Một doanh nghiệp khi thuê kho xưởng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, sẽ có một lượng hàng hóa hoặc nguyên vật liệu được nhập vào hoặc xuất ra theo một chu kỳ cố định. Vậy làm sao để có thể quản lý được số liệu nguyên vật liệu nhập vào như thế nào, hàng hóa thành phẩm xuất ra là bao nhiêu? Và hiện trong kho còn chứa bao nhiêu hàng hóa và những loại gì?...Có một phương thức giúp bộ phận kế toàn và nhà quản lý có thể nắm rõ được từng chi tiết về hàng hóa hay nguyên liệu, đó gọi là thẻ kho.
Với số lượng hàng hóa lớn trong kho cần phải có thẻ kho để quản lý.
Thẻ kho có vai trò gì.
Thẻ kho là một chứng từ kế toán ghi lại những số liệu của kho hàng của công ty trong một thời gian nhất định nào đó, có thể là ngày, là tuần, là tháng hoặc là quý...Thông qua thẻ kho, nhân viên lưu kho sẽ ghi lại số lượng nguyên vật liệu nhập vào cho sản xuất là những loại nào, và số lượng nhập là bao nhiêu, trong một ngày, một tuần đã sử dụng hết bao nhiêu và còn dư lại bao nhiêu? Các thông số của hàng nhập vào đều phải được ghi rõ ràng trong từng khoảng thời gian để có thể dễ dàng đối chiếu với thời gian kế tiếp, và cũng dễ dàng giải trình lên cấp lãnh đạo.
Thế còn thẻ kho là gì với hàng hóa, thành phẩm? Mọi việc cũng đều được tiến hành và ghi chép có trình tự như nguyên vật liệu nhập vào. Ở đây, hàng hóa thành phẩm được đóng gói theo từng đơn vị tính, và trên mỗi đơn vị tính đều được cố định số lượng thành phẩm. Những thông số đó cũng sẽ được ghi chú trên thẻ kho. Trong một ngày, một tuần...doanh nghiệp sẽ sản xuất ra bao nhiêu hàng hóa, các loại hàng hóa đó là như thế nào? kiểu dáng mẫu mã ra sao? lưu trữ ở khu vực nào, xuất ra để bán hàng bao nhiêu? tồn kho bao nhiêu?..vv...Các thông số đó lại một lần nữa được ghi chép tỉ mỉ, chi tiết trên thẻ kho và được các cấp lãnh đạo theo dõi, ký xác nhận.
Tùy từng công đoạn sản xuất của công ty, từng bộ phận mà các thẻ kho cũng được phân loại để đỡ bị chồng chéo, rối số liệu. Và mối bộ phận sẽ có người đứng đầu để theo dõi thông số qua từng giai đoạn thời gian. Các biểu mẫu của thẻ kho được ấn định theo thông tư của Bộ Tài Chính vào năm ký duyệt mới nhất. Như vậy, chúng ta có thể hiểu thẻ kho là gì? cách dùng như thế nào? Hay nói chính xác hơn thẻ kho là một công cụ để quản lý hàng hóa một cách hiệu quả của nhà quản lý trong công ty.
Mẫu thẻ kho theo thông tư mới nhất của Bộ Tài Chính.
Ở đây, chúng tôi giới thiệu mẫu biểu thẻ kho được ban hành mẫu số 12-DN: 200/2014/TT-BTC ngày 22-12-2014 của Bộ Tài Chính
Mẫu thẻ kho tham khảo cho doanh nghiệp.
Một biểu mẫu khác của thẻ kho nhưng cũng do bộ tài chính ban hành.
Sẽ có nhiều cách lập thẻ kho, tùy vào cách thức xuất, nhập hàng hóa của công ty như thế nào mà sẽ có biểu mẫu cho phù hợp, tiện cho việc theo dõi.
Hướng dẫn cụ thể cách lập thẻ kho hàng hóa.
Sau khi đã biết thông tin thẻ kho là gì? thẻ kho do ai lập và cách thực hiện ra sao. Vậy nội dung của thẻ kho sẽ bao gồm những thông tin gì? tất cả được trình bày như sau:
Phần tên thẻ bao gồm các thông tin như sau:
+ Ghi rõ thông tin số kho, người lập và số tờ ghi thẻ kho
+ Tên hàng hóa, nhãn hiệu và thông tin về yêu cầu chất lượng và chỉ tiêu của sản phẩm.
+ Mã số thẻ kho
Phần bảng thống kê số liệu được phân chia ra thành các cột, mỗi cột sẽ chứa các phần thông tin cụ thể như sau:
+ Cột A điền thông tin về số thứ tự hàng hóa
+ Cột B ghi thời gian ngày, tháng, năm dựa trên phiếu nhập và phiếu xuất kho
+ Cột C và D lần lượt là các số hiệu của phiếu nhập và xuất kho dựa trên số hiệu chứng từ nhập và xuất kho.
+ Cột E là diễn giải sẽ ghi thêm phần thông tin các sự kiện kinh tế có phát sinh trong quá trình nhập thông tin [ Trong trường hợp có bất kỳ thông tin nào phát sinh về số lượng hàng xuất, nhập, tồn kho thì có thể ghi vào cột này]
+ Cột F là thông tin ghi thời gian ngày nhập, xuất kho.
Tiếp theo là cột với số thứ tự 1, 2, 3 lần lợt là các thông tin về số lượng hàng nhập, xuất, tồn kho. Trong đó cột 3 là ghi số lượng hàng tồn kho được nhiểu như là số lượng hàng tồn sau mỗi lần nhập kho, xuất kho hay là số lượng hàng tồn sau mỗi ngày.
- Cuối cùng là cột G để xác nhận chữ ký của kế toán sau khi đã kiểm tra các thông tin . Ở cuối bảng từ cột E đến cột G là thông tin về số liệu thống kê tổng cuối kỳ.
- Sau phần thông tin về bảng đó thì phần nội dung tiếp đến là phần thông tin về số trang nội dung trong sổ kho
- Phần thông tin xác nhận: Chữ ký của người lập bảng, nhân viên thủ kho, chữ kỹ của kế toán kho và giám đốc bộ phận ký phải ghi rõ họ và tên đầy đủ.
Hàng hóa phải luôn được kiểm tra theo thời gian nhất định.
Về hình thức thực hiện: Thẻ kho được xem là một loại thẻ thực hiện tách rời, sau khi thực hiện ghi chép xong sẽ được đóng thành cuốn gọi là sổ lưu kho và nộp cho kế toán để có thể tiếp tục tổng hợp, so sánh đối chiếu với số liệu chi tiết khác. Trong quá trình thực hiện thẻ kho, không thể để bị sai sót vì có thể dẫn đến chênh lệch số liệu, và hậu quả sẽ rất lớn, khi trình bày thông tin phải đảm bảo được tính chính xác cao để không gây tổn thất cho công ty.
Ngoài ra, chúng tôi cho thuê kho xưởng trọn gói sẽ hỗ trợ luôn phần quản lý kho cho quý doanh nghiệp, nên khi cần, quý khách vui lòng liên hệ công ty Toàn Việt Real chúng tôi.- SĐT 0913105544 - 0939 287 389