Xác định yêu cầu là gì

4.1] Xác định yêu cầu của hệ thống

• 4.1.1] Xác định yêu cầu
• 4.1.2] Các kỹ thuật phân tích yêu cầu
• 4.1.3] Các kỹ thuật thu thập yêu cầu
• 4.1.4] CD Selection

4.1.1] Xác định yêu cầu:

Yêu cầu là gì:
• 1 yêu cầu [requirement] diễn tả chức năng hệ thống phải làm hoặc đặc điểm hệ thống phải có.
• Yêu cầu chức năng [functional requirement] là yêu cầu có liên quan trực tiếp đến hoạt động mà hệ thống phải làm hoặc thông tin mà hệ thống lưu trữ
• Yêu cầu không chức năng [nonfunctional requirement] là yêu cầu về tính chất hoặc thuộc tính mà hệ thống phải có như khả năng hoạt động, khả năng sử dụng...
  • Hoạt động: môi trường
  • Khả năng hoạt động
  • An ninh
  • Yêu cầu về văn hóa, chính trị

Tài liệu định nghĩa yêu cầu [requirement definition]:
• Là văn bản liệt kê các yêu cầu chức năng và yêu cầu không chức năng
• Cung cấp đầu vào cho các bước tiếp theo trong quá trình phân tích hệ thống cũng như quá trình thiết kế
• Mục đích quan trọng nhất của tài liệu định nghĩa yêu cầu là định nghĩa phạm vi của hệ thống

Xây dựng tài liệu định nghĩa yêu cầu:
• Xác định loại yêu cầu chức năng và không chức năng
• Sử dụng các kỹ thuật thu thập yêu cầu để thu thập thông tin
• Sử dụng các kỹ thuật phân tích yêu cầu để kiểm tra, thay đổi và hoàn thiện các yêu cầu thu thập ñược và xác định mức độ quan trọng của các yêu cầu

4.1.2] Các kỹ thuật phân tích yêu cầu: Phương pháp: người kinh doanh và người phân tích làm việc cùng nhau để phân tích yêu cầu

3 bước trong quá trình phân tích yêu cầu:
• Phân tích tình trạng của hệ thống hiện tại
• Xác định chính xác những cải tiến có thể thực hiện
• Xây dựng yêu cầu của hệ thống cần xây dựng

3 kỹ thuật phân tích yêu cầu
• Business process automation [BPA]: tự động hoá quá trình kinh doanh
• Business process improvement [BPI]: cải tiến quá trình kinh doanh
• Business process reengineering [BPE]

Business process automation [BPA]: tự động hoá quá trình kinh doanh
• Không làm thay đổi hoạt động hiện tại
• Tự động hoá một số công việc dùng công nghệ máy tính
• 2 kỹ thuật BPA
  • Phân tích vấn đề [problem analysis]: xác định các vấn đề trong hệ thống hiện tại và tìm cách giải quyết chúng trong hệ thống mới.
  • Phân tích nguyên nhân gốc [root cause analysis]: phân tích nguyên nhân gốc của vấn đề

Business process improvement [BPI]: Cải tiến quá trình kinh doanh

• Làm thay đổi hiện tại
• Cải thiện hiệu suất và hiệu quả hệ thống
• Tập trung vào hệ thống mới để cải tiến
• 3 hoạt động phân tích:
  • Phân tích khoảng thời gian [duration analysis]: Phân tích khoảng thời gian [duration analysis]: phân tích chi tiết thời gian thực hiện một khâu nào đó trong hệ thống hiện tại và xác định khâu có thể được cải tiến.
  • Xác định chi phí các hoạt động [activity based costing]: xác định chi phí của từng khâu trong hệ thống hiện tại và xác định các khâu có chi phí cao nhất và từ đó cải tiến để giảm chi phí/
  • Nghiên cứu kinh nghiệm bên ngoài [informal benchmarking]: nghiên cứu cách tổ chức kinh doanh của các tổ chức khác để có thể rút ra được bài học để cải tiến.

Business process reengineering [BPR]: thay đổi quá trình kinh doanh

• Làm thay đổi cơ bản hoạt động hiện tại
• 3 hoạt động phân tích:
  • Phân tích kết quả [outcome analysis]: phân tích các kết quả của hệ thống có đem lại giá trị cho khách hàng.
  • Phân tích công nghệ [technology analysis]: Xác định danh sách những công nghệ quan trọng và hấp dẫn -> phân tích khả năng và lợi ích việc ứng dụng công nghệ vào hoạt động kinh doanh.
  • Loại bỏ hoạt động [activity elimination]: tìm cách loại bỏ các hoạt động trong hoạt động kinh doanh, phân tích hậu quả cũng như ảnh hưởng của việc loại bỏ đó.

Lựa chọn kỹ thuật thích hợp
• Giá trị kinh doanh tiềm năng [potential business value]
• Chi phí dự án [project cost]
• Phạm vi phân tích [breadth of analysis]
• Rủi ro thất bại

Lựa chọn kỹ thuật thích hợp
Business Process Automation Business Process Involvement Business Process Reengineering Potential business value Project cost Breadth of analysis Risk

Low-moderate	Moderate	High
Low	Low-moderate	High
Narrow	Narrow-moderate	Very broad
Low-moderate	Low-moderate	Very high

4.1.3] Các kỹ thuật thu thập yêu cầu:

Phỏng vấn [Interviews]

Kết hợp phát triển ứng dụng [Joint Application Development [JAD]]

Điều tra [Questionnaires]

Phân tích tài liệu [Document analysis]

Quan sát [Observation]

Phỏng vấn: 5 bước

• Chọn người đựơc phỏng vấn
• Thiết kế câu hỏi phỏng vấn
• Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn
• Thực hiện phỏng vấn
• Thực hiện công việc sau phỏng vấn

Bước 1: Chọn người đựơc phỏng vấn
• Dựa vào các thông tin cần thu thập
• Chọn người đựơc phỏng vấn ở các vị trí khác nhau để có thông tin từ nhiều góc độ:
  • Người quản lý
  • Người sử dụng
  • Những người có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi hệ thống mới [stakeholder]

Bước 2: thiết kế câu hỏi phỏng vấn
• 3 loại câu hỏi:
  • Câu hỏi đóng[ close ended question]
  • Câu hỏi mở [open-ended question]
  • Câu hỏi dò [probing question]

Types of Questions Examples Close-Ended Questions Open-Ended Questions Probing Questions

- How many telephone orders? - How many customers place orders? - What additional information would you like the new system to provide?

- What do you think about the current system? - What are some of the problems you face on a daily basis? - How do you decide what types of marketing campaign to run?

- Why? - Can you give me an example? - Can you explain that in a bit more detail?

2 loại phỏng vấn:
• Phỏng vấn không cấu trúc [Unstructured interview]
  • Các thông tin chung, khái quát
  • Thực hiện tại các bước đầu tiên của dự án
• Phỏng vấn có cấu trúc [Structured interview]
  • Các thông tin cụ thể hơn
  • Thực hiện tại các bước sau của dự án

Bước 3: chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn

• Chuẩn bị kế hoạch phỏng vấn tổng thể
  • Liệt kê các câu hỏi
  • Dự đoán trước câu trả lời và câu hỏi tiếp theo
• Khẳng định lại lĩnh vực kiến thức
• Xác định các câu hỏi, lĩnh vực ưu tiên trong trường hợp không đủ thời gian
• Chuẩn bị cho người được phỏng vấn
  • Xếp lịch
  • Thông báo lí do phỏng vấn
  • Thông báo các lĩnh vực thảo luận
    

Bước 4: thực hiện cuộc phỏng vấn

• Phải gây được thiện cảm với người được phỏng vấn: tỏ ra chuyên nghiệp và không thiên vị
• Ghi lại tất cả thông tin
• Kiểm tra về chính sách ghi băng cuộc phỏng vấn
• Phải đảm bảo hiểu tất cả các vấn ñề và thuật ngữ
• Phân biệt rõ sự kiện với ý kiến bình luận
• Dành thời gian cho người đựơc phỏng vấn đặt câu hỏi
• Nhớ cảm ơn người được phỏng vấn và thông báo công việc tiếp theo sau cuộc phỏng vấn
• Kết thúc đúng giờ

Practical tips

• Dont worry, be happy
• Pay attention
• Summarize key points
• Be succint
• Be honest
• Watch body language

Bước 5: Công việc sau phỏng vấn

• Chuẩn bị báo cáo về cuộc phỏng vấn trong vòng 48 tiếng
• Gửi báo cáo cho người được phỏng vấn để sửa chữa, bổ sung nếu cần

INTERVIEW REPORT

Interview notes approved by:________________ Person interviewed ____________________ Interviewer _____________________ Date _____________________ Primary Purpose: Open Items:

JAD:

• Cho phép người quản lý, người sử dụng và người phát triển dự án làm việc cùng nhau để xác định các yêu cầu.
• Giảm việc vỡ [scope creep] dự án khoảng 50%.
• Tránh các yêu cầu quá cụ thể hoặc quá mập mờ.

Lựa chọn người tham dự và vai trò từng người
• Facilitator
  • sets the meeting agenda and guides the discussion
• Scribe [trợ lý]
  • assist the facilitator by recording notes, making copies, etc.
• Project team, users, and management

Thiết lập cuộc họp
• U-Shaped seating
• Away from distraction
• Whiteboard/flip chart
• Prototyping tools
• E-JAD

Phiên họp JAD
• Tend to last 5 to 10 days over a three week period
• Prepare questions as with interviews
• Formal agenda and ground rules
• Facilitator activities
  • Keep session on track
  • Help with technical terms and jargon
  • Record group input
  • Help resolve issues
• Post-session follow-up

Điều tra [Questionnaire], các bước:
• Selecting participant
  • Using samples of the population
• Designing the questionnaire
  • Careful question selection
• Administering the questionnaire
  • Working to get good response rate
• Questionnaire follow-up
  • Send results to participants

Điều tra [Questionnaire], thiết kế:
• Begin with non-threatening and interesting questions.
• Group items into logically coherent sections.
• Do not put important items at the very end of the questionnaire.
• Do not crowd a page with too many items.
• Avoid abbreviations.
• Avoid biased or suggestive items or terms.
• Number questions to avoid confusion.
• Pretest the questionnaire to identify confusing questions.
• Provide anonymity to respondents.

Phân tích tài liệu:
• Document analysis is used to provides clues about existing as-is system
• Typical documents used
  • Forms
  • Reports
  • Policy manuals
  • Organization charts
• Look for user additions to forms
• Look for unused form elements

Quan sát:
• Users/managers often dont remember everything they do
• Checks validity of information gathered other ways
• Behaviors change when people are watched
• Careful not to ignore periodic activities
  • Weekly Monthly Annual

Lựa chọn kỹ thuật thích hợp

Interviews JAD Questionnaires Document Analysis Observation Type of information Depth of information Breadth of information Integration of information User involvement Cost

As-is, improvements, to-be	As-is, improvements, to-be	As-is, improvements	As-is	As-is
High	High	Medium	Low	Low
Low	Medium	High	High	Low
Low	High	Low	Low	Low
Medium	High	Low	Low	Low
Medium	Low-Medium	Low	Low	Low-Medium

4.1.4] CD Selection:

Requirement Determination
• Requirement Analysis Techniques
  • Select BPI techniques to identify how to improve the current order process using a new web-based system
  • Using several JAD session including store managers, marketing analysts and Wed developers [the working group] to work through BPI techniques and brainstorm
  • Further apply informal benchmarking with Web-sites of several leading retailers and discuss with the working group
  • The output is a list of suggested business requirements for the project team
• Requirement-gathering Techniques
  • The project team applies document analysis, interview and observation techniques
  • Firstly apply document analysis to understand the current order processes [i.e., the as-is system]. If anything is not clear, use interview to clarify
  • Secondly interview senior analysts to get better ideas about as-is and to-be systems and IT contractor to understand the existing IT system
  • Thirdly observe in stores to see the real working process of as-is system
• The above activities at the end produces the requirement definition [report]
• Further JAD sessions are used to finalise and prioritise the requirement definition [report]

Top

Back Next