Quyền thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Thương nhân nước ngoài được thành lập Văn phòng đại diện của mình tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Một thương nhân nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một Văn phòng đại diện có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. Trong bài viết này Tư vấn Blue Nghệ An xin được chia sẻ những thông tin về đặc điểm văn phòng đại diện công ty nước ngoài như sau:
Hình minh họa
Một số ưu điểm điển hình:
Bằng cách chọn mô hình này, các nhà đầu tư nước ngoài có thể thành lập một văn phòng hợp pháp tại Việt Nam, được tuyển dụng nhân viên để quản lý và xúc tiến các hợp đồng mua bán với các đối tác kinh doanh địa phương, tìm kiếm và phát triển các sản phẩm, tìm kiếm cơ hội cho việc mua bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ… Những người lao động nước ngoài làm việc cho văn phòng đại diện có thể sẽ được cấp Giấy phép lao động và 02 [hai] năm và thẻ tạm trú tương đương visa nhiều lần cho bản thân và các thành viên trong gia đình. Giấy phép thành lập văn phòng đại diện sẽ được thay đổi sau mỗi 02 [hai] hoặc 05 [năm] năm. Như vậy, Quí khách có thể đầu tư ở Việt Nam bằng mô hình văn phòng đại diện với một số chức năng hoạt động nhất định.
Mặc dù văn phòng đại diện có thể hỗ trợ nhiều công việc kinh doanh cho Công ty mẹ nhưng lại rất dễ quản lý, tiết kiệm chi phí và tránh được các rủi ro phát sinh từ các thủ tục hành chính ở địa phương: không chịu các loại thuế như thuế Giá trị gia tăng [GTGT], thuế Thu nhập Doanh nghiệp [TNDN], không phải lập sổ kế toán hay phải thực hiện các thủ tục kiểm toán độc lập, cũng không phải lập báo cáo tài chính….và cũng rất dễ thực hiện việc giải thể văn phòng đại diện. Như vậy, văn phòng đại diện là lựa chọn tiết kiệm nhất cho các hoạt động đầu tư tại Việt Nam.
Những hạn chế điển hình:
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam không được phép thực hiện các hoạt động sinh lợi, mà bị giới hạn trong việc thực hiện khảo sát, nghiên cứu thị trường và các hoạt động không sinh lợi khác. Trong trường hợp thương nhân chưa có đủ thông tin để quyết định việc đầu tư thì văn phòng đại diện sẽ là chỗ đứng phù hợp tại Việt Nam, vì các chi phí trước và sau khi thành lập văn phòng đại diện sẽ thấp hơn nhiều so với việc thành lập Công ty con. Ngược lại, thành lập công ty cổ phần hoặc công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ là lựa chọn tối ưu đối với những nhà đầu tư có dự định sản xuất sản phẩm ở Việt Nam hoặc tiến hành các hoạt động bán hàng. Việc thành lập công ty ở Việt Nam sẽ giúp cho các nhà đầu tư có được sự linh hoạt hơn trong các hoạt động kinh doanh.
Văn phòng đại diện cần phải tuân thủ các quy định về lao động và bảo hiểm xã hội khi sử dụng lao động và trả lương hàng tháng. Việc thanh toán chi phí bảo hiểm xã hội bắt buộc có thể sẽ lên tới 34,5% trên mức lương cơ bản. Người nước ngoài làm việc trên 03 [ba] tháng sẽ được cấp Giấy phép lao động.
Văn phòng đại diện sẽ phải tuân thủ các quy định liên quan đến thuế Thu nhập cá nhân [TNCN] như đăng kí mã số thuế cho từng cá nhân, kê khai thuế TNCN hàng tháng, chuẩn bị và nộp báo cáo quyết toán hàng năm. Thuế TNCN cho người không cư trú là 20% trên số thu nhập hợp pháp tại Việt Nam, người cư trú là từ 5% tới 35% trên thu nhập toàn cầu.
Văn phòng đại diện phải tuân thủ các quy định liên quan như Luật chống rửa tiền, các luật về thuế, Luật thương mại cho các hoạt động tại Việt Nam. Cụ thể, văn phòng đại diện phải thu thập và quản lý tất cả các hồ sơ kinh doanh liên quan để phục vụ các câu hỏi hay yêu cầu từ các cơ quan có thẩm quyền. Sau mỗi 03 [ba] tới 05 [năm] năm hoạt động, Cơ quan thuế sẽ thực hiện các thủ tục kiểm tra để xác nhận tính xác hợp pháp, hợp lệ của từng giao dịch… Văn phòng đại diện phải chuẩn bị và nộp các báo cáo hàng năm cho cơ quan cấp phép. Thời gian hoạt động của văn phòng đại diện tối đa là 05 [năm] năm và có thể được gia hạn thêm.
Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam thì Thương nhân nước ngoài chỉ được cấp Giấy chứng nhận hoạt động của Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi có đủ các điều kiện sau:
1. Công ty nước ngoài đã được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia nước này công nhận;
2. Công ty nước ngoài đã hoạt động tại nước sở tại ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
3. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn giấy phép đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam;
4. Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện: tìm hiểu thị trường, xúc tiến thương mại tại Việt Nam.
5. Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành [sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành].
Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện:
Sở Công Thương các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao thực hiện việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện và chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện trong trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành. Trình tự, thủ tục thành lập hoạt động văn phòng đại diện tại cơ quan có thẩm quyền được thực hiện như sau:
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến [nếu đủ điều kiện áp dụng] đến Sở Công thương nơi dự kiến đặtVăn phòng đại diện. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Sở Công thương kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.
Trừ trường hợp việc thành lập văn phòng đại diện phải xin ý kiến của cơ quan cấp phép của Bộ quản lý chuyên ngành, trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Sở Công thương gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Sở Công thương, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Sở Công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.
Ngoài ra, đối với một số trường hợp đặc biệt do Bộ chuyên ngành quản lý, việc cấp giấy phép Văn phòng đại diện được tiến hành theo các quy định riêng của ngành đó.
Mọi vấn đề vướng mắc về đặc điểm văn phòng đại diện công ty nước ngoài, quý vị hãy liên hệ Tư vấn Blue để được hỗ trợ tư vấn miễn phí.