Để “chặng đường” kinh doanh diễn ra thuận lợi và suôn sẻ, hầu hết mọi doanh nghiệp đều phải trải qua bước “hoạch định”. Nhiệm vụ này giúp doanh nghiệp theo dõi tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của mình trong tương lai. Hiện nay, có hai phương pháp hoạch định phổ biến là: hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp.
Tìm hiểu về hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp
Thế nào là hoạch định?
Hoạch định được xem là một nhiệm vụ tất yếu được thực hiện bởi ban lãnh đạo của một tổ chức, doanh nghiệp. Nhiệm vụ này còn là nền tảng vững chắc, mang tính chiến lược của ban lãnh đạo các cấp.
Hoạch định có vai trò rất lớn trong việc phát triển đường lối hoạt động của doanh nghiệp, bởi chúng cung cấp tư duy và tiên liệu về các tính huống có thể xảy ra. Thông qua đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các phương án, giải pháp hữu hiệu để giải quyết mọi vấn đề.
Bên cạnh đó, hoạch định còn là cách giúp doanh nghiệp xác định được tầm nhìn, sứ mệnh và mục tiêu của mình trong tương lai. Khi hoạch định rõ ràng, doanh nghiệp có thể định hướng trước và phác thảo sơ bộ những công việc cần làm để hoàn thành tốt các mục tiêu kinh doanh.
Khái niệm hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến lược [Strategic Planning] là quá trình xây dựng kế hoạch được thực hiện bởi quản lý cấp cao để định hình mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh trong tương lai. Nhiệm vụ này liên quan đến quá trình phân tích các yếu tố vi mô và vĩ mô của hoạt động kinh doanh.
Hoạch định chiến lược không được thiết lập cho một bộ phận hoặc đơn vị vụ thể, mà đây là nhiệm vụ của toàn bộ doanh nghiệp. Bên cạnh đó, lập kế hoạch chiến lược còn xác định các yếu tố nội lực và ngoại lực có ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển của doanh nghiệp.
Mục tiêu của hoạch định chiến lược là tập trung vào sự phát triển lâu dài, được thực hiện thông qua các công cụ phổ biến như:
- Phân tích SWOT [Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức]
- Phân tích danh mục đầu tư
- Phân tích PEST [Yếu tố chính trị, kinh tế, xã hội và công nghệ]
- Phân tích 5 áp lực cạnh tranh của Michael Porter
- Phân tích BCG Matrix [Boston Consulting Group – ma trận Boston]
Với sự hỗ trợ những công cụ này, ban lãnh đạo có thể thiết kế một chiến lược toàn diện với các yếu tố khác nhau. Nhờ đó, họ sẽ dẫn dắt doanh nghiệp theo tầm nhìn và định hướng của mình một cách thuận lợi.
Khái niệm về hoạch định tác nghiệp
Hoạch định tác nghiệp [Operational Planning] là quá trình xác định trước các hoạt động hằng ngày của một doanh nghiệp. Vai trò của hoạch định tác nghiệp là hỗ trợ cho hoạch định chiến lược nhằm hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp.
Quá trình này còn có khả năng thúc đẩy các mục tiêu ngắn hạn của các doanh nghiệp và phương thức để đạt được mục tiêu ấy “lộ diện”. Hoạch định tác nghiệp bao gồm các hoạt động kinh doanh thường xuyên, diễn ra trong thời gian ngắn.
Hoạch định tác nghiệp được thực hiện bởi các phòng ban, bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp. Một số tính năng nổi bật của quy trình hoạch định tác nghiệp là:
- Xác định mục tiêu rõ ràng, chính xác
- Là “bàn đạp” để đạt được kết quả như mong đợi
- Toàn bộ hoạt động ngắn hạn được thực hiện theo một quy trình cụ thể, nhất quán
- Đảm bảo, duy trì chất lượng theo tiêu chuẩn
- Có khả năng đo lường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp
Điểm khác nhau giữa hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp
#1. Khái niệm
- Hoạch định chiến lược: Là quy trình xác định phương hướng, tầm nhìn, sứ mệnh và tạo ra các chiến lược cụ thể. Thông qua đó, ban lãnh đạo cấp cao sẽ tuân theo và dẫn dắt doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu chung.
- Hoạch định tác nghiệp: Là quy trình xác định các nhiệm vụ, công việc hằng ngày mang tính ngắn hạn, được thực hiện bởi các phòng ban, bộ phận khác nhau. Hoạch định tác nghiệp có vai trò hỗ trợ cho hoạch định chiến lược phát triển.
#2. Mục tiêu
- Hoạch định chiến lược: Tập trung vào các mục tiêu dài hạn, sứ mệnh, tầm nhìn và nhiệm vụ của toàn bộ doanh nghiệp cần làm để hoàn thành chúng.
- Hoạch định tác nghiệp: Tập trung vào các hoạt động diễn ra thường xuyên trong thời gian ngắn của một đơn vị kinh doanh
#3. Thời gian
- Hoạch định chiến lược: Được thực hiện và tồn tại trong thời gian dài
- Hoạch định tác nghiệp: Chỉ tồn tại trong thời gian ngắn nhằm giải quyết các công việc mang tính chất hằng ngày
#4. Người thực hiện
- Hoạch định chiến lược: Được thực hiện bởi các quản lý cấp cao, ban lãnh đạo, nhà điều hành của doanh nghiệp
- Hoạch định tác nghiệp: Được thực hiện bởi các quản lý cấp trung
#5. Phạm vi thực hiện
- Hoạch định chiến lược: Được thực hiện trong một phạm vi lớn, tác động đến toàn bộ doanh nghiệp
- Hoạch định tác nghiệp: Được thực hiện trong một phạm vi hẹp, tác động đến một bộ phận cụ thể
#6. Tính linh hoạt
- Hoạch định chiến lược: Sau khi phát triển sẽ được giữ nguyên trong thời gian dài, hầu như không có sự thay đổi
- Hoạch định tác nghiệp: Thường xuyên thay đổi tùy thuộc vào các giai đoạn kinh doanh của doanh nghiệp
Ví dụ về hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp
Hoạch định chiến lược
Ví dụ về hoạch định chiến lược để cải thiện sự hài lòng của khách hàng:
Mục tiêu: Tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng từ 80% lên 85% vào cuối quý bằng cách nâng cấp hội nghị khách hàng thường niên
Thời hạn: Lâu dài
Chuẩn bị:
- Phân công các phòng ban cụ thể để thực hiện từng nhiệm vụ
- Tổ chức các cuộc họp hàng tuần để hạn chế sự chậm trễ khi thực hiện kế hoạch
- Xây dựng kế hoạch tổ chức cuộc họp vào đầu tháng để lấy ý kiến, đóng góp từ nhân viên và đội ngũ phát triển
- Chuẩn bị bảng đánh giá, khảo sát để gửi đến khách hàng sau một tuần tổ chức hội nghị
Nhiệm vụ:
- Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị
- Tạo khung chương trình hoạt động
- Mời diễn giả, khách mời tham dự hội nghị
- Phát triển các sự kiện, hoạt động xã hội
- Gửi lời mời đến các khách hàng thường niên
Hoạch định tác nghiệp
Ví dụ về hoạch định tác nghiệp để cải thiện hoạt động của nhà máy sản xuất
Mục tiêu: Cải thiện quy trình làm việc của nhà máy sản xuất
Thời hạn: Thường xuyên, ngắn hạn
Chuẩn bị:
- Nghiên cứu hiệu quả và phương thức hoạt động của các thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc sản xuất
- Đào tạo nguồn nhân sự cách thức sử dụng các thiết bị, máy móc mới
Nhiệm vụ:
- Học cách sử dụng máy móc, thiết bị mới
- Tìm ra giải pháp giảm thiểu chất thải sản xuất
- Tìm ra giải pháp giảm thiểu mức độ tồn kho trong nhà máy
- Tìm ra giải pháp cải thiện quy trình liên quan đến xử lý nguyên vật liệu
Hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp là hai nhân tố tiêu biểu nhất đóng góp vào sự thành công của một doanh nghiệp. Với những kiến thức đã chia sẻ ở bài viết trên, Tino Group hy vọng doanh nghiệp đã hiểu hơn về vai trò và giá trị của hoạch định.
FAQs về hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp
Những kế hoạch của hoạch định tác nghiệp thường phục vụ cho hoạt động hằng ngày, hằng tháng hoặc hằng năm, nhằm xử lý các công việc “trước mắt”.
Những công việc được thực hiện trong hoạch định chiến lược là: xác định các mục tiêu tiên quyết, tập trung các nguồn lực và củng cố hoạt động vận hành doanh nghiệp.
Một kế hoạch chiến lược hoàn thiện cần đảm bảo được 2 yếu tố sau: mục tiêu rõ ràng và số liệu chính xác.
Nguồn ngân sách cho hoạch định tác nghiệp đến từ ngân sách hằng năm của một doanh nghiệp. Nếu ngân sách cần được cắt giảm, hãy xác định các yếu tố không cần thiết với hoạch định chiến lược và loại bỏ những yếu tố ấy để cân bằng lại nguồn ngân sách.
Mọi thắc mắc và góp ý liên quan, xin vui lòng liên hệ ngay Tino Group để được tư vấn chi tiết hoặc Fanpage để cập nhật những thông tin mới nhất nhé!
Tinh gọn quy trình – chạm đỉnh doanh thu – Tino Group tự tin đồng hành cùng doanh nghiệp Việt trên hành trình chuyển đổi số!
CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TINO
- Trụ sở chính: L17-11, Tầng 17, Tòa nhà Vincom Center, Số 72 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Tổng đài miễn phí: 1800 6734
- Email:
- Website: www.tino.org