Hóa đơn chứng từ hợp pháp theo quy định năm 2024

Vấn đề thế nào là hóa đơn hợp lý, hợp lệ, hợp pháp theo quy định của pháp luật được khá nhiều người quan tâm. Cùng tham khảo bài viết sau để có câu trả lời.

1. Thế nào là hóa đơn hợp lý?

Hóa đơn giá trị gia tăng khi đưa vào sử dụng phải là hóa đơn hợp lý, đồng thời phải hợp lệ và hợp pháp.

Xuất phát từ quy định về chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, hóa đơn giá trị gia tăng hợp lý là hóa đơn có nội dung chi cho các khoản thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và phù hợp với nội dung doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh.

Thế nào là hóa đơn hợp lý hợp lệ hợp pháp? (Ảnh minh họa)

2. Thế nào là hóa đơn hợp lệ?

Theo điểm a khoản 2 Điều 17 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, có thể hiểu, hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo:

- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo Điều 10 Nghị định này như:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn;
• Số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng…

- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo Điều 12 Nghị định này: Định dạng hóa đơn điện tử sử dụng ngôn ngữ định dạng văn bản XML và gồm 02 thành phần: thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử và thành phần chứa dữ liệu chữ ký số. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã cơ quan thuế.

- Đúng thông tin đăng ký theo Điều 15 Nghị định này.

- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo khoản 1 Điều 16 Nghị định này.

3. Thế nào là hóa đơn hợp pháp?

Theo khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc:

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả;

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;

- Sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;

- Sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;

- Sử dụng hóa đơn mua hàng hoá, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hoá, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền/chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế/cơ quan công an/các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.

Theo đó, có thể hiểu hóa đơn hợp pháp là hóa đơn không thuộc các trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp nêu trên.

Hóa đơn và chứng từ là 02 thuật ngữ thường xuất hiện cùng nhau nhưng chúng không phải là một. Vậy hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào, cùng tham khảo bài viết dưới đây.

Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?

Hóa đơn và chứng từ có điểm khác nhau cơ bản là hóa đơn dùng để ghi nhận thông tin bán hàng còn chứng từ dùng để ghi nhận thông tin thuế được khấu trừ, các khoản phí và lệ phí đã đóng.

Cụ thể, căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

1. Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

[…] 4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in. […]

Theo đó, hóa đơn là một loại được dùng để ghi nhận thông tin về việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có 02 hình thức là hóa đơn điện tử và hóa đơn do cơ quan thuế đặt in.

Còn chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận các thông tin về khoản thuế được khẩu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí.

Xem thêm: Chứng từ là gì? Chứng từ gồm những loại nào?

Như vậy, điểm khác nhau giữa hóa đơn và chứng từ là hóa đơn dùng để ghi nhận thông tin bán hàng còn chứng từ dùng để ghi nhận thông tin thuế được khấu trừ, các khoản phí và lệ phí đã đóng.

Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào theo Nghị định 123? (Ảnh minh họa)

Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là gì?

Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Đối chiếu với quy định tại khoản 2, 3, 5, 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:

- Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử/hóa đơn đặt in do cơ quan thuế đặt in

• Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã/không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Chứng từ cũng được thể hiện theo hình thức điện tử/đặt in, tự in

• Chứng từ điện tử bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế/do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử.
• Chứng từ đặt in, tự in bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng/tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí.

Đồng thời, hóa đơn phải có các nội dung quy định tại Điều 10 Nghị định này, chứng từ phải có các nội dung quy định tại Điều 32 Nghị định này.

Như vậy, hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.