn ra sau sự kiện 1-2 tuần].SVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT15Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016CHƯƠNG IIQUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN HIẾN MÁUFESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU 20161. Quy trình thực hiện trước – trong – sau sự kiện1.1.Đặc điểm sự kiện Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 Loại sự kiện: Sự kiện cộng đồng Giới thiệu tổng quan: Là ngày hội hiến máu nhân đạo diễn ra trong 2 ngày17, 18/9/2016 tại Trung tâm văn hóa quận Thanh Xuân Mục đích: Đảm bảo lượng máu dự trữ trong giai đoạn thiếu máu sau hè2016. Mục tiêu: Thu về 2.500 đơn vị máu Đơn vị tổ chức: Chi hội Thanh niên vận động hiến máu 07/4, Viện Huyết học– Truyền máu Trung Ương, Hội Chữ thập đỏ quận Thanh Xuân và các đơnvị phối hợp khác. Quy mô: Cấp quận Vai trò cá nhân tham gia: Thường trực Ban tổ chức kiêm quản lý sự kiện.1.2.Quy trình thực hiện trước – trong – sau sự kiện- Lập đề án tổ chức Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016- Lập kế hoạch chi tiết các mảng công việcFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 được chia thành 7 mảng công việc: Vậnđộng hiến máu, Tổ chức hiến máu, Truyền thông, Sự kiện, Đào tạo, Tìnhnguyện viên phong trào, Tài chính – hậu cần- Triển khai thực hiệna. Vận động hiến máuMột số hìnhảnh vận độnghiến máu chosự kiệnSVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT16Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016b. Tổ chức hiến máuĐo đạc, sắp xếp tổ chức địa điểm,bố trí sơ đồ khu vực sự kiện:Sơ đồNgày hội Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016c. Truyền thôngi. Tin, bài viếtii. Truyền thông facebook Đăng bài truyền thông theo timeline đã xây dựng. Tạo event chương trình và truyền thông trên event.iii. Thông cáo báo chíiv. Thư mờiv. Bộ công cụ truyền thôngd. Sự kiệnChuẩn bị và thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng.e. Đào tạoChuẩn bị và thực hiện theo kế hoạch đã xây dựng.f. TNV phong tràoChuẩn bị và tổ chức theo kế hoạch đã xây dựng.g. Tài chính – Hậu cần Chuẩn bị và tổ chức theo kế hoạch đã xây dựng. Theo sát các mảng công việc khác để hộ trợ công tác hậu cần và thanhtoán kinh phí.SVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT17Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016- Hoạt động ngày chính hội của sự kiệna. Vận động hiến máu Tổ chức 8 chuyến xe bus đưa đón người hiến máu Tổ chức hơn 100 chuyến xe máy thân thiện đưa đón người hiến máu Tuyên truyền nóng quanh khu vực Trung tâm văn hóa quận Thanh Xuân Gọi điện mời người đăng ký đến tham gia hiến máu Nhắn tin cảm ơn và dặn dò những người vừa tham gia hiến máub. Tổ chức hiến máu Sắp xếp trang thiết bị trước khi sự kiện bắt đầu Điều phối nhân sự trong từng khu vực Xử lý tình huống bất ngờ xảy rac.Truyền Chụp ảnh cho sự kiện Viết bài cho sự kiện Cập nhật tin tức, tường thuật về sự kiện Đón tiếp báo chíd. Sự kiệne.Đào tạoSVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT18thôngĐồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 Phối hợp với tổ chức hiến máu để quản lý và điểu phối nhân sựchuyên môn. Xử lý các tình huống chuyên môn Kết quả: THU ĐƯỢC 1787 ĐƠN VỊ MÁU[trong đó ngày 17/9 đạt 563 đơn vị, ngày 18/9 đạt 1224 đơn vị]- Hoạt động sau sự kiệna. Thực hiện khảo sát dành cho người tham gia FESTIVAL NGHĨATÌNH MÙA THU và đăng ký tình nguyện viên Chi hội Thanh niênvận động hiến máu 07/4b. Truyền thông sau sự kiệnc. Điểm hiến máu tổng kết FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THUd. Lễ tổng kết FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU2. Khảo sát, đánh giá chất lượng tổ chức sự kiện Festival Nghĩa TìnhMùa Thu 20162.1.Thực hiện khảo sátThực hiện khảo sát trên 40 người tham gia sự kiện.Kết quả thu được như sau:SVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT19Đồ án tốt nghiệpSVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT1Đánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 201610Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016Tổng hợp kết quả khảo sát2.2.Kết luậnSVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT111Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016→ Số lượng khảo sát chưa cao so với hơn 3000 người tham gia chươngtrình. Do vậy chất lượng khảo sát chưa phải là lý tưởng để có được mộtkết quả khảo sát sát với thực tế nhất.Tổng kết số liệu khảo sát→ Cần đẩy mạnh chất lượng truyền thông trên Mạng xã hội hơn nữa.→ Các hoạt động diễn ra tại vị trí và thời gian hợp lý, để người tham dựcó cơ hội tham gia phần lớn các hoạt động.→ Các hoạt đồng có nội dung thu hút, có thể hấp dẫn người tham dựdừng lại xem hoặc cùng tham gia vào.→ Các sự kiện diễn ra có chất lượng khá tốt.→ Lễ Thành Đinh là hoạt động cố định của chương trình, là đặc trưngriêng của Festival Nghĩa Tình Mùa Thu, đã tạo được ấn tượng trongnhững người tham gia. Ý kiến đóng góp:-Đồng bộ trang phục-Sáng tạo hơn, thêm yếu tố đặc sắc-Thêm thùng rác quanh khu vực sự kiện-Hội trại cần đặc sắc hơn-TNV cần được đào tạo kỹ hơn, chú ý đến người hiến máu hơn,cần đeo gang tay khi cầm bịch máu-Thêm cổng chào phía ngoài gần ngã tư-Nhiều cán bộ y tế, TNV tại khâu hơn-Nhiều tiết mục đường phố, flashmob, trò chơi dân gian hơn-Thời gian tổ chức chưa hợp lý→ Cần tham khảo để rút kinh nghiệm.2.3.2.4.Thu thập ý kiến phản hồi trên mạng xã hộiHọp tổng kết chương trình Họp Ban tổ chức, các bộ phận để đánh giá chất lượng chương trình Thực hiện phỏng vấn sâu đối với những người phụ trách từng mảngcông việc Viết báo cáo tổng kết, đánh giá chất lượng sự kiệnSVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT112Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016CHƯƠNG III:NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ1. Ưu và nhược điểm1.1. Ưu điểmKHỐI TÌNH NGUYỆN VIÊN Festival Nghĩa Tình Mùa Thu thu hút sự quan tâm của nhiều bạn trẻ vớihơn 400 Tình nguyện viên đăng ký và hoạt động thường xuyên tại chươngtrình cùng với 500 Tình nguyện viên của Chi hội Thanh niên vận động hiếnmáu 07/4.→ So với mục tiêu đề ra có 1000 tình nguyện viên đăng ký và 500 TNV hoạt độngthường xuyên thì kết quả thu được GẦN ĐẠT CHỈ TIÊU.VỀ CÔNG TÁC ĐÀO TẠO→ ĐẠT CHỈ TIÊUVỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HIẾN MÁU Không gây tình trạng ách tắc như các năm trước.VỀ MẶT TRUYỀN THÔNG Đưa ra được bộ nhận diện và thông điệp mới cho sự kiện, được công chúngđánh giá cao.→ VƯỢT CHỈ TIÊU Tập trung truyền thông rộng rãi thông qua các kênh thông tin, mạng xã hộinhư Facebook, nihbt.org.vn, … Cập nhật kịp thời các thông tin liên quan đến chương trình qua những tinngắn, hình ảnh, các minigame, video, clip... Tổng số lương bài viết được cập nhật: hơn 200 bài viết Số video được dựng và ghi lại: 14 video Số lượng tương tác với người dùng 500 người/1 bài viếtVỀ MẶT SỰ KIỆN Tổ chức tốt các sự kiện đồng hành cùng chương trình với các sự kiệnChuỗi sự kiện nằm trong chiến dịch “We are powerful” với nhiều hoạt động thiếtthực:→ GẦN ĐẠT CHỈ TIÊUVỀ CÔNG TÁC HẬU CẦN Tham mưu đề xuất kịp thời các phần quà dành cho các TNV xuất sắc trongcông tác vận động hiến máu, các hoạt động của chương trình. Hội trại “Ươc mơ” thu hút 17 gian hàng với các sản phầm triển lãm, trưngbày phong phú và màu sắc.→ ĐẠT CHỈ TIÊUSVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT113Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 20161.2. Nhược điểm Kết quả đơn vị máu chưa đạt được chỉ tiêu đề ra: 1787/2500 Số lượng Tình nguyện viên tham gia chương trình chưa đông đảo với mứctuyển chọn ban đầu đặt ra: 400/500 Công tác tổ chức cần có thời gian chuẩn bị sớm hơn, dự trù các yếu tốkhách quan như thời tiết có thể làm dẫn đến chậm tiến độ chương trìnhhoặc bị hủy lịch. Dự trù được số lượng tiếp nhận đơn vị máu trong từngbuổi tránh sự khủng hoảng trong các khâu. Kỹ năng vận động hiến máu của TNV còn chưa cao dẫn đến kết quả tuyêntruyền chưa sát với thực tế, kỹ năng chăm sóc trước hiến máu còn nhậnđược những phản hồi chưa tích cực. [tỷ lệ đăng ký hiến máu ảo còn cao:1787 đơn vị/3971 người đăng ký] Các chương trình chưa thực hiện được bao gồm: Trải nghiệm “We arepowerful” và cuộc thi “Sắc màu ẩm thực” tại ngày chính Hội để tập trungcho tuyên truyền nóng. Kỹ năng chăm sóc người hiến máu trong khâu cần được nâng cao hơn nữa. Cần tạo môi trường đoàn kết hơn nữa cho tất cả các khối tình nguyện viênhơn. Công tác sau sự kiện làm chậm và chưa thực sự hiệu quả.→ Tiếp thu ý kiến từ phản hồi của người tham gia:2. Bài học kinh nghiệm2.1.Nghiên cứu, khảo sát tiền sự kiệnQua việc tổ chức 2 ngày, FESTIVAL NGHĨA TÌNH MÙA THU 2016 đãgiải quyết được tình trạng quá đông và tắc nghẽn ở khu vực hiến máu các nămtrước. Tuy nhiên việc dự trù số lượng tham gia từng buổi chưa tốt dẫn đến phânbố người tham gia trong mỗi ngày chưa đều nhau.2.2.Lập kế hoạch sự kiện Do đặc thù là hoạt động tình nguyện do phần lớn là sinh viên tổ chức nên cácbước thực hiện chưa được kỹ càng và bài bản, đặc biệt là việc lập kế hoạchsự kiện. Thông qua môn học Quản lý dự án và Tổ chức sự kiện ở trường, tôiáp dụng vào việc xây dựng các kế hoạch cho sự kiện, đặc biệt là vấn đề nhânsự và xây dựng timeline cho chương trình, để đảm bảo công việc triển khaiđúng tiến độ, không bị chồng chéo và đủ nhân lực thực hiện. Đặc biệt, ngoài các kế hoạch cho các mảng hoạt động chuyên môn, Ban tổchức còn phải lên kế hoạch giám sát và quản lý chất lượng, đồng thời cả kếhoạch dự trù và xử lý khủng hoảng.SVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT114Đồ án tốt nghiệp2.3.Đánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016Truyền thông, quảng bá Đổi mới cách thức truyền thông. Nhiệm vụ đặt ra cho truyền thông hiến máu nhân đạo là tạo được thông điệplan truyền, thay đổi cách thức và nội dung cho mới mẻ.2.4.Công tác tổ chức và phòng ngừa, xử lý rủi ro Công tác tổ chức phải được định hình ngay từ khi lên kế hoạch và phải đượcvạch ra rõ ràng về nhân sự, các bước, cách thực hiện, yêu cầu và chỉ tiêuđánh giá để khi bước vào giai đoạn triển khai được trơn tru và thuận lợi, ítxảy ra sự cố. Việc dự trù và đánh giá kết quả thực hiện phải được liên tục cập nhật và sửađổi trong suốt quá trình thực hiện sự kiện [đặc biệt là trước và trong] để kịpthời thay đổi và bổ sung các yếu tố cần thiết trước khi sự kiện chính diễn ra. Các sự cố có thể diễn ra bắt buộc phải có kế hoạch xử lý từ trước rõ ràng vàchi tiết. Khi sự cố diễn ra liên hệ trực tiếp cho phụ trách công việc hay Ban tổ chứcđể kịp thời xử lý.2.5.Công tác kiểm soát, đánh giá Kiểm soát thường xuyên tất cả các mảng trong sự kiện, trong suốt quá trìnhlên ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị, triển khai, trong và sau sự kiện. Double check Chạy thử chương trình thật kỹ Điều chỉnh nội dung kịp thời cho phù hợp với tình hình thực tế. Mỗi công việc đều cho 2 người phối hợp phụ trách để theo dõi chéo nhau.2.6.Ý tưởng thực hiện Cần lên ý tưởng chương trình sớm hơn [trước thời gian diễn ra ít nhất 3tháng] Mở rộng nguồn ý tưởng [tham khảo nhiều ở các sự kiện khác, đồng thời dámđổi mới] Tinh thần cầu thị, học hỏi từ người khác.SVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT115Đồ án tốt nghiệpĐánh giá chất lượng tổ chức sự kiệnFestival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016KẾT LUẬNSự kiện Ngày hội hiến máu Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 đã diễn ravới những nét đổi mới về diện mạo [lần đầu tiên chương trình làm 2 ngày, đổi mớiquy mô tổ chức và cách thức bố trí địa điểm, có bộ nhận diện và thông điệp mới…]nhưng đồng thời mục tiêu quan trọng nhất lại chưa đạt được [1787/2500 đơn vịmáu].Xét về một vài tiêu chí, Festival Nghĩa Tình Mùa Thu 2016 được coi là thànhcông, như chất lượng chăm sóc người đến tham gia cao hơn năm trước, các hoạtđộng được diễn ra bài bản hơn, TNV tham gia nhiệt tình và duy trì được yêu thíchvới hoạt động tình nguyện sau chương trình [45% lượng TNV phong trào tiếp tụctham gia các hoạt động vận động hiến máu tiếp theo].Tuy nhiên, về quy mô chương trình còn chưa đạt mục tiêu đề ra, thậm chícòn thấp hơn năm 2015 [đạt 2165/2500 đơn vị máu]. Số lượng người đến tham dựcũng thấp hơn so với cùng kỳ năm trước.Như vậy, rất khó để đánh giá chất lượng sự kiện nói chung đã thành cônghơn so với năm trước hay chưa? Cũng như việc đã đạt mục tiêu chung đề ra ban đầuhay không?Bởi một sự kiện thành công là sự kiện đạt được mục tiêu ban đầu đã đề racủa chủ sự kiện trên tiêu chí sự hài lòng của người tham dự cũng như các nội dungdiễn ra đúng như theo kế hoạch.Thông qua việc tham gia vào công tác tổ chức FESTIVAL NGHĨA TÌNHMÙA THU, tôi đã hiểu được cách lên kế hoạch, xây dựng và tổ chức một sự kiệncộng đồng sao cho hiệu quả. Việc qua mỗi sự kiện vẫn còn thiếu sót giúp người tổchức nhìn nhận được những hạn chế của mình cũng như rút kinh nghiệm để các sựkiện sau được hoàn thiện hơn.SVTH: Trần Thị Như Quỳnh-E12PT116