Hướng dẫn format cell text in excel - định dạng văn bản ô trong excel

Nếu bạn muốn Excel coi một số loại số nhất định là văn bản, bạn có thể sử dụng định dạng văn bản thay vì định dạng số. Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng số thẻ tín dụng hoặc mã số khác có chứa 16 chữ số trở lên, bạn phải sử dụng định dạng văn bản. Điều đó bởi vì Excel có tối đa 15 chữ số chính xác và sẽ làm tròn bất kỳ số nào theo chữ số thứ 15 xuống 0, có lẽ không phải là những gì bạn muốn xảy ra.

Nó dễ dàng nói trong nháy mắt nếu một số được định dạng là văn bản, bởi vì nó sẽ được liên kết trái thay vì được liên kết bên phải trong ô.

1. Chọn ô hoặc phạm vi ô chứa các số mà bạn muốn định dạng làm văn bản. Cách chọn ô hoặc một phạm vi.

   Mẹo: & nbsp; bạn cũng có thể chọn các ô trống, sau đó nhập số sau khi bạn định dạng các ô dưới dạng văn bản. Những con số đó sẽ được định dạng là văn bản.You can also select empty cells, and then enter numbers after you format the cells as text. Those numbers will be formatted as text.

2. Trên tab Home, trong nhóm số, nhấp vào mũi tên bên cạnh hộp định dạng số, sau đó nhấp vào văn bản.Home tab, in the Number group, click the arrow next to the Number Format box, and then click Text.

   Lưu ý: & nbsp; Nếu bạn không thấy tùy chọn văn bản, hãy sử dụng thanh cuộn để cuộn đến cuối danh sách.If you don't see the Text option, use the scroll bar to scroll to the end of the list.

   

Tips: 

• Để sử dụng các vị trí thập phân trong các số được lưu trữ dưới dạng văn bản, bạn có thể cần bao gồm các điểm thập phân khi bạn nhập các số.

• Ví dụ, khi bạn nhập một số bắt đầu bằng số 0, mã sản phẩm sẽ xóa số 0 theo mặc định. Nếu đây không phải là những gì bạn muốn, bạn có thể tạo định dạng số tùy chỉnh buộc Excel phải giữ lại số 0 hàng đầu. Ví dụ: nếu bạn gõ hoặc dán mã sản phẩm mười chữ số trong bảng tính, Excel sẽ thay đổi số như 0784367998 thành 784367998. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo định dạng số tùy chỉnh bao gồm mã 00000000 Tất cả mười chữ số của mã sản phẩm, bao gồm cả số 0 hàng đầu. Để biết thêm thông tin về vấn đề này, hãy xem Tạo hoặc xóa định dạng số tùy chỉnh và giữ các số không dẫn đầu trong mã số.0000000000, which forces Excel to display all ten digits of the product code, including the leading zero. For more information about this issue, see Create or delete a custom number format and Keep leading zeros in number codes.

• Đôi khi, các số có thể được định dạng và lưu trữ trong các ô như văn bản, sau này có thể gây ra các vấn đề với tính toán hoặc tạo ra các đơn đặt hàng sắp xếp khó hiểu. Điều này đôi khi xảy ra khi bạn nhập hoặc sao chép số từ cơ sở dữ liệu hoặc nguồn dữ liệu khác. Trong kịch bản này, bạn phải chuyển đổi các số được lưu trữ dưới dạng văn bản thành số. Để biết thêm thông tin, hãy xem Chuyển đổi số được lưu trữ dưới dạng văn bản thành các số.

• Bạn cũng có thể sử dụng chức năng văn bản để chuyển đổi một số thành văn bản ở một định dạng số cụ thể. Để biết ví dụ về kỹ thuật này, hãy xem các số không dẫn đầu trong mã số. Để biết thông tin về việc sử dụng chức năng văn bản, xem chức năng văn bản.

Hàm văn bản cho phép bạn thay đổi cách một số xuất hiện bằng cách áp dụng định dạng cho nó bằng mã định dạng. Nó hữu ích trong các tình huống bạn muốn hiển thị các số ở định dạng dễ đọc hơn hoặc bạn muốn kết hợp các số với văn bản hoặc ký hiệu.TEXT function lets you change the way a number appears by applying formatting to it with format codes. It's useful in situations where you want to display numbers in a more readable format, or you want to combine numbers with text or symbols.

Lưu ý: & NBSP; Hàm văn bản sẽ chuyển đổi số thành văn bản, điều này có thể gây khó khăn cho việc tham chiếu trong các tính toán sau. Nó tốt nhất để giữ giá trị ban đầu của bạn trong một ô, sau đó sử dụng hàm văn bản trong một ô khác. Sau đó, nếu bạn cần xây dựng các công thức khác, luôn luôn tham khảo giá trị ban đầu chứ không phải kết quả hàm văn bản.The TEXT function will convert numbers to text, which may make it difficult to reference in later calculations. It’s best to keep your original value in one cell, then use the TEXT function in another cell. Then, if you need to build other formulas, always reference the original value and not the TEXT function result.

Cú pháp

Text (value, format_text)(value, format_text)

Cú pháp chức năng văn bản có các đối số sau:TEXT function syntax has the following arguments:

Tổng quan

Ở dạng đơn giản nhất, chức năng văn bản nói:

• = Text (Giá trị bạn muốn định dạng, "Mã định dạng bạn muốn áp dụng")

Dưới đây là một số ví dụ phổ biến, mà bạn có thể sao chép trực tiếp vào Excel để tự mình thử nghiệm. Lưu ý các mã định dạng trong dấu ngoặc kép.

Lưu ý: & nbsp; Mặc dù bạn có thể sử dụng chức năng văn bản để thay đổi định dạng, nhưng nó không phải là cách duy nhất. Bạn có thể thay đổi định dạng mà không cần công thức bằng cách nhấn Ctrl +1 (hoặc +1 trên Mac), sau đó chọn định dạng bạn muốn từ hộp thoại Định dạng> Số số.Although you can use the TEXT function to change formatting, it’s not the only way. You can change the format without a formula by pressing CTRL+1 (or

Tải xuống các ví dụ của chúng tôi

Bạn có thể tải xuống một sổ làm việc ví dụ với tất cả các ví dụ chức năng văn bản bạn sẽ tìm thấy trong bài viết này, cộng với một số tính năng bổ sung. Bạn có thể theo dõi hoặc tạo mã định dạng chức năng văn bản của riêng bạn.

Tải xuống các ví dụ chức năng văn bản Excel

Mã định dạng khác có sẵn

Bạn có thể sử dụng hộp thoại Định dạng ô để tìm mã định dạng có sẵn khác:Format Cells dialog to find the other available format codes:

1. Nhấn Ctrl+1 (+1 trên MAC) để hiển thị hộp thoại các ô định dạng.Ctrl+1 (

   +1 on the Mac) to bring up the Format Cells dialog.

2. Chọn định dạng bạn muốn từ tab Số.Number tab.

3. Chọn tùy chọn tùy chỉnh,Custom option,

4. Mã định dạng bạn muốn bây giờ được hiển thị trong hộp loại. Trong trường hợp này, chọn tất cả mọi thứ từ hộp loại ngoại trừ dấu chấm phẩy (;) và @ ký hiệu. Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi đã chọn và sao chép chỉ MM/DD/YY.Type box. In this case, select everything from the Type box except the semicolon (;) and @ symbol. In the example below, we selected and copied just mm/dd/yy.

5. Nhấn Ctrl+C để sao chép mã định dạng, sau đó nhấn Hủy để loại bỏ hộp thoại Định dạng ô.Ctrl+C to copy the format code, then press Cancel to dismiss the Format Cells dialog.

6. Bây giờ, tất cả những gì bạn cần làm là nhấn Ctrl+V để dán mã định dạng vào công thức văn bản của bạn, như: = text (b2, "mm/dd/yy"). Đảm bảo rằng bạn dán mã định dạng trong trích dẫn ("Mã định dạng"), nếu không, Excel sẽ ném một thông báo lỗi.Ctrl+V to paste the format code into your TEXT formula, like: =TEXT(B2,"mm/dd/yy"). Make sure that you paste the format code within quotes ("format code"), otherwise Excel will throw an error message.

Mã định dạng theo danh mục

Sau đây là một số ví dụ về cách bạn có thể áp dụng các định dạng số khác nhau cho các giá trị của mình bằng cách sử dụng hộp thoại Định dạng ô, sau đó sử dụng tùy chọn tùy chỉnh để sao chép các mã định dạng đó vào chức năng văn bản của bạn.Format Cells dialog, then use the Custom option to copy those format codes to your TEXT function.

Tại sao Excel xóa 0 hàng đầu của tôi?

Excel được đào tạo để tìm kiếm các số được nhập trong các ô, không phải các số trông giống như văn bản, như số phần hoặc SKU. Để giữ lại các số không hàng đầu, định dạng phạm vi đầu vào dưới dạng văn bản trước khi bạn dán hoặc nhập các giá trị. Chọn cột hoặc phạm vi nơi bạn sẽ đặt các giá trị, sau đó sử dụng Ctrl+1 để hiển thị hộp thoại Định dạng> ô và trên tab Số chọn Văn bản. Bây giờ Excel sẽ giữ cho số 0 hàng đầu của bạn.CTRL+1 to bring up the Format > Cells dialog and on the Number tab select Text. Now Excel will keep your leading 0's.

Nếu bạn đã nhập dữ liệu và Excel đã xóa số 0 hàng đầu của bạn, bạn có thể sử dụng chức năng văn bản để thêm chúng trở lại. Bạn có thể tham chiếu ô trên cùng với các giá trị và sử dụng = text (giá trị, "00000"), trong đó số lượng 0 0 trong công thức biểu thị tổng số ký tự bạn muốn, sau đó sao chép và dán vào phần còn lại của phạm vi của bạn.TEXT function to add them back. You can reference the top cell with the values and use =TEXT(value,"00000"), where the number of 0’s in the formula represents the total number of characters you want, then copy and paste to the rest of your range.

Nếu vì một lý do nào đó, bạn cần chuyển đổi các giá trị văn bản trở lại thành số, bạn có thể nhân với 1, như = D4*1 hoặc sử dụng toán tử hai bên (-), như =-D4.=D4*1, or use the double-unary operator (--), like =--D4.

Excel phân tách hàng ngàn bằng dấu phẩy nếu định dạng chứa dấu phẩy (,) được đặt bởi các dấu hiệu số (#) hoặc bởi số không. Ví dụ: nếu chuỗi định dạng là "#, ###", Excel sẽ hiển thị số 12200000 là 12.200.000. "#,###", Excel displays the number 12200000 as 12,200,000.

Một dấu phẩy theo sau một trình giữ chỗ chữ số có tỷ lệ số lượng lên 1.000. Ví dụ: nếu chuỗi định dạng là "#, ###. 0,", Excel hiển thị số 12200000 là 12.200.0."#,###.0,", Excel displays the number 12200000 as 12,200.0.

Notes: 

• Dấu phân cách hàng ngàn phụ thuộc vào cài đặt khu vực của bạn. Ở Mỹ, đó là một dấu phẩy, nhưng ở các địa phương khác, nó có thể là một thời kỳ (.).

• Hàng ngàn phân tách có sẵn cho các định dạng số, tiền tệ và kế toán.

Sau đây là các ví dụ về số lượng tiêu chuẩn (chỉ hàng ngàn phân tách và số thập phân), định dạng tiền tệ và kế toán. Định dạng tiền tệ cho phép bạn chèn ký hiệu tiền tệ mà bạn chọn và sắp xếp bên cạnh giá trị của bạn, trong khi định dạng kế toán sẽ căn chỉnh ký hiệu tiền tệ ở bên trái của ô và giá trị bên phải. Lưu ý sự khác biệt giữa tiền tệ và mã định dạng kế toán bên dưới, trong đó kế toán sử dụng dấu hoa thị (*) để tạo sự phân tách giữa biểu tượng và giá trị.

Để tìm mã định dạng cho ký hiệu tiền tệ, trước tiên nhấn Ctrl +1 (hoặc +1 trên MAC), chọn định dạng bạn muốn, sau đó chọn biểu tượng từ biểu tượng thả xuống: Ctrl+1 (or

Sau đó nhấp vào tùy chỉnh bên trái từ phần danh mục và sao chép mã định dạng, bao gồm cả ký hiệu tiền tệ.Custom on the left from the Category section, and copy the format code, including the currency symbol.

Lưu ý: & NBSP; Hàm văn bản không hỗ trợ định dạng màu, vì vậy nếu bạn sao chép mã định dạng số từ hộp thoại ô định dạng bao gồm một màu, như thế này: $#, ## 0,00 _); [màu đỏ] ($#, ## 0,00), hàm văn bản sẽ chấp nhận mã định dạng, nhưng nó sẽ không hiển thị màu.The TEXT function does not support color formatting, so if you copy a number format code from the Format Cells dialog that includes a color, like this: $#,##0.00_);[Red]($#,##0.00), the TEXT function will accept the format code, but it won't display the color.

Bạn có thể thay đổi cách hiển thị một ngày bằng cách sử dụng hỗn hợp "M" cho tháng, "D" trong nhiều ngày và "Y" trong nhiều năm.

Mã định dạng trong hàm văn bản không nhạy cảm với trường hợp, vì vậy bạn có thể sử dụng "M" hoặc "M", "D" hoặc "D", "Y" hoặc "Y".

Bạn có thể thay đổi cách hiển thị thời gian bằng cách sử dụng hỗn hợp "H" trong nhiều giờ, "M" trong vài phút hoặc "S" trong vài giây và "AM/PM" cho đồng hồ 12 giờ.

Nếu bạn rời khỏi "AM/PM" hoặc "A/P", thì thời gian sẽ hiển thị dựa trên đồng hồ 24 giờ.

Mã định dạng trong hàm văn bản không nhạy cảm với trường hợp, vì vậy bạn có thể sử dụng "H" hoặc "H", "M" hoặc "M", "S" hoặc "S", "AM/PM" hoặc "AM/AM/ buổi chiều".

Bạn có thể thay đổi cách hiển thị các giá trị thập phân với các định dạng phần trăm (%).

Bạn có thể thay đổi cách các giá trị thập phân hiển thị với các định dạng phân số (?/?).

Ký hiệu khoa học là một cách hiển thị các số theo số thập phân trong khoảng từ 1 đến 10, nhân với công suất 10. Nó thường được sử dụng để rút ngắn cách mà số lượng lớn hiển thị.

Excel cung cấp 4 định dạng đặc biệt:

• Mã ZIP - "00000"

• Mã ZIP + 4 - "00000-0000"

• Số điện thoại - "[

• Số An sinh Xã hội-"000-00-0000"

Các định dạng đặc biệt sẽ khác nhau tùy thuộc vào ngôn ngữ, nhưng nếu không có bất kỳ định dạng đặc biệt nào cho địa phương của bạn hoặc nếu những điều này không đáp ứng nhu cầu của bạn thì bạn có thể tự tạo thông qua các ô định dạng> hộp thoại tùy chỉnh.Format Cells > Custom dialog.

Kịch bản phổ biến

Hàm văn bản hiếm khi được sử dụng bởi chính nó và thường được sử dụng cùng với một thứ khác. Hãy nói rằng bạn muốn kết hợp văn bản và một giá trị số, như báo cáo được in vào ngày: 14/14/12, hoặc doanh thu hàng tuần: $ 66,348,72. Bạn có thể gõ nó vào Excel theo cách thủ công, nhưng điều đó đánh bại mục đích có Excel làm điều đó cho bạn. Thật không may, khi bạn kết hợp văn bản và các số được định dạng, như ngày, thời gian, tiền tệ, v.v., Excel không biết bạn muốn hiển thị chúng như thế nào, vì vậy nó làm giảm định dạng số. Đây là nơi hàm văn bản là vô giá, bởi vì nó cho phép bạn buộc Excel định dạng các giá trị theo cách bạn muốn bằng cách sử dụng mã định dạng, như "mm/dd/yy" cho định dạng ngày.TEXT function is rarely used by itself, and is most often used in conjunction with something else. Let’s say you want to combine text and a number value, like “Report Printed on: 03/14/12”, or “Weekly Revenue: $66,348.72”. You could type that into Excel manually, but that defeats the purpose of having Excel do it for you. Unfortunately, when you combine text and formatted numbers, like dates, times, currency, etc., Excel doesn’t know how you want to display them, so it drops the number formatting. This is where the TEXT function is invaluable, because it allows you to force Excel to format the values the way you want by using a format code, like "MM/DD/YY" for date format.

Trong ví dụ sau, bạn sẽ thấy những gì xảy ra nếu bạn cố gắng tham gia văn bản và một số mà không sử dụng chức năng văn bản. Trong trường hợp này, chúng tôi sử dụng ampersand (&) để kết hợp chuỗi văn bản, một không gian ("") và giá trị với = a2 & "" & b2.TEXT function. In this case, we’re using the ampersand (&) to concatenate a text string, a space (" "), and a value with =A2&" "&B2.

Như bạn có thể thấy, Excel đã loại bỏ định dạng từ ngày trong ô B2. Trong ví dụ tiếp theo, bạn sẽ thấy chức năng văn bản cho phép bạn áp dụng định dạng bạn muốn như thế nào.

Công thức cập nhật của chúng tôi là:

• Ô C2: = a2 & "" & text (b2, "mm/dd/yy") - định dạng ngày=A2&" "&TEXT(B2,"mm/dd/yy") - Date format

Các câu hỏi thường gặp

Vâng, nhưng phải mất một vài bước. Trước tiên, chọn ô hoặc ô nơi bạn muốn điều này xảy ra và sử dụng CTRL+1 để hiển thị hộp thoại Định dạng> ô, sau đó căn chỉnh> Điều khiển văn bản> Kiểm tra tùy chọn văn bản Wrap. Tiếp theo, điều chỉnh chức năng văn bản đã hoàn thành của bạn để bao gồm chức năng ASCII char (10) nơi bạn muốn ngắt dòng. Bạn có thể cần điều chỉnh chiều rộng cột của mình tùy thuộc vào kết quả cuối cùng phù hợp.Ctrl+1 to bring up the Format > Cells dialog, then Alignment > Text control > check the Wrap Text option. Next, adjust your completed TEXT function to include the ASCII function CHAR(10) where you want the line break. You might need to adjust your column width depending on how the final result aligns.

Trong trường hợp này, chúng tôi đã sử dụng: = "Hôm nay là:" & char (10) & text (hôm nay (), "mm/dd/yy")="Today is: "&CHAR(10)&TEXT(TODAY(),"mm/dd/yy")

Xem thêm

Tạo hoặc xóa định dạng số tùy chỉnh

Chuyển đổi số được lưu trữ dưới dạng văn bản thành các số

Tất cả các hàm Excel (theo danh mục)