Cách viết hóa đơn điều chỉnh chi tiết cho mọi trường hợp: điều chỉnh giảm, tăng; điều chỉnh mã số thuế, đơn hàng, thuế suất, giảm số lượng,… Có ngay chi tiết trong hướng dẫn dưới đây.
\>> Xem thêm: [MỚI NHẤT] Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Nghị định 123 và Thông tư 78
1. Nếu hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền
1.1 Các lỗi sai:
Hóa đơn điện tử viết sai có thể chia thành hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền và hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến số tiền. Dưới đây là các trường hợp hóa đơn viết sai không ảnh hưởng đến số tiền.
STT Lỗi sai trên hóa đơn không ảnh hưởng đến tiền 1 Hóa đơn điện tử viết sai ngày, tháng, năm 2 Hóa đơn điện tử viết sai tên công ty 3 Viết sai địa chỉ 4 Viết sai mã số thuế 5 Viết sai tên hàng hóa 6 Hóa đơn điện tử viết sai số lượng 7 Hóa đơn điện tử viết sai đơn vị tính 8 Hóa đơn viết sai dòng số tiền bằng chữ
1.2 Cách xử lý:
Cách sử xử lý hóa đơn điện tử viết sai được thực hiện đơn giản bằng 2 bước dưới đây:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn viết sai
Phần này có thể viết bản giấy hoặc bản điện tử tùy thuộc vào thống nhất 2 bên.
Hướng dẫn thao tác trên phần mềm MISA : meInvoice WEB: Tại đây meInvoice Desktop:
Bước 2: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót
+ Trên hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Nội dung điều chỉnh của hoá đơn số…, ký hiệu…Mẫu hóa đơn điều chỉnh như bên dưới.
+ Hướng dẫn thao tác: meInvoice WEb: Tại đây meInvoice Desktop: Tại đây
Cách kê khai: Không cần kê khai những hóa đơn điều chỉnh này. Vì không ảnh hưởng gì đến giá trị và tiền thuế.
Chú ý:
- Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng MST người mua thì CHỈ CẦN lập biên bản điều chỉnh và KHÔNG CẦN lập hóa đơn điều chỉnh.
- Để hạn chế việc sai xót bạn có thể thực hiện tra cứu mã số thuế để biết chính xác các thông tin [Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ] trước khi lập hóa đơn.
2. Nếu hóa đơn viết sai ảnh hưởng đến tiền
2.1 Các lỗi sai:
Dưới đây là các lỗi hóa đơn điện tử viết sai ảnh hưởng đến tiền:
STT Lỗi sai trên hóa đơn có ảnh hưởng đến tiền 1 Sai đơn giá 2 Sai thuế suất 3 Sai thuế 4 Sau tổng tiền
2.2 Cách xử lý:
Cách sử xử lý hóa đơn điện tử viết sai ảnh hưởng đến tiền thực hiện như sau:
Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hoá đơn viết sai.
Bước 2: Người bán Lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.
+ Trên hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ: Tăng hoặc giảm số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu…
Chú ý: Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
Ví dụ minh hoạt: Ngày 18/01/2021 Công ty MISA xuất hóa đơn cho Công ty A. Nhưng đến ngày 11/03/2021 phát hiện hóa đơn bị sai Thuế suất, Số tiền thuế [Đã kê khai và Tờ khai tháng 01/2021]
Cách xử lý: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn của ngày 18/01[Ngày trên biên bản là 11/03] .Xuất hóa đơn điều chỉnh vào ngày 11/03 như sau:
Cách kê khai: Kê khai hoá đơn điều chỉnh đó vào kỳ hiện tại [tháng 12/2018], kê khai như hóa đơn bình thường.
Bên bán: Kê khai vào chỉ tiêu thuế GTGT: 100.000.
Cột doanh thu ghi bằng 0
Bên mua: Kê khai vào chỉ tiêu thuế GTGT: 100.000.
Cột giá trị hàng mua vào ghi bằng 0.
–
– CHÚ Ý: Nếu hóa đơn điều chỉnh giảm:
– Cùng ví dụ như trên nhưng là điều chỉnh số tiền thuế, cách viết hóa đơn và kê khai như sau:
Chú ý: Đối với những hoá đơn điều chỉnh giảm [Tức là phải kê khai giảm số tiền], thì:
Người bán:
- Kê khai âm [-] vào Chỉ tiêu “Thuế GTGT” ghi: -100.000.
- Cột Doanh thu ghi bằng 0. Người mua:
- Ghi âm [-] vào Chỉ tiêu thuế GTGT ghi: -100.000.
- Cột giá trị mua vào ghi bằng 0.
– Nếu trong kỳ có nhiều hóa đơn khác. Cách xử lý là sau khi kê khai xong các hóa đơn đó, các bạn lấy số tiền thuế đó trừ đi số tiền thuế trên hóa đơn điều chỉnh.
Hiện nay, hóa đơn sai thông tin sẽ được xử lý theo quy định tại thông tư 39/2014/TT-BTC và thông tin 25/2015/TT-BTC. Các thông tin về ngày/tháng cũng vậy. Vậy trong trường hợp Hóa đơn ghi sai ngày có điều chỉnh được không?
Căn cứ vào các văn bản trên, hóa đơn ghi sai ngày tháng có thể sửa được. Tùy từng trường hợp cụ thể mà cách xử lý cũng sẽ khác nhau. Trong đó:
- Trường hợp 1: hóa đơn ghi sai ngày, tháng như chưa giao đến tay người mua
Trong trường hợp này, kế toán sẽ sửa lại bằng cách gạch chéo các liên viết sai, đồng thời lưu lại cuống của hóa đơn đó. Sau đó kế toán tiến hành xuất hóa đơn mới cho người mua theo đúng ngày tháng xuất lại hóa đơn.
- Trường hợp 2: hóa đơn ghi sai ngày tháng, đã tiến hành giao cho người mua nhưng chưa tiến hành kê khai thuế GTGT
Khi đã giao hóa đơn cho người mua nhưng chưa kê khai thuế giá trị gia tăng, kế toán cần lập biên bản thu hồi hóa đơn. Biên bản này cần được lập theo mẫu có sẵn. Sau khi thu hồi thành công, kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới thay thế, thông tin ngày tháng là ngày xuất hóa đơn mới.
- Trường hợp 3: hóa đơn sai ngày tháng nhưng đã giao cho người mua và đã kê khai thuế.
Đối với trường hợp này, kế toán cần lập biên bản điều chính, sau đó xuất hóa đơn điều chỉnh.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà cách xử lý hóa đơn sai ngày cũng khác nhau
2. Cách viết hóa đơn điều chỉnh thông tin ngày tháng theo quy định pháp luật
Sau khi đã tìm hiểu hóa đơn ghi sai ngày có điều chỉnh được không, nhiều người sẽ thắc mắc cách lập hóa đơn điều chỉnh. Để lập hóa đơn điều chính, kế toán cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: lập biên bản điều chỉnh
Trước tiên, để điều chỉnh các thông tin bị sai về ngày, tháng, kế toán cần lập một biên bản điều chỉnh hóa đơn. Biên bản phải có nội dung, thể hiện lý do vì sao hóa đơn bị sai/vì sao phải điều chỉnh thông tin ngày tháng trong hóa đơn.
Biên bản hợp lệ là biên bản có chữ ký xác nhận của cả bên bán và bên mua. Đơn vị có thể sử dụng chữ ký số để xác nhận. Ngày lập biên bản sẽ là ngày hiện tại.
Bước 2: lập hóa đơn điều chỉnh
Sau khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có đủ chữ ký của 2 bên, kế toán sẽ tiến hành xuất một hóa đơn mới. Hóa đơn này là hóa đơn điều chỉnh ngày tháng cho hóa đơn đã viết sai, trong đó ghi rõ các thông tin như:
- Giá trị và số lượng hàng hóa
- Thuế xuất thues giá trị gia tăng và tiền thuế phải nộp
- Số hóa đơn, ký hiệu…
Sau đó, cả bên bán và bên mua tiến hành kê khai thuế giá trị gia tăng điều chính các thông tin theo hóa đơn mới. Việc điều chỉnh phải đảm bảo tuân thủ pháp luật về quản lý thuế.
Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn
3. Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn sai ngày tháng
Hóa đơn ghi sai ngày có điều chỉnh được không? Câu trả lời là có. Tuy nhiên, để việc lập hóa đơn điều chỉnh thuận lợi, bạn cần lưu ý:
- Hóa đơn điều chỉnh phải ghi số dương, không ghi số âm
- Trong trường hợp bên mua không có chữ ký số/không phải là doanh nghiệp thì hai bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận bằng giấy.
- Trong trường hợp hóa đơn điện tử sai thông tin ngày tháng như đúng mã số thuế, các bên chỉ cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh mới.
- Người bán có thể lựa chọn một trong 2 cách lập hóa đơn mới để điều chỉnh thông tin ngày, tháng đều được.
Hy vọng qua bài viết trên đây, bạn đã có câu trả lời cho câu hỏi: Hóa đơn ghi sai ngày có điều chỉnh được không