Quản lý thu chi bằng Excel là một chủ đề được nhiều người tìm kiếm. Để có một phương pháp quản lý thu chi hợp lý giúp tiết kiệm hơn thì phương pháp quản lý thu chi bằng Excel là phương pháp tối ưu. Trong bài viết này, Topviec.vn sẽ tổng hợp mẫu các quản lý thu chi bằng Excel cho cá nhân hoặc cho công ty.
Tổng hợp mẫu file quản lý thu chi bằng Excel dùng cho cá nhân hoặc công ty
Excel là một phần mềm được khá nhiều kế toán sử dụngtrong công việccai quản hàng hóahaythu chi. Chínhdo vậy những mẫu file Excel quản lý thu chicũng dần trở nênthân thuộchơn với cáccông ty,doanh nghiệp. Hãy cùngnghiên cứurõ hơn vềbí quyếtcai quảnchi thubằng Excel dưới đây để theo dõi vàkiểm soátthu chichuẩnnhất nhé.
1. Ưunhược điểmvà nhữngnội dungcó trong filethống trịthu chibằng Excel
1.1. Yếu điểmkhidùngExcelquản lýthu chi
Quản lý chi thutiền mặt bằng Excelkhôngchỉđủ khả năngtheo dõithu chicủa cácdoanh nghiệpmà cònthích hợpcho cáccá nhânkhikiểm soátchi tiêu củabản thân.bí quyếtnày khá đượcưa chuộngbởi nhữngích lợithiết thựcđưađến khi quản lý thu chi:
- Tổng hợpthu chi chi tiết theo từng hạng mục qua từng ngày, từng tuần. Từng tháng giúp không khó khănhơn trong việcquản lý,nghiên cứutìnhhìnhchi thu.
- Số liệuchính xác,rõ ràng giúp lên kế hoạch thu chikhoa học vàkết quảhơn.
- Tạo báo cáođo đạctìnhhìnhchi tiêu hàng tháng cũngnhưbáo cáo so sánh chi tiêuthực tiễnđối vớikế hoạchgiúp cân đốithu chichuẩnnhất.
- Có thểchủ động trong việccải tiếnsố liệukhẩn trươngvà thêm bớtdanh mục.
- Ngân sáchđầu tư vàsử dụngthấp.
Không những thếbên cạnh đóquản lýchi thubằng Excelvẫncòn tồn tại một vàigiới hạngiống nhưsau:
- Đểquản lýthu chibằng Excel,người dùngphải am hiểu vàthành thạosử dụngExcel bởi các hàm vàmẹocủa nó sẽ khákhó khăn.
- Khi phảiquản lýquá nhiều thông tin,phần mềmsẽ gặphiện trạngchậm và thiếulinh hoạttrong việcthống kê, theo dõi.
- Khónghiên cứuthống kêmangtính quản trị trên Excelcho nênnó chỉphù hợpcho nhữngdoanh nghiệpmới thành lập, quy mô nhỏ.
- Tính bảo mậtkhôngcao,không khó khănxảy ra hiện tượng thất lạc file.
1.2. Nhữngnội dung có trong file quản lý thu chibằng Excel
Đểthiết lậpmộtmẫu file Excel cai quản chi thucông tyhaymột mìnhhiệu quả,người dùngnên cónhữngcontentsau trong file:
- Thông tin về chứng từ: Số thứ tự, ngày tháng [đối vớithu chicông ty]
- Thông tin về giao dịch: Họ và tên người thực hiện,contentgiao dịch [đối vớichi thucông ty]
- Thông tin vềaccountphát sinh: Thu/chi, nội dung, số tài nguyên, ghi chú [nếu có]
2. Một số mẫu quản lý thu chibằng Excelphổ biến
2.1. Mẫu file Excelquản lýthu chicông ty
Quản lý thu chi doanh nghiệpbằng Excelsẽkhó khănhơnđối vớiquản lýchi thumột mìnhbởi nó liên quan đến nhiều giao dịch phát sinh củacông ty. Ngoài rathu chicông tycũng cần đượcthống kêrõ đểtạo điều kiện cho việc lên kế hoạch thu chicũnggiống nhưđánh giádoanh sốcủacông ty. Các chủcửa hàngcó quy mô nhỏ và vừa cũngđủ sứctham khảomẫu file sau đểáp dụngcho việccai quảnthu chishop.
2.2. Mẫu file Excelquản lýthu chicá nhân
Khi quản lý thu chimột mìnhbằng Excel, người dùng sẽ dễ dàngbiết được tìnhảnhchi tiêu củabản thânvàđủ nội lựccân đốithu chichuẩnhơn. Mẫu filequản lýthu chicá nhâncũngđơn giảnhơn nhằmthích hợpvớicuộc đờihàng ngày.
3. Quản lýthu chiđơn giản bằng phần mềm bán hàng
Với công nghệphát triểncho đến nay, các phần mềm hiện đại ra đờimangđến rất nhiều hỗ trợ cho người dùng. Trong đó cácphần mềmbán hàng cóchức năngcai quảnchi thuđược nhiều ngườiưa chuộng. đặc biệt là các chủ shopbởi sựdễ dàngthuận tiệnkhisử dụngcủa chúng.
3.1. Cáctính năng quản lý thu chibằngphần mềm
- Lập phiếuthu chigấp rút: Khi có các khoảnchi thuphát sinh, người dùngđủ nội lựclập phiếuchi thumột cách nhanh chóng. Giao diệnthân thiệncủa các phần mềmsẽ làmbạn lập phiếu màkhônggặp quá nhiềukhó khăn.
- Tự động cập nhậtkhoảnthu chi: Với mỗi giao dịch phát sinh: nhập/xuất hàng,nền tảngtự độngcập nhậtkhoảnchi thutương ứng. Nhờ đó chủshopcó thểđơn giảnkiếm tìm, theo dõi vàkiểm soátmàkhôngcần nhập liệu thủ cônggiống nhưtrước đây.
- Thống trịgốcchi thutiền mặt/ngân hàng:phần mềmsẽ làmchủshopdễ dàngvà chủ động hơn trong việclàm chủloạitiền. Từ đó sẽgiới hạnđượctình trạngvượt mứcchi thu.
- Báo cáo trực quan:phần mềmbán hànghỗ trợngười dùngtối đa trong việc tạo các báo cáothu chi.nền tảngđủ sứcthể hiện báo cáo ở nhiều dạng vớiđa sốthông tin giúp chủcửa hàngcó cáiQuan sátbao quát nhất về tìnhảnhtài chính củashop.
3.2. Nhữngtính năngkhác
Bên cạnhcai quảnthu chi, phần mềm bán hàng còn mangđến nhiềutính năngtiện lợihỗ trợ tối đa cho công việcmua bánvàthống trị.
- Quản lýsản phẩm: Với các phần mềm bán hàng, chủ cửa hàngđủ khả năng vàkhông khó khăncập nhậtthông tinhàng hóamọi lúc mọingànhcũngnhưđiều chỉnh mứcgiá thànhcho các mặt hàng.hơn nữa, phần mềm còn giúp theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho,giảm thiểuphần trămthất thoát choshop.
- Quản lýthông tin khách hàng/nhàphân phối:chức năngnày củaphần mềmbán hàngsẽ làm theo dõi được khách hàng. nhà cung cấptheo các thông tin chi tiếtnhưthời gian mua hàng, số lần mua hàng, công nợhiện giờ, loại khách hay khu vực. Nhờ đó chủshopsẽcó thểnắm rõ được tìnhảnhcủa khách hàng/nhàcung cấpvà có được những chương trìnhdiscountthêm vàovới từngnhóm.
- quản lýgiao dịch: Các giao dịchgiống nhưđặt mua,bán hàng, trả hàng,.sẽ được ghi lại mộthướng dẫnchi tiết trênnền tảngcủaphần mềm. Những thông tin nàysẽ làmchủcửa hàngcai quảngiao dịch sát sao vàchính xáchơn,hạn chếhiện trạngsai sót trong hoạt độngmua báncửa hàng.
- Hỗ trợbán hànggấp rút: Nhờ có các phần mềm bán hàng,nhân sựsẽdễ dànghơn trong các nghiệp vụnhưtạo hóa đơn,đặt mua, trả hàng,Điều này giúp việcsaleđược thực hiện mộtcáchkết quảvà năng suất hơn, giúpmang lạidoanh thucao hơn chocửa hàng.
Quản lýchi thulà một trong nhữngnguyên nhânquan trọngtrong công việckinh doanhcũngnhưtrong đời sống hàng ngày. Việcdùngmẫu file Excelcai quảnchi thusẽ giúpngười dùngtheo dõi chi tiết và có được cáiQuan sát tổng quát về tình hình thu chi. Hy vọng nhữngsharetrênsẽ khiếnbạncai quảnthu chihiệu quảvàđơn giản hơn.
File quản lý thu chi công trình xây dựng
I. Khai báo và cập nhật danh mục
Quản lý theo từng năm, tương ứng với đấylà mỗi nămdùng1tệpriêng
Nhập các danh mục: Đặt mã, tên và nhập các trườngnội dungkhác trong từng danh mục
Vào tồn kho đầu kỳ và lũy kế công trình: Danh mục vật tư và danh mục công trình được lookup tự động sang bảng nhập liệu Tồn đầu kỳ và nhập lũy kế công trình,người dùngchỉ nhập số liệu dư đầu
II. Nhập liệu phát sinh [bảng nhập chứng từ phát sinh]
Ngày chứng từ: Được thiết lậptheo định dạng dd/mm/yyyy
Nghiệp vụ: sử dụngnút combo box để chọn: Phieu_nhap, Phieu_xuat, Nhap_mua_xuat_thang, Phieu_chi, Hach_toan_khac
-Phiếu nhập [phiếu nhập kho]: Để nhập liệu vật tư mua về nhập vào kho. Do đây làchứng từ nhập kho, không phải chứng từchi phínên không điền mãchi phí, mã công trình
-Phiếu xuất [phiếu xuất kho]: Để nhập liệu vật tư xuất từ kho cho công trình. Phải điền mã Công trình, mã chi phí.người dùngphải tính giá vốn để nhập vào
-Nhap_mua_xuat_thang [nhập mua xuất thẳng: Để nhập liệu phiếu nhập mua xuất thẳng cho công trình mà không qua kho, giá nhập chính là giá xuất
-Phieu_chi [phiếu chi, ủy nhiệm chi]: Để nhập liệu các chứng từ hạch toán không theo dõi kho, chi thẳng bằng tiền với định khoản: Nợ TKchi phí, Có 111, 112. Phiếu này không cần điền mã vật tư, số lượng, giá mà điền luôn thành tiền
-Hach_toan_khac [phiếu kế toán]: Để nhập liệu các chứng từkhoản chikhác cho công trình nhưphân bổtiền lương, khấu hao.Phiếu này không cần điền mã vật tư, số lượng, giá mà điền luôn thành tiền
III. Coi báo cáo
Bảng kê chứng từ: Khi chọn mã đối tượng trong combox [màu vàng] mà bảng kê không chạy thì vào chức năng: Data> Reapply trên thanh công cụ của excel
Báo cáo giá thành và báo cáo tổng hợp chi phí: Trường hợp không hiện đủ mã công trình, mãchi phíthì chạy chức năng: Data> Reapply trên thanh công cụ của excel
Chú ý
- Đối với phiếu nhập mua xuất thẳng thì gia xuất = giá nhập, tứclấytheo giá đích danh
- Đối với phiếu xuất kho,tệpexcel này không tự động tính giá vốn [giá xuất],người sử dụngphải tự tính giá vốn để nhập giá vào
- Các báo cáo đượclinkcông thứctự động
>> Xem thêm:Hướng dẫn cách lập kế hoạch sản xuất bằng excel mới nhất 2020
Nguồn: Tổng hợp