Ngày 12/9/2018, Chính phủ ban hành Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các bạn có thể tham khảo 7 biểu mẫu về hóa đơn điện tử để có thể thuận tiện hơn trong công tác sử dụng dịch vụ này.
Theo đó, ban hành kèm theo Nghị định là 07 biểu mẫu cần có khi sử dụng hóa đơn điện tử:
Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử [Mẫu số 01];
- ### Thông báo về việc chấp nhận/không chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử [Mẫu số 02];
- ### Tờ khai dữ liệu hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra [Mẫu số 03];
- ### Thông báo hủy hóa đơn điện tử [Mẫu số 04];
- ### Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát [Mẫu số 05];
- ### Đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế [Mẫu số 06];
- ### Thông báo về việc hết thời gian sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua Cổng TTĐT Tổng cục Thuế/qua ủy thác tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử; không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế [Mẫu số 07].
Mãnh Long Phát luôn đồng hành cùng Doanh nghiệp địa phương, ngoài chức năng đại lý chữ ký số độc quyền FPT-CA, thương hiệu Hóa đơn điện tử iVAT sẽ tiếp tục cùng đồng hành với các doanh nghiệp bạn trong thời gian tới.
Sau khi Hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế được nhấn nút triển khai vào ngày 21/11/2021, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
- Người nộp thuế tiến hành lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123 gửi đến cơ quan thuế.
- Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo điện tử theo Mẫu số 01/TB-ĐKĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định 123 cho doanh nghiệp:
- Trường hợp được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 123.
- Trường hợp không được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và gửi lại theo các bước trên.
- Sau khi được cơ quan thuế chấp nhận sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử đã phát hành theo các quy định trước đó.
Hướng dẫn ghi mẫu:
- Mục 1: Nếu đăng ký lần đầu tích chọn Đăng ký mới; nếu sửa đổi, bổ sung từ lần 2 trở đi chọn Thay đổi thông tin.
- Mục 2: Ghi đầy đủ thông tin của doanh nghiệp, người nộp thuế thực hiện đăng ký. Chú ý địa chỉ email sử dụng email của doanh nghiệp để cơ quan thuế gửi thông báo kết quả đăng ký và các thông báo khác.
- Mục 3: Hình thức hóa đơn: doanh nghiệp căn cứ vào Điều 91 Luật Quản lý Thuế để tích chọn hình thức hóa đơn phù hợp hoặc theo yêu cầu của cơ quan thuế, hiện nay cơ quan thuế ưu tiên doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã.
- Mục 4: Hình thức gửi dữ liệu hóa đơn điện tử:
- Trường hợp doanh nghiệp thuộc đối tượng được sử dụng hóa đơn điện tử có mã không phải trả tiền: nếu rơi vào 2 đối tượng trên thì tích chọn tương ứng
- Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
+ Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế: tích chọn nếu thuộc 1 trong 2 trường hợp sau:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn số lượng lớn, có hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu về định dạng chuẩn dữ liệu và quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 123, có nhu cầu chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo hình thức gửi trực tiếp đến cơ quan thuế gửi văn bản kèm theo tài liệu chứng minh điều kiện đáp ứng đến Tổng cục Thuế.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế có tổ chức mô hình Công ty mẹ - con, có xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu hóa đơn tập trung tại Công ty mẹ và có nhu cầu Công ty mẹ chuyển toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử bao gồm cả dữ liệu của các công ty con đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì gửi kèm theo danh sách công ty con đến Tổng cục Thuế để thực hiện kết nối kỹ thuật.
+ Thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử: các trường hợp còn lại, là các doanh nghiệp đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do các Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp [hầu hết doanh nghiệp ở trường hợp này].
- Mục 5: Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử:
- Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử: Áp dụng với các doanh nghiệp sau chuyển dữ liệu cùng kỳ kê khai tháng/ quý:
+ Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán.
+ Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.
- Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn: các doanh nghiệp còn lại và doanh nghiệp sử dụng hóa đơn có mã. [hầu hết doanh nghiệp ở trường hợp này].
- Mục 6: Loại hóa đơn áp dụng: doanh nghiệp tích chọn các loại hóa đơn sử dụng tương ứng. Trường hợp trong cùng loại hóa đơn mà doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng nhiều hơn 1 mẫu số ký hiệu, mẫu hóa đơn thì cơ quan thuế chỉ quản lý theo loại hóa đơn.
- Mục 7: Danh sách chứng thư số sử dụng: doanh nghiệp đăng ký thông tin các chữ ký số sử dụng khi xuất hóa đơn. Khi đăng ký trên phần mềm sẽ hỗ trợ đọc thông tin chữ ký số vào. Trường hợp chữ ký số thay đổi thông tin [cấp lại, gia hạn] thì phải thực hiện cập nhật với cơ quan thuế.
- Mục 8: Đăng ký ủy nhiệm lập hóa đơn: trường hợp doanh nghiệp ủy nhiệm cho Đơn vị khác lập hóa đơn thì kê khai vào - là bên có quan hệ liên kết với người bán như quan hệ góp vốn, quan hệ giữa công ty mẹ-con có thỏa thuận ủy quyền lập hóa đơn
Khi nào đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo luật quản lý thuế 38/2019/QH14 được quốc hội thông qua, từ ngày 1/7/2022 các doanh nghiệp bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Đây là chính sách vừa có lợi cho doanh nghiệp lại vừa tăng cường tính minh bạch cho các cơ quan thuế theo dõi, giám sát các hoạt động kinh tế được tốt nhất.
Gửi bản đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua đâu?
4. Thủ tục đăng ký sử dụng thông tin hóa đơn điện tử - Đầu mối đăng ký của bên sử dụng thông tin gửi 01 bản chính văn bản đến Tổng cục Thuế để đề nghị đăng ký mới hoặc bổ sung nội dung cung cấp thông tin hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/CCTT-ĐK.
Mẫu 01 Đktđ Hđđt lấy ở đâu?
Doanh nghiệp/cá nhân lập tờ khai Đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT [đính kèm tại Phụ lục IA Nghị định 123] gửi tới Cơ quan Thuế [Có thể nộp trực tiếp tại Cổng TTĐT Tổng cục Thuế hoặc thông qua phần mềm hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng].
Hóa đơn mẫu 01 là gì?
Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử - Là mẫu biểu tờ khai được người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp của người nộp thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh...