Nếu như hoá đơn giấy viết sai mà đã được giao cho khách hàng nhưng chưa kê khai thì kế toán cần lập biên bản thu hồi hoá đơn và xuất hoá đơn mới thay thế. Còn với trường hợp hoá đơn điện tử thì có được áp dụng quy định đó hay không? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây để hiểu hơn về vấn đề này.
Căn cứ tại Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài Chính quy định thì biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là các biểu mẫu đưa ra quyết định thu hồi đối với các liên của sổ hóa đơn trong các trường hợp hoá đơn điện tử đã được lập nhưng chưa hoàn tất giao dịch, và cung ứng dịch vụ.
Để lập biên bản thu hồi hoá đơn điện tử thì người mua phải thể hiện được những lý do chính đáng để thu hồi hoá đơn đã cung ứng.
Khi nào cần lập biên bản thu hồi hoá đơn điện tử
Đơn vị kinh doanh cần lập biên bản hoá đơn điện tử khi:
- Bên bán đã lập hoá đơn và giao cho bên mua nhưng hoá đơn đó bị sai;
- Cả hai bên bán và mua chưa sử dụng hoá đơn sai đó để cam kê khai thuế;
Thì bên bán cần phải thực hiện được lý do thu hồi trong biên bản thu hồi hoá đơn. Bên bán sẽ gạch chép các liên lưu giữ số hoá đơn lập sai và lập lại hoá đơn mới theo quy định hiện hành.
Những lưu ý khi thực hiện lập biên bản thu hồi hoá đơn điện tử
- Khi lập biên bản thu hồi ngày thực hiện trên biên bản thu hồi phải cùng với ngày trên hoá đơn mới;
- Trên biên bản cần phải ghi rõ: Lý do thu hồi là gì, thu hồi hoá đơn số… ngày, tháng,… ký hiệu … xuất hoá đơn mới số bao nhiêu, ngày, tháng năm, số ký hiệu;
- Sau đó hai bên phải ký và ghi rõ họ tên [người đại diện pháp luật]. Thực hiện đóng dấu vào biên bản thu hồi hoá đơn xác nhận, và xuất lại hoá đơn mới;
Mẫu biên bản thu hồi hoá đơn điện tử mới nhất
Căn cứ vào Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC thì không có mẫu mặc định và tên chính xác cho biên bản thoả thuận của hai bên khi thực hiện thu hồi/huỷ bỏ. Vậy nên, doanh nghiệp cần căn cứ vào Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC để lập biên bản thu hồi và biên bản huỷ hoá đơn có đầy đủ nội dung yêu cầu.
\>>> Download: Mau-bien-ban-thu-hoi-hoa-don
Trên đây là những thông tin về biên bản thu hồi hoá đơn điện tử. Hy vọng có thể giúp cho anh/chị kế toán trong quá trình thực hiện nghiệp vụ.
EasyBooks tự hào là một trong những đơn vị đi đầu cung cấp phần mềm kế toán online tiện lợi, dễ dùng, đầy đủ chức năng. Phần mềm kế toán online sẽ giúp anh chị kế toán giảm tải lên phần cứng máy tính và thực hiện công việc trơn tru hơn chỉ với kết nối internet.
Nếu cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay EasyBooks nhé, đội ngũ chuyên môn của EasyBooks cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
Trong trường hợp hóa đơn điện tử được lập lúc đầu bị sai thông tin khách hàng và khách hàng có nhu cầu muốn chỉnh sửa thông tin trên hóa đơn lại cho chính xác, bên bán và bên mua sẽ cùng thống nhất lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra.
Biên bản hủy, thu hồi hóa đơn
Trong trường hợp bên bán đã lập và giao hóa đơn nhưng khách hàng muốn muốn hủy bỏ dịch vụ, hàng hóa đã mua hoặc hóa đơn điện tử được lập lúc đầu bị sai thông tin khách hàng và khách hàng có nhu cầu muốn hủy bỏ hóa đơn ban đầu và lập hóa đơn mới thay thế, bên bán và bên mua sẽ cùng thống nhất lập Biên bản hủy hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của hai bên, mỗi bên giữ một bản để khai báo khi cơ quan thuế kiểm tra. Theo như biên bản hóa đơn đã lập sẽ được thu hồi và hủy bỏ, không còn giá trị pháp lý nữa.
Trong khi sử dụng hóa đơn điện tử, khi sai sót một số thông tin như ngày tháng, tên công ty, sai số tiền,… đều cần phải thu hồi để điều chỉnh. Người bán cần lập biên bản thu hồi hóa đơn khi gặp những trường hợp trên. Vậy mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử là gì? Hãy cùng Kaike tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
1. Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử đã lập là gì?
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là một văn bản ghi lại quá trình thu hồi hoặc sửa đổi các thông tin trên hóa đơn điện tử đã được phát hành trước đó. Theo quy định sẽ chia làm 2 bản, một bản để gửi cho bên mua và một bản để giữ lại tại đơn vị phát hành hoá đơn điện tử.
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử đã lập là một văn bản quan trọng trong quá trình quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử. Biên bản này được lập khi có sự cố xảy ra, ví dụ như hoá đơn điện tử bị lỗi, sai sót trong quá trình phát hành, hoặc cần thu hồi hoá đơn để sửa đổi, điều chỉnh hoặc hủy bỏ.
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử thường chứa các thông tin như: ngày lập biên bản, tên và địa chỉ của người lập biên bản, thông tin về hoá đơn điện tử cần thu hồi, lý do thu hồi hoá đơn, phương thức thu hồi hoá đơn, kết quả xử lý sau khi thu hồi hoá đơn, chữ ký và họ tên của người xác nhận thông tin. Biên bản này được sử dụng để ghi nhận việc thu hồi hoá đơn điện tử và giúp cho các bên liên quan có thể kiểm tra lại thông tin về quá trình quản lý hoá đơn điện tử.
2. Trường hợp viết biên bản thu hồi hoá đơn điện tử
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là một tài liệu chứng minh việc thu hồi hoá đơn điện tử đã được cấp cho một đơn vị hoặc cá nhân nào đó. Biên bản này được sử dụng để ghi lại thông tin về việc thu hồi hoá đơn điện tử, bao gồm thời điểm thu hồi, lý do thu hồi, thông tin về hoá đơn điện tử bị thu hồi và thông tin về người nhận hoá đơn điện tử. Có nhiều trường hợp mà cần viết biên bản thu hồi hoá đơn điện tử, chẳng hạn như:
– Đơn vị bán hàng không còn cần sử dụng hoá đơn điện tử và muốn thu hồi để cập nhật hệ thống quản lý hoá đơn của mình.
– Khách hàng từ chối hoặc không còn cần sử dụng hoá đơn điện tử và yêu cầu đơn vị bán hàng thu hồi.
– Hoá đơn điện tử bị lỗi hoặc sai sót và cần phải được thu hồi để sửa chữa hoặc thay thế. Nếu doanh nghiệp cung cấp thông tin sai sót trên hoá đơn điện tử, ví dụ như địa chỉ, mã số thuế, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp thu hồi hoá đơn và lập biên bản thu hồi. Trong trường hợp hoá đơn điện tử bị lỗi như sai thông tin hoặc sai định dạng, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp thu hồi lại hoá đơn và viết biên bản thu hồi.
Biên bản thu hồi hoá đơn điện tử cũng được sử dụng để xác nhận việc thu hồi hoá đơn điện tử và có giá trị pháp lý tương tự như hoá đơn điện tử.
3. Cách viết biên bản thu hồi hoá đơn điện tử đã lập
Để viết một biên bản thu hồi hoá đơn điện tử, quý khách hàng có thể làm theo các bước sau:
– Thông báo về việc thu hồi hoá đơn điện tử: Bắt đầu bằng việc thông báo rõ ràng về việc thu hồi hoá đơn điện tử. Nêu rõ nguyên nhân, lý do và thời gian thu hồi.
– Thông tin về hoá đơn điện tử: Cung cấp thông tin chi tiết về hoá đơn điện tử cần thu hồi, bao gồm mã số hoá đơn, ngày cấp, số lượng, giá trị, tên và địa chỉ của người bán và người mua.
– Thông tin về bên liên quan: Nêu rõ thông tin về bên liên quan, bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và email của người bán, người mua và nhà cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
– Phương thức thu hồi: Chỉ ra cách thức thu hồi hoá đơn điện tử, ví dụ như gửi lại email, fax hoặc trả về trực tiếp cho bên liên quan.
– Ngày lập và ký tên: Kết thúc biên bản bằng việc ghi rõ ngày lập và ký tên của người lập biên bản.
Lưu ý rằng, biên bản thu hồi hoá đơn điện tử là một văn bản pháp lý quan trọng, vì vậy cần phải chú ý đến tính chính xác và rõ ràng của nội dung. Các nội dung cần được trình bày đầy đủ, chính xác và logic, đồng thời tuân thủ các quy định về pháp lý và chính sách của cơ quan quản lý thuế.
\>> Trải nghiệm ngay công cụ hỗ trợ kế toán và nhà quản trị
Tải xuống: Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử đã lập mới nhất
5. Một số lưu ý khi lập biên bản thu hồi hóa đơn điện tử
Khi lập biên bản thu hồi hóa đơn cần lưu ý những nội dung sau để tuân thủ theo đúng quy định pháp luật:
- Ngày trên biên bản phải trùng với ngày ghi trên hóa đơn mới.
- Biên bản thu hồi hóa đơn phải trình bày được lý do thu hồi hóa đơn là do đâu, sai sót ở mục nào. Phải ghi đúng hóa đơn về số, ngày tháng, ký hiệu,… xuất hóa đơn mới số, ngày tháng, ký hiệu,…
- Cuối cùng, khi đã lập xong biên bản thu hồi hóa đơn thì hai bên phải tiến hành ký và ghi rõ tên người đại diện pháp luật và đóng dấu xác nhận vào biên bản, sau đó mới xuất lại hóa đơn mới thay thế.
Trên đây Kaike đã giải đáp thắc mắc của nhiều đơn vị về mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc.