Để hủy hóa đơn trên phần mềm HTKK bạn cần lập một thông báo gửi đến Tổng Cục Thuế, cơ quan quản lý phần mềm xuất hóa đơn thông minh. Tuy nhiên các bước cần làm ra sao? Bạn cần phải bắt đầu từ đâu và thực hiện như thế nào lại là điều mà không phải ai cũng biết. Vì vậy hôm nay chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu các hướng dẫn lập thông báo hủy hóa đơn trên phần mềm HTKK chi tiết nhé. và bạn cũng có thể tham khảo thêm Hướng dẫn tạo thông báo phát hành hóa đơn có mã cơ quan thuế và Hóa đơn điện tử có mã có xuất lùi ngày được không?.
Khi các bạn thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn hoặc hủy hóa đơn điện tử mẫu cũ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC và Nghị định 51/2010/NĐ-CP, ngoài các thủ tục đã nêu trong bài, các bạn phải lập thông báo hủy hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.
Thủ tục này sẽ được thực hiện ví dụ minh họa trên phần mềm HTKK phát hành mới nhất của Tổng cục thuế ngày 15/11/2021 là phiên bản 4.6.2.
Các bạn thực hiện tuần tự các bước như sau:
Bước 1: Tại màn hình đăng nhập phần mềm HTKK 4.6.2 các bạn điền MST của Đơn vị.
Hướng dẫn lập thông báo hủy hóa đơn trên phần mềm HTKK
Bước 2: Sau khi đăng nhập vào phần mềm HTKK, các bạn chọn mục Hóa đơn ???? Tiếp tục chọn đến “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”.
Chọn “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”
Bước 3: Sau khi mở tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC] lên các bạn thực hiện hủy hóa đơn còn tồn như sau:
- Điền đầy đủ thông tin như mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn tồn từ số … đến số….
- Ghi phương thức hủy hóa đơn:
– Hóa đơn giấy: “Cắt góc; Đốt; Xé nhỏ”
thường hay sử dụng là: Cắt góc [cắt góc dưới bên phải, góc phần chữ ký thủ trưởng đơn vị] vì sẽ lưu lại được quyển hóa đơn gốc khi thanh kiểm tra thuế hơn là các phương pháp khác.
– Hóa đơn điện tử: “Thực hiện hủy trên phần mềm hóa đơn điện tử” – SAU KHI ĐƯỢC CHẤP NHẬN PHÁT HÀNH HDDT THEO TT78 THÌ HỆ THỐNG THEO TT32 CỦA KHÁCH HÀNG SẼ DỪNG PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN VÀ CHUYỂN TRẠNG THÁI.
Cách điền “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”Kết xuất file XML tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]”
Bước 5: Đăng nhập trang Thuế điện tử.
Để nộp tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]” qua mạng thì trước tiên các bạn cần đăng nhập trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: //thuedientu.gdt.gov.vn/
Trang Thuế điện tử của Tổng cục thuế
Điền tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác nhận để truy cập vào trang thuế điện tử.
Bước 6: Nộp tờ khai dưới dạng xml qua mạng
Các bạn sau khi đăng nhập thành công trang thuế điện tử thì tiến hành nộp tờ khai “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]” qua mạng như các tờ khai khác, bằng cách chọn tờ khai đã kết xuất ở phần mềm HTKK trước đó và ký số điện tử rồi nộp qua mạng online trên trang thuế điện tử.
* Chú ý: Nếu chưa đăng ký tờ khai thì cần đăng ký thêm tờ khai trước khi nộp.
Nộp tờ khai dưới dạng xml “Thông báo kết quả hủy hóa đơn mẫu [TB03/AC]” qua mạng
Hy vọng các hướng dẫn lập thông báo hủy hóa đơn trên phần mềm HTKK sẽ giúp bạn nắm được những việc cần làm để đảm bảo tuân thủ Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BCT của chính phủ. Nếu bạn có vấn đề gì cần thắc mắc thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn chi tiết hơn. Đội ngũ tư vấn viên chuyên nghiệp đã sẵn sàng phục vụ bạn hết mình.
Hóa đơn giá trị gia tăng [hay được gọi phổ biến bằng cái tên “Hóa đơn đỏ”] thực chất là là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Trong trường hợp doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng hóa đơn GTGT thì cần làm thủ tục hủy hóa đơn:
- Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy.
- Thành lập hội đồng hủy hóa đơn [trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh] Thành viên Hội đồng hủy hóa đơn phải bao gồm đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức kinh doanh.
- Các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn cần ký vào biên bản hủy hóa đơn, đồng thời chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.
- Cách thức hủy hóa đơn GTGT
Hình thúc hủy hóa đơn GTGT phải được ghi rõ trong Biên bản hủy hóa đơn:
- Cắt góc [Cát góc dưới bên phải, góc có chữ ký thủ trưởng đơn vị]
- Đốt
- Xé nhỏ
- Làm cho không sinh số trên phần mềm hóa đơn điện tử M-Invoice [đối với hóa đơn điện tử]
Lưu ý: Tùy vào từng chi cục thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp hủy hóa đơn GTGT theo 1 trong 3 cách thức trên. Do đó doanh nghiệp nên liên hệ trước với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn.
- Hồ sơ hủy hóa đơn GTGT không tiếp tục sử dụng gồm những gì?
Hồ sơ hủy hóa đơn được quy định tại Khoản 3, Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC bao gồm:
- Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn [trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh]
- Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy [từ số… đến số… hoặc kê chi tiết từng số hóa đơn nếu số hóa đơn cần hủy không liên tục]
- Biên bản hủy hóa đơn
- Thông báo kết quả hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy [mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này]
Lưu ý:
Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hóa đơn được lập thành hai [02] bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm [05] ngày kể từ ngày thực hiện hủy hóa đơn.
Có 2 hình thức nộp thông báo kết quả hủy hóa đơn cho Cơ quan thuế như sau:
- Nộp trực tiếp: Lập 02 bản trong đó 01 bản lưu tại doanh nghiệp, 01 bản gửi cơ quan thuế
- Nộp qua mạng: thông quan phần mềm HTKK -> chọn Thông báo kết quả hủy hóa đơn [TB03/AC] -> Kết xuất dữ liệu XML rồi nộp qua mạng giống như thao tác nộp tờ khai thuế GTGT
Cách thức thực hiện cụ thể như sau:
Bước 1: Đầu tiên chúng ta cần lập thông báo kết quả hủy hóa đơn bằng phần mềm HTKK. Các bạn đăng nhập vào phần mềm HTKK. Sau đó chọn mục Hóa đơn => Thông báo kết quả hủy hóa đơn [TB03/AC].
Ảnh 1: Hướng dẫn cách hủy hóa đơn qua mạng cho doanh nghiệp
Bước 2: Lúc này màn hình hiện ra tờ khai thông báo kết quả hủy hóa đơn. Các bạn tiến hành nhập các chỉ tiêu như mã hóa đơn, tên hóa đơn, mẫu số, ký hiệu, từ số đến số, người lập biểu, người đại diện theo pháp luật… Cuối cùng các bạn nhấn Ghi rồi Kết xuất file XML.
Ảnh 2: Hướng dẫn cách hủy hóa đơn qua mạng cho doanh nghiệp
Bước 3: Tiếp theo, các bạn mở trình duyệt web và đăng nhập vào địa chỉ //thuedientu.gdt.gov.vn
Sau đó các bạn chọn mục DOANH NGHIỆP rồi đăng nhập vào hệ thống.
Ảnh 3: Hướng dẫn cách hủy hóa đơn qua mạng cho doanh nghiệp
Bước 4: Sau khi đăng nhập vào hệ thống, các bạn chọn mục Khai Thuế => chọn tiếp Nộp tờ khai XML. Sau khi giao diện chuyển vào mục Nộp tờ khai XML, các bạn chọn mục Chọn tệp tờ khai.
Ảnh 4: Hướng dẫn cách hủy hóa đơn qua mạng cho doanh nghiệp
Bước 5: Lúc này, hộp thoại Open hiện ra.
Các bạn tiến hành tìm tới vị trí lưu của tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn tạo bên trên rồi nhấn Open.
Ảnh 5: Hướng dẫn cách hủy hóa đơn qua mạng cho doanh nghiệp
Bước 6: Bây giờ tờ khai đã được upload lên hệ thống. Các bạn chỉ cần cắm USB chữ ký số của đơn vị mình vào máy tính rồi nhấn Ký điện tử. Sau đó nhấn tiếp Nộp tờ khai. Chỉ cần như vậy là tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn đã được nộp cho Cơ quan Thuế.