II. Hợp pháp hóa, công chứng và chứng nhận giấy tờ [chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của cá nhân, của người dịch]:
1. Hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự:
Các giấy tờ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp để sử dụng tại Thái Lan cần được chứng thực tại Cục Lãnh sự- Bộ Ngoại giao [40 Trần Phú, Hà Nội] hoặc Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đề nghị làm thủ tục chứng nhận lãnh sự/ hợp pháp hóa theo mẫu [tải xuống tại đây: Tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự [English].doc].
- Bản chính hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu
- Bản gốc và bản sao tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa, kèm theo 1 bản chụp để lưu tại Đại sứ quán.
- Lệ phí theo quy định, phí tính theo số lượng dấu cần đóng.
- Sau khi nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Đại sứ quán sẽ xử lý hồ sơ và hợp pháp hóa/chứng nhận trong vòng 3 ngày làm việc.
2. Hồ sơ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự:
Các giấy tờ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Thái Lan cấp để sử dụng tại Việt Nam cần được chứng thực tại Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao Thái Lan [Địa chỉ: 123 Chaengwatana road, Tungsonghong Laksi, Bangkok] hoặc Phòng hợp pháp hóa [Địa chỉ: MRT Khlong Toei].Tài liệu do các cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp cần có xác nhận của Đại sứ quán nước đó tại Thái Lan kèm theo công hàm giới thiệu chữ ký của cán bộ phụ trách và con dấu của Đại sứ quán đó. Trường hợp không có công hàm giới thiệu chữ ký, con dấu thì tài liệu cần có thêm xác nhận của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao Thái Lan.
Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đề nghị làm thủ tục hợp pháp hóa và/hoặc chứng nhận giấy tờ [tải xuống tại đây: Tờ khai chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự [English].doc].
- Bản gốc và bản sao tài liệu cần hợp pháp hóa/chứng nhận, đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Thái Lan [đối với giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Thái Lan cấp], hoặc Đại sứ quán của nước thứ ba tại Thái Lan và Bộ Ngoại giao Thái Lan [đối với giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước thứ ba cấp].
- Lệ phí theo quy định, phí tính theo số lượng dấu cần đóng.
- Sau khi nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Đại sứ quán sẽ xử lý hồ sơ và hợp pháp hóa/chứng nhận trong vòng 3 ngày làm việc.
Lưu ý:
Giấy tờ, tài liệu không được chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự:
- Giấy tờ, tài liệu có nội dung trái với pháp luật Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam;
- Giấy tờ, tài liệu bị tẩy xóa, sửa chữa nhưng không được đính chính theo quy định của pháp luật;
- Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật;
- Giấy tờ, tài liệu có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhân/hợp pháp hóa lãnh sự.
- Giấy tờ, tài liệu đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu.
3. Người đề nghị chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền để sử dụng tại Việt Nam trực tiếp ký giấy ủy quyền trước sự chứng kiến của viên chức lãnh sự của Đại sứ quán. Người đề nghị chứng thực chữ ký trên giấy ủy quyền cần mang theo :
Đối với việc chứng nhận, công chứng chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền, Đại sứ quán chỉ thực hiện đối với khách đến ký trực tiếp tại trụ sở Đại sứ quán [xem thủ tục công chứng, chứng thực chữ ký hoặc giấy tờ ủy quyền].
Trường hợp không thể trực tiếp đến Đại sứ quán, Quý vị có thể làm thủ tục theo các bước sau:
- Ký giấy tờ trước mặt công chứng viên Hoa Kỳ;
- Xin chứng nhận tại Bộ Ngoại giao Tiểu bang [State level - Department of State], địa chỉ liên hệ các Bộ Ngoại giao Tiểu bang tải tại đây;
- Gửi qua đường bưu điện đến ĐSQ làm thủ tục hợp pháp hóa giấy tờ của Hoa Kỳ để mang về Việt Nam sử dụng [xem thủ tục ở dưới].
2. Chứng thực bản sao [certification of copy]
Người Việt Nam có nhu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, tài liệu [giấy khai sinh, chứng nhận kết hôn, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp Đại học, trung học, học bạ, giấy chứng nhận quốc tịch Hoa Kỳ, Thẻ xanh, hộ chiếu, giấy ủy quyền, giấy chứng minh nhân dân…] có thể gửi giấy tờ qua đường bưu điện.
3. Thành phần hồ sơ:
- Phiếu đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ [tải tại đây]
- Đối với hợp pháp hóa: Các giấy tờ tài liệu đã có xác nhận của công chứng viên [Notary public], hộ tịch viên[registrar] hoặc lục sự tòa [County clerk] và xác nhận của Bộ Ngoại giao Tiểu bang [State level- Department of state] hoặc văn phòng công chứng [office of Authentification] thuộc Bộ Ngoại giao Tiểu bang.
- Đối với chứng thực bản sao các loại giấy tờ: Gửi qua bưu điện hoặc xuất trình [nếu đến trực tiếp nộp hồ sơ] bản chính và photocopy các loại giấy tờ cần được chứng thực tới Đại sứ quán.
4. Ngoài ra, Đại sứ quán nhận dịch và chứng nhận bản dịch các lại giấy tờ như: giấy phép lái xe, giấy khai sinh, giấy chứng nhận tốt nghiệp, chứng nhận kết hôn, giấy chứng minh nhân dân và các loại giấy tờ thông thường khác. Đại sứ quán không nhận dịch các tài liệu kỹ thuật chuyên môn.
5. Lệ phí: Trả bằng MONEY ORDER, CASHIER'S CHECK cho EMBASSY OF VIETNAM.
6. Nếu có yêu cầu gửi trả kết quả qua đường bưu điện, người đề nghị phải gửi kèm theo hồ sơ một bì thư gửi trả đã gửi tiền cước phí bưu điện và ghi rõ địa chỉ của người nhận. Tùy theo yêu cầu dịch vụ chuyển phát nhanh hay chậm, người đề nghị có thể chọn một trong ba dịch vụ có tracking number sau: Certified Mail, Express Mail, Priority Mail, with Delivery confirmation [USPS].
7. Thời hạn xử lý:
- yêu cầu làm thường: 5-7 ngày làm việc.
- yêu cầu làm nhanh: 2-3 ngày làm việc.
8. Để biết thêm thông tin, Quý vị có thể liên hệ Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán:
- Giờ làm việc: 9:00 AM - 12:00 PM và 02:00 PM - 04:30 PM các ngày từ thứ Hai đến thứ Sáu, trừ ngày lễ của Việt Nam và Hoa Kỳ.