Có lẽ bạn đã xem qua không ít hồ sơ xin việc hoàn hảo, ứng viên sở hữu bề dày kinh nghiệm và những kỹ năng chuyên môn mà bạn đang tìm kiếm. Tuy nhiên, trong thời gian thử việc bạn lại phát hiện ra rằng ứng viên này lại không phù hợp với môi trường nhóm và của công ty bạn.
Để một doanh nghiệp phát triển bền vững cần những đội nhóm có năng suất cao và những người lãnh đạo có khả năng truyền cảm hứng. Để tạo dựng được nhóm cần có những thành viên thích hợp, đúng thời điểm và đúng vị trí.
Infographic: So sánh kiểu lãnh đạo truyền thống và lãnh đạo hợp tác
Những yếu tố nào làm nên một nhóm?
Hình thức đội nhóm quen thuộc nhất chính là phòng ban/ bộ phận của bạn. Ngoài nhóm phòng ban, còn nhiều loại hình đội nhóm khác nhằm đáp ứng từng nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp như nhóm liên chức năng và nhóm tự quản.
Đọc thêm: Xây dựng, quản lý, giữ chân và phát triển đội ngũ bán hàng
Thành lập nhóm không hề dễ dàng vì mỗi cá nhân sở hữu một đức tin, giá trị, kinh nghiệm, v.v… khác nhau. Vì vậy, họ cũng sẽ thể hiện những giá trị đó khi làm việc chung trong một nhóm. Nếu những cá nhân này quá khác biệt sẽ gây nên mâu thuẫn không đáng có.
Tinh thần đội nhóm và hợp tác hoàn toàn có thể học được. Để đạt được thành công trong việc xây dựng nhóm, bạn cần chú ý đến những yếu tố cốt lõi sau nhằm đảm bảo nhóm bạn có thể hợp tác thuận lợi.
- Chỉ định nhóm trưởng: Một lỗi phổ biến mà khá nhiều doanh nghiệp mắc phải chính là không chỉ định một trưởng nhóm trong quá trình thành lập nhóm. Nhóm cũng giống như một xã hội thu nhỏ, cần một người lãnh đạo xứng đáng để quản lý, định hướng cũng như giải quyết mâu thuẫn nếu có.
- Xác định vai trò và nhiệm vụ: Từng thành viên sẽ làm gì, khả năng của họ đóng góp gì cho thành công của nhóm? Thêm vào đó, bạn cũng nên tìm hiểu những cá nhân trong nhóm. Động lực nào giúp thúc đẩy và phát huy tối đa tiềm năng của họ?
- Xác định mục tiêu: Mọi doanh nghiệp đều có những mục tiêu dài hạn. Việc thấu hiểu chúng giúp định hướng nhóm bạn, giúp mọi thành viên hiểu mình đang làm vì mục đích gì, và làm thế nào để họ hoàn thành những kế hoạch định sẵn đó.
- Thiết lập một vài quy tắc cơ bản: Khi tập hợp cùng lúc nhiều cá nhân, cho dù bạn đã lựa chọn những thành viên điềm tĩnh nhất thì cũng sẽ không tránh khỏi bất đồng quan điểm và mâu thuẫn xảy ra. Vì lẽ đó, liệt kê một vài quy tắc cơ bản trong nội bộ nhóm sẽ rất hữu ích. Ví dụ: làm sao để nhóm bạn thống nhất ý kiến trong buổi họp, quy trình sử dụng máy móc, thiết bị của nhóm như thế nào, làm sao để nhóm quản lý thời gian tốt hơn, quy trình đưa ra quyết định gồm những ai, v.v…
Đọc thêm: Doanh nghiệp có nên đầu tư phát triển lãnh đạo trong năm 2018?
Lựa chọn thành viên cho nhóm của bạn
Quyết định liệu một cá nhân có phải là lựa chọn “đúng đắn” cho nhóm của bạn, và cho cả doanh nghiệp, hay không là một câu hỏi khó. Lựa chọn thành viên cho nhóm giống như một ván cờ, mỗi bước đi đòi hỏi bạn phải cẩn trọng và tập trung.
Ngoài kỹ năng chuyên môn và kinh nghiệm, những yếu tố sau cũng quan trọng khi lựa chọn thành viên cho nhóm của bạn:
Phù hợp với công việc: Độ tương thích của cá nhân đó cho một công việc cụ thể. Như đã nêu ở trên, bạn cần đúng người, vào đúng thời điểm, cho đúng công việc mà nhóm bạn đang cần.
Đúng người, đúng việc là cá nhân phải sở hữu kỹ năng, kiến thức và hành vi phù hợp với vị trí trống trong nhóm của bạn. Đúng thời điểm nghĩa là cá nhân đó ứng tuyển cho vị trí này vào đúng lúc sự nghiệp của họ đang “chín muồi”.
Phù hợp nhóm: Cá nhân được chọn cần phải hòa hợp được với những thành viên khác trong nhóm của bạn. Hòa hợp bao gồm cả việc những cá tính độc đáo, cách suy nghĩ và cách họ phản ứng đều góp phần tích cực đến năng suất và kết quả của nhóm.
Thêm vào đó, những thành viên này cũng cần cởi mở đón nhận phản hồi, đóng góp ý kiến có tính xây dựng và tinh thần sẵn sàng phát triển thêm nếu có cơ hội.
Nhưng hơn cả việc tạo cảm hứng cho nhóm để họ luôn tích cực phấn đấu, đánh giá hiệu suất, phản hồi chi tiết và liên tục, một người quản lý và lãnh đạo thông minh cần phải cân nhắc cả yếu tố văn hóa đội nhóm hiện tại trong doanh nghiệp.
Theo Hội đồng Lãnh đạo Doanh nghiệp [Corporate Leadership Council], “khi nhân viên cảm thấy gắn kết và hài lòng, họ sẽ nỗ lực nhiều hơn nhằm giúp doanh nghiệp đạt thành công.” Chủ đề và lợi ích của việc gắn kết nhân viên đã được TRG Talent nhắc đến nhiều lần trong những bài viết trước. Vì lẽ đó, việc tạo dựng một môi trường công sở tích cực và văn hóa doanh nghiệp phù hợp với sự phát triển của từng cá nhân nhân viên và đội nhóm không những khiến họ tự hào mà còn góp phần tác động tích cực đến kết quả dài lâu.
Đọc thêm: 4 bước tạo dựng văn hóa doanh nghiệp hiệu quả từ con số 0
Dưới cương vị là một quản lý, việc tạo dựng văn hóa đội nhóm cũng là một phần trách nhiệm của bạn. Nhưng bạn cảm thấy choáng ngợp trước lượng công việc khổng lồ và không biết bắt đầu từ đâu? Hãy để TRG Talent giúp bạn.
Với Giải pháp Cân bằng Đội nhóm, bạn nắm trong tay một bộ giải pháp thông minh hỗ trợ bạn trong quá trình tạo dựng nhóm, giảm thiểu mâu thuẫn, cải thiện giao tiếp giữa các thành viên và nhiều tính năng hữu ích khác. Yêu cầu một buổi demo Giải pháp Cân bằng Đội hoàn toàn miễn phí ngay hôm nay!
Mỗi người chúng ta đều có năng lực và tính cách riêng biệt nên sẽ có những ảnh hưởng khác nhau lên nhóm. Học sinh, sinh viên cần trang bị kỹ năng làm việc nhóm để vừa phát triển bản thân, vừa góp phần vào sự thành công của nhóm.
1. Tìm hiểu về cách phát triển kỹ năng làm việc nhóm
Con người là một sinh vật xã hội, điều đó có nghĩa là chúng ta không thể sống và làm việc một mình. Ngay từ khi sinh ra, chúng ta đã gắn mình với một nhóm cơ bản nhất: Gia đình. Khi lớn lên, chúng ta lại là thành viên của những nhóm bạn học tập, nhóm đồng nghiệp…
Gia đình là nhóm cơ bản nhất của mỗi người
Bản thân chúng ta với năng lực và tính cách riêng biệt nên sẽ có những ảnh hưởng khác nhau lên nhóm, song song đó cũng chịu những tác động của bạn bè cả về điều tốt lẫn xấu: “Gần mực thì đen, gần đèn thì sáng”. Nhờ các hoạt động trong nhóm, chúng ta vừa phát triển những kỹ năng cá nhân, thu nạp những kiến thức, kinh nghiệm cho bản thân, đồng thời góp phần vào các hoạt động đem lại những giá trị về vật chất và tinh thần cho tập thể, cộng đồng.
2. Nhóm là gì? Thế nào là làm việc nhóm?
Không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làm việc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý, nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung. Vì thế, các thành viên trong nhóm cần có sự tương tác với nhau và với trưởng nhóm, đồng thời cũng cần có sự phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình.
Một nhóm có thể hình thành theo nhiều cách khác nhau: nhóm bạn học tập hình thành do sự chỉ định của thầy cô, nhóm sở thích hình thành do sự rủ rê nhau, nhóm làm việc trong một cơ quan do sự tuyển dụng theo nhu cầu của đơn vị đó... Vậy nên, có những nhóm hình thành và gắn kết rất lâu nhưng cũng có những nhóm chỉ hoạt động cùng nhau trong một thời điểm nhất định. Hơn hết là tất cả đều phải xây dựng trên tinh thần đồng đội, tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau. Ngoài ra, chúng ta phải tạo môi trường hoạt động mà các thành viên trong nhóm cảm thấy tự tin, thoải mái để cùng làm việc, hợp tác và hỗ trợ nhau để đạt mục tiêu đã đặt ra. Điều quan trọng là phải giúp cho các thành viên tin rằng sự cống hiến của mình cho tập thể được đánh giá đúng đắn, chính xác và nhận được sự tưởng thưởng xứng đáng, không có sự nhập nhằng ảnh hưởng đến quyền lợi của mỗi người.
Một nhóm có thể có sự gắn kết rất lâu hoặc chỉ hoạt động trong một thời gian ngắn
Xem thêm: 5 tính cách thường gặp khi làm việc nhóm
3. Hình thành và phát triển nhóm
Tùy theo nhu cầu, mục đích được đề ra cho nhóm cũng như số lượng, năng lực của mỗi thành viên mà các nhóm được hình thành và phát triển theo nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau. Nhưng nhìn chung đều trải qua 4 bước cơ bản:
- Bước 1 - Tạo dựng: Khi được mời gọi hay đưa vào nhóm, các thành viên còn rụt rè, chưa bộc lộ nhu cầu, năng lực cá nhân và điều không thể thiếu là sẽ thử khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm. Thường không có nhóm nào có được sự tiến bộ trong giai đoạn này.
- Bước 2 - Công phá: Đây có lẽ là giai đoạn khó nhất. Các thành viên thường thiếu kiên nhẫn khi cảm thấy công việc thiếu phát triển nhưng vẫn chưa có kinh nghiệm làm việc như một nhóm thật sự. Họ có thể sẽ tranh cãi về công việc được giao vì phải đối mặt với những điều trước đây chưa bao giờ nghĩ tới và sẽ cảm thấy không thoải mái. Tất cả “sức mạnh” của họ dành để chĩa vào các thành viên khác thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung.
- Bước 3 - Ổn định: Ở giai đoạn này, các thành viên quen dần và điều hòa những khác biệt. Sự xung đột về tính cách và ý kiến giảm dần, tính hợp tác tăng lên. Khi đó họ có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể.
- Bước 4 - Hoàn thiện: Các thành viên đã hiểu và thích nghi với điểm mạnh, yếu của từng người, biết được vai trò của họ là gì. Mọi người cởi mở và tin tưởng nhau hơn, nhiều ý kiến hay được nêu ra thảo luận vì họ không còn e ngại như lúc đầu. Họ linh hoạt sử dụng quyết định của mình như một công cụ để hiện thực hóa ý tưởng, ưu tiên những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc. Rất nhiều việc được hoàn thiện và sự gắn bó giữa các thành viên trong nhóm là rất cao.
Xem thêm: Những nguyên tắc giúp bạn cải thiện kỹ năng làm việc nhóm
4. Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Mỗi thành viên đều phải biết kỹ năng làm việc nhóm để gắn kết và áp dụng tốt các kỹ năng này để đạt được những hiệu quả nhất định. Có hai kỹ năng làm việc nhóm cần phải có:
4.1. Kỹ năng tổ chức các hoạt động cho nhóm
Để có thể tổ chức một hoạt động đem lại kết quả tốt nhất, theo quan điểm của người xưa phải dựa vào 3 yếu tố: thiên thời [đúng thời cơ], địa lợi [địa điểm thích hợp] và nhân hòa [mọi người đồng lòng, hòa thuận]. Còn hiện nay, chúng ta có thể dựa vào nguyên lý 5W + 1H như sau:
- What - Kế hoạch hay chương trình đó dùng để làm gì
- Where - Kế hoạch đó xuất phát từ đâu, ở đâu ra
- When - Khi nào thì bắt đầu tiến hành
- Who - Ai sẽ là người thực hiện hay phụ trách việc này
- Why - Tại sao phải tiến hành hoạt động này
- How - Chúng ta sẽ thực hiện nó như thế nào
Kỹ năng làm việc nhóm áp dụng nguyên tắc 5W + 1H
4.2. Kỹ năng giao tiếp
Để thực hiện được các hoạt động chung thì mỗi thành viên cần có một số kỹ năng làm việc nhóm sau:
- Lắng nghe: Kỹ năng này phản ánh sự tôn trọng ý kiến giữa các thành viên. Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng ý kiến của người nói dù ý kiến đó hoàn toàn trái ngược với quan điểm của bản thân.
Lắng nghe là một trong những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất
- Chất vấn: Kỹ năng thể hiện tư duy phản biện tích cực mà bất kỳ ai cũng cần phải rèn luyện. Thực tế thì đây là một kỹ năng khó, đòi hỏi mức độ tư duy cao và tinh thần xây dựng cho nhóm. Chất vấn bằng những câu hỏi thông minh dựa trên những lý lẽ tán đồng hay phản biện chặt chẽ, sử dụng lời lẽ mềm mại và tế nhị, không xoáy vào những điểm yếu hay chê bai dẫn đến tranh luận vô ích. Điều quan trọng là trong nhóm cần có sự cởi mở để khuyến khích mọi người tiếp nhận những ý kiến trái với quan điểm của mình mà không tự ái.
- Thuyết phục: Các thành viên phải trao đổi, suy xét những ý tưởng đã đưa ra, đồng thời biết tự bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi thuyết phục phải dựa vào những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Đặc biệt là không dựa vào vị trí hay tài năng của mình để buộc người nghe phải chấp nhận.
- Tôn trọng ý kiến của người khác, thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công trong việc tổ chức các hoạt động của nhóm.
- Trợ giúp: Các thành viên phải biết giúp đỡ nhau vì trong một nhóm sẽ có người mạnh lĩnh vực này, người khác lại mạnh lĩnh vực khác. Đôi khi, vấn đề mà nhóm đang giải quyết cần kiến thức ở nhiều lĩnh vực, mức độ và đòi hỏi kỹ năng khác nhau. Đây là kỹ năng mà mỗi người cần rèn luyện để sẵn sàng đóng góp vào thành quả chung của nhóm.
- Chia sẻ: Người nào càng chia sẻ được nhiều kinh nghiệm quý giá hoặc đưa ra các ý kiến sáng suốt cho nhóm thì sẽ càng nhận được sự yêu mến và vị nể của các thành viên còn lại. Khi mỗi thành viên đều nhận thức được tầm quan trọng của việc chia sẻ, không khí làm việc nhóm sẽ cởi mở và tích cực hơn.
- Chung sức: Mỗi thành viên phải đóng góp trí lực cùng nhau thực hiện kế hoạch đã đề ra. Nghĩa là cả nhóm cần hiểu rõ mục đích của nhóm cần đạt được là gì và có cùng chung khao khát hoàn thành nó. “Hãy tưởng tượng, chúng ta đang cùng ở trên một con thuyền, tất cả đều phải cùng chèo để đưa con thuyền về đến đích!”.
5. Khó khăn trong tổ chức hoạt động nhóm
Tổ chức công việc hay hoạt động cho nhóm là một kỹ năng cần thiết mà ngay từ khi còn là học sinh, sinh viên, mỗi chúng ta đều cần phải học hỏi để vừa giúp cho sự phát triển của bản thân, vừa góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể mà chúng ta đang hoạt động trong đó.
Tổ chức hoạt động nhóm là điều không dễ dàng, có nhiều yếu tố khách quan và chủ quan có thể đưa đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm. 4 yếu tố gây nhiều trở ngại nhất là:
5.1. Quá nể nang các mối quan hệ
Chúng ta thường lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí của các thành viên để không đưa ra những góp ý, chất vấn hay tranh luận nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất.
5.2. Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý
Có người chọn thái độ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng”, ai làm gì cũng gật nhưng bản thân không làm gì cả, hoặc chờ người ta làm trước rồi nương theo, hay động viên bằng miệng. Đây chính là thái độ có hại nhất cho các hoạt động của nhóm. Còn có người thì thích làm vừa lòng người khác bằng cách luôn tỏ ra đồng ý khi ai đó đưa ra ý kiến trong khi mình thực sự không đồng ý hoặc chẳng hiểu gì cả. Điều đó sẽ làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau, chia năm sẻ bảy hoặc mạnh ai nấy làm.
5.3. Đùn đẩy trách nhiệm cho người khác
Do thảo luận không dứt điểm, phân chia công việc không phân minh nên ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Ngược lại, nếu phải đứng ra làm thì lại sẵn sàng có đủ lý do để biện minh cho những hạn chế của mình và khi gặp thất bại thì luôn tìm mọi lý lẽ để đổ trách nhiệm cho người khác hoặc từ chối không dám nhận trách nhiệm về mình.
5.4. Không chú ý đến công việc của nhóm
Đây là yếu tố quan trọng gây ra sự chia rẽ trong nhóm. Khi bàn bạc với nhau, một số thành viên cho rằng đề tài quá chán hoặc ý kiến của mình không tốt nên không chịu nói ra. Thế là thay vì phải bàn luận kỹ hơn để giải quyết vấn đề thì lại nói chuyện riêng cho đến khi sắp hết thời gian thì đùn đẩy nhau phát biểu. Kết quả là họ không hiểu sẽ làm gì, hoặc sẽ thực hiện với sự bất mãn, không đem lại hiệu quả cao cho nhóm.
Khuynh hướng trái ngược là một số thành viên cho rằng mình giỏi nên chỉ bàn luận trong phạm vi những người mà họ cho là tài giỏi, hoặc luôn xem ý kiến của mình là tốt và chẳng bao giờ chấp nhận ý kiến của bất kỳ ai khác.
6. Kết luận
Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả là tổng hợp của nhiều kỹ năng sống quan trọng như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lắng nghe, kỹ năng chia sẻ... Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công, mỗi cá nhân trong nhóm cần chú trọng phát triển bản thân và tin tưởng, hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung. Mình vì mọi người thì mọi người sẽ vì mình. Đó là yếu tố đem lại thành công cho cuộc sống của mỗi người chúng ta.
Kênh Tuyển Sinh tổng hợp
cách phát triển nhóm phát triển kỹ năng nhóm kỹ năng làm việc nhóm học kỹ năng mềm ky nang giao tiep kỹ năng mềm