Một trong những băn khoăn mà dân kế toán thường gặp phải nhất chính là viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn, cho dù Bộ Tài chính đã có hướng dẫn về vấn đề này.
Quy tắc chung về viết số tiền trên hóa đơn
Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9. Người bán được lựa chọn một trong hai cách ghi:
- Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.], nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị; hoặc
- Sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy [,] sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm [.] sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán;
Đồng thời, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
Quy tắc mới nhất về viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn [Ảnh minh họa]
Một số trường hợp đặc biệt cần lưu ý
Ngoài việc nắm vững nguyên tắc viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn của Bộ Tài chính như nêu trên, trong thực tế, kế toán cần biết một số quy ước viết trong các trường hợp đặc biệt như:
Một độc giả gửi email hỏi: “Xin cho tôi hỏi cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn đúng theo qui định của ngành Tài Chính. Thí dụ con số: 215 342 000 đồng, thì viết là “hai trăm mười lăm triệu ba trăm bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” hay viết là: “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” mới đúng. Có cần thêm chữ chẵn cuối câu và chữ “mươi” trong “bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” không?
Luật sư Vũ Mạnh Hòa tư vấn:
Khoản 2 Điều 11 Luật Kế toán 2015:
“Điều 11. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán
1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài.
2. Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm [.]; khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,]”.
Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015:
“Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán
…
3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.”
Điều 18 Luật kế toán 2015:
“Điều 10. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán
1. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND” ...”
Thông tư 200/2014/TT-BTC:
“Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán
1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.”
Có thể thấy, hiện nay, pháp luật hiện hành chỉ quy định chung chung về việc ghi số tiền bằng chữ mà chưa có hướng dẫn cụ thể về cách đọc chữ số viết số tiền trên hóa đơn bằng chữ.
Đồng thời với số tiền bằng số là: 215.342.000 đồng, thì cách viết số tiền bằng chữ: “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” hay “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” đều không dẫn đến hiểu sai lệch nội dung hóa đơn, mà vẫn xác định được số tiền là 215.342.000 đồng. Do vậy, cách viết của bạn là “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” vẫn được xác định là hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Việc ghi số tiền bằng chữ có thêm chữ “chẵn” là không cần thiết nhưng trong trường hợp này không gây hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn nên hóa đơn này vẫn được xem là hóa đơn hợp lệ nếu bảo đảm các quy định tại Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính.
Bà Nga hỏi, cách viết trên hóa đơn của công ty bà như nêu trên có sai quy định không? Hóa đơn này có thể xem là hợp lệ không?
Cục Thuế TP. Đà Nẵng trả lời vấn đề này như sau:
Tại Điểm k, Khoản 1, Điều 4 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 1, Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015 quy định:
“k] Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn [ ] hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; Người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải đặt dấu chấm [.], nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy [,] sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy [,] sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm [.] sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.
Dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi bằng chữ. Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải bảo đảm không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn”.
Căn cứ quy định trên, công ty bà có bán hàng cho khách với số tiền 10.000.000 đồng; trên hóa đơn dòng số tiền viết bằng chữ ghi “Mười triệu đồng y” thì vẫn được xem là phù hợp.
Việc ghi số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hay “chẵn” là không cần thiết nhưng trong trường hợp này không gây hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn nên hóa đơn này vẫn được xem là hóa đơn hợp lệ nếu bảo đảm các quy định tại Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính.