Cách sử dụng xác thực dữ liệu trong Microsoft Excel để giới hạn ngày có thể nhập vào ô và ngăn ngày không hợp lệ
Xác thực dữ liệu cho ngày - Giới thiệu
Bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu, bạn có thể giới hạn các mục nhập cho một hoặc nhiều ô trong trang tính Excel
Trong video này, ba phương pháp khác nhau được sử dụng để xác thực ngày tháng. Từ menu thả xuống Cho phép trong cài đặt xác thực dữ liệu, các tùy chọn sau sẽ được sử dụng
- Chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc. [Tùy chọn ngày]
- Hiển thị danh sách thả xuống của các ngày hợp lệ [Tùy chọn danh sách]
- Tạo quy tắc trong công thức tùy chỉnh [Tùy chọn tùy chỉnh]
Hướng dẫn bằng văn bản và tệp mẫu ở bên dưới video
Giới hạn mục nhập trong phạm vi ngày cụ thể
Trong ví dụ này, nhân viên sẽ điền vào Mẫu yêu cầu nghỉ phép cho năm 2017. Tại ô C4, nhân viên sẽ nhập ngày bắt đầu nghỉ phép
Để đảm bảo rằng ngày hợp lệ được nhập vào ô C4, xác thực dữ liệu được sử dụng để đặt ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Ví dụ này cho thấy hai cách để đặt những ngày đó và ngăn nhập dữ liệu không hợp lệ
Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc trong quy tắc
Nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc trên trang tính
Nhập ngày trong Quy tắc
Để đảm bảo rằng họ nhập một ngày trong năm 2017, bạn có thể áp dụng xác thực dữ liệu cho ô đó, đồng thời nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc vào quy tắc
Để thiết lập quy tắc xác thực ngày, hãy làm theo các bước sau
- Chọn ô C4
- Trên Dải băng Excel, bấm vào tab Dữ liệu
- Trong nhóm Công cụ dữ liệu, nhấp vào Xác thực dữ liệu [nhấp vào phần trên của lệnh]
- Trên tab Cài đặt của hộp thoại xác thực dữ liệu, nhấp vào mũi tên thả xuống Cho phép
- Trong danh sách các tùy chọn xác thực, nhấp vào Ngày
Đặt quy tắc xác thực ngày
Sau khi bạn chọn tùy chọn Ngày, 3 hộp mới xuất hiện trong hộp thoại Xác thực dữ liệu
- Ngày - cài đặt "giữa" được tự động nhập vào đây
- Ngày bắt đầu - trống
- Ngày kết thúc - trống
Đối với ví dụ này, chúng tôi muốn đặt phạm vi ngày cho cả năm
- Ngày bắt đầu là ngày 1 tháng 1 cho năm đó
- Ngày kết thúc là ngày 31 tháng 12 cho năm đó
Thực hiện theo các bước sau để nhập cài đặt quy tắc phạm vi ngày
- Trong trình đơn thả xuống Dữ liệu, hãy để cài đặt mặc định là Giữa
- Chúng tôi muốn giới hạn các mục vào các ngày giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể
- Trong hộp Ngày bắt đầu, hãy nhập ngày bắt đầu của phạm vi ngày - ngày đầu tiên của tháng 1, trong ví dụ này
- Sử dụng định dạng ngày Excel hợp lệ, chẳng hạn như 1/1/2017
- Trong hộp Ngày kết thúc, hãy nhập phạm vi ngày là ngày kết thúc - ngày 31 tháng 12, trong ví dụ này
- Sử dụng định dạng ngày Excel hợp lệ, chẳng hạn như 31/12/2017
- Cài đặt Tùy chọn -- xem chi tiết trên trang Thông báo Xác thực Dữ liệu
- Chuyển đến tab Thông báo nhập và thêm thông báo để giúp mọi người nhập ngày chính xác
- Chuyển đến tab Cảnh báo lỗi và thêm thông báo lỗi tùy chỉnh để giúp những người nhập sai ngày. Hoặc, tắt thông báo cảnh báo, để cho phép các mục nhập không hợp lệ
- Sau đó, nhấp vào nút OK để đóng hộp thoại xác thực dữ liệu và áp dụng quy tắc xác thực dữ liệu mới
Nhập ngày trên trang tính
Để dễ dàng xem và điều chỉnh các quy tắc xác thực dữ liệu, bạn có thể nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc trên trang tính. Sau đó, đặt tên cho các ô đó và tham khảo các tên đó trong quy tắc
Thiết lập các ô ngày- Trên bất kỳ trang tính nào trong sổ làm việc, hãy nhập "Ngày bắt đầu" vào một ô và nhập "Ngày kết thúc" vào ô bên dưới
- Trong các ô ở bên phải của các nhãn đó, hãy nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho phạm vi ngày hợp lệ
- Chọn tất cả bốn ô và trên Dải băng Excel, bấm vào tab Công thức
- Nhấp vào Tạo từ lựa chọn và trong hộp thoại, hãy chọn Cột bên trái, sau đó nhấp vào OK
- Các ô được đặt tên, dựa trên các nhãn trong cột đầu tiên -- StartDate và EndDate
- Chọn ô C4 và trên Dải băng Excel, bấm vào tab Dữ liệu
- Nhấp vào Xác thực dữ liệu [nhấp vào phần trên của lệnh]
- Trên tab Cài đặt của hộp thoại xác thực dữ liệu, từ trình đơn thả xuống Cho phép, hãy nhấp vào Ngày
- Trong trình đơn thả xuống Dữ liệu, hãy để cài đặt mặc định là Giữa, vì chúng tôi muốn giới hạn các mục nhập vào các ngày giữa ngày bắt đầu và ngày kết thúc cụ thể
- Nhấp vào hộp Ngày bắt đầu và nhấn phím F3 trên bàn phím, để mở hộp thoại Dán tên, sau đó nhấp đúp vào Ngày bắt đầu trong danh sách, để chọn nó
- Nhấp vào hộp Ngày kết thúc, nhấn F3, sau đó nhấp đúp vào Ngày kết thúc, để chọn nó
- Bấm OK, để đóng hộp thoại xác thực dữ liệu
Kiểm tra xác thực dữ liệu
- Để kiểm tra xác thực dữ liệu, hãy nhập một ngày không có trong năm, chẳng hạn như ngày 1 tháng 1 năm 2016 rồi nhấn Enter
- Một thông báo lỗi xuất hiện và chặn mục nhập không hợp lệ. Ghi chú. Bạn có thể tùy chỉnh thông báo xuất hiện cho các mục nhập không hợp lệ bằng cách sử dụng tab Cảnh báo lỗi xác thực dữ liệu
- Nhấp vào Thử lại hoặc Hủy và nhập một ngày trong năm 2017
- Mục nhập sẽ được chấp nhận và không có thông báo nào xuất hiện
Tạo danh sách ngày thả xuống động
Nếu chỉ một phạm vi ngày ngắn là hợp lệ, chẳng hạn như hôm qua, hôm nay và ngày mai, bạn có thể tạo danh sách thả xuống của những ngày đó. Bằng cách sử dụng các công thức, danh sách thả xuống sẽ động và sẽ hiển thị ngày chính xác bất cứ khi nào mở sổ làm việc
ví dụ 1. Hôm qua hôm nay ngày mai
ví dụ 2. 3 ngày làm việc tiếp theo
Trong ví dụ này, danh sách động hiển thị ngày hôm qua, hôm nay và ngày mai
Tạo danh sách các ngày hợp lệ
Trên một trang tính khác trong sổ làm việc, bạn sẽ tạo một danh sách các ngày hợp lệ. Trong ví dụ này, trang tính có danh sách được đặt tên là AdminLists