- kỹ năng quản lý thời gian tốt
- tránh làm quá tải một thành viên trong nhóm
- và cung cấp cho mọi người những dự án mà họ có thể hoàn thành
Để thành thạo ba kỹ năng này, bạn sẽ cần một công cụ cung cấp cho bạn khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và khả năng hiển thị trong nhóm của bạn
Bằng cách tạo mẫu quản lý khối lượng công việc trong Excel, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan trực quan về khối lượng công việc của mỗi thành viên trong nhóm nặng đến mức nào.
Tuy nhiên, có một số thách thức khi sử dụng Excel để quản lý khối lượng công việc, vì vậy, sau khi hướng dẫn bạn qua 7 bước để tạo mẫu quản lý khối lượng công việc trong Excel, tôi sẽ chia sẻ một mẹo đơn giản dễ dàng và hiệu quả hơn gấp 10 lần so với sử dụng bảng tính
Các bước để tạo mẫu quản lý khối lượng công việc trong Excel
Bước một. Tạo một mẫu quản lý dự án
Sử dụng hướng dẫn này để tạo Mẫu quản lý dự án. Tạo mẫu quản lý dự án trước khi tạo mẫu quản lý khối lượng công việc đảm bảo rằng nhóm của bạn có thời gian để làm việc với các dự án của họ để bạn có mô tả chính xác hơn về khối lượng công việc của nhóm mình.
Thành công của dự án phụ thuộc vào cách người quản lý dự án xác định, lập kế hoạch và sử dụng các nguồn lực sẵn có cho bất kỳ dự án cụ thể nào [đặc biệt là khoảng thời gian]
Nếu bạn cũng có một dự án phức tạp phía trước đòi hỏi phải lập kế hoạch tỉ mỉ – đừng chèo thuyền một mình. 😃
Mang đến cho bạn những mẫu tốt nhất, Excel luôn cung cấp giải pháp cho mọi thứ. Nó cung cấp nhiều mẫu quản lý dự án giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn
Để tìm hiểu những mẫu này là gì và cách bạn có thể sử dụng chúng, hãy tiếp tục đọc
Mục lục
Tại sao phải quản lý dự án trong Excel?
mẫu 1. Biểu đồ Gantt
mẫu 2. Ngân sách dự án
mẫu 3. Báo cáo mục hành động
Mẫu 4. Bảng điều khiển dự án
Mẫu 5. Theo dõi nhiều dự án
Mẫu 6. Báo cáo
Mẫu 7. Phương pháp đường dẫn quan trọng
mẫu 8. Dòng thời gian và ngân sách dự án
Mẫu 9. Lịch nội dung
Tại sao phải quản lý dự án trong Excel?
Không thể phủ nhận vô số phần mềm quản lý dự án trên thị trường. Một phần mềm quản lý dự án mới ra đời hàng ngày, tốt hơn các phiên bản trước
Nhưng ngay cả với tất cả sự xuất sắc. Không một phần mềm nào có thể thay thế quản lý dự án Excel – và không có gì lạ tại sao
Microsoft Excel cho đến nay là một trong những phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất. Và một số lượng lớn các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới chỉ sử dụng Excel cho công việc của họ
Sự quen thuộc của họ với bảng tính Excel góp phần rất lớn vào sự ưu ái của phần mềm. Excel cung cấp rất nhiều mẫu quản lý dự án tuyệt vời và rất nhiều trong số đó là MIỄN PHÍ. 🤩
Tuy nhiên, hãy biết rằng bạn luôn có thể chuyển sang phần mềm Microsoft Project. Đó là nếu bạn thích các tùy chọn mẫu theo dõi dự án nâng cao hơn
Bây giờ, hãy xem các mẫu mà Excel cung cấp
1. Mẫu biểu đồ Gantt
Mẫu Biểu đồ Gantt là một công cụ trực quan rất hữu ích. Nó cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về lịch trình dự án của nhóm của bạn mọi lúc
Một ví dụ điển hình về việc sử dụng nó có thể là một cơ quan tạo nội dung nhỏ. Nó cần một hệ thống để phân công nhiệm vụ và lưu giữ hồ sơ về các sản phẩm được giao. Bằng cách này, bạn không bao giờ bị chậm tiến độ
Trong biểu đồ Gantt, tất cả dữ liệu được biểu thị bằng các thanh được mã hóa màu. Và bạn có thể tùy chỉnh chúng cho các nhóm và cá nhân khác nhau bằng cách thay đổi màu sắc, thành phần, v.v.
Bạn có thể chia các nhiệm vụ thành các giai đoạn hoặc cột mốc với bản tóm tắt tiến độ của chúng. Biểu đồ cũng cung cấp các bố cục khác nhau và bạn có thể chọn bất kỳ bố cục nào phù hợp với nhu cầu của mình và bắt mắt
Excel có các biến thể khác nhau của mẫu biểu đồ Gantt, từ biểu đồ đơn giản đến biểu đồ nâng cao. Một trong những mẫu biểu đồ Gantt được sử dụng nhiều nhất bao gồm Biểu đồ Gantt đơn giản Vertex42
Bạn cũng có thể lấy nó từ các mẫu Excel. Và nếu bạn không hiểu cách tạo biểu đồ Gantt, hãy thử xem hướng dẫn này trên YouTube
Ngoài mẫu đơn giản, bạn cũng có thể sử dụng Biểu đồ Gantt Excel cuối cùng. Đó là nếu bạn là một doanh nghiệp không ngừng mở rộng. Biểu đồ này có thể hơi khó hiểu nhưng không có gì mà một video trên YouTube không thể giải quyết
2. Mẫu ngân sách dự án
Hoàn thiện ngân sách là bước đầu tiên để quản lý dự án thành công. Và bạn sẽ không muốn mắc bất kỳ sai lầm nào ở đây vì nó đặt cơ sở cho dự án
Bạn phải theo dõi tất cả các chi phí từ đầu đến cuối và mẫu ngân sách dự án sẽ giúp bạn làm điều đó
Mã màu Cân bằng khi bạn vượt quá ngân sách của dự án. Đây là gợi ý của bạn để xem xét lại các chi phí. Phần tốt nhất là bạn có thể đặt chi phí cho mỗi đội, giai đoạn, thiết bị, đi lại và những người khác bằng cách sử dụng này
Bạn có thể lấy mẫu Ngân sách dự án tất cả trong một từ Trình quản lý dự án. Nó thậm chí có thể giúp bạn đặt ước tính cho tất cả các tài nguyên và chi phí của dự án. Mẫu đi kèm với hai tờ, bao gồm hướng dẫn cách thực hiện
Nhưng nó không giới hạn ở đó. Bạn có thể khám phá các tùy chọn khác. Và thậm chí tùy chỉnh mẫu ngân sách dự án bằng SmartSheet
3. Mẫu báo cáo mục hành động
Báo cáo Mục hành động là một trong những mẫu Excel hữu ích nhất. Mỗi công ty có một danh sách việc cần làm được giao cho nhóm của mình
Mẫu Hành động cho phép bạn tổ chức các nhiệm vụ và duy trì quy trình làm việc nhanh chóng. Nó cho phép bạn đặt trạng thái tác vụ là cao, thấp hoặc trung bình và hiển thị tiến trình của từng tác vụ trong nháy mắt
Bạn có thể xếp hạng các nhiệm vụ, cập nhật thời hạn và đặc biệt chú ý đến các thành viên trong nhóm cần trợ giúp
Đây là mẫu hoàn hảo để quản lý dự án hiệu quả. Bạn có thể lấy mẫu Hành động từ Excel hoặc từ Vertex 42 – cả hai đều hoạt động tuyệt vời. 😉
4. Mẫu bảng điều khiển dự án
Mẫu bảng điều khiển dự án cung cấp cho bạn chế độ xem toàn cảnh về tất cả các nhiệm vụ và trạng thái của chúng
Nó cung cấp cho bạn một đại diện trực quan về vị trí của nhóm của bạn. Và cung cấp cho bạn số liệu hiệu suất chính mới nhất mọi lúc
Bạn cũng có thể chọn bố cục hoặc kiểu bạn muốn trong mẫu quản lý dự án Excel của mình. Điều này giúp dễ hiểu các giai đoạn của dự án
Và điều tuyệt vời nhất là mẫu Bảng điều khiển dự án này miễn phí 100% – phí duy nhất là Email của bạn
5. Mẫu theo dõi nhiều dự án
Là một người quản lý dự án không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Quản lý nhiều nhiệm vụ và giám sát nhóm khó khăn. Và trên hết, gửi báo cáo hàng ngày cho chính quyền là đủ nỗ lực
Một chút trợ giúp dưới dạng mẫu thời gian lập kế hoạch dự án đáng tin cậy là cần thiết. Nó có thể hơi phức tạp để hiểu, nhưng một khi bạn nắm bắt được nó, bạn sẽ có thể làm được khi nhắm mắt.
Mẫu theo dõi nhiều dự án cho phép bạn quản lý tất cả các nhiệm vụ trong một lần. Bạn có thể thêm bao nhiêu dự án tùy thích, quản lý hơn 40 nhiệm vụ cùng lúc và bạn nhận được tất cả những điều này miễn phí. Đó không phải là điều tuyệt vời sao?
Tải xuống của bạn ngay hôm nay và quản lý các công việc hàng ngày của bạn chỉ với một vài cú nhấp chuột. 😃
6. Mẫu báo cáo trạng thái
Không có gì xấu hổ hơn là người quản lý dự án và không có thông tin chi tiết về dự án chính xác. May mắn thay, chúng tôi có mẫu Báo cáo trạng thái để tiết kiệm thời gian
Nó cho phép bạn theo dõi tiến trình của mình với tư cách là một nhóm và xác định các thách thức. Vì vậy, bạn có thể chuẩn bị cho dự án tiếp theo trong khi vẫn giữ dữ liệu cô đọng và súc tích
Bạn cũng có thể giữ thông tin nghiêm ngặt và rõ ràng về quy trình làm việc. Và điều này rất quan trọng trong khi quản lý các dự án khác nhau
Nếu bạn chưa sử dụng mẫu Báo cáo trạng thái, thì bạn đang làm việc mù quáng. Và các nguồn lực của dự án có thể bị đe dọa
Sử dụng mẫu Báo cáo tình trạng dự án, bạn sẽ biết các thành viên trong nhóm thiếu sót ở điểm nào và bạn có thể giúp họ như thế nào. Điều này giúp xây dựng các hoạt động tiếp theo phù hợp và có mục đích hơn là chỉ đơn thuần làm tăng các nút thắt cổ chai
7. Mẫu phương pháp đường dẫn quan trọng
CPM có một vị trí đặc biệt khi nói đến quản lý dự án
Với Phương pháp Đường tới hạn, bạn có thể đặc biệt chú ý đến các nhiệm vụ đã quá hạn từ lâu. Cung cấp thêm tài nguyên và xác định nhiệm vụ nào cần cân nhắc nhiều hơn với mức độ thành thạo tăng lên
Thông thường, bạn cần phần mềm chuyên dụng để theo dõi các chi tiết đó. Nhưng bây giờ tất cả những gì bạn cần là phần mềm CPM
Phần tốt nhất là nó đơn giản đến mức bạn không cần học bất kỳ công thức hoặc thuật ngữ mới nào để thực hiện phân tích quan trọng. Hơn nữa, bạn có thể chỉ cần sao chép và dán dữ liệu theo một số nguyên tắc
CPM sử dụng biểu đồ Gantt hoạt động giống như biểu đồ thanh. Nhưng mang lại nhiều lợi ích hơn với việc tăng tính dễ sử dụng và chi phí thấp
Tạo và thiết kế CPM thực sự là một nhiệm vụ đầy thách thức. Nhưng với phiên bản mới, miễn phí này của Phương pháp đường dẫn quan trọng do Vertex42 cung cấp, bạn có thể thiết lập nó trong vài phút. 😀
8. Mẫu Dòng thời gian dự án
Các mốc thời gian của dự án là tuyệt vời để có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ quan trọng. Họ cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về kế hoạch dự án mà bạn và nhóm của bạn có thể theo dõi kịp thời
Bằng cách này, không có khoảng cách giao tiếp. Và mọi người đều nhận thức rõ về nhiệm vụ của mình và thời hạn đang đến gần. Nó thực sự thêm vào một môi trường làm việc hòa bình và có tổ chức hơn
Bạn cũng có thể tùy chỉnh mẫu theo ý muốn. Bạn thay đổi các thanh màu từ 6 màu khác nhau. Và nhanh chóng chèn và xóa các mốc quan trọng
Mặc dù mẫu này rất tháo vát, nhưng việc tạo ra nó có thể rất tẻ nhạt. Đây là lý do tại sao chúng tôi mang đến cho bạn mẫu Dòng thời gian dự án miễn phí đã chuẩn bị sẵn mọi thứ cho bạn. Chỉ cần xóa văn bản hiện có và thêm văn bản của riêng bạn – bạn đã sẵn sàng
9. Mẫu lịch nội dung
Nếu bạn là một blogger hoặc một người làm truyền thông xã hội, thì lịch nội dung là công cụ cần có của bạn. Và không có lịch, bạn sẽ gặp rắc rối. 😬
Nhưng cảm ơn Chúa, chúng tôi có Excel để giải cứu chúng tôi
Mẫu Lịch nội dung tuyệt vời của Vertex42 được thiết kế riêng cho nhu cầu của bạn. Nó sẽ đưa bạn qua tất cả sự hỗn loạn – từ lập kế hoạch nội dung đến xuất bản nó
Nó không chỉ giúp bạn lên kế hoạch cho nội dung của mình mà còn theo dõi tiến độ của nội dung và lên lịch đăng nội dung
Một khi bạn nắm bắt được nó, nó sẽ thực sự là người bạn tốt nhất của bạn trong những lúc cấp bách. Chỉ cần nhìn lướt qua lịch của bạn vào buổi sáng và bạn đã chuẩn bị tốt cho các nhiệm vụ trong ngày
Và phần tốt nhất là nó miễn phí sử dụng, không giống như các phần mềm quản lý dự án đắt tiền, chẳng ra gì khác. Vì vậy, hãy tải mẫu Lịch nội dung miễn phí của bạn ngay hôm nay
Đó là nó - Bây giờ thì sao?
Bài viết này đã giúp chúng tôi tìm hiểu rất nhiều về các mẫu Excel quản lý dự án. Và cách họ có thể giúp bạn tổ chức và quản lý dự án của mình tốt hơn
Nhưng nó không kết thúc ở đây. Bạn có thể chọn bất kỳ mẫu lịch trình dự án nào từ các mẫu Microsoft Excel. Và thậm chí tùy chỉnh một cái để phù hợp với nhu cầu của bạn
Nếu bạn chưa quen với Excel, hãy thử khóa học Excel của chúng tôi được thiết kế dành riêng cho bạn. Nơi bạn tìm hiểu một số hàm Excel cốt lõi như hàm VLOOKUP, IF và SUMIF
Để trở thành chuyên gia về các chức năng này [và các chức năng khác], hãy đăng ký khóa học email miễn phí trong 30 phút của tôi ngay hôm nay. 😃
Các nguồn lực khác
Excel đã là một trung tâm chính của các mẫu quản lý dự án trong nhiều năm nay. Và nó đang được cải thiện với mỗi ngày trôi qua
Tất cả những tiến bộ này làm cho nó trở thành một phần mềm đáng tin cậy hơn để quản lý các nhiệm vụ dự án
Bạn có thể sử dụng Excel không chỉ để quản lý dự án mà còn để tạo các mẫu Bảng điều khiển, Ngân sách và Power BI