Chứng từ thanh toán tạm ứng cần gì

Rất nhiều kế toán viên vẫn còn lúng túng về thủ tục, hồ sơ tạm ứng, hoàn ứng trong các công việc thường ngày của mình. Để làm rõ vấn đề này, Đại lý Thuế Việt An chia sẻ bài viết về hướng dẫn thủ tục, hồ sơ thanh toán tạm ứng, hoàn ứng như sau:

Thế nào là tạm ứng và hoàn ứng

Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt.

Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (Thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.

Khoản hoàn ứng: Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (Kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (Theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có).

Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

Thủ tục và chứng từ tạm ứng

Tạm ứng đi công tác phí

Hồ sơ tạm ứng ban đầu

• Đề xuất công tác
• Dự toán chi cho đoàn công tác
• Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
• Lịch trình công tác;
• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
• Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).

Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày,

• Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác, ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định.
• Sau khi được duyệt, Phòng TC–KT lập phiếu chi tiền (theo Mẫu số: 02-TT) cho người đề nghị thanh toán, thủ qũy chi tiền, người nhận tiền phải ký, ghi rõ họ tên đầy đủ.

Tạm ứng cho nhân viên mua hàng hoá vật tư

Thủ tục ban đầu

• Đề nghị mua hàng hoá , vật tư ghi rõ mặt hàng, đơn giá, số lượng cần mua có phê duyệt của cấp có thẩm quyền
• Hợp đồng hoặc Báo giá

Sau khi đi công tác về thủ tục thanh toán như sau:

• Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
• Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
• Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
• Quyết định cử đi công tác: nơi đi nơi đến, thời gian công tác
• Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành kèm theo hoá đơn tài chính hợp lệ thanh toán tiền ăn, ở, các chứng từ khác như vé tàu xe, cầu phà, đường… cước hành lý (nếu có).
• Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ, hoặc trừ vào lương.

Lưu ý: Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước và tổng cục thuế.

• Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác.
• Nếu sử dụng dịch phòng nghỉ khách sạn phải có booking xác nhận đặt phòng, nếu là đi máy bay phải có các chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Trên đây là bài viết hướng dẫn các thủ tục tạm ứng và hoàn ứng trong doanh nghiệp. Công ty Đại lý thuế Việt An cung cấp dịch vụ tư vấn thuế chuyên nghiệp, chính xác. Quý doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn xin vui lòng liên hệ theo Hotline: 0988.856.708 để được hỗ trợ nhanh chóng, kịp thời.

Tại khoản 2 Điều 9 Nghị định 99/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ kiểm soát, thanh toán vốn của dự án như sau:

2. Hồ sơ tạm ứng vốn (gửi theo từng lần đề nghị tạm ứng vốn), bao gồm:

a) Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT);

b) Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT);

c) Văn bản bảo lãnh tạm ứng hợp đồng (bản chính hoặc sao y bản chính theo quy định) đối với trường hợp phải có bảo lãnh tạm ứng theo quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị định này.

Hồ sơ tạm ứng vốn (gửi theo từng lần đề nghị tạm ứng vốn), bao gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn; Chứng từ chuyển tiền; Văn bản bảo lãnh tạm ứng hợp đồng (bản chính hoặc sao y bản chính theo quy định) đối với trường hợp phải có bảo lãnh tạm ứng.

Hồ sơ tạm ứng vốn đầu tư công gồm những giấy tờ gì? (Hình từ Internet)

Hồ sơ thanh toán vốn đầu tư công gồm những giấy tờ gì?

Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 99/2021/NĐ-CP quy định hồ sơ kiểm soát, thanh toán vốn của dự án như sau:

3. Hồ sơ thanh toán (gửi theo từng lần đề nghị thanh toán khối lượng hoàn thành):

a) Đối với khối lượng công việc hoàn thành thực hiện thông qua hợp đồng (gồm hợp đồng xây dựng, hợp đồng thực hiện dự án không có cấu phần xây dựng), hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT), Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT), Giấy đề nghị thu hồi vốn tạm ứng (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT), Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu số 03.a/TT), Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu trong trường hợp có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu (Mẫu số 03.c/TT).

b) Đối với khối lượng công việc hoàn thành thực hiện không thông qua hợp đồng:

- Đối với bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT), Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT), Giấy đề nghị thu hồi tạm ứng vốn (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT), Bảng kê xác nhận giá trị khối lượng công việc bồi thường, hỗ trợ và tái định cư đã thực hiện (Mẫu số 03.b/TT), Hợp đồng và Biên bản bàn giao nhà (đối với trường hợp mua nhà phục vụ di dân, giải phóng mặt bằng, hỗ trợ và tái định cư).

- Đối với công tác tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư, hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT), Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT), Giấy đề nghị thu hồi vốn tạm ứng (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT).

- Đối với trường hợp khác mà khối lượng công việc hoàn thành thực hiện không thông qua hợp đồng, hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT), Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT), Giấy đề nghị thu hồi vốn tạm ứng (đối với trường hợp thu hồi tạm ứng, Mẫu số 04.b/TT), Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành (Mẫu số 03.a/TT), Bảng kê chứng từ thanh toán (chủ đầu tư lập và chịu trách nhiệm).

c) Đối với việc xây dựng các công trình (kể cả xây dựng nhà di dân giải phóng mặt bằng) để bồi thường, hỗ trợ và tái định cư: theo quy định tại khoản 1, khoản 2 và các điểm a, b, d, đ khoản 3 Điều này.

d) Đối với nhiệm vụ, dự án đã hoàn thành được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt quyết toán nhưng chưa được thanh toán đủ vốn theo giá trị phê duyệt quyết toán, hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT), Quyết định phê duyệt quyết toán, Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT).

đ) Đối với các hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng kiểm toán, lệ phí thẩm định, chi phí thẩm tra, phê duyệt quyết toán, hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn (Mẫu số 04.a/TT), Chứng từ chuyển tiền (Mẫu số 05/TT).

Hồ sơ thanh toán (gửi theo từng lần đề nghị thanh toán khối lượng hoàn thành đối với khối lượng công việc hoàn thành thực hiện thông qua hợp đồng (gồm hợp đồng xây dựng, hợp đồng thực hiện dự án không có cấu phần xây dựng), hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn, Chứng từ chuyển tiền, Giấy đề nghị thu hồi vốn tạm ứng; Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành, Bảng xác định giá trị khối lượng công việc phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu trong trường hợp có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng ban đầu.

Hồ sơ thanh toán đối với khối lượng công việc hoàn thành thực hiện không thông qua hợp đồng và việc xây dựng các công trình (kể cả xây dựng nhà di dân giải phóng mặt bằng) để bồi thường, hỗ trợ và tái định cư.

Hồ sơ thanh toán đối với nhiệm vụ, dự án đã hoàn thành được cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt quyết toán nhưng chưa được thanh toán đủ vốn theo giá trị phê duyệt quyết toán, hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn, Quyết định phê duyệt quyết toán, Chứng từ chuyển tiền.

Hồ sơ thanh toán đối với các hợp đồng bảo hiểm, hợp đồng kiểm toán, lệ phí thẩm định, chi phí thẩm tra, phê duyệt quyết toán, hồ sơ thanh toán gồm: Giấy đề nghị thanh toán vốn, Chứng từ chuyển tiền.