Tôi sẽ chỉ cho bạn 3 cách để xóa các khoảng trống khỏi menu thả xuống Xác thực dữ liệu trong Excel. Cả 3 phương pháp đều có nhiều bước, nhưng không có cách nào khác
Đây là vấn đề
3 cách để Xóa Khoảng trống khỏi Danh sách Menu thả xuống Xác thực Dữ liệu
Phương pháp sắp xếp [dễ dàng]
Xóa khoảng trống nhanh chóng [dễ dàng]
Công thức phức tạp [Phiên bản Excel cũ hơn] [phức tạp]
Công thức mảng động Excel 365 để xóa khoảng trống [khá dễ]
Sự kết luận
Phương pháp sắp xếp
Phương pháp sắp xếp khá đơn giản và không yêu cầu danh sách dữ liệu mới
Đầu tiên, chọn dữ liệu mà chúng tôi muốn xóa khoảng trống
Nhấp chuột phải > Sắp xếp > Sắp xếp từ A đến Z
Kết quả đã sắp xếp
Bây giờ, tất cả các khoảng trống đều ở dưới cùng và thật dễ dàng để tạo một danh sách không có khoảng trống
Lưu ý rằng tôi đã tạo lại danh sách Xác thực dữ liệu sau khi sắp xếp, nếu không sẽ có hai khoảng trống ở cuối danh sách
Loại bỏ khoảng trống nhanh chóng
Phương pháp này sẽ xóa tất cả các khoảng trống trong danh sách và nó rất dễ sử dụng
Đầu tiên, chúng tôi chọn vị trí của danh sách
Sau đó vào Go To Special. Trong Excel 2007 trở lên, hãy chuyển đến tab Trang chủ và nhìn sang bên phải và nhấp vào nút Tìm & Chọn và sau đó bạn có thể thấy tùy chọn này
Từ cửa sổ mở ra, chọn tùy chọn Blanks và nhấn OK
Bạn sẽ chỉ thấy các ô trống đã được chọn
Bây giờ, bấm chuột phải vào ô đã chọn, ô này sẽ là ô trống và bấm Xóa
Sau đó, chọn Dịch chuyển ô lên trên
Bấm OK thế là xong
Bây giờ tất cả các khoảng trống đã biến mất, chúng ta có thể tạo danh sách thả xuống Xác thực dữ liệu mà không có bất kỳ khoảng trống nào
Công thức phức tạp
Đây là cách phức tạp và khó chịu nhất để tạo danh sách không có khoảng trống nhưng nó cho phép bạn không phải chạm vào danh sách gốc [mặc dù bạn cũng có thể đạt được điều đó bằng cách sao chép/dán danh sách gốc cho hai ví dụ trước]
Chúng tôi bắt đầu với ví dụ này
Sau đó, chúng ta cần sử dụng công thức dưới đây để tạo danh sách mới
=IFERROR[INDEX[$A$2:$A$7,SMALL[IF[ISTEXT[$A$2:$A$7],ROW[$A$1:$A$6]], ROW[A1]]],""]Ta đưa công thức này vào ô B2 và dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter để đưa vào ô
Bạn PHẢI nhập công thức vào ô B2 theo cách này, thay vì chỉ nhấn phím Enter, nếu không nó sẽ không hoạt động. Đó là bởi vì đây là một Công thức mảng, điều đó chỉ có nghĩa là nó rất mạnh / hơi khó chịu
Khi bạn đặt công thức này vào ô B2 bằng Ctrl + Shift + Enter, hãy sao chép công thức xuống cột và bạn sẽ nhận được kết quả này
Và BAM bây giờ chúng ta có một danh sách đẹp không có khoảng trống nào
Bây giờ, hãy để tôi cho bạn biết bạn cần thay đổi những gì trong công thức trên để nó hoạt động với tập dữ liệu của bạn. Tuy nhiên, tôi sẽ không giải thích mọi yếu tố của công thức, mà chỉ giải thích những gì bạn cần thay đổi để công thức phù hợp với bạn
Đây là công thức của chúng tôi một lần nữa
=IFERROR[INDEX[$A$2:$A$7,SMALL[IF[ISTEXT[$A$2:$A$7],ROW[$A$1:$A$6]], ROW[A1]]],""]Bạn cần thay đổi nơi ghi $A$2. $A$7 [xuất hiện hai lần trong công thức] vào tham chiếu cột và hàng trong danh sách của bạn. Nếu danh sách của bạn nằm trong cột D và từ hàng 2 đến hàng 35, bạn sẽ thay đổi tham chiếu ở trên thành $D$2. $D$35
Bạn cũng cần thay đổi nơi ghi $A$1. $A$6 Lưu ý rằng tham chiếu này gần giống với tham chiếu trước ngoại trừ việc tham chiếu này bắt đầu ở hàng 1 và chỉ đi đến 1 hàng bên dưới cuối danh sách. Vì vậy, thay vì đi đến hàng 7, cuối danh sách, nó đi đến hàng 6. Để cập nhật danh sách này cho danh sách mới trong cột D từ hàng 2 đến 35, chúng tôi sẽ thay đổi tham chiếu phạm vi này thành $D$1. $D$34
Điều này có vẻ khó hiểu nhưng chỉ có ba tham chiếu phạm vi mà bạn cần thay đổi trong công thức này để công thức phù hợp với bạn
Lưu ý rằng công thức phức tạp này được tạo để hoạt động trên dữ liệu được thiết lập theo cách tương tự, nơi nó bắt đầu ở đầu trang tính và đi xuống cột
Công thức mảng động Excel 365 để xóa khoảng trống
Xóa khoảng trống, sắp xếp và trả về danh sách giá trị duy nhất
=SORT[UNIQUE[FILTER[A2:A7,A2:A7""]]]Sự kết luận
Thật khó chịu khi Excel không có tính năng mặc định để xóa khoảng trống khỏi danh sách trong Xác thực dữ liệu, hãy nhớ rằng tính năng Bỏ qua khoảng trống không liên quan gì đến việc này.
Tuy nhiên, sử dụng một trong ba phương pháp trên, bạn sẽ có thể có được danh sách đẹp mà bạn muốn
Đảm bảo tải xuống bảng tính được sử dụng trong hướng dẫn này để bạn có thể theo dõi và xem kết quả cuối cùng cho chính mình.