Sắp xếp theo hàng Excel

Với khả năng sắp xếp mạnh mẽ của Microsoft Excel, bạn có thể nhập dữ liệu chưa được sắp xếp và để phần mềm sắp xếp dữ liệu của bạn theo thứ tự số, bảng chữ cái hoặc thứ tự thời gian. Bạn có thể sắp xếp tất cả các hàng trong một trang tính bằng cách sắp xếp các giá trị trong một cột, đơn giản hóa nhiệm vụ sắp xếp thứ tự bảng chữ cái danh sách nhân viên theo họ hoặc sắp xếp lại danh sách các giao dịch của khách hàng theo giá trị hóa đơn. Để hiểu sâu hơn về giá trị của quy trình sắp xếp, hãy sử dụng Excel để sắp xếp theo nhiều tiêu chí cùng một lúc

1. 1

   Nhấp vào nút "Chọn tất cả" ở giao điểm của tiêu đề hàng và cột của bạn. Tô sáng các ô trong trang tính của bạn để xác nhận rằng chúng đã được chọn

2. 2

   Chuyển sang tab "Dữ liệu" trong dải băng Microsoft Excel và tìm nhóm "Sắp xếp & Lọc". Nhấp vào tùy chọn "Sắp xếp"

3. 3

   Nhấp vào menu thả xuống "Sắp xếp theo" để chọn cột theo tên. Tên tương ứng với các tiêu đề được nhập trong hàng đầu tiên của dữ liệu của bạn. Cột bạn chọn đầu tiên phải đại diện cho tiêu chí sắp xếp chính của bạn. Ví dụ: nếu bạn muốn sắp xếp danh sách nhân viên theo tiêu đề cột "Ngày tuyển dụng", "Họ" và "Tên" theo thứ tự đó, thì cột đầu tiên bạn chọn phải là "Ngày tuyển dụng. "

4. 4

   Nhấp vào menu thả xuống "Sắp xếp" và chọn tiêu chí sắp xếp cho cột này. Trong ví dụ trên, chọn "Giá trị" để sắp xếp theo ngày trong các ô

5. 5

   Nhấp vào menu thả xuống "Đặt hàng" để chọn phương thức sắp xếp. Để sắp xếp ngày thuê từ sớm nhất đến gần đây nhất, hãy chọn "Cũ nhất đến Mới nhất. "

6. 6

   Nhấp vào nút "Thêm cấp độ" ở đầu hộp thoại Sắp xếp để thêm tiêu chí sắp xếp thứ hai. Đặt trình đơn thả xuống "Sắp xếp theo" thành "Họ. "

7. 7

   Nhấp vào menu thả xuống "Sắp xếp" để chọn tiêu chí sắp xếp cho cột này. Tiếp tục ví dụ trên, chọn "Values" để sắp xếp theo họ trong ô

8. 8

   Nhấp vào menu thả xuống "Đặt hàng" để chọn phương thức sắp xếp. Để sắp xếp họ theo thứ tự bảng chữ cái theo thứ tự tăng dần, hãy chọn "A đến Z. "

9. 9

   Nhấp vào nút "Thêm cấp độ" ở đầu hộp thoại Sắp xếp để thêm tiêu chí sắp xếp thứ ba. Đặt trình đơn thả xuống "Sắp xếp theo" thành "Tên. "

10. 10

    Nhấp vào menu thả xuống "Sắp xếp" để chọn tiêu chí sắp xếp cho cột này. Tiếp tục ví dụ trên, chọn "Values" để sắp xếp theo tên trong các ô

11. 11

    Nhấp vào menu thả xuống "Đặt hàng" để chọn phương thức sắp xếp. Để sắp xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái theo thứ tự tăng dần, hãy chọn "A đến Z. "

12. 12

    Nhấp vào nút "OK" ở dưới cùng bên phải của hộp thoại để sắp xếp dữ liệu của bạn. Các cột sắp xếp lại nhưng các ô trong các hàng riêng lẻ vẫn còn nguyên vẹn, bảo vệ danh tính của nhân viên

    Khi bạn thêm nhiều nội dung hơn vào trang tính, việc sắp xếp thông tin này trở nên đặc biệt quan trọng. Bạn có thể nhanh chóng sắp xếp lại trang tính bằng cách sắp xếp dữ liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp danh sách thông tin liên hệ theo họ. Nội dung có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, số và theo nhiều cách khác

    Không bắt buộc. Tải về sổ tay thực hành của chúng tôi

    Xem video dưới đây để hiểu thêm về sắp xếp dữ liệu trong Excel

    Các loại phân loại

    Khi sắp xếp dữ liệu, điều quan trọng trước tiên là quyết định xem bạn muốn sắp xếp áp dụng cho toàn bộ trang tính hay chỉ một phạm vi ô

    • Bảng sắp xếp sắp xếp tất cả dữ liệu trong trang tính của bạn theo một cột. Thông tin liên quan trên mỗi hàng được giữ cùng nhau khi sắp xếp được áp dụng. Trong ví dụ bên dưới, cột Tên liên hệ [cột A] đã được sắp xếp để hiển thị tên theo thứ tự bảng chữ cái
    • Phạm vi sắp xếp sắp xếp dữ liệu trong một phạm vi ô, điều này có thể hữu ích khi làm việc với trang tính chứa nhiều bảng. Sắp xếp một phạm vi sẽ không ảnh hưởng đến nội dung khác trên trang tính

    Để sắp xếp một trang tính

    Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sắp xếp một mẫu đơn đặt hàng áo phông theo thứ tự bảng chữ cái theo Họ [cột C]

    1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp theo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô C2
    2. Chọn tab Data trên Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh A-Z để sắp xếp từ A đến Z hoặc lệnh Z-A để sắp xếp từ Z đến A. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sắp xếp từ A đến Z
    3. Trang tính sẽ được sắp xếp theo cột đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, trang tính hiện được sắp xếp theo họ

    Để sắp xếp một phạm vi

    Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn một bảng riêng trong biểu mẫu đặt hàng áo phông để sắp xếp số lượng áo sơ mi đã được đặt hàng theo từng cấp độ

    1. Chọn phạm vi ô bạn muốn sắp xếp. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn phạm vi ô G2. H6
    2. Chọn tab Data trên thanh Ribbon, sau đó nhấp vào lệnh Sort
    3. Hộp thoại Sắp xếp sẽ xuất hiện. Chọn cột bạn muốn sắp xếp theo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu theo số lượng đơn đặt hàng áo phông, vì vậy chúng tôi sẽ chọn Đơn hàng
    4. Quyết định thứ tự sắp xếp [tăng dần hoặc giảm dần]. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sử dụng Lớn nhất đến Nhỏ nhất
    5. Khi bạn hài lòng với lựa chọn của mình, hãy nhấp vào OK
    6. Phạm vi ô sẽ được sắp xếp theo cột đã chọn. Trong ví dụ của chúng ta, cột Đơn hàng sẽ được sắp xếp từ cao nhất đến thấp nhất. Lưu ý rằng nội dung khác trong trang tính không bị ảnh hưởng bởi sắp xếp

    Nếu dữ liệu của bạn không được sắp xếp đúng cách, hãy kiểm tra kỹ các giá trị ô của bạn để đảm bảo rằng chúng được nhập vào trang tính một cách chính xác. Ngay cả một lỗi đánh máy nhỏ cũng có thể gây ra sự cố khi sắp xếp một trang tính lớn. Trong ví dụ bên dưới, chúng tôi đã quên thêm dấu gạch nối vào ô A18, khiến cho việc sắp xếp của chúng tôi hơi không chính xác

    sắp xếp tùy chỉnh

    Đôi khi bạn có thể thấy rằng các tùy chọn sắp xếp mặc định không thể sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bạn cần. May mắn thay, Excel cho phép bạn tạo một danh sách tùy chỉnh để xác định thứ tự sắp xếp của riêng bạn

    Để tạo một sắp xếp tùy chỉnh

    Trong ví dụ của chúng tôi bên dưới, chúng tôi muốn sắp xếp trang tính theo Kích thước áo phông [cột D]. Một sắp xếp thông thường sẽ sắp xếp các kích thước theo thứ tự bảng chữ cái, điều này sẽ không chính xác. Thay vào đó, chúng ta sẽ tạo một danh sách tùy chỉnh để sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất

    1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp theo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô D2
    2. Chọn tab Dữ liệu, sau đó nhấp vào lệnh Sắp xếp
    3. Hộp thoại Sắp xếp sẽ xuất hiện. Chọn cột bạn muốn sắp xếp theo, sau đó chọn Danh sách tùy chỉnh. từ trường Đặt hàng. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn sắp xếp theo Cỡ áo phông
    4. Hộp thoại Danh sách tùy chỉnh sẽ xuất hiện. Chọn DANH SÁCH MỚI từ Danh sách tùy chỉnh. hộp
    5. Nhập các mục theo thứ tự tùy chỉnh mong muốn trong các mục Danh sách. hộp. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi muốn sắp xếp dữ liệu của mình theo kích cỡ áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất, vì vậy chúng tôi sẽ nhập Nhỏ, Trung bình, Lớn và X-Lớn, nhấn Enter trên bàn phím sau mỗi mục
    6. Bấm Thêm để lưu thứ tự sắp xếp mới. Danh sách mới sẽ được thêm vào Danh sách tùy chỉnh. hộp. Đảm bảo danh sách mới được chọn, sau đó bấm OK
    7. Hộp thoại Danh sách tùy chỉnh sẽ đóng lại. Bấm OK trong hộp thoại Sắp xếp để thực hiện sắp xếp tùy chỉnh
    8. Bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự tùy chỉnh. Trong ví dụ của chúng tôi, trang tính hiện được sắp xếp theo cỡ áo phông từ nhỏ nhất đến lớn nhất

    mức độ sắp xếp

    Nếu bạn cần kiểm soát nhiều hơn đối với cách sắp xếp dữ liệu của mình, bạn có thể thêm nhiều cấp độ vào bất kỳ cách sắp xếp nào. Điều này cho phép bạn sắp xếp dữ liệu của mình theo nhiều cột

    Để thêm một cấp độ

    Trong ví dụ của chúng tôi dưới đây, chúng tôi sẽ sắp xếp trang tính theo Cỡ áo phông [Cột D], sau đó theo Số chủ nhiệm [cột A]

    1. Chọn một ô trong cột bạn muốn sắp xếp theo. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ chọn ô A2
    2. Nhấp vào tab Dữ liệu, sau đó chọn lệnh Sắp xếp
    3. Hộp thoại Sắp xếp sẽ xuất hiện. Chọn cột đầu tiên bạn muốn sắp xếp theo. Trong ví dụ này, chúng tôi sẽ sắp xếp theo Kích cỡ áo phông [cột D] với danh sách tùy chỉnh mà chúng tôi đã tạo trước đó cho trường Đơn hàng
    4. Nhấp vào Thêm cấp độ để thêm một cột khác để sắp xếp theo
    5. Chọn cột tiếp theo bạn muốn sắp xếp theo, sau đó bấm OK. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi sẽ sắp xếp theo Chủ nhiệm # [cột A]
    6. Bảng tính sẽ được sắp xếp theo thứ tự đã chọn. Trong ví dụ của chúng tôi, các đơn đặt hàng được sắp xếp theo kích cỡ áo phông. Trong mỗi nhóm kích cỡ áo phông, học sinh được sắp xếp theo số chủ nhiệm

    Nếu bạn cần thay đổi thứ tự sắp xếp đa cấp, bạn có thể dễ dàng kiểm soát cột nào được sắp xếp trước. Chỉ cần chọn cột mong muốn, sau đó nhấp vào mũi tên Di chuyển lên hoặc Di chuyển xuống để điều chỉnh mức độ ưu tiên của cột đó

    Bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo chiều ngang trong Excel không?

    Trong cửa sổ Sắp xếp, nhấp vào Tùy chọn. 3. Trong cửa sổ bật lên Tùy chọn, chọn Sắp xếp từ trái sang phải và nhấp vào OK . Tùy chọn này là viết tắt của sắp xếp theo chiều ngang, trong khi từ trên xuống dưới có nghĩa là sắp xếp theo chiều dọc.

    Có thể lọc theo chiều ngang trong Excel không?

    Để sử dụng bộ lọc theo chiều ngang trong Excel, bạn cần sử dụng hàm FILTER cho phép bạn lọc bảng dựa trên tiêu chí mà bạn chỉ định trong hàm. You can specify a table and then using the name of the row, specify criteria to filter.