1. MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự
cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đ�
�p ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác này có được làm tốt hay không. Vì đây là một công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, công chức. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia. Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn. Vì vậy, để làm tốt công tác Văn thư đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn nghiệp vụ như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thông tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Có thể nói văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin hữu hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự báo cao, dạng thông tin cấp một, đã được thực tiễn kiểm nghiệm, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, do đặc trưng pháp lý, tính chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định. Trường THPT Thạch Thành II được thành lập vào ngày 10/9/1999 đến nay được sự chỉ đạo sâu sát của Sở GD&ĐT tỉnh Thanh Hóa, sự quan tâm của Ban Giám hiệu nhà trường và sự tìm tòi học hỏi, sáng tạo của bản thân trong thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công, công tác văn thư lưu trữ của nhà trường có nhiều tiến bộ đáng kể. 1 skkn 1.2 Mục đích nghiên cứu Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có hiệu quả tối ưu nhất. Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định. Để phục vụ tốt công tác nghiên cứu, quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác. Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng mắc nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường. Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp và phải khoa học. Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường THPT Thạch Thành II nói riêng. - Qua quá trình công tác trong nhà trường, việc tổ chức quản lý và giải quyết các loại văn bản bằng phương pháp khoa học trên cơ sở những quy định chung của nhà nước, tôi nhận thấy công tác hành chính văn thư nói chung, công tác học vụ nói riêng vô cùng quan trọng nên tôi quyết định chọn đề tài: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường THPT Thạch Thành 2” làm sáng kiến kinh nghiệm nhằm giúp nhà trường quản lý hồ sơ sổ sách được tốt hơn. 1.3 Đối tượng nghiên cứu Ở một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư - lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng các cơ quan đơn vị. Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư - lưu trữ. Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi trường THPT Thạch Thành II góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. 1.4 Phương pháp nghiên cứu Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt 2 skkn . công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường THPT Thạch Thành II nói riêng. Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định để quản lý tốt hồ sơ, đó là tầm quan trọng mà tôi chọn đề tài: “Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ tại trường THPT Thạch Thành II”. 1.5 Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm Điểm mới trong kết quả nghiên cứu: Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về công tác văn thư - lưu trữ. Người làm công tác văn thư - lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ một cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ nội dung để trình ký. Đề tài dễ áp dụng, dễ thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi không đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ tin học cao. Khai thác tốt năng lực của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả cao. 2. NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM 2.1 Cơ sở lý luận Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm công tác văn thư - lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư - lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản. Căn cứ vào cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm về Hành chính văn thư được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây: - Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; - Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ; - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn skkn 3 . - Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; - Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng quy chế công tác Văn thư, lưu trữ; 2.2 Thực trạng của vấn đề. Thực trạng của vấn đề Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn, chưa ngăn lắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong những năm gần đây công tác văn thư - lưu trữ trong các trường học đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: - Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ công tác văn thư. - Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính Phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ công tác văn thư. Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến. - Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng quy định tại Nghị đính số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ. - Nghị định số 111/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia. - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính Phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ. - Tổ chức xác định giá trị tài liệu, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo đúng quy trình hướng dẫn của cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước tại công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 về việc hướng dẫn Chỉnh lý tài liệu hành chính và công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 09/12/2006 về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ ở trường THPT Thạch Thành II tôi đã gặp những thuận lợi và khó khăn: * Thuận lợi: Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Sở Giáo dục và Đào tạo Thanh Hóa; Đảng, chính quyền, ban ngành đoàn thể và nhân dân, đặc biệt là sự quan tâm của BGH nhà trường. Đội ngũ ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt, có tinh thần trách nhiệm cao luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Cơ sở vật chất và các thiết bị dạy học được đầu tư cơ bản đảm bảo phục vụ dạy và học và các hoạt động khác. * Khó khăn: - Kho lưu trữ hồ sơ chưa đảm bảo được yêu cầu phục vụ cho việc tra cứu, lưu trữ tài liệu văn bản. Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn skkn 4 . - Tổ chức tập huấn cho cán bộ làm công tác Văn thư - lưu trữ còn hạn chế. Tuy có những khó khăn nhưng chúng ta có thể dễ dàng khắc phục, dễ dàng vượt qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Hiện nay công tác văn thư ở trường học đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ. Bản thân tôi được phân công làm nhiệm vụ văn thư nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi, cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường và cũng như để chia sẻ cùng đồng nghiệp. Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, bộ phận văn phòng phải truyền đạt sao cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày bộ phận văn phòng phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít, do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp. Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ cẩn thận tại trường. Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải gọn nhẹ, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác. - Một số tài liệu cần lưu giữ của bộ phận học vụ trường THPT Thạch Thành II gồm: Kế hoạch công tác năm; Hồ sơ về các đợt kiểm tra; Hồ sơ chuyển đi chuyển đến; Hồ sơ tuyển sinh; Hồ sơ tốt nghiệp THPT; Hồ sơ thi lại lên lớp; Học bạ; Sổ đăng bộ; Sổ quản lý cấp phát bằng, chứng chỉ; Sổ gọi tên ghi điểm; Sổ ghi đầu bài… Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có: - Sổ đăng bộ học sinh [theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục]. - Sổ theo dõi rút học bạ [chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học]. - Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học [sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của các lớp trong mỗi năm học]. - Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết. 1/ Học bạ: Trình tự quản lý và theo dõi: Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhd77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77.77.99.44.45.67.22.55.77.C.37.99.44.45.67.22.55.77t@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn.Stt.010.Mssv.BKD002ac.email.ninhddtt@edu.gmail.com.vn.bkc19134.hmu.edu.vn skkn . 5
Hãy cho biết công tác văn thư có nội dung công việc là gì?
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức [nêu rõ tên cơ quan, tổ chức]; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.nullCông tác văn thư bao gồm những công việc gì? - LawNet.vnlawnet.vn › cong-tac-van-thu-bao-gom-nhung-cong-viec-gi-287108null
Điểm mới của sáng kiến là gì?
Điểm mới của sáng kiến: - Không trùng với nội dung các giải pháp đã đăng ký và được công nhận trước đây. - Chưa được áp dụng, chưa được đưa vào kế hoạch áp dụng hoặc chưa được quy định thành những biện pháp bắt buộc thực hiện. - Chưa được mô tả trong các nguồn thông tin tới mức căn cứ vào đó có thể áp dụng.nullCẤU TRÚC CỦA MỘT SÁNG KIẾNbvhungvuong.vn › upload › Cấu trúc một sáng kiếnnull
Sáng kiến kinh nghiệm là gì?
“Sáng kiến kinh nghiệm là những ý tưởng, sáng tạo và cải tiến mới của một người đã đúc kết ra dựa trên những tri thức, kĩ năng, vốn hiểu biết được tích lũy trong thời gian dài.”nullSáng Kiến Kinh Nghiệm Là Gì? Vai Trò Và Cách Viết Như Thế Nào?www.careerlink.vn › cam-nang-viec-lam › tu-van-nghe-nghiep › sang-kie...null
Nhân viên văn thư là gì?
Nhân viên văn thư [/klɑːrk/ or /klɜːrk/] là một nhân viên cổ cồn trắng thực hiện các nhiệm vụ văn phòng nói chung, hoặc thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến bán hàng tương tự trong môi trường bán lẻ [một nhân viên bán lẻ].nullNhân viên văn thư – Wikipedia tiếng Việtvi.wikipedia.org › wiki › Nhân_viên_văn_thưnull