29/06/2019
Với các công trình có nhiều hạng mục, Dự toán F1 tách riêng các hạng mục thành từng bảng riêng rẽ. Việc tách biệt này giúp người dùng tập trung hơn vào hạng mục đang làm, tránh nhầm lẫn với các hạng mục khác.
Tuy nhiên, đôi khi người dùng lại cần các hạng mục này nối liền nhau để thuận tiện cho in ấn hoặc đơn giản là vì đã quen với cách trình bầy của các phần mềm dự toán thế hệ trước.
Để đáp ứng nhu cầu này, Dự toán F1 đã bổ sung thêm tính năng khi xuất Excel: “Nối liền các hạng mục ở bảng Công trình”. Mời các bạn xem hướng dẫn cách thao tác dưới đây:
* Bấm tùy chọn “Nối liền các hạng mục ở bảng Công trình” trước khi bấm “Đồng ý”
* Kết quả là chúng ta có file Excel với các hạng mục liền nhau:
Nguồn: Sưu tầm Internet
Sanphanmem.com
Ý kiến khách hàng
Có thể link khối lượng vào bảng dự toán trực tiếp hay cứ phải xuất dự toán ra Excel rồi mới thực hiện được?
Câu hỏi: Công trình thủy điện của tôi có nhiều người tính khối lượng, có nhiều mẫu bảng, các kiểu trình bày khối lượng khác nhau. Có thể link khối lượng vào bảng dự toán trực tiếp được không? Hay là cứ phải xuất dự toán ra Excel rồi mới thực hiện được?
Trả lời: Dự toán GXD hoàn toàn thực hiện được điều này. Lưu ý là thực hiện khi bạn đang chạy file dự toán, làm xong là dứt điểm luôn, chứ không phải đợi phải làm xong, xuất sang file Excel, rồi mới chỉnh sửa, link khối lượng. Rồi có vấn đề gì thay đổi điều chỉnh thiết kế chẳng hạn, lại phải mở ra dự toán chạy lại, rồi lại xuất ra Excel, rồi lại chỉnh sửa, copy paste, link lại công thức. Nếu bạn vẫn đang làm thế thì thật là khổ cho bạn quá.
Bước 1. Bạn mở phần mềm Dự toán GXD lập dự toán bình thường [file 1]
Bước 2. Bạn đưa file Excel khối lượng của những người khác gửi cho bạn vào chung 1 thư mục [file 2, file 3,… file n]
Có thể để file ở bất kỳ đâu trong máy tính cũng link được, thậm chí từ thư mục share qua mạng LAN. Nhưng với kinh nghiệm làm rất nhiều dự án lớn của tôi, kinh nghiệm về quản lý tài liệu dự án, bạn nên để tất cả các file đó vào chung 1 thư mục, ít nhất là một thư mục cha.
Bước 3. Bạn mở file Excel khối lượng [file 2] ra, tại file dự toán bạn đang lập [file 1] có rất nhiều cách để link khối lượng sang
Cách 1. Tại ô khối lượng bên file 1 bạn gõ = và kích sang file 2 trỏ vào ô bạn muốn link và Enter
Cách 2. Bạn Copy hoặc di chuyển [Move] luôn sheet khối lượng của file 2 sang file 1 rồi link khối lượng vào bảng dự toán
Thực hiện tương tự đến file n.
Lưu ý: Sau này có chỉnh sửa bất kỳ file khối lượng nào, ví dụ: bạn chỉnh sửa ở file 3, thì bạn nên mở đồng thời cả file dự toán [file 1] trước lúc bạn chèn thêm dòng hoặc cột. Khi đó Excel sẽ tự động thay đổi địa chỉ công thức theo. Nếu bạn chỉ chỉnh sửa số liệu nhập vào mà không chèn thêm dòng cột gì thì bạn chỉ việc mở ra cập nhật trước khi in. Khi bạn mở ra dữ liệu sẽ tự động cập nhật giữa các file. Rất là hay và tuyệt vời nếu bạn làm chủ được điều này.
Những kiến thức ở trên là trong quá trình tham gia các dự án đầu tư xây dựng trên phạm vi cả nước tôi tự tìm ra cách xử lý và chia sẻ với bạn. Bạn sẽ hơn tôi nhiều vì không phải mày mò và được chỉ dẫn, tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức và kế thừa luôn sự linh hoạt, sáng tạo trong công việc.
Mời bạn xem video sau để rõ hơn:
Vì một số lý do mà dữ liệu trong dự toán excel sử dụng bảng mã TCVN3 [ABC], [font .VnTime]. Vì vậy đôi khi có ai đó cần copy copy dữ liệu từ 1 dự toán khác, ví dụ dự toán G8 sang dự toán excel, thì bị 1 hiện tượng tạm gọi là "lỗi font", không hiển thị được tiếng Việt.
Để khắc phục tình trạng này bạn bạn phải chuyển mã của vùng dữ liệu cần copy từ bảng mã Unicode à bảng mã TCVN3 [ABC], sau đó mới copy.
Các bước thực hiện việc này :
1. Nhận diện bảng mã của dự toán:
Đầu tiên bạn phải nhận dạng bảng mã nguồn bằng cách chọn vào 1 ô [cell] bất kỳ của file dự toán nguồn, xong nhìn lên thanh công thức ngay phía trên bảng tính, nếu tên font là Time NewRoman hay Arial... à bảng mã Unicode; nếu tên font là VNI-Time ... [chữ VNI đầu tiên] à bảng mã VNI-Windows; nếu tên font là .VnTime hay .Arial [có dấu chấm ở đầu tiên] thì là cùng "hệ" không phải đổi.
Ví dụ:
+ Dự toán G8 sử dụng font Time NewRoman [bảng mã Unicode]
+ Dự toán Hito Soft sử dụng font VNI-Time [bảng mã VNI-Windows]
+ Dự toán Acitt sử dụng font .VnTime [bảng mã TCVN3-ABC]
Sau khi đã biết bảng mã của file dự toán nguồn, tiếp theo chuyển đổi bảng mã.
2. Chuyển đổi bảng mã:
[Nếu trên máy bạn có cài phần mềm hay tiện ích chuyển đổi bảng mã thì có thể sử dụng nó, ở đây ví dụ sử dụng chức năng sẵn có trong chương trình dự toán]
- Chương trình dự toán coi như đang được mở.
- Bôi đen [chọn] vùng cần chuyển mã [để copy].
- Bấm tổ hợp phím “Ctr+t”để mở bảng chuyển mã.
- Chọn bảng mã nguồn, là bảng mã của font hiện tại mà dự toán đang sử dụng, và chọn bảng mã đích là bảng mã mà bạn muốn đổi font: Ví dụ ở đây mình muốn đổi font Time New Roman [trong 1 dự toán xuất từ dự toán G8 chẳng hạn] thành font .VnTime để sử dụng thì mã nguồn sẽ là Unicode mã đích sẽ là TCVN3 [ABC], thường thì chương trình sẽ tự nhận biết và chọn đúng, nếu thấy không đúng thì bạn chọn lại.
- Nhấn nút “Chấp nhận” để chương trình chuyển đổi. Khi xong sẽ hiện thông báo hoàn thành:
Hình 1: Chuyển mã của 1 file dự toán G8
Mẹo: Chỉ cần chuyển mã cho vùng dữ liệu có dấu tiếng Việt [ví dụ vùng tên công việc, đơn vị]; các vùng không có dấu tiếng Việt như mã hiệu đơn giá, khối lượng, đơn giá VL, nhân công, máy thì khỏi cần chuyển bảng mã, chỉ việc chọn vùng đó rồi đổi qua bảng mã khác.
3. Copy và dán dữ liệu:
Vì dữ liệu trong ĐA SỐ các file dự toán từ G8, Hioto Soft…. Khi xuất qua excel đều có rất nhiều các cột ẩn [và có khi cả dòng ẩn, xem hình 1 bên trên], vì vậy nhiều bạn cứ copy rồi paste bình thường làm cho dữ liệu sau khi dán bị “lộn chuồng”, không như mong muốn.
Cách xử lý là copy /dán từng vùng một: [ví dụ vùng mã hiệu đơn giá, xong đến vùng tên công việc, đến đơn vị]
Ngoài ra dữ liệu trong các file dự toán đó có thể chứa công thức, khi copy / dán như thông thường thì dữ liệu có thể cũng nhảy sai kết quả.
Cách xử lý là copy / dán nhưng chỉ dán giá trị thôi, không dán công thức.
Mô tả vắn tắt thao tác copy / dán giá trị:
Giả sử bạn cần copy vùng mã hiệu đơn giá:
- Bôi đen [chọn] vùng cần copy.
- Bấm tổ hợp phím “Ctrl+C” để copy vùng cần copy
- Chuyển qua dự toán đích, đặt chuột vào ô dữ liệu đầu tiên cần dán [ví dụ trong hình 2 bên dưới là ô C8],
- Click menu Edit > Paste Special… hiện bảng Paste Special như hình dưới
- Chọn nút Value > OK [chỉ dán giá trị, không dán công thức]
Hình 2: Copy / dán giá trị
Một vấn đề nữa là, có khi bạn muốn chạy dự thầu, vì vậy bạn chỉ cần lấy những dòng có mã hiệu đơn giá, không cần lấy những dòng diễn giải khối lượng, vậy thì bạn hãy sử dụng chức năng lọc [Data > Filter > AutoFilter] của excel để lọc lấy những dòng mã hiệu đơn giá rồi hãy copy, phần này rất đơn giản, bạn tự làm là được.
Sau khi đã chuyển mã và lấy được dữ liệu qua rồi thì bạn có thể dễ dàng xử lý các bước tiếp theo./.
Page 2