Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Có các loại hóa đơn điện tử nào?
Theo hướng dẫn tại Điều 5 Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì có các loại hóa đơn điện tử như sau:
"Điều 5. Loại hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn giá trị gia tăng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
3. Các loại hóa đơn khác, gồm: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.
4. Hóa đơn điện tử quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 Điều này phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định."
Việc chuyển hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có bắt buộc phải đóng dấu không? Người thực hiện chuyển đổi có phải ký trên hóa đơn chuyển đổi không?
Theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC về việc chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy như sau:
"Điều 12. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1. Nguyên tắc chuyển đổi
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một [01] lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
2. Điều kiện
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a] Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b] Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c] Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn [ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”]; họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi."
Như vậy, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy không bắt buộc phải đóng dấu và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán. Riêng người thực hiện việc chuyển đổi phải ký tên và ghi rõ họ và tên của mình.
Trường hợp người thực hiện chuyển đổi là kế toán thì không cần giấy ủy quyền của giám đốc mà chỉ cần ký tên và ghi rõ hõ tên của mình trên hóa đơn điện tử.
Năm 2023 đang diễn ra với nhiều biến động và thay đổi trong lĩnh vực thuế và kế toán. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tập trung vào một chủ đề quan trọng đối với doanh nghiệp – quy định về kê khai hoá đơn đầu vào bỏ sót. Điều này đang thu hút sự quan tâm lớn từ các doanh nghiệp vì sự nghiêm ngặt và sự cần thiết để tuân thủ các quy định liên quan đến thuế. Hãy cùng hóa đơn điện tử EasyInvoice tìm hiểu quy định về kê khai hóa đơn đầu vào bỏ sót 2023 qua bài viết sau đây.
1. Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là loại hóa đơn xuất hiện khi doanh nghiệp mua sắm hàng hóa, nguyên vật liệu, sử dụng dịch vụ, nhằm phục vụ mục đích sản xuất, kinh doanh. Về hình thức và nội dung, hóa đơn đầu vào vẫn giống như các hóa đơn thông thường khác. Thuật ngữ này được sử dụng để chỉ các khoản chi ra trong kế toán doanh nghiệp.
Một số loại chứng từ cần thiết của hóa đơn đầu vào là:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa, có bổ sung phụ lục ghi chi tiết danh mục hàng hóa, vật tư mà doanh nghiệp mua.
- Phiếu nhập hàng hóa đã mua vào kho của doanh nghiệp.
- Các giấy tờ là phiếu thu, biên lai ghi tiền giao dịch hàng hóa mà doanh nghiệp đã thực hiện.
- Biên bản ghi nhận thanh lý hợp đồng mua bán.
\>>>>> Tìm hiểu ngay Xuất Hóa Đơn Không Có Đầu Vào
2. Những quy định về kê khai hóa đơn mua bỏ sót trong các văn bản pháp lý
Để nắm vững cách kê khai hóa đơn mua và điều chỉnh sai sót một cách chính xác và đúng theo quy định của các văn bản pháp luật, chúng ta cần tìm hiểu các quy định liên quan đã được đề ra trước đó. Dưới đây là một số văn bản pháp lý mà chúng ta cần tham khảo:
– Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Căn cứ theo Điều 47 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế như sau:
“Điều 47. Khai bổ sung hồ sơ khai thuế1. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
2. Khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã công bố quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở của người nộp thuế thì người nộp thuế vẫn được khai bổ sung hồ sơ khai thuế; cơ quan thuế thực hiện xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này.
3. Sau khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền đã ban hành kết luận, quyết định xử lý về thuế sau thanh tra, kiểm tra tại trụ sở của người nộp thuế thì việc khai bổ sung hồ sơ khai thuế được quy định như sau:
- Người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế đối với trường hợp làm tăng số tiền thuế phải nộp, giảm số tiền thuế được khấu trừ hoặc giảm số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn và bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế đối với hành vi quy định tại Điều 142 và Điều 143 của Luật này;
…”
- Trường hợp người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế có sai, sót nếu khai bổ sung làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số tiền thuế được khấu trừ, tăng số tiền thuế được miễn, giảm, hoàn thì thực hiện theo quy định về giải quyết khiếu nại về thuế.
– Nghị định số 126/2020/NĐ-CP: Căn cứ theo khoản 4 Điều 7 NĐ 126/2020/NĐ-CP quy định:
“4. Người nộp thuế được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế có sai, sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế và theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Người nộp thuế khai bổ sung như sau:
- Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
Trường hợp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai, sót, đồng thời tổng hợp số liệu khai bổ sung vào hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
Trường hợp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì chỉ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm; riêng trường hợp khai bổ sung tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì đồng thời phải khai bổ sung tờ khai tháng, quý có sai, sót tương ứng.
Trường hợp khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại. Người nộp thuế chỉ được khai bổ sung tăng số thuế giá trị gia tăng đề nghị hoàn khi chưa nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế tiếp theo và chưa nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế.”
- Người nộp thuế khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được ngân sách nhà nước hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc số tiền thuế đã được hoàn thừa và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước [nếu có].
– Tham khảo Công văn số 3059/TCT-KK ngày 18/8/2022 của Tổng cục Thuế hướng dẫn về kê khai bổ sung hóa đơn GTGT đầu vào:
“Trường hợp Công ty kê khai bổ sung một số hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào [phát sinh từ tháng 01/2021 đến tháng 09/2021] vào kỳ tính thuế tháng 10, tháng 11/2021 trước khi Cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại tại sở người nộp thuế thì thực hiện kê khai theo quy định điểm b Khoản 4 Điều 7 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP”.
– Tham khảo Công văn số 2397/CTBNI-KKKTT ngày 27/06/2023 của Cục thuế tỉnh Bắc Ninh về việc kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót:
“Trường hợp công ty phát hiện các hóa đơn đầu vào các tháng trước chưa kê khai thì công ty được khai bổ sung khai thuế theo hướng dẫn tại Điều 47, Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/06/2019 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP”.
3. Kết luận về kê khai hóa đơn đầu vào bỏ sót năm 2023
Như đã trình bày trong các Văn bản pháp luật đã được đề cập, Hóa đơn điện tử EasyInvoice tóm tắt quy trình kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót như sau:
- Đối với hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào [phát sinh trước khi áp dụng hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC], nếu phát hiện ra trước thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, bạn có thể kê khai bổ sung vào kỳ kế toán mà bạn phát hiện ra những hóa đơn bị bỏ sót đó.
- Đối với hóa đơn GTGT hàng hóa, dịch vụ mua vào [phát sinh sau khi áp dụng hóa đơn điện tử mới theo Thông tư 78/2021/TT-BTC], nếu phát hiện sai sót, bạn nên kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bỏ sót đó.
Tính đến thời điểm hiện tại, việc sử dụng hóa đơn điện tử có một số điểm cần lưu ý:
Hiện nay, các doanh nghiệp đã hoàn tất việc chuyển đổi toàn bộ hóa đơn sang dạng điện tử theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC. Điều này bao gồm cả hóa đơn đầu ra và đầu vào hàng tháng, và quá trình chuyển đổi được thực hiện thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, trên trang web: //hoadondientu.gdt.gov.vn/
- Cơ quan thuế đã nắm được thông tin chi tiết về tên người mua, người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá thành tiền…
- Tạo điều kiện thuận tiện để Cơ quan thuế và các cơ quan quản lý nhà nước có thể ứng dụng các công nghệ mới như dữ liệu lớn, AI… vào công tác quản lý. Việc đối chiếu, so sánh số liệu, kiểm tra giám sát được thuận lợi nhanh chóng và ngày càng đạt độ chính xác cao.
Trên đây Hóa đơn điện tử EasyInvoice đã cung cấp thông tin về Quy định về kê khai hoá đơn đầu vào bỏ sót. Hy vọng những thông tin trên hữu ích với quý bạn đọc. Nếu còn câu hỏi khác cần được tư vấn, hỗ trợ vui lòng liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 0981 772 388 – 1900 33 69 đội ngũ của chúng tôi sẽ giải đáp nhanh chóng và chi tiết nhất.
\==========
Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế
SoftDreams ra mắt Phần mềm quản lý bán hàng EasyPos hỗ trợ Quý khách hàng trong nghiệp vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Nếu Quý khách hàng cần được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay cho đội ngũ chuyên nghiệp của SoftDreams, chúng tôi cam kết hỗ trợ khách hàng kịp thời 24/7 trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
EASYPOS – Phần mềm Quản lý bán hàng đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ như:
- Liên kết trực tiếp với cơ quan thuế
- Tự động đồng bộ đơn hàng thành hoá đơn, chuyển dữ liệu lên cơ quan thuế theo thông tư 78/2021/TT-BTC.
- Cập nhật sớm nhất những chính sách mới của cơ quan thuế
- Tạo và in đơn hàng ngay cả khi có hoặc không có kết nối mạng.
- Thiết lập mẫu vé in theo mong muốn của DN & HKD. Tích hợp hệ sinh thái đa kênh như: Hóa đơn điện tử EasyInvoice, Phần mềm kế toán EasyBooks và chữ ký số EasyCA