Lập kế hoạch tài liệu hướng dẫn bộ kế haochj năm 2024

Tóm tắt Tìm hiểu về tính năng tập tài liệu trong SharePoint Server 2013, cách quản lý bộ tài liệu và lập kế hoạch cho các kiểu nội dung tập tài liệu.

Bài viết này mô tả các bộ tài liệu và cung cấp hướng dẫn về cách bạn có thể tích hợp chúng với giải pháp quản lý tài liệu SharePoint Server 2016 của bạn.

Trong bài viết này:

Giới thiệu về tập tài liệu

Tập tài liệu là một tính năng trong SharePoint Server 2016 cho phép một tổ chức quản lý một sản phẩmđược phân phối đơn lẻ, mà có thể bao gồm nhiều tài liệu hoặc tệp. Tập tài liệu là một loại thư mục đặc biệt kết hợp các thuộc tính tập tài liệu duy nhất, các thuộc tính và hành vi của thư mục và tài liệu và cung cấp giao diện người dùng [UI], siêu dữ liệu và các thành phần mô hình đối tượng để giúp quản lý tất cả các khía cạnh của sản phẩm công việc.

Đối với các nhóm và người dùng trong nhiều tổ chức, một bộ tài liệu, hoặc một sản phẩm công việc, cần phải quản lý tốt hơn một dự án hoặc phân cách. Ví dụ, một nhóm pháp lý có thể cần thu thập, tạo và quản lý nhiều tài liệu, ảnh và các tệp âm thanh liên quan đến một trường hợp cụ thể. Hoặc, một nhóm bán hàng có thể cần phải biên soạn tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tạo và quản lý yêu cầu đề xuất [RFP] cho một khách hàng tiềm năng. Bộ tài liệu cung cấp cho các nhóm và người dùng có khả năng quản lý các tập tài liệu dưới dạng một tuyển tập duy nhất, được phân cách hoặc sản phẩm làm việc. Chủ sở hữu tập tài liệu sau đó có thể tạo một trang Chào mừng tùy chỉnh có thể hiển thị các mục bao gồm và thông tin quan trọng về sản phẩm công việc.

Trong SharePoint Server 2016, các tổ chức muốn tạo và quản lý bộ tài liệu một cách nhất quán có thể cấu hình một kiểu nội dung tập tài liệu cho từng sản phẩm công việc mà họ thường tạo. Một kiểu nội dung tập tài liệu có thể xác định kiểu nội dung được phê duyệt, thuộc tính, mục mặc định, cột, dòng công việc và chính sách. Các kiểu nội dung tập tài liệu tùy chỉnh bổ sung có thể được tạo ra từ kiểu nội dung mẹ, mỗi thuộc tính và thiết đặt kế thừa từ kiểu nội dung tập tài liệu mẹ. Sau khi kiểu nội dung được thêm vào thư viện, người dùng có thể tạo tập tài liệu được thừa kế thuộc tính của kiểu nội dung tập tài liệu bằng cách sử dụng lệnh mới . Một kiểu nội dung tập tài liệu cung cấp các thiết đặt bổ sung cho phép bạn chỉ định các kiểu nội dung được phép, nội dung mặc định, cột chia sẻ, cột trang Chào mừng và dạng xem trang Chào mừng mặc định.

Để biết thêm thông tin về kiểu nội dung, hãy xem mục lập kế hoạch các kiểu nội dung và dòng công việc [SharePoint Server 2010].

Để biết thêm thông tin về cách tạo và quản lý bộ tài liệu trong SharePoint Server 2016, hãy xem mục tạo và cấu hình một kiểu nội dung tập tài liệu mới trong trợ giúp SharePoint Server 2016.

Quản lý tập tài liệu

Tập tài liệu trong SharePoint Server 2016 chia sẻ nhiều thuộc tính và thuộc tính giống như các thư mục. Tuy nhiên có một số cân nhắc quan trọng bạn nên biết khi lập kế hoạch cho một giải pháp tập tài liệu.

• Không có giới hạn nào về số lượng tài liệu có thể tồn tại trong tập tài liệu. Tuy nhiên, Hiển thị thời gian tải có thể được giới hạn bởi ngưỡng dạng xem danh sách theo mặc định được đặt tại mục 5.000. Các thư mục được phép trong bộ tài liệu, nhưng không thể dùng dẫn hướng siêu dữ liệu trong tập tài liệu. Do đó, điều quan trọng là phải cân nhắc khả năng vượt quá các ngưỡng dạng xem danh sách và các mối quan tâm thiết kế dẫn hướng khi bạn xác định có bao nhiêu mục nên tồn tại trong tập tài liệu. Ngoài ra, khi bạn sử dụng tính năng gửi đến với tập tài liệu, tổng cho tất cả các tài liệu trong một tập tài liệu không thể lớn hơn 50 MB. Đối với một tập hợp hoặc sản phẩm làm việc với một số lượng lớn các mục, cấu trúc thư mục trong thư viện tài liệu có thể là một giải pháp tốt hơn.
• Không có giới hạn nào về số tập tài liệu có thể tồn tại trong thư viện tài liệu. Tuy nhiên, số tập tài liệu có thể xuất hiện trong danh sách sẽ được giới hạn bởi ngưỡng dạng xem danh sách.
• Khi sử dụng siêu dữ liệu được chia sẻ, nếu có hơn 10 mục đang sử dụng siêu dữ liệu được chia sẻ trong tập tài liệu, các bản cập nhật siêu dữ liệu sẽ được thực hiện bởi một công việc hẹn giờ mỗi 15 phút. Ví dụ, nếu bạn có 10 tài liệu ở cấp độ cao nhất của thư viện và một tài liệu trong một tập tài liệu với siêu dữ liệu được chia sẻ, thì công việc thời gian sẽ không chạy. Nhưng nếu bạn thêm một tập tài liệu khác với 9 tài liệu, thì công việc hẹn giờ sẽ chạy.
• Khi sử dụng định tuyến đặt tài liệu, tập tài liệu được gửi đến người tổ chức nội dung sẽ vẫn giữ nguyên trong thư viện thả xuống và được di chuyển đến vị trí thích hợp bằng cách xử lý bộ đếm thời gian trình sắp xếp nội dung, theo mặc định chạy hàng ngày.

Để sử dụng bộ tài liệu trong tuyển tập trang, tính năng tập tài liệu phải được bật.

Để bật tính năng tập tài liệu cho một tuyển tập trang

1. Trên trang thiết đặt trang , dưới quản trị tuyển tập trang, hãy bấm tính năng tuyển tập trang.
2. Trên trang tính năng , đối với tập tài liệu, bấm kích hoạt.

Sau khi bật tính năng bộ tài liệu, bạn có thể tạo các kiểu nội dung tập tài liệu.

Lập kế hoạch cho các kiểu nội dung tập tài liệu

Bạn có thể lập kế hoạch cho các kiểu nội dung tập tài liệu cho giải pháp của bạn bằng cách sử dụng trang tính phân tích mức sử dụng tài liệu, mà bạn có thể hoàn thành bằng cách dùng bài viết xác định người dùng và phân tích mức sử dụng tài liệu trong SharePoint 2013. Sau đó, bạn có thể sử dụng trang tính kiểu nội dung [//Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409] để ghi lại quyết định của bạn về mỗi kiểu nội dung tập tài liệu mới mà bạn sẽ sử dụng trong giải pháp của mình.

Để lập kế hoạch cho các kiểu nội dung tập tài liệu bằng cách sử dụng trang tính kiểu nội dung

1. Nhập tập tài liệu trong trường kiểu nội dung của trang tính kiểu nội dung.
2. Nhập URL site tại đó kiểu nội dung tập tài liệu mới sẽ được xác định. Lưu ý rằng các kiểu nội dung sẵn dùng trong site mà chúng được xác định và trong tất cả các site bên dưới site đó.
3. Xác định kiểu nội dung mẹ Nhập kiểu nội dung tập tài liệu mẹ vào trường kiểu nội dung mẹ của trang tính kiểu nội dung. Đây sẽ là một kiểu nội dung tập tài liệu lõi hoặc một kiểu nội dung tập tài liệu tùy chỉnh mà bạn đã lên kế hoạch.
4. Xác định cài đặt tập tài liệu Xác định và sau đó xác định các thiết đặt tập tài liệu sau đây trong trang tính kiểu nội dung:
   1. Xác định kiểu nội dung được cho phép Xác định kiểu nội dung mặc định sẽ được phép trong tài liệu này tập hợp kiểu nội dung.
   2. Xác định nội dung mặc định Nếu tài liệu đặt kiểu nội dung mà bạn đang tạo sẽ được cấu hình để tự động tạo nội dung mặc định khi bạn tạo một phiên bản mới của tập tài liệu, bạn có thể thêm tệp vào tài liệu được đặt theo cách thủ công. Chỉ các tệp của các kiểu nội dung được phép cho tập tài liệu có thể được thêm vào.
   3. Xác định các cột được chia sẻ Xác định giá trị cột cho tập tài liệu sẽ được tự động đồng bộ hóa với tất cả các tài liệu được chứa trong tập hợp.
   4. Xác định cột trang Chào mừng Xác định cột nào sẽ được hiển thị trên trang Chào mừng cho từng tập tài liệu.
   5. Xác định dạng xem trang Chào mừng Xác định dạng xem để hiển thị nội dung của tập tài liệu trên trang Chào mừng.
5. Xác định thứ tự cột và cột Trong bảng cột kế hoạch của trang tính kiểu nội dung:
   1. Nhập từng cột được kế thừa từ kiểu nội dung mẹ. Trong cột mới? , hãy nhập không cho mỗi mục nhập.
   2. Đối với mỗi cột bổ sung, hãy nhập tên của cột đã xác định trước hoặc cột mà bạn sẽ tạo. Nhập tên của các cột bổ sung, loại của chúng và cho biết họ là người mới.
6. Trong phần mẫu kế hoạch của trang tính, hãy nhập khôngcó.
7. Xác định dòng công việc Nếu có một dòng công việc sẵn có có liên quan đến kiểu nội dung tập tài liệu, bạn có thể tùy chọn liên kết nó với kiểu nội dung. Sau đó, dòng công việc có thể được khởi tạo trên bất kỳ mục danh sách nào của loại nội dung đó. Để thảo luận đầy đủ về lập kế hoạch dòng công việc, hãy xem dòng công việc . Sau khi xem xét dòng công việc và xác định dòng công việc nào sẵn dùng, hãy nhập từng dòng công việc để liên kết với kiểu nội dung trong bảng dòng công việc kế hoạch của trang tính kiểu nội dung. Nếu dòng công việc không được kế thừa từ kiểu nội dung mẹ, hãy nhập thông tin đó vào cột mới?
8. Xác định chính sách Chính sách là một tập hợp các quy tắc cho một loại nội dung; Các tính năng chính sách cung cấp các chi tiết của từng quy tắc, chẳng hạn như các mục của kiểu nội dung có thể được in hoặc những hành động nào trên mục cần được kiểm tra. Để biết thêm thông tin về việc lập kế hoạch chính sách, hãy xem lập kế hoạch cho chính sách quản lý thông tin trong SharePoint Server 2013. Sau khi xem lại chính sách và xác định những tính năng chính sách và các mẫu chính sách nào sẵn dùng, trong mục gói chính sách của trang tính kiểu nội dung, hãy thực hiện như sau:
   1. Nếu kiểu nội dung mẹ có thiết đặt chính sách, họ sẽ áp dụng không thay đổi trong kiểu nội dung mới. Điều này đảm bảo rằng các chính sách sau khi chúng được đặt, được thực thi trong tất cả các kiểu nội dung liên quan. Nếu kiểu nội dung hiện tại được kế thừa thiết đặt chính sách của nó từ kiểu mẹ của nó, trong phần gói chính sách của trang tính kiểu nội dung, hãy trả lời có cho câu hỏi "là chính sách được xác định trong kiểu nội dung mẹ?."
   2. Nếu kiểu nội dung hiện tại được kế thừa chính sách dựa trên kiểu nội dung mẹ, trong trường tên bản ghi chính sách của kế hoạch một phần chính sách , hãy nhập tên của mẫu chính sách. Tương tự, nếu kiểu nội dung hiện tại không được kế thừa chính sách và bạn muốn áp dụng một mẫu chính sách, trong trường tên chính sách của kế hoạch phần chính sách , hãy nhập tên của mẫu chính sách.
   3. Nếu kiểu nội dung hiện tại được kế thừa một hoặc nhiều tính năng chính sách riêng lẻ từ kiểu nội dung mẹ, hãy nhập vào từng tính năng chính sách trong bảng tính năng trong phần kế hoạch cho chính sách của trang tính. Ngược lại, nếu kiểu nội dung hiện tại không được kế thừa chính sách và bạn muốn kết hợp các tính năng chính sách với kiểu nội dung hiện tại, hãy nhập các tính năng chính sách đó trong bảng tính năng . Lưu ý rằng bạn không thể liên kết cả các tính năng chính sách riêng lẻ và chính sách theo tên đến kiểu nội dung.

Bảng

Sử dụng các trang tính sau đây để ghi lại thông tin được thảo luận trong bài viết này:

• Trang tính kiểu nội dung [//Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165878&clcid = 0x409]

Phân tích trang tính sử dụng tài liệu [//Go.Microsoft.com/fwlink/?LinkId=165873&clcid = 0x409]