Cách nên dòng trong Excel

Thanh Hoàng 01/11/2021

Chọn dòng tại vị trí cần chèn > Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn > Chọn Insert.

Bước 1: Chọn dòng tại vị trí cần chèn. Để chọn, bạn nhấp chuột vào ô đầu tiên của dòng [ô thứ tự] hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và nhấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Lưu ý:

Bạn cần chèn bao nhiêu dòng thì chọn bôi bấy nhiêu dòng và dòng được chèn mới sẽ chèn tự động vào phía trên vùng đã chọn.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn và chọn Insert.

Kết quả xuất hiện thêm các dòng mới được chèn trên các dòng đã chọn.

Chọn dòng tại vị trí cần chèn > Ấn giữ phím Alt > Nhấn phím I > Nhấn phím R.

Bước 1: Chọn dòng tại vị trí cần chèn. Để chọn, bạn nhấp chuột vào ô đầu tiên của dòng [ô thứ tự] hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và nhấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Bước 2: Nhấn tổ hợp phím Alt + I. Sau đó, giữ nút Alt nhấn R.

Bạn cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Y.

Bạn sẽ thấy kết quả hiển thị thêm dòng ở phía trên các dòng được chọn.

Chọn dòng tại vị trí cần chèn > Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Dấu + ở bàn phím chính [hoặc tổ hợp phím Ctrl + Dấu + ở bàn phím phụ].

Bước 1: Chọn dòng tại vị trí cần chèn. Để chọn, bạn nhấp chuột vào ô đầu tiên của dòng [ô thứ tự] hoặc nhấp vào bất kỳ ô nào trên dòng đó và nhấn phím Shift + Space để bôi dòng tự động.

Bước 2: Chèn thêm dòng bằng cách:

Sử dụng tổ hợp Ctrl + Shift + Dấu +] trên bàn phím chính.

Hoặc nhấn Ctrl + Dấu + trên bàn phím phụ.

Nhấn Ctrl + Dấu +

Bạn sẽ thấy kết quả hiển thị thêm dòng ở phía trên các dòng được chọn.

Sau thao tác trên bạn cần chèn thêm nhiều dòng cùng một lúc đối với bảng biểu làm việc dữ liệu lớn bạn hãy sử dụng phím nút F4 [hoặc Fn + F4]. Phím tắt này sẽ lặp lại hành động cuối cùng của bạn.

Chọn vùng dữ liệu cần thao tác > Ấn tổ hợp phím Ctrl + T > Chọn vùng dữ liệu mình cần tại ô Where is the data for your table? > Nhấp OK > Giữ phím Alt, trước tiên nhấn H, sau đó nhấn I và cuối cùng A. Vậy là xong.

Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần thao tác > Sử dụng phím tắt Ctrl + T [hoặc vào Home > Chọn Format as Table] và chọn kiểu phù hợp nhất để định dạng bảng biểu Excel.

Bước 2: Trong hộp thoại Create Table vừa xuất hiện, bạn chọn vùng dữ liệu mình cần tại ô Where is the data for your table? > Nhấp OK.

Bây giờ danh sách của bạn đã được định dạng bảng, bạn chọn lại vùng dữ liệu cần thao tác và tiến hành làm theo bước tiếp theo nhé.

Bạn cũng có thể chọn vùng dữ liệu mình cần trước đến khi hộp thoại này xuất hiện chỉ cần nhấn OK là xong.

Bước 3: Giữ phím Alt, trước tiên nhấn H, sau đó nhấn I và cuối cùng A. Đây là một phím tắt cho các tùy chọn Insert Table Rows Above.

Kết quả dòng mới chỉ chèn vào giữa các dòng trong vùng bảng đã chọn, không chèn vào các dòng ở ngoài bảng.

Đối với các bảng biểu làm việc nhỏ hoặc muốn chèn dòng trống ở một số dòng nhất định thì bạn nên làm theo cách này.

Hướng dẫn nhanh:

Giữ phím Ctrl và nhấp chọn các dòng cần chèn thêm dòng mới > Kíck chuột phải vào trong vùng vừa bôi đen và chọn Insert.

Hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Giữ phím Ctrl và chọn từng dòng cần chèn thêm từ bảng dữ liệu bằng cách nhấp vào ô số thứ tự từng dòng.

Bước 2: Nhấp chuột phải vào trong vùng chọn và chọn Insert từ danh sách [hoặc sử dụng phím tắt Excel đã được liệt kê ở mục I, II, III].

Kết quả sẽ xuất hiện các dòng được chèn xen kẽ.

Với các bảng làm việc dữ liệu lớn, hoặc khi bạn cần chèn đều các dòng trống vao giữa thì hãy tham khảo hướng dẫn bên dưới.

Hướng dẫn nhanh

• Tạo một cột trợ giúp trong vùng làm việc cần chèn thêm và nhập số thứ tự 1,2,3....
• Sao chép cột trợ giúp vừa tạo và dán ngay dưới ô cuối cùng của cột đó.
• Chọn toàn bộ vùng bảng vừa thao tác, chọn Sort trong mục Data.
• Trên cửa sổ sẽ xuất hiện bảng phân loại theo cột trợ giúp
• Tại mục Sort by chọn cột giả lập số thứ tự.
• Mục Sort On chọn Values.
• Mục Order chọn Smallest to Largest.
• Chọn OK.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Giả lập một cột trợ giúp. Nhập số 1 và 2 vào ô bắt đầu. Sau đó, di chuột tại góc phải ô 2 đến khi xuất hiện biểu tượng dấu cộng [+] thì giữ chuột và rồi kéo đến dòng muốn chèn.

Bước 2: Sao chép cột trợ giúp, dán vào ngay dưới ô cuối cùng của cột đó.

Bước 3: Chọn toàn bộ bảng vừa thao tác > Chọn tab Data > Chọn Sort.

Bước 4: Trên cửa sổ sẽ xuất hiện bảng phân loại theo cột trợ giúp:

• Mục Sort by chọn cột vừa giả lập số thứ tự [trong ví dụ của tôi là Colum G].
• Mục Sort On chọn Values [Giá trị].
• Mục Order chọn Smallest to Largest [Từ nhỏ đến lớn].

Sau đó chọn OK.

Kết quả các dòng được chèn mới theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn theo cột giả lập. Sau đó bạn xóa bỏ cột giả lập trợ giúp là xong.

Với các bước mình đã hướng dẫn ở trên, hi vọng có thể giúp các bạn biết cách để chèn dòng trong Excel. Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, hãy để lại bình luận phía dưới nhé!

Hằng Hoàng Thị Thúy 01/11/2021

Trong Excel, việc chỉ nhấn Enter sẽ khiến trỏ chuột nhảy xuống ô bên dưới, không thể xuống dòng trong ô như Word. Khi nhập nội dung dài sẽ gặp trường hợp nội dung bị tràn sang các ô bên cạnh. Để căn chỉnh cho nội dung hiển thị đầy đủ trong 1 ô tính bạn sẽ cần đến tính năng ngắt dòng của Excel.

Để xuống dòng trên nền tảng Windows ta sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter.

Đối với macOS, bạn có thể dùng tổ hợp phím Command + Enter.

Trên Google Spreadsheets, bạn có thể sử dụng tổ hợp Ctrl + Enter hoặc Alt + Enter để ngắt dòng.

Nhập nội dung vào ô tính > Đặt dấu nháy tại nơi cần xuống dòng > Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.

• Chỉ cần đặt dấu nháy chuột vào vị trí mà bạn muốn xuống dòng và nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.

• Sau khi sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter, nội dung nằm sau dấu nháy sẽ tự động xuống dòng. Sau đó chúng ta tiến hành chỉnh sửa, căn chỉnh lại nội dung sao cho phù hợp.

Ngoài tổ hợp Alt + Enter, bạn có thể sử dụng Wrap Text sẽ được hướng dẫn tiếp theo trong phần kế tiếp.

Tính năng này sẽ giúp nội dung trong ô của bạn tự động ngắt dòng để hiện thị nội dung vừa đủ với độ rộng của ô, bạn có thể điều chỉnh độ rộng ô để nội dung hiển thị theo bố cục bạn muốn.

Hướng dẫn nhanh

Chọn ô chứa nội dung cần ngắt dòng > Chọn Wrap Text trên thanh công cụ.

Hướng dẫn chi tiết

Để sử dụng Wrap Text, đầu tiên ta nhập dữ liệu vào ô tính, tiếp theo chọn ô bạn muốn ngắt dòng và nhấn Wrap Text trong mục Alignment trên thanh Home, dòng chữ trong ô sẽ tự động xuống hàng khớp với độ rộng của ô.

Chỉ việc điều chỉnh độ rộng ô, nội dung của bạn sẽ được hiển thị theo bố cục đẹp mắt hơn.

Hướng dẫn nhanh

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc vào mục Format trên thanh công cụ > Format Cells > Chọn Alignment trong bảng Format Cells > Chọn Wrap Text > Nhấn OK

Hướng dẫn chi tiết

Để mở bảng Format Cells ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc vào mục Format chọn Format Cells.

Tiếp tục chọn mục Alignment trên bảng Format Cells và tích vào ô Wrap Text, cuối cùng là nhấn OK.

Sau khi hoàn tất, nội dung văn bản sẽ tự động xuống dòng, đồng thời độ rộng ô và độ cao hàng cũng sẽ tự động căn chỉnh mà không cần phải chỉnh sửa thủ công.

Những vấn đề thường gặp

Lỗi không tách được các thành phần trong văn bản như tổ hợp Alt + Enter

Lỗi không tự điều chỉnh chiều cao hàng

Khi chọn Wrap Text để xuống dòng mà ô tính không hiển thị hết nội dung thì có thể bạn chưa cài đặt tự điều chỉnh độ cao hàng [AutoFit Row Height].

Cách khắc phục

Chỉ cần chọn mục Format trên thanh công cụ, chọn AutoFit Row Height, hệ thống sẽ tự động căn chỉnh độ cao hàng mà bạn không cần phải thao tác thủ công, giúp cho việc xuống dòng bằng Wrap Text diễn ra suôn sẻ hơn.

Nhập nội dung vào ô tính > Trên thanh công cụ chọn Wrap Text.

Tương tự như trên Excel, Google Spreadsheets tích hợp tính năng Wrap Text giúp bạn dễ dàng xuống dòng trong một ô một cách nhanh chóng. Các bước thực hiện vô cùng đơn giản.

Bước 1: Gõ nội dung vào ô trên bảng tính.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Định dạng [1], tiếp theo chọn Xuống dòng tự động [2], sau đó nhấn mục Xuống dòng [3], sau khi chọn Xuống dòng nội dung trong ô sẽ tự động ngắt dòng theo độ rộng ô như hình dưới. Sau đó bạn có thể điều chỉnh độ rộng ô cho bố cục đẹp mắt hơn.

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép người dùng thực hiện hàng loạt các thủ tục xuống dòng một các tự động và nhanh chóng.

Nhược điểm: Phải thiết lập công thức tìm kiếm và thay thế phức tạp, giới hạn việc xuống dòng bởi công thức đã cài đặt trước đó.

Chọn vào ô chứa nội dung cần thực hiện > Nhập biểu tượng Find & Select trên thanh công cụ > Chọn Replace > Trong bảng Find and Replace, gõ điều kiện xuống dòng vào Find what và tổ hợp Ctrl + J vào Replace with > Nhấn Replace All

Bước 1: Nhập nội dung vào ô tính.

Bước 2: Vào Find & Select trên thanh công cụ và chọn Replace...

Bước 3: Gõ điều kiện thay thế bạn muốn để hệ thống thực hiện việc xuống dòng. Ví dụ thay thế toàn bộ khoảng cách bằng việc xuống dòng, bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + J [ấn đồng thời 2 phím Ctrl và J tại mục Replace with] và gõ dấu cách vào mục Find what, sau đó nhấn Replace All.

Bước 4: Sau khi thực hiện thủ tục thay thế ta sẽ có kết quả như hình dưới.

Bài viết đã phần nào giúp bạn hiểu các bước thực hiện thao tác xuống dòng trong Excel và Google Spreadsheets một cách nhanh chóng và đơn giản. Hãy thử theo hướng dẫn và xem thành quả của mình và đừng quên để lại bình luận hay thắc mắc ở phía bên dưới bạn nhé!