Bước vào môi trường đại học hay lúc đi làm, có nhiều công việc đòi hỏi chúng ta thường xuyên hợp tác với nhau thành một nhóm nhỏ. Vậy phải làm thế nào để công việc của nhóm đạt năng suất, hiệu quả cao? Các thành viên cần có thái độ và cách làm việc như thế nào cho phù hợp? Hãy theo dõi bài viết dưới đây để bỏ túi 5 phương pháp làm việc nhóm hiệu quả:
Lắng nghe, giúp đỡ và tôn trọng
Lắng nghe là yếu tố tiên quyết giúp teamwork gắn kết, thấu hiểu và hoạt động hiệu quả. Đã hợp tác với nhau để làm việc, các thành viên cần biết tôn trọng, lắng nghe mọi ý kiến, quan điểm của nhau. Mỗi cá thể đều có những thế mạnh, điểm yếu riêng. Đó là lý do tại sao chúng ta hợp sức để làm việc. Không có ai là hoàn hảo và mọi người đều cần có sự tôn trọng lẫn nhau. Đừng bao giờ để cái tôi lấn át và luôn xem mình là trung tâm của vũ trụ, thực tế cho thấy bạn không thể nào giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong công việc mà không có mọi người trong nhóm. Lắng nghe giúp bạn học hỏi thêm được nhiều lối tư duy hay kiến thức hay ho, mới mẻ từ đồng đội. Lắng nghe để lựa chọn phương án tối ưu nhất cho công việc chung. Khi thấu hiểu đồng đội, chúng ta dễ dàng biết được điểm yếu của nhau để góp ý chân thành cùng nhau giúp đỡ, sửa chữa, hoàn thiện bản thân ngày càng tiến bộ. Khi đó, hiệu suất công việc sẽ cải thiện rất đáng kể.
Tổ chức và phân công công việc
Muốn công việc được hoàn thành đúng thời gian, có sự công bằng trong các thành viên đòi hỏi chúng ta phải biết tổ chức và phân công hợp lý, khoa học. Kỹ năng này thuộc về người trưởng nhóm [leader], tuy nhiên, chúng ta cũng cần biết đến phương pháp này để góp ý với trưởng nhóm khi chúng ta thấy họ đang tổ chức và điều hành không tốt. Trưởng nhóm có trách nhiệm phân chia nhiệm vụ đồng đều giữa các thành viên, không có sự thiên vị hay cảm xúc riêng tư. Bên cạnh đó, trưởng nhóm còn phải là người đại diện đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc, theo dõi các giai đoạn công việc một cách khách quan, minh bạch.
Tinh thần trách nhiệm
Dù là ở vị trí hay làm công việc nào, bạn đều cần có tinh thần trách nhiệm với nhiệm vụ mình đảm nhận. Trách nhiệm đồng nghĩa với việc hoàn thành đúng thời hạn được giao, bỏ thời gian công sức phù hợp và tận tâm vì nhiệm vụ đó. Khi có vấn đề trục trặc, hãy kêu gọi sự giúp đỡ từ trưởng nhóm và các thành viên khác. Bạn không được ỷ lại vào bất kỳ ai trong nhóm, điều này sẽ rất ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng của công việc. Tích cực đóng góp ý kiến, chỉnh sửa hay năng nổ trong các buổi họp nhóm là một điều tuyệt vời. Tinh thần trách nhiệm còn giúp mọi người tôn trọng và muốn hợp tác với bạn vào những dự án khác sau này trong tương lai.
Tư duy phản biện
Tư duy phản biện là quá trình tư duy phân tích, đánh giá vấn đề, tình huống gặp phải ở mọi khía cạnh một cách toàn diện nhằm đánh giá lại tính chính xác cũng như làm sáng tỏ vấn đề. Vậy tư duy phản biện có lợi gì trong làm việc nhóm?
Tư duy phản biện giúp bạn thấy được những thiếu sót, “khuyết tật” trong ý tưởng hay tư duy, hướng đi của cả nhóm. Nhóm của bạn sẽ có được một ý tưởng toàn diện và đúng đắn hơn nhờ có tư duy phản biện. Bên cạnh đó, tư duy phản biện trong các cuộc họp nhóm chính là khởi nguồn của sự phát triển của nhóm. Điều này giúp bạn nhìn bao quát vấn đề, hiểu sự gắn kết, logic giữa các quan điểm, lập luận thuyết phục người nghe khi bạn có một ý tưởng hay hướng đi mới cần mọi người chấp thuận. Bằng những lý lẽ và minh chứng hấp dẫn, đúng đắn, những đề xuất của bạn cho dự án, nhiệm vụ sẽ dễ dàng được đồng ý hơn.
Khuyến khích và tinh thần tích cực
Bất cứ lời động viên, khuyến khích nào đều có sức mạnh tinh thần tốt đẹp lạ kỳ. Đừng tiết kiệm những lời khen cho sự cố gắng và nỗ lực của các thành viên trong nhóm, đặc biệt khi bạn là trưởng nhóm. Họ sẽ cảm thấy công sức và thời gian của mình bỏ ra được trân trọng, từ đó có thêm động lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Năng suất làm việc trong nhóm cũng trở nên hiệu quả hơn rất nhiều. Chân thành góp ý, khuyến khích sự chỉnh sửa có tác dụng tích cực gấp nhiều lần so với việc chỉ trích, bắt lỗi. Môi trường đội nhóm là môi trường tập hợp nhiều cái tôi và điểm mạnh, yếu khác nhau. Mỗi thành viên đều cần điều hoà cái tôi cho phù hợp để không làm không khí làm việc quá căng thẳng và ngột ngạt. Việc một thành viên làm không tốt cần được mọi người khích lệ và thông cảm để họ có thêm động lực tiến bộ hơn. Vì vậy hãy luôn dùng thái độ tích cực và cởi mở để làm việc với nhau.
Trên đây là những chia sẻ về phương pháp làm việc nhóm hiệu quả. Nắm rõ và vận dụng hiệu quả những phương pháp trên, vấn đề làm việc nhóm sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Sở hữu kỹ năng làm việc nhóm còn giúp bạn có nhiều cơ hội việc làm hay thăng tiến trong những nấc thang sự nghiệp. Hãy tôn trọng lẫn nhau và giúp đỡ nhau cùng tiến bộ, cùng đạt được những thành công trong công việc!
>> Xem thêm: Sau đại dịch, còn lối đi nào cho người vừa mất việc?
— HR Insider —
VietnamWorks – Website tuyển dụng trực tuyến số 1 Việt Nam
Trong cuộc sống hiện nay, làm việc nhóm không chỉ là một kỹ năng mà còn là một công cụ để giúp chúng ta thành công. Để đạt được điều đó thì mỗi người cần phải tự đánh giá kỹ năng làm việc nhóm của mình hiệu quả đến đâu và có thể đóng góp gì cho công việc chung. CareerLink.vn sẽ chỉ ra cho bạn các tiêu chí để đánh giá kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
Lắng nghe và thấu hiểu
Lắng nghe là kỹ năng đầu tiên được chú trọng khi bạn hòa mình làm việc ở môi trường tập thể. Điều này phản ánh sự tôn trọng giữa các thành viên trong nhóm. Lắng nghe không chỉ là sự tiếp nhận thông tin từ người nói mà còn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực và phản hồi bằng thái độ tôn trọng. Vì thế bạn hãy rèn luyện cho mình khả năng lắng nghe và thấu hiểu mọi việc xung quanh, thành quả mà bạn thu được sẽ là lòng tin của mọi người, khả năng nắm bắt thông tin và giải quyết được vấn đề.
Khả năng thuyết phục
Trong làm việc nhóm, điều tất yếu là sẽ có những ý kiến trái chiều, phản đối ý kiến của bạn. Thay vì cả nể, nhún nhường, bạn cần phải biết cách bảo vệ và thuyết phục người khác đồng tình với ý kiến của mình. Khi thuyết phục, bạn phải dựa vào chính những ý kiến chung để củng cố hay làm cho nó trở nên hợp lý hơn chứ không chỉ dựa vào lý lẽ cá nhân. Làm như vật bạn sẽ nhận được sự đồng tình của nhiều thành viên trong nhóm.
Sự tin tưởng
Làm việc trong cùng một nhóm đồng nghĩa với việc các thành viên phải tin tưởng lẫn nhau để gặt hái kết quả tốt nhất. Bởi nếu không tin tưởng lẫn nhau, bạn sẽ không thể giải quyết các khó khăn, các mâu thuẫn nội bộ và đặc biệt là không biết cách tư duy, làm việc sáng tạo. Chính vì vậy, niềm tin chính là một trong những nhân tố quan trọng nhất quyết định thành công của cả nhóm. Các nhóm có thể xây dựng lòng tin bằng cách nói chuyện cởi mở với nhau không chỉ về vấn đề công việc mà còn về sở thích, những câu chuyện hài hước hay trong cuộc sống hằng ngày.
Khả năng làm việc dưới áp lực
Khi làm việc nhóm, nhất là những lúc cao điểm, hầu hết thành viên đều cảm thấy mệt mỏi vì khối lượng công việc quá lớn, lịch làm việc lại quá dài hay thời gian nghỉ ngơi bị rút ngắn. Chính vì vậy, để trở thành một thành viên tích cực trong nhóm, bạn phải rèn luyện cho mình khả năng làm việc dưới áp lực cao, sẵn sàng trước những deadline chẳng chịt và những mệnh lệnh của cấp trên. Nếu làm được điều này, bạn sẽ thấy mình trưởng thành và bản lĩnh thế nào.
Bình tĩnh
Trong cuộc sống hay làm việc, có những tình huống đẩy chúng ta vào thế bị động, thậm chí tiến thoái lưỡng nan. Khi ấy, áp lực, mâu thuẫn sẽ khiến bạn cảm thấy mất bình tĩnh và khó khăn trong việc giải quyết vấn đề. Bởi vậy bạn nên cố gắng giữ cho mình sự bình tĩnh và cư xử nhã nhặn với mọi người ngay cả khi bạn cảm thấy khó chịu. Đối diện với áp lực một cách bình tĩnh, bạn sẽ biết rằng mọi việc không quá khó khăn như mình nghĩ. Sau khi suy xét và nhìn nhận tình hình, bạn sẽ thấy bình tĩnh và giải quyết công việc dễ dàng hơn.
Tôn trọng đồng nghiệp
Làm việc nhóm cũng đòi hỏi bạn phải tôn trọng những đồng nghiệp thân thiết của mình, thậm chí ngay cả những lúc họ lơ là trách nhiệm hoặc bất đồng quan điểm với bạn. Mỗi thành viên trong nhóm phải tôn trọng ý kiến của những người khác thể hiện qua việc động viên, hỗ trợ nhau, nỗ lực biến chúng thành hiện thực. Khi các thành viên trong nhóm thể hiện sự tôn trọng lẫn nhau nghĩa là đang đóng góp sức mình vào sự thành công của nhóm.
Khả năng hợp tác
Làm việc nhóm không chỉ là mọi người cùng làm việc chung với nhau trong một nhóm mà còn phải phối hợp ăn ý, tạo ra một dây chuyền vận hành tốt nhất, để tương trợ lẫn nhau cùng phát triển và hướng đến mục tiêu chung. Bởi lẽ không một ai trong chúng ta có thể giỏi bằng tất cả chúng ta hợp lại. Nếu phát huy tốt tinh thần làm việc nhóm thì bạn có thể thúc đẩy sự hợp tác, phối hợp, hiểu biết và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên, tạo ra những giải pháp sáng tạo, hiệu quả cho mọi vấn đề khó khăn.
Khả năng tổ chức công việc
Bất kỳ một công việc gì, từ cá nhân đến tập thể đều cần phải có sự tổ chức. Khi nắm rõ được công việc, trưởng nhóm cần phân công chi tiết công việc cho từng thành viên để tránh công việc chồng chéo lên nhau, đồng thời phát huy năng lực và sở trường của họ, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng tiến độ và thời gian.
Kỹ năng giao tiếp
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng giao tiếp của từng thành viên trong nhóm như tuổi tác, giới tính, ngôn ngữ, văn hóa và cá tính. Nếu bạn thực sự nắm được những kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong làm việc nhóm, bạn sẽ ngạc nhiên với những bước tiến mà bạn đạt được trong công việc. Để trở thành một người giao tiếp giỏi trong nhóm đòi hỏi bạn phải biết lắng nghe ý kiến, quan điểm và mối quan tâm của các thành viên khác. Bạn không nên đón nhận sự chỉ trích bằng việc bảo thủ, chống đối, mà nên bày tỏ suy nghĩ và quan điểm của mình bằng tinh thần xây dựng và tôn trọng.
Khả năng kiểm soát tình huống
Khi gặp những tình huống bất ngờ phát sinh thì việc giải quyết vấn đề hiệu quả là một phần của làm việc nhóm. Bạn sẽ xác định được mấu chốt của chúng bằng những cuộc thảo luận mở, cũng như hợp tác với các thành viên để đề ra phương án giải quyết hiệu quả. Bên cạnh đó, việc giải quyết các mâu thuẫn nội bộ cũng là một cách để duy trì sự kết hợp chặt chẽ của nhóm vì đã hợp thành một nhóm có nghĩa là phải biết cách chấp nhận từng cá nhân và làm chủ bản thân.
Tinh thần lạc quan
Sự hăng say, nhiệt tình của bạn có thể sẽ là chất xúc tác giúp tăng hiệu quả làm việc của các thành viên khác. Bạn cần nhận ra điêu này và nắm bắt để khuấy động sự hăng hái, nhiệt tình trong quá trình làm việc cho cả nhóm. Những câu chuyện hài hước, một nụ cười vào sáng sớm có thể khiến đồng nghiệp của bạn vui trong cả ngày.
Tinh thần trách nhiệm
Dù là làm việc theo nhóm hay một mình, bạn cũng cần luyện cho mình một tinh thần tận tâm, trách nhiệm với công việc. Đừng nghĩ rằng mình không làm tốt thì sẽ có những thành viên khác gánh vác hộ. Với suy nghĩ đó, bạn đã bỏ lỡ cơ hội trở thành một thành viên được đánh giá cao. Vì vậy, hãy chủ động làm tốt công việc của mình, đồng thời quan tâm đến công việc của đồng nghiệp, bạn sẽ thấy công việc chung hiệu quả vầ hiệu suất đến thế nào.
Lòng kiên trì
Khi bắt đầu bất cứ một công việc gì, chắc chắn bạn sẽ gặp phải không ít khó khăn khiến bạn thất bại và nản lòng, nhưng mọi việc luôn luôn và thực sự dẫn đến điều thành công nếu bạn có một cái nhìn rõ ràng và kiên trì với mục tiêu. Đừng để những người suy nghĩ tiêu cực hay khó khăn phá hỏng kế hoạch tiến tới thành công của bạn. Khi gặp trở ngại, bạn hãy dừng lại, bắt đầu lại từ đầu với những cách nghĩ và hành động mới. Bạn không những cải thiện được bản thân mà còn có thể giúp những người khác cũng như chính nhóm của mình tiến lên phía trước.
Sự quyết tâm
Tinh thần quyết tâm tạo ra năng lượng, sức mạnh và niềm tin cho toàn bộ thành viên trong nhóm. Mọi khó khăn đều được vượt qua, khả năng của mỗi cá nhân sẽ được ghi nhận nếu cả nhóm có tinh thần quyết tâm cao và sẵn sàng đi đến cùng. Dù chỉ là một thành viên trong nhóm hay nhóm trưởng, hãy cố gắng truyền đi thông điệp, tầm nhìn của bạn. Điều đó sẽ nâng cao tinh thần quyết tâm cho toàn bộ các thành viên, đồng thời giúp mọi người phát huy thế mạnh của từng cá nhân để đóng góp hiệu quả nhất cho công việc chung.
Nhạy bén
Khi làm việc trong một nhóm, bạn thường xuyên phải linh hoạt thời khóa biểu, kế hoạch hay công việc của mình để đảm bảo cả nhóm có thời gian thảo luận khi cần thiết, đồng thời giải quyết những tình huống khác nhau trong công việc. Việc thích nghi với những thay đổi là điều vô cùng quan trọng. Nó giúp bạn chủ động trước mọi sự việc bất ngờ gây ảnh hưởng đến công việc chung.
Phương Thảo