Bạn có thể đồng bộ hóa bảng tính Microsoft Excel để đảm bảo rằng những thay đổi trong bảng tính này sẽ tự động được phản ánh trong bảng tính khác. Có thể tạo liên kết giữa các trang tính khác nhau cũng như các sổ làm việc Excel riêng biệt. Hãy xem xét ba cách để làm điều này
Đồng bộ hóa bảng tính Excel bằng tính năng dán liên kết
Chức năng Paste Link trong Excel cung cấp một cách đơn giản để đồng bộ bảng tính Excel. Trong ví dụ này, chúng tôi muốn tạo một bảng tóm tắt tổng doanh thu từ nhiều trang tính khác nhau
Bắt đầu bằng cách mở bảng tính Excel của bạn, nhấp vào ô mà bạn muốn liên kết đến, sau đó chọn nút “Sao chép” trên tab “Trang chủ”
Chọn ô mà bạn đang liên kết, nhấp vào mũi tên danh sách “Dán”, sau đó chọn “Dán liên kết. ”
Địa chỉ mà ô được đồng bộ hóa được hiển thị trong Thanh công thức. Nó chứa tên trang tính theo sau là địa chỉ ô
Đồng bộ hóa bảng tính Excel bằng công thức
Một cách tiếp cận khác là tự tạo công thức mà không cần sử dụng nút Dán liên kết
Đồng bộ hóa các ô trên các trang tính khác nhau
Đầu tiên, nhấp vào ô bạn đang tạo liên kết và nhập “=”
Tiếp theo, chọn sheet chứa ô muốn liên kết. Tham chiếu trang tính được hiển thị trong Thanh công thức
Cuối cùng, nhấp vào ô bạn muốn liên kết đến. Công thức đã hoàn thành được hiển thị trong Thanh công thức. Nhấn phím “Enter”
Đồng bộ hóa các ô trên sổ làm việc riêng biệt
Bạn cũng có thể liên kết hoàn toàn đến một ô trên trang tính của một sổ làm việc khác. Để thực hiện việc này, trước tiên bạn phải đảm bảo rằng sổ làm việc khác đang mở trước khi bạn bắt đầu công thức
Nhấp vào ô bạn muốn liên kết từ đó và nhập “=”. Chuyển sang sổ làm việc khác, chọn trang tính, sau đó nhấp vào ô để liên kết đến. Tên sổ làm việc đứng trước tên trang tính trong thanh công thức
Nếu sổ làm việc Excel bạn đã liên kết bị đóng, công thức sẽ hiển thị đường dẫn đầy đủ đến tệp
Và khi sổ làm việc chứa liên kết đến sổ làm việc khác được mở, bạn có thể sẽ nhận được thông báo cho phép cập nhật liên kết. Điều này phụ thuộc vào cài đặt bảo mật của bạn
Nhấp vào “Bật nội dung” để đảm bảo rằng các cập nhật trong sổ làm việc khác được tự động phản ánh trong sổ làm việc hiện tại
Đồng bộ hóa bảng tính Excel Sử dụng chức năng tra cứu
Các phương pháp đồng bộ hóa hai trang tính hoặc sổ làm việc trước đây sử dụng liên kết đến một ô cụ thể. Đôi khi, điều này có thể không đủ tốt vì liên kết sẽ trả về giá trị không chính xác nếu dữ liệu được sắp xếp và di chuyển đến một ô khác. Trong những trường hợp này, sử dụng chức năng tra cứu là một cách tiếp cận tốt
Có rất nhiều hàm tra cứu, nhưng hàm được sử dụng phổ biến nhất là VLOOKUP, vì vậy hãy sử dụng hàm đó
Trong ví dụ này, chúng tôi có một danh sách dữ liệu nhân viên đơn giản
Trên một trang tính khác, chúng tôi đang lưu trữ dữ liệu đào tạo về nhân viên. Chúng tôi muốn tìm kiếm và trả về tuổi của nhân viên để phân tích
Chức năng này yêu cầu bốn mẩu thông tin. cần tìm gì, tìm ở đâu, số cột có giá trị cần trả về và loại tra cứu bạn cần
Công thức VLOOKUP sau đã được sử dụng
=VLOOKUP[A2,Employees!A:D,4,FALSE]
A2 chứa ID nhân viên cần tìm trên trang Nhân viên trong phạm vi A. D. Cột 4 của phạm vi đó chứa tuổi để trả về. Và Sai chỉ định tra cứu chính xác trên ID
Phương pháp bạn chọn để đồng bộ hóa các bảng tính Excel với nhau phần lớn được quyết định bởi cách dữ liệu của bạn được cấu trúc và cách sử dụng dữ liệu đó
Bạn và đồng nghiệp của mình có thể mở và làm việc trên cùng một sổ làm việc Excel. Điều này được gọi là đồng tác giả. Khi bạn là đồng tác giả, bạn có thể thấy những thay đổi của nhau một cách nhanh chóng—chỉ trong vài giây. Và với một số phiên bản Excel nhất định, bạn sẽ thấy các lựa chọn của người khác có màu khác. Nếu bạn đang sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả, bạn có thể chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải, nhập địa chỉ email, rồi chọn một vị trí trên đám mây. Nhưng nếu bạn cần biết thêm chi tiết, chẳng hạn như phiên bản nào được hỗ trợ và nơi tệp có thể được lưu trữ, thì bài viết này sẽ hướng dẫn bạn quy trình
WindowsmacOSWebAndroidiOS
Ghi chú. Tính năng này chỉ khả dụng nếu bạn có đăng ký Microsoft 365. Nếu bạn là người đăng ký Microsoft 365, hãy đảm bảo bạn có phiên bản Office mới nhất.
Mua hoặc dùng thử Microsoft 365
Để đồng tác giả trong Excel dành cho máy tính để bàn chạy Windows, bạn cần đảm bảo rằng một số thứ nhất định đã được thiết lập trước khi bắt đầu. Sau đó, bạn chỉ cần thực hiện vài bước để đồng tác giả với những người khác
Những gì bạn cần để đồng tác giả
Bạn cần đăng ký Microsoft 365
Bạn cần cài đặt phiên bản Excel cho Microsoft 365 mới nhất. Xin lưu ý rằng nếu có tài khoản cơ quan hoặc trường học, thì có thể bạn chưa có phiên bản hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Điều này có thể là do quản trị viên của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt
Bạn cần đăng nhập vào Microsoft 365 bằng tài khoản đăng ký của mình
Bạn cần sử dụng Sổ làm việc Excel trong. xlsx,. xlsm, hoặc. định dạng tệp xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, hãy mở tệp rồi chọn Tệp > Lưu dưới dạng > Duyệt > Lưu dưới dạng. Thay đổi định dạng thành Sổ làm việc Excel [*. xlsx]. Lưu ý rằng đồng tác giả không hỗ trợ định dạng Bảng tính XML mở nghiêm ngặt
Bước 1. Tải lên sổ làm việc
Sử dụng trình duyệt web, tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Lưu ý rằng các trang web SharePoint tại chỗ [các trang web không được lưu trữ bởi Microsoft] không hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu bạn không chắc mình đang sử dụng trang web nào, hãy hỏi người phụ trách trang web hoặc bộ phận CNTT của bạn
Bước 2. Chia sẻ nó
Nếu bạn đã tải tệp lên, hãy chọn tên tệp để mở tệp. Sổ làm việc sẽ mở trong một tab mới trong trình duyệt web của bạn
Chọn nút Mở trong ứng dụng dành cho máy tính để bàn
Khi tệp mở trong ứng dụng Excel trên máy tính, bạn có thể thấy một thanh màu vàng cho biết tệp đang ở dạng xem được bảo vệ. Chọn nút Bật chỉnh sửa nếu đúng như vậy
Chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải
Theo mặc định, tất cả người nhận sẽ có thể chỉnh sửa sổ làm việc, tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt bằng cách chọn tùy chọn có thể chỉnh sửa
Nhập địa chỉ email vào hộp địa chỉ và phân tách từng địa chỉ bằng dấu chấm phẩy.
Thêm một tin nhắn cho người nhận của bạn. Bước này là tùy chọn
Chọn Gửi
Ghi chú. Nếu bạn muốn tự gửi liên kết, đừng chọn nút Gửi. Thay vào đó, hãy chọn Sao chép liên kết ở cuối ngăn
Bước 3. Người khác có thể mở nó
Nếu bạn chọn nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được email mời họ mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở và sổ làm việc sẽ mở trong Excel dành cho web. Nếu muốn sử dụng ứng dụng Excel trên máy tính để đồng tác giả, họ có thể chọn Chỉnh sửa trong Ứng dụng trên máy tính. Tuy nhiên, họ sẽ cần một phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Excel cho Android, Excel cho iOS, Excel Mobile và Excel cho người đăng ký Microsoft 365 là các phiên bản hiện hỗ trợ đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa trong trình duyệt
Ghi chú. Nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel, PowerPoint hoặc Word mới nhất thì có một cách dễ dàng hơn—họ có thể chọn Tệp > Mở rồi chọn Chia sẻ với tôi
Bước 4. Đồng tác giả với người khác
Với tệp vẫn đang mở trong Excel, hãy đảm bảo rằng Lưu Tự động được bật ở góc trên bên trái. Cuối cùng khi những người khác mở tệp, bạn sẽ cùng nhau đồng tác giả. Bạn biết mình là đồng tác giả nếu nhìn thấy ảnh của mọi người ở phía trên bên phải của cửa sổ Excel. [Bạn cũng có thể thấy tên viết tắt của họ hoặc chữ "G" viết tắt của guest. ]
Mẹo đồng tác giả
Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác có màu sắc khác nhau. Điều này xảy ra nếu họ đang sử dụng Excel cho người đăng ký Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android, Excel Mobile hoặc Excel cho iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, bạn sẽ không thấy các lựa chọn của họ, nhưng những thay đổi của họ sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc
Nếu bạn thấy các lựa chọn của người khác có màu khác nhau, chúng sẽ hiển thị dưới dạng xanh lam, tím, v.v. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu xanh. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của họ cũng sẽ có màu xanh lục. Nếu bạn không theo dõi được ai là ai, hãy di chuột qua vùng chọn và tên của người đó sẽ được tiết lộ. Nếu bạn muốn chuyển đến nơi ai đó đang làm việc, hãy chọn ảnh hoặc tên viết tắt của họ rồi chọn tùy chọn Đi tới
Các câu hỏi thường gặp
Lưu Tự động là gì?
Trong Excel cho người đăng ký Microsoft 365, bạn có thể thấy Lưu Tự động ở góc trên bên trái. Lưu Tự động được bật khi tệp được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Nó tự động lưu các thay đổi của bạn vào đám mây khi bạn đang làm việc. Và nếu những người khác đang làm việc trên cùng một tệp, Lưu tự động cho phép họ thấy các thay đổi của bạn chỉ trong vài giây. Xem Lưu Tự động là gì?
Tại sao tôi gặp lỗi "Tệp bị khóa"?
Có một số lý do tại sao lỗi này có thể xảy ra. Lỗi phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ một người thực hiện điều này, thì những người khác sẽ gặp lỗi "bị khóa"—ngay cả khi những người khác đang sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả
Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả
Excel cho Microsoft 365*
Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac*
Excel cho web
Exel cho Android
Exel cho iOS
Excel di động
* Đồng tác giả trong phiên bản này yêu cầu bạn phải cài đặt phiên bản Excel cho Microsoft 365 mới nhất và yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản đăng ký Microsoft 365. Xin lưu ý rằng nếu có tài khoản cơ quan hoặc trường học, thì có thể bạn chưa có phiên bản hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Điều này có thể là do quản trị viên của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt
Nếu bạn vẫn gặp lỗi "bị khóa", hãy xem Tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho sự cố này
Tại sao tôi không thể xem các lựa chọn của người khác?
Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác bằng các màu khác nhau, nhưng chỉ khi bạn và những người khác đang sử dụng Excel cho người đăng ký Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android, Excel Mobile hoặc Excel cho iOS. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel cho người đăng ký Microsoft 365, thì mọi người cần phải bật Lưu Tự động để xem các lựa chọn màu
Nếu bạn đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android hoặc Excel cho iOS và bạn không thấy các lựa chọn của người khác, thì hãy đợi vài giây. Nếu bạn vẫn không thấy các lựa chọn của ai đó, hãy đảm bảo rằng họ đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android hoặc Excel cho iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, chẳng hạn như Excel Mobile, thì các lựa chọn của họ sẽ không xuất hiện với bạn. Tuy nhiên, mọi thay đổi họ thực hiện sẽ hiển thị gần như ngay lập tức. Ngoài ra, nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2013, thì họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp cùng lúc với bạn và bạn sẽ không thể xem các lựa chọn của họ
Tại sao tôi không thể thấy những thay đổi của người khác?
Để đồng tác giả và xem các thay đổi do người khác thực hiện, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel cho Android, Excel cho iOS, Excel Mobile và Excel cho người đăng ký Microsoft 365 là các phiên bản hiện hỗ trợ đồng tác giả. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel dành cho web trong trình duyệt web của mình. Nếu điều đó không giải quyết được vấn đề, hãy thử một hoặc nhiều cách sau
Đợi một hoặc hai phút. Đôi khi phải mất một thời gian để Excel và đám mây giao tiếp với nhau
Yêu cầu mọi người chọn nút Bật chỉnh sửa nếu nó xuất hiện
Đảm bảo rằng tất cả những người đang làm việc trong Excel dành cho người đăng ký Microsoft 365 đều đã bật Lưu Tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel
Nếu bạn đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, hãy đảm bảo rằng nó không bị tạm dừng và đảm bảo rằng Sử dụng ứng dụng Office để đồng bộ tệp Office. Được bật. Chi tiết về cài đặt này có thể được tìm thấy ở đây
Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel dành cho Android đã bật tính năng Lưu tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách nhấn vào Tệp >
> Lưu Tự động.Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel cho iOS đã bật tính năng Lưu tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách nhấn vào Tệp
> Lưu tự động.Đảm bảo tệp không ở chế độ chỉ đọc
Trên PC Windows, hãy mở tệp và đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể được hiển thị ở đó
Tôi có thể làm gì với thông báo "Đề xuất làm mới" và "Tải lên không thành công"?
Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu ai đó sử dụng một tính năng Excel chưa được hỗ trợ đầy đủ trong tính năng đồng tác giả của Excel. Điều này có thể tạm thời dừng quá trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất kỳ thay đổi nào chưa được lưu, chỉ cần chọn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi chưa được lưu và không cần giữ lại, bạn có thể chọn Hủy thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ lại, hãy chọn Lưu bản sao và lưu tệp dưới tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi bạn cần giữ lại. Cuối cùng, một bước cuối cùng—mở lại tệp gốc trên đám mây và dán lại các thay đổi của bạn vào
Điều gì xảy ra khi hai người thay đổi cùng một thứ?
Nói chung, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động bằng Lưu Tự động, là thay đổi “chiến thắng. ” Có một số trường hợp ngoại lệ đối với điều này, nhưng đó thường là cách nó hoạt động. Nếu bạn không muốn xung đột với người khác, hãy chỉ định khu vực hoặc trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các bài tập này khi bạn gửi liên kết ra ngoài hoặc bạn có thể làm cho các bài tập trở nên rõ ràng trong chính sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên cho các trang tính có tên của mọi người
Hãy nhớ rằng nếu bạn đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, những thay đổi bạn thực hiện khi máy tính của bạn ngoại tuyến sẽ không được hợp nhất cho đến khi máy tính của bạn trực tuyến trở lại. Và khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của bạn sẽ được hợp nhất cùng một lúc
Tôi có thể xem các phiên bản trước của tệp không?
Đúng. Trong Excel for Microsoft 365, hãy chọn Tệp > Thông tin > Xem và khôi phục các phiên bản trước đó. Sau đó tìm một phiên bản cũ trong danh sách rồi chọn Mở phiên bản. Phiên bản cũ sẽ mở. Nếu bạn muốn khôi phục về phiên bản hiện tại, hãy đợi cho đến khi mọi người không còn là đồng tác giả nữa rồi chọn Khôi phục. Để biết thêm thông tin về các phiên bản, hãy xem Xem các phiên bản lịch sử của tệp Microsoft 365
Để đồng tác giả trong Excel dành cho máy tính để bàn Mac, bạn cần đảm bảo một số thứ nhất định được thiết lập trước khi bắt đầu. Sau đó, bạn chỉ cần thực hiện vài bước để đồng tác giả với những người khác
Những gì bạn cần để đồng tác giả
Bạn cần có đăng ký Microsoft 365
Bạn cần cài đặt phiên bản Excel cho Microsoft 365 mới nhất. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, thì quản trị viên của bạn có thể kiểm soát phiên bản bạn có thể cài đặt và phiên bản đó có thể không phải là phiên bản mới nhất. Hãy xem Khi nào thì tôi nhận được các tính năng mới nhất trong Microsoft 365?
Bạn cần sử dụng. xlsx,. xlsm, hoặc. định dạng tệp xlsb. Nếu tệp của bạn không ở định dạng này, hãy mở tệp rồi chọn Tệp > Lưu dưới dạng…. Thay đổi định dạng tệp thành. xlsx,. xlsm, hoặc. xlsb
Bước 1. Tải lên sổ làm việc
Sử dụng trình duyệt web của bạn, tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online. Lưu ý rằng các trang web SharePoint tại chỗ [các trang web không được lưu trữ bởi Microsoft], không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu bạn không chắc mình đang sử dụng trang web nào, hãy hỏi người phụ trách trang web hoặc bộ phận CNTT của bạn
Bước 2. Chia sẻ nó
Nếu bạn đã tải tệp lên, hãy chọn tên tệp để mở tệp. Sổ làm việc sẽ mở trong một tab mới trong trình duyệt web của bạn
Chọn nút Mở trong Ứng dụng Máy tính để bàn
Khi tệp mở trong ứng dụng Excel trên máy tính, bạn có thể thấy một thanh màu vàng cho biết tệp đang ở dạng xem được bảo vệ. Chọn nút Bật chỉnh sửa nếu đúng như vậy
Chọn Chia sẻ ở góc trên bên phải
Theo mặc định, tất cả người nhận sẽ có thể chỉnh sửa sổ làm việc, tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt bằng cách chọn tùy chọn có thể chỉnh sửa
Nhập địa chỉ email vào hộp địa chỉ và phân tách từng địa chỉ bằng dấu chấm phẩy.
Thêm một tin nhắn cho người nhận của bạn. Bước này là tùy chọn
Chọn Gửi
Ghi chú. Nếu bạn muốn tự gửi link thì không chọn nút Send. Thay vào đó, hãy chọn Sao chép liên kết ở cuối ngăn
Bước 3. Người khác có thể mở nó
Nếu bạn chọn nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được email mời họ mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở và sổ làm việc sẽ mở trong Excel dành cho web. Nếu muốn sử dụng ứng dụng Excel để đồng tác giả, họ có thể chọn Chỉnh sửa trong Ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Tuy nhiên, họ sẽ cần một phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa trong trình duyệt để chỉnh sửa tệp
Mẹo. Nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel mới nhất cho Microsoft 365, thì có một cách dễ dàng hơn—họ có thể chọn Tệp > Mở. > Đã chia sẻ và chọn một tệp đã được chia sẻ bởi người khác
Bước 4. Đồng tác giả với người khác
Với tệp vẫn đang mở trong Excel, hãy đảm bảo rằng Lưu Tự động được bật ở góc trên bên trái. Cuối cùng khi những người khác mở tệp, bạn sẽ cùng nhau đồng tác giả. Nếu bạn ở cùng khu vực với họ, bạn có thể thấy các lựa chọn ô của họ có màu khác với màu của bạn. Bạn cũng sẽ thấy các thay đổi của chúng xuất hiện khi chúng đang hoạt động. Ngoài ra, nếu chọn Chia sẻ ở phía trên bên phải, bạn sẽ thấy ảnh của mọi người và tên hoặc địa chỉ email của họ. [Bạn cũng có thể thấy tên viết tắt của họ hoặc chữ "G" viết tắt của guest. ]
Các câu hỏi thường gặp
Lưu Tự động là gì?
Trong Excel for Microsoft 365, bạn có thể thấy Lưu Tự động ở góc trên bên trái. Lưu Tự động được bật khi tệp được lưu trữ trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint Online. Nó tự động lưu các thay đổi của bạn vào đám mây khi bạn đang làm việc. Và, nếu những người khác đang làm việc trên cùng một tệp, Lưu Tự động cho phép họ thấy các thay đổi của bạn chỉ trong vài giây. Xem Lưu Tự động là gì?
Tại sao tôi gặp lỗi "Tệp bị khóa"?
Có một số lý do tại sao lỗi này có thể xảy ra. Lỗi phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ một người thực hiện điều này, thì những người khác sẽ gặp lỗi "bị khóa"—ngay cả khi những người khác đang sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả
Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả
Excel cho Microsoft 365*
Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac*
Excel cho web
Exel cho Android
Exel cho iOS
Excel di động
* Tính năng đồng tác giả trong phiên bản này yêu cầu bạn phải cài đặt phiên bản Excel mới nhất và yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản đăng ký Microsoft 365. Lưu ý rằng nếu bạn có tài khoản cơ quan hoặc trường học, bạn có thể chưa có phiên bản hỗ trợ đồng tác giả. Điều này có thể là do quản trị viên của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt
Nếu bạn vẫn gặp lỗi "bị khóa", hãy xem Tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho sự cố này
Tại sao tôi không thể xem các lựa chọn của người khác?
Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác bằng các màu khác nhau, nhưng chỉ khi bạn và những người khác đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android, Excel Mobile hoặc Excel cho iOS. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 thì mọi người cần phải bật tính năng Lưu Tự động để xem các lựa chọn được tô màu
Nếu bạn đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android hoặc Excel cho iOS và bạn không thấy các lựa chọn của người khác, thì hãy đợi vài giây. Nếu bạn vẫn không thấy các lựa chọn của ai đó, hãy đảm bảo rằng họ đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android hoặc Excel cho iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, chẳng hạn như Excel Mobile, thì các lựa chọn của họ sẽ không xuất hiện với bạn. Tuy nhiên, mọi thay đổi họ thực hiện sẽ hiển thị gần như ngay lập tức. Ngoài ra, nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel cho Mac 2011, thì họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp cùng lúc với bạn và bạn sẽ không thể xem các lựa chọn của họ
Tại sao tôi không thể thấy những thay đổi của người khác?
Để đồng tác giả và xem các thay đổi do người khác thực hiện, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel cho Android, Excel cho iOS và Excel Mobile hỗ trợ đồng tác giả. Ngoài ra, Excel cho Microsoft 365 hỗ trợ đồng tác giả khi bạn có đăng ký Microsoft 365. Nếu ai đó không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel dành cho web trong trình duyệt web của mình. Nếu điều đó không giải quyết được vấn đề, hãy thử một hoặc nhiều cách sau
Đợi một hoặc hai phút. Đôi khi phải mất một thời gian để Excel và đám mây giao tiếp với nhau
Yêu cầu mọi người chọn nút Bật chỉnh sửa nếu nó xuất hiện
Đảm bảo rằng tất cả những người đang làm việc trong Excel for Microsoft 365 hoặc Excel for Microsoft 365 for Mac đều đã bật Lưu Tự động ở góc trên bên trái của cửa sổ Excel
Nếu bạn đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, hãy đảm bảo rằng nó không bị tạm dừng và đảm bảo rằng Sử dụng Office 2016 để đồng bộ tệp. Được bật. Chi tiết về cài đặt này có thể được tìm thấy ở đây
Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel dành cho Android đã bật tính năng Lưu tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách nhấn vào Tệp >
> Lưu Tự động.Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel cho iOS đã bật tính năng Lưu tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách nhấn vào Tệp
> Lưu tự động.Đảm bảo tệp không ở chế độ chỉ đọc
Trên PC Windows, hãy mở tệp và đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể được hiển thị ở đó
Tôi có thể làm gì với thông báo "Đề xuất làm mới" và "Tải lên không thành công"?
Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu ai đó sử dụng một tính năng Excel chưa được hỗ trợ đầy đủ trong tính năng đồng tác giả của Excel. Điều này có thể tạm thời dừng quá trình đồng tác giả. Nếu bạn không có bất kỳ thay đổi nào chưa được lưu, chỉ cần chọn Làm mới. Nếu bạn có những thay đổi chưa được lưu và không cần giữ lại, bạn có thể chọn Hủy thay đổi. Đối với nội dung bạn cần giữ lại, hãy chọn Lưu bản sao và lưu tệp dưới tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi bạn cần giữ lại. Cuối cùng, một bước cuối cùng—mở lại tệp gốc trên đám mây và dán lại các thay đổi của bạn vào
Điều gì xảy ra khi hai người thay đổi cùng một thứ?
Nói chung, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động bằng Lưu Tự động, là thay đổi “chiến thắng. ” Có một số trường hợp ngoại lệ đối với điều này, nhưng đó thường là cách nó hoạt động. Nếu bạn không muốn xung đột với người khác, hãy chỉ định khu vực hoặc trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các bài tập này khi bạn gửi liên kết ra ngoài hoặc bạn có thể làm cho các bài tập trở nên rõ ràng trong chính sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên cho các trang tính có tên của mọi người
Hãy nhớ rằng nếu bạn đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, những thay đổi bạn thực hiện khi máy tính của bạn ngoại tuyến sẽ không được hợp nhất cho đến khi máy tính của bạn trực tuyến trở lại. Và khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của bạn sẽ được hợp nhất cùng một lúc
Tôi có thể xem các phiên bản trước của tệp không?
Đúng. Chọn Tệp > Khôi phục > Duyệt qua lịch sử phiên bản. Sau đó, tìm một phiên bản cũ trong danh sách và chọn Phiên bản mở. Phiên bản cũ sẽ mở. Nếu bạn muốn khôi phục về phiên bản hiện tại, hãy đợi cho đến khi mọi người không còn là đồng tác giả nữa rồi chọn Khôi phục
Chỉ mất bốn bước để đồng tác giả trong Excel cho web
Bước 1. Tải lên sổ làm việc
Sử dụng trình duyệt web, tải lên hoặc tạo sổ làm việc mới trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc thư viện SharePoint Online
Bước 2. Chia sẻ nó
Ở đầu dải băng, hãy chọn Chia sẻ. Hộp thoại Gửi liên kết mở ra để bạn có thể gửi cho mọi người một liên kết đến sổ làm việc
Theo mặc định, bất kỳ ai trong tổ chức của bạn đều có thể sử dụng liên kết để mở và chỉnh sửa sổ làm việc. Nếu bạn muốn điều chỉnh ai có thể sử dụng liên kết và những gì họ có thể làm, hãy chọn Mọi người trong [Tổ chức của bạn] có liên kết có thể chỉnh sửa, chọn các tùy chọn bạn muốn trong hộp thoại Cài đặt liên kết rồi chọn Áp dụng.
Trong hộp thoại Gửi liên kết, hãy nhập các địa chỉ email, được phân tách bằng dấu chấm phẩy.
Thêm một tin nhắn cho người nhận của bạn. Bước này là tùy chọn
Chọn Gửi
Ghi chú. Nếu bạn muốn tự gửi link thì không chọn nút Send. Thay vào đó, hãy chọn Sao chép liên kết ở cuối ngăn
Bước 3. Người khác có thể mở nó
Nếu bạn chọn nút Chia sẻ, mọi người sẽ nhận được email mời họ mở tệp. Họ có thể chọn liên kết để mở sổ làm việc. Trình duyệt web sẽ mở và sổ làm việc sẽ mở trong Excel dành cho web. Nếu muốn sử dụng ứng dụng Excel để đồng tác giả, họ có thể chọn Chỉnh sửa trong Ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Tuy nhiên, họ sẽ cần một phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu họ không có phiên bản được hỗ trợ, họ có thể chỉnh sửa trong trình duyệt
Bước 4. Đồng tác giả với người khác
Giờ đây, bạn có thể đồng tác giả sổ làm việc cùng lúc với những người khác. Bạn biết mình đang đồng tác giả với một người khác nếu bạn thấy thông báo ở góc trên bên phải cho biết họ đang chỉnh sửa. Nếu có nhiều người khác đang chỉnh sửa, bạn sẽ thấy một thông báo khác cho bạn biết số người đang đồng tác giả. Ví dụ. "2 người khác đang ở đây. "
Mẹo đồng tác giả
Để xem lại những thay đổi mà người khác đã thực hiện kể từ khi bạn mở tệp, hãy chọn Hiển thị thay đổi. Thao tác này sẽ mở ra một ngăn nơi bạn có thể xem các thay đổi, bao gồm các giá trị ô trước đó [nếu có thay đổi]
Nếu bạn muốn chuyển đến nơi ai đó đang làm việc, hãy chọn tên của họ rồi chọn tùy chọn Chỉnh sửa
Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác có màu sắc khác nhau. Điều này xảy ra nếu họ đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android, Excel Mobile hoặc Excel cho iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, bạn sẽ không thấy các lựa chọn của họ, nhưng những thay đổi của họ sẽ xuất hiện khi họ đang làm việc
Nếu bạn thấy các lựa chọn của người khác có màu khác nhau, chúng sẽ hiển thị dưới dạng xanh lam, tím, v.v. Tuy nhiên, lựa chọn của bạn sẽ luôn có màu xanh. Và trên màn hình của người khác, lựa chọn của họ cũng sẽ có màu xanh lục. Nếu bạn không theo dõi được ai là ai, hãy di chuột qua vùng chọn và tên của người đó sẽ được tiết lộ
Các câu hỏi thường gặp
Tại sao tôi gặp lỗi "Tệp bị khóa"?
Có một số lý do tại sao lỗi này có thể xảy ra. Lỗi phổ biến nhất là do ai đó đã mở tệp bằng phiên bản Excel không hỗ trợ đồng tác giả. Nếu chỉ một người làm điều này, thì những người khác sẽ gặp lỗi "bị khóa" — ngay cả khi những người khác đang sử dụng phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả
Các phiên bản Excel hỗ trợ đồng tác giả
Excel cho Microsoft 365*
Excel cho Microsoft 365 dành cho máy Mac*
Excel cho web
Exel cho Android
Exel cho iOS
Excel di động
* Đồng tác giả trong phiên bản này yêu cầu bạn phải cài đặt phiên bản Excel mới nhất và yêu cầu bạn đăng nhập vào tài khoản đăng ký Microsoft 365. Xin lưu ý rằng nếu có tài khoản cơ quan hoặc trường học, thì có thể bạn chưa có phiên bản hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Điều này có thể là do quản trị viên của bạn chưa cung cấp phiên bản mới nhất để cài đặt
Nếu bạn vẫn gặp lỗi "bị khóa", hãy xem phần Tệp Excel bị khóa để chỉnh sửa để biết thêm giải pháp cho vấn đề này
Tại sao tôi không thể xem các lựa chọn của người khác?
Bạn có thể thấy các lựa chọn của người khác bằng các màu khác nhau, nhưng chỉ khi bạn và những người khác đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android, Excel Mobile hoặc Excel cho iOS. Ngoài ra, nếu mọi người đang sử dụng Excel cho Microsoft 365 thì mọi người cần phải bật tính năng Lưu Tự động để xem các lựa chọn được tô màu
Nếu bạn đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android hoặc Excel cho iOS và bạn không thấy các lựa chọn của người khác, thì hãy đợi vài giây. Nếu bạn vẫn không thấy các lựa chọn của ai đó, hãy đảm bảo rằng họ đang sử dụng Excel cho Microsoft 365, Excel cho web, Excel cho Android hoặc Excel cho iOS. Nếu họ đang sử dụng một phiên bản khác, chẳng hạn như Excel Mobile, thì các lựa chọn của họ sẽ không xuất hiện với bạn. Tuy nhiên, mọi thay đổi họ thực hiện sẽ hiển thị gần như ngay lập tức. Ngoài ra, nếu họ đang sử dụng phiên bản Excel cũ hơn, chẳng hạn như Excel 2013, thì họ sẽ không thể chỉnh sửa tệp cùng lúc với bạn và bạn sẽ không thể xem các lựa chọn của họ
Tại sao tôi không thể thấy những thay đổi của người khác?
Để đồng tác giả và xem các thay đổi do người khác thực hiện, mọi người cần sử dụng phiên bản ứng dụng Excel hỗ trợ đồng tác giả. Excel for Android, Excel for iOS, Excel Mobile và Excel for Microsoft 365 là các phiên bản hiện hỗ trợ tính năng đồng tác giả. Nếu không có phiên bản được hỗ trợ, họ luôn có thể sử dụng Excel dành cho web trong trình duyệt web của mình. Nếu điều đó không giải quyết được vấn đề, hãy thử một hoặc nhiều cách sau
Đợi một hoặc hai phút. Đôi khi phải mất một thời gian để Excel và đám mây giao tiếp với nhau
Yêu cầu mọi người chọn nút Bật chỉnh sửa nếu nút này xuất hiện
Đảm bảo rằng tất cả những người đang làm việc trong Excel cho Microsoft 365 đều bật Lưu Tự động
Nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, họ cần đảm bảo rằng nó không bị tạm dừng. Và họ cần Sử dụng Office 2016 để đồng bộ hóa tệp. bật cài đặt. Chi tiết về cài đặt này có thể được tìm thấy ở đây
Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel dành cho Android đã bật tính năng Lưu tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách nhấn vào Tệp >
> Lưu Tự động.Đảm bảo rằng những người đang làm việc trong Excel cho iOS đã bật tính năng Lưu tự động. Họ có thể bật tính năng này bằng cách nhấn vào Tệp
> Lưu tự động.Đảm bảo tệp không ở chế độ chỉ đọc
Trên PC Windows, hãy mở tệp và đi tới Tệp > Thông tin. Giải quyết bất kỳ lỗi nào có thể được hiển thị ở đó
Tôi có thể làm gì với thông báo “Không thể lưu các thay đổi của bạn” hoặc "Không thể hợp nhất các thay đổi"?
Điều này đôi khi có thể xảy ra nếu ai đó sử dụng một tính năng Excel chưa được hỗ trợ đầy đủ trong tính năng đồng tác giả của Excel và tính năng này có thể tạm thời dừng quá trình đồng tác giả. Nếu bạn có những thay đổi chưa được lưu và không cần giữ lại, bạn có thể chọn Tải lại. Đối với nội dung bạn cần giữ lại, hãy chọn Lưu bản sao và lưu tệp dưới tên khác. Sau đó, chọn và sao chép các thay đổi bạn cần giữ lại. Cuối cùng, một bước cuối cùng. Mở lại tệp gốc trên đám mây và dán lại các thay đổi của bạn vào
Điều gì xảy ra khi hai người thay đổi cùng một thứ?
Nói chung, thay đổi cuối cùng được lưu, bằng nút Lưu hoặc tự động bằng Lưu Tự động, là thay đổi “chiến thắng. ” Có một số trường hợp ngoại lệ đối với điều này, nhưng đó thường là cách nó hoạt động. Nếu bạn không muốn xung đột với người khác, hãy chỉ định khu vực hoặc trang tính cho từng người. Bạn có thể giải thích các bài tập này khi bạn gửi liên kết ra ngoài hoặc bạn có thể làm cho các bài tập trở nên rõ ràng trong chính sổ làm việc bằng cách đặt tên của mọi người vào các ô tiêu đề hoặc đặt tên cho các trang tính có tên của mọi người
Hãy nhớ rằng nếu ai đó đang sử dụng OneDrive để đồng bộ tệp, những thay đổi họ thực hiện khi máy tính của họ ngoại tuyến sẽ không được hợp nhất cho đến khi máy tính của họ trực tuyến trở lại. Và khi trực tuyến, tất cả các thay đổi của họ sẽ được hợp nhất cùng một lúc