Dịch vụ giá trị gia tăng mobifone trong hóa đơn năm 2024

Bạn đang tìm cách xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật ? . Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chi tiết . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Khi nào phải xuất hóa đơn điện tử ?

Mặc dù hóa đơn điện tử mang lại nhiều ưu điểm và tính tiện lợi so với hóa đơn giấy, tuy nhiên, trong một số trường hợp cụ thể, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành dạng giấy vẫn cần thiết. Các trường hợp này bao gồm:

• Yêu cầu từ cơ quan chức năng kiểm tra xuất xứ và nguồn gốc hàng hóa khi lưu thông: Các cơ quan chức năng có thể yêu cầu xuất xứ và nguồn gốc hàng hóa được xác minh thông qua giấy tờ chứng minh. Trong trường hợp này, hóa đơn điện tử cần được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để cung cấp thông tin chi tiết và đáng tin cậy.
• Tạo sự tin tưởng và an tâm cho khách hàng: Đôi khi, khách hàng có nhu cầu nhận được giấy tờ chứng minh nguồn gốc và giao dịch. Việc xuất hóa đơn điện tử thành dạng giấy có thể giúp tạo sự tin tưởng và an tâm cho khách hàng về tính xác thực của giao dịch.
• Hỗ trợ công tác kiểm tra và kiểm soát hàng hóa sản phẩm đã giao dịch: Khi cần tiến hành kiểm tra và kiểm soát hàng hóa đã giao dịch, hóa đơn giấy có thể dễ dàng sử dụng để làm căn cứ cho quá trình này.
• Yêu cầu của các khâu nghiệp vụ của doanh nghiệp: Một số quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp có thể yêu cầu sử dụng hóa đơn giấy cho mục đích ghi chép, theo dõi, hoặc lưu trữ.

Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành giấy trong các trường hợp như trên giúp đảm bảo tính xác thực, tuân thủ các quy định và yêu cầu của cơ quan chức năng, và đáp ứng nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.

Các quy định của pháp luật khi xuất hóa đơn điện tử

Dựa trên quy định về việc xuất hóa đơn điện tử, điều 4, thông tư 78/2021/TT-BTC, có những điểm quan trọng như sau:

Về cách đặt tên trên phiếu hoá đơn điện tử

Tùy thuộc vào mục đích cụ thể của hoá đơn mà nó có thể được đặt tên khác nhau, tuân theo quy định tại Điều 5 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP. Ví dụ, một hoá đơn điện tử có thể có tên là hoá đơn bán hàng, hoá đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT), tem, phiếu xuất kho, hoặc tên khác tương tự tùy thuộc vào mục đích sử dụng của nó.

Về ký hiệu dành cho mẫu số hóa đơn

Về các loại ký hiệu dành cho mẫu số hóa đơn, trên hóa đơn có sử dụng hai loại ký hiệu chính: ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu số hóa đơn. Ký hiệu mẫu số hóa đơn được sử dụng để phân biệt loại hóa đơn dựa trên các con số tự nhiên từ 1 đến 6, và chúng đại diện cho các loại hóa đơn như sau:

1. Ký hiệu số 1: Đại diện cho hóa đơn thuế giá trị gia tăng (GTGT).
2. Ký hiệu số 2: Đại diện cho hóa đơn bán hàng.
3. Ký hiệu số 3: Đại diện cho hóa đơn bán tài sản thuộc sở hữu công.
4. Ký hiệu số 4: Đại diện cho hóa đơn bán mặt hàng dự trữ của quốc gia.
5. Ký hiệu số 5: Đại diện cho các loại hóa đơn khác như vé điện tử, tem điện tử, phiếu thu, thẻ điện tử, chứng từ điện tử hoặc các loại giấy tờ khác có cùng nội dung theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
6. Ký hiệu số 6: Đại diện cho phiếu xuất kho và vận chuyển điện tử.

Các ký hiệu này giúp xác định loại hóa đơn và mục đích sử dụng của nó, giúp quản lý và sử dụng hóa đơn một cách hiệu quả.

Về ký hiệu của hóa đơn điện tử

Có một quy định chung áp dụng cho tất cả các loại hóa đơn điện tử khác nhau, bao gồm một ký hiệu đặc biệt gồm 6 ký tự, bao gồm cả số và chữ, được sử dụng để thể hiện thông tin về loại hóa đơn và có hay không có mã cơ quan thuế. Mỗi ký tự trong 6 ký tự này có quy định như sau:

1. Ký tự đầu tiên bắt đầu bằng “C” hoặc “K”, phân chia hóa đơn như sau: “C” là cho hóa đơn có mã cơ quan thuế và “K” là cho hóa đơn không có mã.
2. Hai ký tự tiếp theo là số, biểu thị năm mà hóa đơn điện tử được lập. Các ký tự này được lấy từ hai số cuối của năm dương lịch.
3. Ký tự tiếp theo có các lựa chọn sau: “D”, “M”, “T”, “L”, “N”, “B”, “G”, “H”, tương ứng với các loại hóa đơn điện tử sau:
   • Ký tự “T” là cho hóa đơn do cá nhân, hộ, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế.
   • Ký tự “D” là cho hóa đơn điện tử đặc thù không yêu cầu phải có một số tiêu thức do tổ chức, doanh nghiệp đăng ký sử dụng.
   • Ký tự “L” là cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế mà được cung cấp mỗi lần phát sinh.
   • Ký tự “M” đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.
   • Ký tự “N” và “B” là cho phiếu xuất kho, trong đó “N” là vận chuyển nội bộ điện tử và “B” là hàng gửi bán đại lý điện tử.
   • Ký tự “G” và “H” được sử dụng cho các loại vé, thẻ, tem điện tử, với “G” là hóa đơn GTTT và “H” là hóa đơn bán hàng.
4. Hai ký tự cuối cùng do người bán tự xác định theo nhu cầu quản lý thực tế của họ, hoặc “YY” nếu không có nhu cầu quản lý.

Ký hiệu hoá đơn và ký hiệu mẫu số hoá đơn đóng vai trò quan trọng trong việc phân biệt các loại hoá đơn với nhau, bên cạnh việc phân biệt bằng tên của hoá đơn. Những ký hiệu này thường nằm ở phía trên và bên phải của hoá đơn. Ví dụ: hoá đơn có ký hiệu “1K23MYY” là hóa đơn không có mã cơ quan thuế, được tạo vào năm 2023, và là hóa đơn tạo từ máy tính tiền.

Về thông tin của bên người mua và người bán

Về các loại thông tin của bên mua và bên bán

Trong nội dung của hóa đơn, cần phải bao gồm đầy đủ các thông tin của người mua và người bán, bao gồm tên, mã số thuế, địa chỉ, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (Giấy chứng nhận ĐKKD), Giấy chứng nhận đăng ký thuế, và nhiều thông tin khác.

Ngoài ra, có thể yêu cầu bổ sung thêm các nội dung sau:

• Tên các loại sản phẩm hoặc dịch vụ, số lượng đi kèm và đơn giá của từng loại.
• Thuế suất của loại thuế Giá trị gia tăng (GTGT) áp dụng cho sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Chữ ký số của cả hai bên, bên bán và bên mua, để xác nhận tính xác thực của hóa đơn.
• Thời điểm tạo lập hóa đơn điện tử.

Các thông tin này cùng nhau tạo nên nội dung chi tiết của hóa đơn điện tử, giúp xác định đầy đủ thông tin liên quan đến giao dịch kinh doanh và thuế.

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm MobiFone Invoice

Dưới đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chi tiết bằng phần mềm MobiFone Invoice .

Để xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm MobiFone Invoice, bạn có thể tuân theo các bước sau đây:

Bước 1: Lập hóa đơn điện tử

1.1. Truy cập phần hệ “Hóa đơn” và chọn “Lập hóa đơn,” sau đó chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTKT).”

Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm MobiFone Invoice

1.2. Điền thông tin hóa đơn, bao gồm:

• Thông tin hóa đơn (ngày lập, mẫu số, mã tiền, hình thức thanh toán).
• Thông tin khách hàng (tên, mã số thuế, địa chỉ).
• Chi tiết hóa đơn (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất).

1.3. Sau khi điền thông tin, nhấn “Lưu.” Hóa đơn của bạn sẽ được lưu trong danh sách hóa đơn với trạng thái “Chờ ký.”

Bước 2: Ký hóa đơn điện tử

2.1. Vào danh sách hóa đơn và chọn hóa đơn có trạng thái “Chờ ký.”

2.2. Nhấn “Ký hóa đơn.”

2.3. Cắm USB token vào khe USB và nhập mã pin USB token để ký hóa đơn.

2.4. Hệ thống sẽ tự động kết nối với USB token và ký hóa đơn. Hóa đơn sau khi được ký sẽ chuyển sang trạng thái “Đã ký.”

Bước 3: Gửi hóa đơn điện tử qua email cho khách hàng

3.1. Chọn hóa đơn mà bạn muốn gửi qua email.

3.2. Truy cập phần “Chức năng” và chọn “Gửi email.”

3.3. Trong màn hình gửi email, nhập địa chỉ email của khách hàng vào mục “Người nhận.” Bạn có thể nhập nhiều địa chỉ email và tách chúng bằng dấu “,”.

3.4. Bạn cũng có thể cấu hình để tự động gửi email sau khi ký hóa đơn nếu đã khai báo email của khách hàng trong phần thông tin hóa đơn.

Bước 4: In hóa đơn điện tử để lưu trữ

4.1. Vào danh sách hóa đơn và chọn hóa đơn mà bạn muốn in.

4.2. Truy cập phần “Chức năng” và chọn “In chuyển đổi.”

4.3. Hóa đơn sẽ được in ra bản giấy sau khi máy tính kết nối với hệ thống máy in.

Như vậy, bạn đã hoàn thành quá trình xuất hóa đơn điện tử bằng phần mềm MobiFone Invoice.

Những lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

Khi thực hiện xuất hóa đơn điện tử, để hạn chế sai sót, bạn nên tuân theo các lưu ý sau:

1. Tránh cắm token khi lập hóa đơn: Trong quá trình lập hóa đơn, tránh cắm token trên máy tính để tránh thao tác sai lầm và ký hóa đơn khi chưa kiểm tra kỹ. Token nên được kết nối và sử dụng chỉ khi bạn đã hoàn thành các thông tin hóa đơn và muốn ký chúng.
2. Lập hóa đơn nháp: Trước khi ký hóa đơn, nên lập một phiên bản nháp của hóa đơn và gửi cho khách hàng để họ kiểm tra và xác nhận thông tin. Sau khi bên mua hàng đồng ý với nội dung hóa đơn, bạn mới nên tiến hành ký hóa đơn chính thức.
3. Chi tiết từng vật tư hàng hóa: Hóa đơn điện tử hiện không giới hạn số dòng, do đó, bạn nên kê chi tiết từng vật tư hàng hóa trên hóa đơn, không nên lập hóa đơn theo bảng kê đính kèm. Nếu có nhiều loại vật tư hoặc hàng hóa, hãy thể hiện chúng một cách chi tiết trên hóa đơn. Trong trường hợp số lượng loại hàng hóa nhiều, hóa đơn điện tử có thể được hiển thị thành nhiều trang hoặc thậm chí nhiều hóa đơn nhưng mỗi hóa đơn sẽ thể hiện một mức thuế khác nhau để tiện kiểm tra và hạch toán sau này.
4. Xử lý các mức thuế khác nhau: Nếu hàng hóa hoặc dịch vụ bạn bán có nhiều mức thuế khác nhau (ví dụ: một số được giảm thuế chỉ còn 8%), bạn nên lập từng hóa đơn với mức thuế tương ứng. Điều này giúp bạn tiện lợi trong việc kiểm tra, đối chiếu và hạch toán thuế sau này.

Những lưu ý này giúp bạn thực hiện quá trình xuất hóa đơn điện tử một cách cẩn thận và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu sai sót trong quá trình này.

Các văn bản pháp luật quy định về nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

• Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế ngày 13/06/2019.
• Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn và chứng từ.
• Thông tư số 88/2020/TT-BTC ngày 30/10/2020 của Bộ tài chính, sửa đổi và bổ sung Điều 26 của Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về Hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 37/2017/TT-BTC ngày 27/04/2017 của Bộ Tài chính, sửa đổi Thông tư 39/2014/TT-BTC và Thông tư 26/2015/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.
• Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ về việc sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hoá đơn bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 chi tiết . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !