Cách xử lý khi hóa đơn đỏ bị mờ dấu

Căn cứ quy định Điều 18 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì những giấy tờ được chứng thực bản sao từ bản chính, bao gồm:

"Điều 18. Giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính

1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."

Nội dung giấy tờ bị mờ có được chứng thực bản sao từ bản chính không?

Nội dung sổ hộ khẩu bị mờ có được chứng thực bản sao từ bản chính không?

Căn cứ Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao như sau:

"Điều 22. Bản chính giấy tờ, văn bản không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao

1. Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.

2. Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.

3. Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.

4. Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân.

5. Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định tại Khoản 1 Điều 20 của Nghị định này.

6. Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền."

Và Điều 19 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

"Điều 19. Trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực bản sao và người thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính giấy tờ, văn bản dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản quy định tại Điều 22 của Nghị định này.

2. Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao đúng với bản chính."

Như vậy, nội dung giấy tờ (bản chính), cụ thể là sổ hộ khẩu bị mờ mà không xác định được nội dung thì sẽ không được làm cơ sở để chứng thực bản sao. Hoặc xác định được nội dung nhưng giấy tờ này thuộc một trong những trường hợp trên thì cũng không được chứng thực bản sao.

Thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính như thế nào?

Căn cứ quy định tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

"Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính

1. Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

2. Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:

a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực."

Bên cạnh đó, theo quy định tại Điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì có thể gia hạn thời gian chứng thực bản sao từ bản chính trong trường hợp như sau:

Căn cứ Bộ Luật dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ hợp thứ 10, Luật thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XI, kỳ hợp thứ 7 và các văn bản dưới Luật (như Nghị định số 37/2015/NĐ-CP ngày 22/4/2015, ...) có quy định:

- Về hình thức hợp đồng thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc được xác lập bằng hành vi cụ thể. Đối với các loại hợp đồng mua bán hàng hóa mà pháp luật quy định phải được lập bằng văn bản thì phải tuân theo các quy định – Điều 24, Mục 1 chương II của Luật Thương mại số 36/2005/QH11;

- Hình thức của hợp đồng xây dựng bằng văn bản và được ký kết bởi người đại diện đúng thẩm quyền theo pháp luật của các bên tham gia hợp đồng. Trường hợp một bên tham gia hợp đồng là tổ chức thì bên đó phải ký tên, đóng dấu theo quy định của pháp luật – Điều 6, Chương I Nghị định số 37/2015/NĐ-CP. Việc ký tên được thực hiện theo quy định tại khoản 5, Điều 10, chương II Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định định về công tác văn thư; Theo đó khi ký văn bản không được dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai, để đảm bảo chữ ký không bị mờ hay tẩy xóa hay không trùng với màu đỏ của con dấu.

Về việc lập hóa đơn được thực hiện theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung cấp dịch vụ, tại Điều 16 có quy định: “…phải dùng cùng một màu mực, không dùng bút chì, mực đỏ hoạc các thứ mực dễ phai…”

Từ những quy định trên cho thấy chưa có quy định màu mực viết ở chỗ trống (dấu …) để điền thông tin bên A và bên B của hợp đồng phải giống màu mực in; Tuy nhiên, khi viết những chỗ còn trống (dấu…) trên cùng một văn bản (hợp đồng) được in sẵn thì việc lập văn bản phải được thống nhất trong việc sử dụng loại mực, không dùng bút chì (do bút chi dễ bị tẩy xóa), mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai để đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản.