Làm việc theo nhóm là tập hợp 3 hoặc nhiều người để hoàn thành một mục tiêu nhất định. Làm việc theo nhóm giúp chúng ta hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Các loại hình[sửa | sửa mã nguồn]
Có hai hình thức nhóm gồm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức:
- Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài.
- Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau. Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn.
Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức.
Các giai đoạn phát triển của làm việc theo nhóm[sửa | sửa mã nguồn]
- Quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc gồm có 5 giai đoạn: Giai đoạn hình thành; giai đoạn sóng gió; giai đoạn chuẩn hóa; giai đoạn thể hiện và giai đoạn kết thúc hoặc điều chỉnh.
- Giai đoạn "Hình thành": Tập hợp các cá nhân khác biệt giống thời kỳ khởi đầu của quan hệ tình cảm xã hội. Tâm lý thường là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu, rụt rè. Điều quan trọng trong giai đoạn này là phải thúc đẩy các hoạt động giao tiếp để làm quen giữa các thành viên và các thành viên cũng cần phải thử vai trò lãnh đạo của trưởng nhóm.
- Giai đoạn "Sóng gió": Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm chạp, đầy trắc trở, không khí làm việc trong nhóm trở nên căng thẳng, chất lượng công việc không cao. Sự khác biệt về cá tính, cách làm việc, khả năng nhìn nhận vấn đề sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, thậm chí là xung đột giữa các thành viên, làm gia tăng nguy cơ đổ vỡ nhóm làm việc. Khi mức độ không hài lòng đồng hành cùng cảm giác bất mãn, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung, họ dành sức mạnh để phòng thủ và sẵn sàng chĩa vào nhau. Trong giai đoạn này, điều quan trọng là phải khuyến khích các thành viên tham gia để giải tỏa mâu thuẫn và sự khác biệt để họ cùng nhau thiết lập các nguyên tắc và cách thức làm việc. Các cá nhân có hành vi "không phù hợp" phải bị đào thải.
- Giai đoạn "Chuẩn hóa": Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết. Các quan hệ đi vào ổn định. Các chuẩn mực được hình thành và hoàn thiện. Các thành viên trong nhóm quen dần và điều hòa những khác biệt giữa họ. Sự xung đột về tính cách giảm dần và tính thích hợp tăng lên. Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này. Sự chân thành, tin tưởng và gắn bó trở nên rõ nét. Các trật tự được thiết lập.
- Giai đoạn "Thể hiện": Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm - giai đoạn hợp tác để thực hiện các mục tiêu của nhóm. Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ. Sự háo hức thể hiện rõ. Mức độ cam kết về công việc cao. Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách chín chắn và tích cực vì lợi ích chung. Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm.
- Giai đoạn "Kết thúc": Đây là giai đoạn mà các thành viên đã hoàn thành mục tiêu chung và các thành viên không còn phụ thuộc vào nhau nữa. Nhiệm vụ hoàn thành thì nhóm sẽ kết thúc vai trò để xây dựng hoặc tập hợp thành các nhóm mới với mục tiêu mới. Hoạt động của nhóm thường được giám sát và đánh giá để rút kinh nghiệm và bài học cho các nhóm khác, dự án khác
Ứng dụng[sửa | sửa mã nguồn]
Làm việc theo nhóm được ứng dụng khá phổ biến trong công tác quản trị nhân sự hiện đại. Các loại hình công việc được phân tích phù hợp với việc ứng dụng làm việc theo nhóm đều được áp dụng triệt để. Tuy nhiên, một trong những ứng dụng phổ biến nhất của làm việc theo nhóm chính là các dự án.
Ví dụ trong 1 dự án, khi ban lãnh đạo đưa ra 1 dự án, các thành viên được giao nhiệm vụ trong dự án đó, ngoài việc hoàn thành công việc của riêng mình ra, còn phải dùng kĩ năng làm việc theo nhóm để giúp cho dự án hoàn thành tốt trong thời gian ngắn nhất và đạt hiệu quả cao nhất.
Là giai đoạn đầu tiên trong 5 giai đoạn của làm việc nhóm. Giai đoạn hình thành là giai đoạn các thành viên bắt đầu tìm hiểu nhau về công việc chung của cả nhóm.
Đây là giai đoạn từ những người xa lạ tập hợp lại thành một nhóm, bắt đầu làm quen với nhau giới thiệu về bản thân, chia sẻ với nhau những kiến thức và kinh nghiệm của bản thân đối với mọi người trong nhóm.
Giai đoạn hình thành rất cần sự hỗ trợ từ người đứng đầu của cả nhóm, hướng dẫn các thành viên trong nhóm lập được kế hoạch và mục tiêu của bản thân. Lúc này 2 trường phái cảm xúc bắt đầu xuất hiện, người sẽ thấy lo sợ bất an nhưng có người sẽ rất vui vẻ hồi hộp chờ đón nhóm làm mới.
Ở giai đoạn này các nhóm thường sẽ đưa ra những quyết định dựa vào số đông để tránh tình trạng tranh cãi mâu thuẫn với nhau.
2. Giai đoạn sóng gió
Là giai đoạn các thành viên bắt đầu hiểu nhau, trao đổi với nhau nhiều hơn. Từ đó bộc lộ được những quan điểm, ý kiến của mọi người. Các ý kiến có thể đối lập nhau, mỗi người mỗi quan điểm khác nhau và từ đó xảy ra xung đột.
Đây là giai đoạn rất khó khăn đối với các nhóm, vì các thành viên rất dễ xảy ra mâu thuẫn, không ai chịu lắng nghe ai. Để tránh xảy ra những mâu thuẫn không đáng có cần nhìn nhận lại vấn đề và đối mặt có những biện pháp giải quyết nhanh chóng.
Ở giai đoạn này mọi người trong nhóm luôn hoài nghi về tất cả, không còn tin vào các thành viên còn lại trong nhóm. Tinh thần của nhiều người bị đi xuống dẫn tới chia bè chia phái.
Mặc dù giai đoạn xung đột là tạo ra khó khăn và căng thẳng nhất trong 5 giai đoạn của làm việc nhóm nhưng nó cũng là cơ hội để nhóm có thể thúc đẩy sự sáng tạo và phát triển, dám đối mặt với thách thức, tạo điều kiện thích nghi hơn từ đó hỗ trợ cho giai đoạn ổn định sau này.
3. Giai đoạn ổn định
Là giai đoạn thứ 3 trong 5 giai đoạn làm việc của nhóm. Trong giai đoạn này, bắt đầu xây dựng được những kế hoạch làm việc và các bước cụ thể để hoàn thành công việc. Giai đoạn này các thành viên đã chấp nhận những sự khác biệt của nhau, giải quyết những mâu thuẫn, biết nhận biết thế mạnh và tôn trọng lẫn nhau.
Các thành viên trong nhóm ở giai đoạn ổn định đã hiểu hơn về nhau cùng nhau làm việc đạt được mục tiêu chung của nhóm. Khi đã hiểu nhau hơn, lúc này các thành viên hợp tác hiệu quả hơn, biết vận dụng sức mạnh của cả nhóm để cùng nhau làm việc đạt được kết quả tốt nhất.
Giai đoạn ổn định là thời điểm thúc đẩy sự phát triển cá nhân và nhóm. Tuy nhiên đây cũng là giai đoạn chuyển giao giữa giai đoạn xung đột và ổn định nên khi có vấn đề mới rất dễ rơi vào lại trạng thái xung đột như trước.
4. Giai đoạn hoạt động hiệu quả
Đây là giai đoạn mà các thành viên trong nhóm đạt được hiệu quả công việc tốt nhất, khả năng kết nối giữa các thành viên đạt hiệu quả cao nhất hướng tới đạt kết quả mục tiêu tốt nhất.
Mỗi thành viên trong nhóm ở giai đoạn này đã nắm rõ hết nhiệm vụ và trách nhiệm của bản thân, từ đó cố gắng làm việc hết mình vì mục tiêu chung của nhóm. Ở giai đoạn này các thành viên đồng hành, chia sẻ thông tin kiến thức để mọi thành viên đều đóng góp vào việc hoàn thành mục tiêu.
Các thành viên thoải mái khi làm việc cùng nhau, thành viên mới gia nhập cũng dễ hòa nhập và làm việc hiệu quả, nếu có thành viên rời nhóm thì cũng không ảnh hưởng nghiêm trọng gì tới hoạt động của cả nhóm. Tinh thần chủ đạo ở giai đoạn này chính là tinh thần đồng đội. Giai đoạn này đạt đến sự hoàn hảo nhất trong quá trình phát triển nhóm của 5 giai đoạn của làm việc nhóm.
5. Giai đoạn chấm dứt hoặc chuyển giao
Là giai đoạn cuối trong 5 giai đoạn của làm việc nhóm. Giai đoạn này xuất hiện khi nhiệm vụ của nhóm đã hoàn thành và nhóm chuẩn bị tan rã hoặc chuyển hướng sang một nhiệm vụ mới.
Ở giai đoạn này, các nhóm tổng kết lại kết quả đã đạt được, đánh giá cả những thành công và thất bại, bài học kinh nghiệm rút ra được, và đánh giá công sức của từng thành viên tham gia.
Nhóm nếu tan rã thì đây là giai đoạn để mọi người cùng nhau nhớ về những thời gian làm việc cùng nhau, những khó khăn đã trải qua và những thành công đạt được.
Nếu nhóm chuyển hướng sang dự định mới, nhiệm vụ mới thì giai đoạn này sẽ là giai đoạn chuyển giao, nhiệm vụ cần phải chuyển tiếp cho người mới hoặc nhóm mới.
Đây cũng là giai đoạn để các thành viên trong nhóm có thể phát triển cá nhân, tự đánh giá lại những gì đã học được trong thời gian làm việc với nhóm.
Trên đây là 5 giai đoạn của làm việc nhóm [áp dụng cho các nhóm từ 3-12 người]. ICANTECH hi vọng bạn đọc từ những kiến thức bổ ích này có thể áp dụng vào tình trạng của nhóm sao cho phù hợp để nhóm luôn làm việc đạt hiệu quả tốt nhất.
Các giai đoạn phát triển của nhóm là gì?
Mô hình của Tuckman chia chặng đường của một nhóm thành 4 giai đoạn: Forming [Hình thành], Storming [Sóng gió], Norming [Ổn định] và Performing [Hoạt động hiệu quả].
Đâu là giai đoạn khó khăn nhất của nhóm?
Giai đoạn Sóng gió [Storming] Đây là giai đoạn rất khó khăn đối với nhóm và dễ dẫn đến kết quả xấu. Ở giai đoạn này, có thể xảy ra xung đột giữa các thành viên do những nguyên nhân khác nhau như: phong cách làm việc, cách cư xử, tranh cãi về các vấn đề hay giải pháp, văn hóa,…
Giai đoạn sóng gió là gì?
Giai đoạn sóng gióLà giai đoạn các thành viên bắt đầu hiểu nhau, trao đổi với nhau nhiều hơn. Từ đó bộc lộ được những quan điểm, ý kiến của mọi người. Các ý kiến có thể đối lập nhau, mỗi người mỗi quan điểm khác nhau và từ đó xảy ra xung đột.
Đâu là đặc trưng của giai đoạn hình thành?
- Giai đoạn hình thành được đặc trưng bởi việc giải quyết chủ yếu đối với sự không vững chắc, không ổn định của mục đích, cấu trúc, và sự lãnh đạo của nhóm. Các thành viên của nhóm đang thăm dò để xác định các dạng hành vi phù hợp – các hành vi sẽ được mọi người chấp nhận.