Excel đổi cột thành số

Bạn muốn thành thạo Microsoft Excel và nâng triển vọng công việc tại nhà của mình lên một tầm cao mới?

Một trong những phiền toái phổ biến nhất mà mọi người trích dẫn với Excel là xử lý cách các số và văn bản được định dạng trong các ô. Đặc biệt khó chịu khi các số vô tình được nhập vào bảng tính ở định dạng văn bản

Khi điều này xảy ra, các phép tính và các công thức khác nhau không hoạt động hoàn toàn đúng hoặc có thể hoàn toàn không hoạt động.  

Mục lục

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách xác định thời điểm một cột hoặc hàng số thực sự được định dạng dưới dạng văn bản và cách chuyển đổi văn bản thành số để chúng hoạt động trở lại trong các công thức và phép tính. Đây là một trong những thủ thuật Excel cơ bản ai cũng nên biết

Dữ liệu di động là văn bản hay số?

Có một số cách để bạn có thể xem liệu một số hoặc tập hợp số trong một cột hoặc hàng có được định dạng dưới dạng văn bản trong Excel hay không

Cách dễ nhất là chọn ô, chọn menu Trang đầu và bên dưới nhóm Số trong dải băng, lưu ý định dạng số được hiển thị trong hộp thả xuống

Nếu hộp thả xuống hiển thị “văn bản”, bạn biết ô được định dạng là định dạng văn bản. Nếu bạn muốn thực hiện các phép tính số trên ô bằng công thức Excel, trước tiên bạn cần chuyển đổi nó

Trong trường hợp ai đó đã nhập số ở định dạng văn bản bằng dấu nháy đơn trong ô, bạn sẽ thấy một hình tam giác nhỏ màu lục cho biết giá trị đã được nhập ở dạng văn bản

Ghi chú. Trước một mục nhập ô có dấu nháy đơn buộc định dạng ô thành dựa trên văn bản

Nếu bạn đã phát hiện ra rằng, bằng cách sử dụng một trong các phương pháp trên, dữ liệu số được nhập vào trang tính Excel ở định dạng văn bản, bạn có thể sử dụng bất kỳ phương pháp nào bên dưới để chuyển đổi văn bản đó thành số

1. Chuyển đổi sang số

Nếu bạn cần chuyển đổi dữ liệu được nhập vào Excel bằng dấu nháy đơn, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi dữ liệu đó trở lại định dạng số bằng tùy chọn Chuyển đổi thành Số

1. Đầu tiên, chọn các ô bạn muốn chuyển đổi về định dạng số. Bạn sẽ thấy một viên kim cương màu vàng xuất hiện gần lựa chọn với biểu tượng dấu chấm than ở giữa

2. Chọn biểu tượng này. Từ danh sách thả xuống, chọn Chuyển đổi thành Số.  

Thao tác này sẽ cập nhật tất cả các số dựa trên văn bản mà bạn đã chọn sang định dạng dữ liệu số chung.  

Bạn sẽ biết nó hoạt động khi tất cả các số trong lựa chọn của bạn chuyển từ căn trái sang căn phải trong các ô

2. Sử dụng văn bản thành cột

Một cách dễ dàng khác để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel là chuyển đổi trên toàn bộ cột giá trị cùng một lúc. Bạn có thể thực hiện việc này bằng tính năng Chuyển văn bản thành cột

1. Chọn toàn bộ cột dữ liệu muốn chuyển từ chữ sang số

2. Chọn Dữ liệu từ menu, sau đó chọn Văn bản thành Cột trong phần Công cụ Dữ liệu của dải băng

3. Trong cửa sổ Wizard, giữ mặc định Delimited được chọn và chọn Next.  

4. Trên trang Trình hướng dẫn tiếp theo, hãy chọn Tab mặc định và chọn lại Tiếp theo

5. Cuối cùng, trên trang cuối cùng của Trình hướng dẫn, đảm bảo rằng Chung được chọn trong Định dạng dữ liệu cột. Đối với trường Đích, bạn có thể chọn một cột mới nơi bạn muốn dữ liệu số đi tới hoặc chỉ giữ nguyên cột đã chọn hiện tại. Chọn Kết thúc

Giờ đây, tất cả dữ liệu của bạn sẽ được chuyển đổi thành giá trị số mà bạn có thể sử dụng trong các công thức và tính toán của Excel

Ghi chú. Bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng ô thực tế không thay đổi từ Văn bản sang Chung mặc dù bản thân các giá trị hiện có thể được sử dụng dưới dạng số. Tuy nhiên, nếu bạn đặt cột đầu ra của mình thành một cột mới, bạn sẽ nhận thấy rằng định dạng của cột mới được đặt thành Chung. Đây chỉ là vấn đề thẩm mỹ và không ảnh hưởng đến cách hoạt động của các số trong cột được định dạng "Văn bản"

3. Thay đổi định dạng ô

Cách dễ nhất và nhanh nhất để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel chỉ đơn giản là thay đổi định dạng ô từ menu Home

Để làm điều này

1. Chọn tất cả các ô bạn muốn chuyển đổi. Bạn có thể chọn toàn bộ cột [không bao gồm tiêu đề] nếu muốn chuyển đổi tất cả các ô trong một cột

2. Chọn menu Trang đầu và trong nhóm Số trên dải băng, chọn hộp thả xuống có Văn bản trong đó.  

3. Bạn sẽ thấy một danh sách các định dạng để lựa chọn. Chọn General để chuyển sang định dạng số. Hoặc bạn có thể chọn Số, Tiền tệ, Kế toán hoặc Tỷ lệ phần trăm nếu bạn muốn các định dạng số cụ thể đó được áp dụng cho dữ liệu số của mình

4. Sử dụng giá trị dán

Nếu bạn cần di chuyển các ô văn bản chứa số vào một ô hoặc cột mới, bạn có thể sử dụng tính năng Dán Đặc biệt

1. Chọn nhóm ô trống mà bạn muốn đặt đầu ra của dữ liệu số. Chọn Định dạng ô từ menu bật lên

2. Trong cửa sổ mở ra, đảm bảo chọn Chung làm định dạng số và chọn OK

3. Chọn toàn bộ cột ô muốn chuyển từ chữ sang số, nhấn chuột phải, chọn Copy

4. Chọn ô đầu tiên trong cột trống mà bạn đã định dạng, nhấp chuột phải vào ô đó và chọn Dán giá trị. Bạn sẽ thấy tất cả các số được định dạng văn bản được dán ở định dạng số Chung

Điều này hiệu quả vì khi bạn chọn Dán giá trị, thao tác này chỉ dán các giá trị từ ô nguồn chứ không dán định dạng ô ban đầu. Thay vào đó, nó sử dụng định dạng ô đích mà bạn đã định cấu hình trong phần đầu tiên của quy trình này

5. Sử dụng Hàm GIÁ TRỊ

Có một chức năng đặc biệt trong Excel sẽ chuyển đổi một số được định dạng dưới dạng văn bản thành một giá trị số. Đây là hàm GIÁ TRỊ

Để sử dụng chức năng này, hãy chọn ô mà bạn muốn chuyển số đã chuyển đổi và nhập

=VALUE[G2]

Thay thế “G2” ở trên bằng ô có số bạn muốn chuyển đổi. Nếu bạn đang chuyển đổi toàn bộ cột số, chỉ bắt đầu với ô đầu tiên

Nhấn Enter và bạn sẽ thấy rằng số định dạng văn bản đã được chuyển đổi thành số định dạng Chung.  

Sau đó, bạn có thể điền phần còn lại của cột trống vào cuối cột đó và công thức VALUE cũng sẽ chuyển đổi phần còn lại của các ô trong cột ban đầu

Sau khi sử dụng bất kỳ tùy chọn nào trong số này để định dạng lại số của mình, bạn có thể cần làm mới dữ liệu ô sau khi áp dụng định dạng mới.  

Như bạn có thể thấy, có một số cách để chuyển đổi văn bản thành số trong Excel. Tùy chọn bạn chọn chỉ phụ thuộc vào nơi bạn đang cố đặt đầu ra. Nó cũng phụ thuộc vào việc bạn thích sử dụng sao chép và dán, công thức Excel hay tùy chọn menu