Sử dụng cách gửi mail hàng loạt được đánh giá là giải pháp hàng đầu cho vấn đề làm thế nào để tiếp cận một lượng lớn khách hàng mà không cần dành hàng giờ gửi hàng chục, hàng trăm, thậm chí hàng nghìn email mỗi ngày để tối đa hóa chiến lược tiếp thị qua email của bạn?
Mời anh/chị cùng tìm hiểu và so sánh 3 cách gửi mail hàng loạt tối ưu nhất 2024 để từ đó lựa chọn được cho doanh nghiệp của mình phương pháp phù hợp nhất nhé!
Nội dung bài viết
Tầm quan trọng của Email trong chiến dịch Marketing
Trong thời buổi công nghệ 4.0 hiện nay, Email không ngừng chứng minh hiệu quả của mình trong lĩnh vực tiếp thị khi mang lại thành công cho doanh nghiệp trên khắp thế giới suốt hơn một thập kỷ qua. Khi được triển khai đúng cách, email không chỉ giúp bạn tiếp cận đối tượng của mình một cách thành công, mà còn mở rộng tầm ảnh hưởng, thúc đẩy doanh số bán hàng và phát triển doanh nghiệp của bạn.
Trong chiến lược tiếp thị qua email hiện đại, tiếp cận khách hàng trực tuyến đóng vai trò quan trọng. Số liệu thống kê từ năm 2020 chỉ ra rằng có 4 tỷ người dùng email trên toàn thế giới và dự kiến con số này sẽ tăng lên 4,6 tỷ vào năm 2025. Điều này có nghĩa là tiềm năng mà email mang lại cho doanh nghiệp của bạn là không giới hạn. Thêm vào đó, trong các ngành thương mại điện tử, bán lẻ và hàng tiêu dùng, mỗi đô la chi tiêu vào email tiếp thị đều mang lại lợi nhuận vượt trội lên đến 45 đô la.
Hiểu một cách đơn giản nhất, cách gửi Email hàng loạt đơn là việc gửi một lượng lớn email đến nhiều người nhận cùng một lúc. Đây được biết đến là một phương pháp tiếp thị qua email ít cá nhân hóa hơn so với việc gửi email riêng lẻ, email hàng loạt thường không được tinh chỉnh kỹ lưỡng, có thể không có danh sách email được phân loại và chứa thông điệp chung cùng với một yêu cầu hành động rõ ràng [CTA].
Mặc dù vậy, hiện nay có rất nhiều cách để cá nhân hóa email hàng loạt. Một trong những phương pháp hiệu quả nhất là trộn thư. Đây là một dạng gửi email hàng loạt nhưng cho phép bạn tùy chỉnh nội dung email theo từng người nhận cụ thể. Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về các phương pháp cá nhân hóa email hàng loạt khác nhau.
Cách gửi email hàng loạt Update năm 2024 | 5 phương pháp tốt nhất
Có nhiều phương pháp khác nhau để thực hiện gửi email hàng loạt, mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và nhược điểm đặc biệt. Một số lựa chọn thích hợp hơn tùy thuộc vào từng tình huống cụ thể. Chúng tôi sẽ giải thích từng lựa chọn một để bạn có thể chọn ra phương pháp phù hợp nhất cho thương hiệu của mình.
Gửi email hàng loạt bằng Bcc
Sử dụng cách gửi mail hàng loạt Bcc là phương pháp khi bạn muốn gửi email đến nhiều người mà không tiết lộ địa chỉ email của những người nhận.
Cho dù bạn gửi email cho hai người hay 200 người, phương pháp này vẫn hiệu quả và cho phép bạn thực hiện gửi email hàng loạt trực tiếp từ trình duyệt mà không cần sử dụng các tiện ích bổ sung hoặc tiện ích mở rộng. Tuy nhiên, có một số lỗi phổ biến khi sử dụng email hàng loạt Bcc bao gồm việc quên thêm địa chỉ email vào trường Bcc hoặc nhầm lẫn khi thêm ai đó vào trường To hoặc Cc. Mặt khác, bạn không thể cá nhân hóa các email bạn gửi thông qua phương pháp Bcc.
Lưu ý: Bạn sẽ không thể cá nhân hóa email khi thực hiện việc gửi mail hàng loạt bằng Bcc
Outlook Mail Merge Với Word và Excel
Nếu bạn đang cần tìm một phương pháp tự động hóa việc gửi email hàng loạt thì tính năng trộn thư của Outlook sẽ là một giải pháp tiện lợi. Bạn có thể viết email trong Microsoft Word và lưu danh sách địa chỉ email trong một bảng tính Excel.
Khi đến thời điểm gửi thư, Outlook có thể được thiết lập để sử dụng nội dung email từ Word và cá nhân hóa nó bằng cách thay thế các trường thông tin như họ và tên của người nhận từ bảng tính Excel của bạn.
Tính năng Mail Merge tích hợp trong Gmail
Tính năng trộn thư của Gmail cho phép bạn gửi cùng một email đến một danh sách lớn liên hệ trong trường “To” và mỗi địa chỉ email cho mỗi trường “Bcc” và “Cc”.
Khi bạn sử dụng trường “To” để gửi thư trong hầu hết các phần mềm email, người nhận sẽ biết rằng bạn đã gửi cùng một thư cho nhiều người khác. Tuy nhiên, khi bạn sử dụng tính năng trộn thư của Gmail, dịch vụ sẽ gửi email mà không tiết lộ tên và địa chỉ của những người nhận khác, giống như việc sử dụng trường “Bcc”.
Nhờ chức năng này, bạn có thể sử dụng tính năng trộn thư của Gmail một cách dễ dàng cho các chiến dịch email, thông báo và bản tin. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng nó có một số hạn chế quan trọng như thiếu khả năng theo dõi hoặc nguy cơ nhập sai địa chỉ email. Tuy nhiên, để khắc phục những vấn đề này, có nhiều phương pháp như tích hợp tính năng trộn thư với tiện ích mở rộng phù hợp của Chrome hoặc liên kết trực tiếp Google Trang tính với thư Gmail của bạn.
Tiện ích mở rộng Gmail
Phương pháp thực hiện trộn thư với Gmail này liên quan đến việc sử dụng các tiện ích mở rộng của Chrome như Mailtrack. Điều này giúp bạn gửi và cá nhân hóa hàng loạt email một cách thuận tiện và đồng thời giám sát các tương tác từ email đó. Với công cụ này, bạn có thể gửi và theo dõi nhiều email tới một danh sách lớn liên hệ một cách dễ dàng.
Bên cạnh đó, bằng cách tận dụng tiện ích mở rộng, bạn có thể xây dựng email dựa trên hiệu suất của những email đã gửi trước đó. Việc tiếp cận dựa trên dữ liệu này không chỉ giúp cải thiện chất lượng email của bạn theo thời gian mà còn tăng khả năng kết nối với khách hàng theo cách có ý nghĩa hơn.
Phần mềm dịch vụ email
Một cách khác để tự động hóa việc gửi email hàng loạt là sử dụng phần mềm dịch vụ email hoặc phần mềm quản lý quan hệ khách hàng [CRM]. Các ứng dụng này cho phép bạn tạo, gửi và theo dõi email đến danh sách lớn khách hàng hoặc người đăng ký. Một số ví dụ về loại phần mềm này bao gồm SendGrid, Sendinblue, Elastic Email và Mailchimp. Chúng thường có những tính năng đáng chú ý và có thể hữu ích nếu bạn biết cách sử dụng chúng hiệu quả. Tuy nhiên, việc học cách tận dụng đầy đủ tiềm năng của chúng đòi hỏi một quá trình nghiên cứu lâu dài.
Sau khi đã biết cách gửi email hàng loạt với các công cụ khác nhau có thể sử dụng, bạn cần xem xét công cụ nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Ví dụ, việc sử dụng email hàng loạt Bcc có thể là một lựa chọn khởi đầu hợp lý, tuy nhiên, nó có những hạn chế đáng kể. Outlook cung cấp nhiều khả năng hơn so với email hàng loạt Bcc, nhưng việc này có nguy cơ xảy ra lỗi nếu bạn bị sót một bước nào đó trong quá trình nhập liệu. Tiện ích mở rộng của Gmail và các phần mềm email được kế thừa từ các dịch vụ email lớn là sự lựa chọn tốt nhất. Chính vì vậy, tuỳ thuộc vào sự phát triển của chiến dịch tiếp thị qua email, cả hai lựa chọn này đều có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Điều quan trọng cần nhớ là các phần mềm email thường có chi phí cao.
Cách gửi email hàng loạt được cá nhân hóa mà không hiển thị địa chỉ
Mặc dù việc cá nhân hóa email đã được công nhận là rất quan trọng, nhưng cũng có một yếu tố không kém phần quan trọng cần xem xét đó là quyền riêng tư và bảo mật của người nhận. Đây là lý do tại sao bạn cần biết cách gửi email hàng loạt mà vẫn giữ được danh tính của người nhận không được tiết lộ.
Nếu bạn gửi một email chung chung mà không ẩn địa chỉ email của người nhận, điều này truyền đạt thông điệp rằng bạn không quan tâm đến đối tượng của mình. Điều này dễ dẫn đến tình trạng khiến họ chuyển sang sử dụng dịch vụ của đối thủ cạnh tranh của bạn. Ngược lại, một email hàng loạt được cá nhân hóa với việc ẩn đi các địa chỉ email trông chuyên nghiệp hơn và gây ra ấn tượng đáng tin cậy.
Vì vậy, hãy nhớ kỹ điều này khi bạn gửi email hàng loạt từ Gmail. Điều này không chỉ là một chiến lược quan hệ khách hàng tốt mà còn là cách tôn trọng quyền riêng tư của mọi người bằng cách giữ cho địa chỉ email của họ được giữ kín đáo, không tiết lộ với những người nhận khác trong danh sách của bạn.
Gửi email hàng loạt trong Outlook
Để có thể thực hiện cách gửi mail hàng loạt bằng phương pháp này, bạn sẽ cần phải cài đặt các phần mềm Outlook, Word và Excel trên máy tính của mình. Sau đó, chuyển đổi giữa các chương trình này để thực hiện việc gửi email hàng loạt mà không hiển thị địa chỉ email người nhận.
- Bước 1: Quy trình bắt đầu bằng việc tạo danh sách gửi thư trên bảng tính Excel, bao gồm thông tin cá nhân như địa chỉ email, tên và họ của người nhận.
- Bước 2: Viết nội dung email trong tài liệu Word. Lưu tài liệu Word.
- Bước 3: Chọn Gửi thư → Bắt đầu trộn thư → Tin nhắn email. Chọn người nhận email từ danh sách trên Excel bằng cách sử dụng chức năng Chọn Người nhận và chọn tệp Excel chứa danh sách của bạn.
Để cá nhân hóa email, bạn cần sử dụng chức năng Chèn Trường Hợp từ tab Menu và chọn các tiêu đề từ bảng tính Excel của mình. Trước khi gửi, bạn cũng nên xem trước email đã cá nhân hóa và kiểm tra kỹ lưỡng để tránh lỗi, vì mọi sai sót trong bản sao cũng sẽ được gửi đi hàng loạt.
Lưu ý:
- Tính năng phối thư không có sẵn trên phiên bản web của Outlook, chỉ có thể truy cập được trên ứng dụng Outlook Mail trên máy tính. Để sử dụng tính năng này, bạn cần đăng ký Outlook. Quy trình này hoàn toàn miễn phí về mặt kỹ thuật nhưng bạn cần có một tài khoản Outlook.
- Quy trình này không chỉ đòi hỏi kiên nhẫn, mà còn dễ xảy ra lỗi. Sự chuyển đổi liên tục giữa Outlook, Word và Excel cũng có thể gây khó chịu và nhầm lẫn.
Gửi email hàng loạt bằng tính năng trộn thư của Gmail
Khác biệt với Outlook, việc gửi email hàng loạt trong Gmail thông qua tính năng trộn thư không đòi hỏi bạn phải chuyển đổi giữa các chương trình khác nhau.
Quy trình cách gửi mail hàng loạt bằng tính năng trộn thư của Gmail:
- Bước 1: Truy cập tài khoản Gmail của bạn và nhấp vào “Soạn thư”.
- Bước 2: Bên cạnh ô “Tới:”, nhấp vào “Hộp thư”, nhấp vào “Trộn thư”.
- Bước 3: Bạn có thể nhập địa chỉ email thủ công vào trường “Tới” hoặc thêm danh sách liên hệ từ tài khoản Gmail của bạn. Để kết nối Trang tính Google của bạn với danh sách liên hệ, nhấp vào “Hộp thư”, bật tính năng trộn thư, sau đó chọn “Thêm từ bảng tính”. Chọn bảng tính và nhấp “Liên kết”.
- Bước 4: Để cá nhân hóa email, nhập “@” để hiển thị danh sách các thẻ hợp nhất có sẵn. Chọn thẻ hợp nhất và nhấn Enter. Gmail sẽ tự động thay thế thẻ hợp nhất bằng thông tin tương ứng từ danh sách liên hệ của bạn.
- Bước 5: Nhấp “Gửi”.
Tuy nhiên, trước khi bắt đầu sử dụng tính năng này, bạn cần chú ý một số vấn đề sau:
- Nếu thông tin trong danh bạ Gmail của bạn không đầy đủ, chương trình sẽ cố gắng “đoán” dữ liệu cho việc hợp nhất và điền thông tin vào đó. Điều này có thể dẫn đến các lỗi không mong muốn có thể ảnh hưởng đến chiến dịch tiếp thị qua email của bạn.
- Bạn không thể chèn thẻ hợp nhất vào dòng chủ đề email.
- Không có khả năng theo dõi xem email đã được mở hay chưa khi sử dụng tính năng này.
Gửi email hàng loạt bằng tiện ích mở rộng của Gmail
Để gửi email hàng loạt thông qua Gmail, bạn có thể sử dụng tính năng trộn thư tích hợp có sẵn. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tối ưu hóa sự linh hoạt và theo dõi cẩn thận việc đọc và tương tác của khách hàng, tiện ích mở rộng như MailTrack sẽ là lựa chọn tốt nhất.
MailTrack không chỉ giúp bạn theo dõi xem email của bạn đã được đọc hay chưa, mà còn cho phép bạn kết nối phần mềm email với CRM, tăng cường khả năng kiểm soát và hiểu biết đối với chiến dịch của mình
Để sử dụng MailTrack, bạn cần cài đặt tiện ích mở rộng trên trình duyệt Google Chrome và liên kết nó với tài khoản Gmail của mình. Tiếp theo, bạn có thể gửi email hàng loạt thông qua Gmail và MailTrack bằng cách thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Tạo danh sách gửi thư trên bảng tính Google.
- Bước 2: Mở tài khoản Gmail đã tích hợp MailTrack.
- Bước 3: Soạn email và chọn “Chiến dịch” trong cửa sổ Tin nhắn mới.
- Bước 4: Để cá nhân hóa email hàng loạt trên Gmail, chọn “Cá nhân hóa chiến dịch”.
- Bước 5: Viết mẫu với các trường hợp nhất tùy chỉnh trong Gmail và nhấn nút “Tiếp tục” khi bạn hoàn thành.
- Bước 6: Thiết lập thông báo để theo dõi việc mở email, nhấp chuột và các tương tác khác.
- Bước 7: Lên lịch cho chiến dịch của bạn và gửi đi.
Như vậy, với MailTrack, bạn có thể tận dụng tiện ích mở rộng này để quản lý và theo dõi hiệu quả chiến dịch gửi email hàng loạt của mình.
Những vấn đề cần biết khi thực hiện cách gửi mail hàng loạt
Việc thực hiện đúng cách là rất quan trọng khi gửi mail hàng loạt. Bởi nếu xảy ra sai xót, email của bạn có thể bị đưa vào thư mục thư rác hay thậm chí ngay cả khi không bị chuyển đến thư mục rác nó cũng có thể sẽ bị xếp vào thùng rác vì người nhận không cảm thấy cần thiết để đọc nó.
Dưới đây là những hướng dẫn về những việc bạn nên và không nên làm khi gửi email hàng loạt trong Gmail để đảm bảo rằng email của bạn sẽ thu hút người đọc và không bị xem nhẹ hoặc xóa mà không đọc.
Những Hướng Dẫn Cần Tuân Thủ Khi Gửi Email Hàng Loạt Trong Gmail
Biết luật áp dụng
Trước khi bắt đầu gửi email hàng loạt, hãy hiểu rõ các quy định về tiếp thị qua email như Đạo luật CAN-SPAM năm 2003 và GDPR 2016. Đảm bảo bạn có quyền [ngụ ý hoặc trực tiếp] gửi email đến người nhận.
Xác định mục tiêu chiến dịch
Xác định mục tiêu cụ thể của chiến dịch email của bạn. Sự tập trung vào mục tiêu sẽ giúp chiến dịch tiếp thị của bạn trở nên hiệu quả hơn và tương tác tốt hơn với đối tượng của mình.
Thực hiện tối ưu hóa nội dung nhằm tăng tỷ lệ mở
Cải thiện tỷ lệ mở bằng cách tối ưu hóa nội dung. Sử dụng dòng chủ đề hấp dẫn dưới 50 từ, thêm văn bản xem trước và bao gồm các chủ đề liên quan để thu hút sự chú ý.
Lựa chọn đúng thời điểm gửi mail
Chọn thời điểm phù hợp để gửi email. Thông thường, 10 giờ sáng và từ 3 giờ chiều đến 4 giờ chiều được coi là thời điểm tốt nhất. Nguyên tắc là gửi email khi mọi người đang ổn định làm việc và sẵn lòng đọc thư.
Sử dụng công cụ theo dõi
Sử dụng công cụ như MailTracker để theo dõi chiến dịch của bạn. Công cụ này cung cấp thông tin về tỷ lệ mở và tỷ lệ nhấp chuột, giúp bạn đánh giá hiệu quả của chiến dịch.
Đảm bảo nhà cung cấp dịch vụ có khả năng xử lý khối lượng email
Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ của bạn có khả năng xử lý lượng email hàng loạt lớn. Một số ESP cho phép gửi hàng nghìn email mỗi ngày, vì vậy hãy chọn một dịch vụ có khả năng đáp ứng nhu cầu của bạn.
Cập nhật danh sách liên hệ
Định kỳ cập nhật danh sách liên hệ của bạn để đảm bảo thông tin chính xác. Tránh việc gửi email tới những địa chỉ không hợp lý và tránh làm phiền người nhận với email không mong muốn.
Những điều cần tránh khi gửi email hàng loạt trong gmail
Không gửi từ miền mới hoặc IP mới
Tránh gửi email hàng loạt từ miền hoặc địa chỉ IP mới mà chưa được công nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ hộp thư đến. Để đảm bảo độ tin cậy, hãy sử dụng miền hoặc IP đã được xác nhận danh tiếng hoặc củng cố địa chỉ IP bằng cách gửi email thông thường với số lượng lớn trước.
Không gửi nội dung mail mà người nhận không quan tâm
Tránh gửi email mà người nhận không quan tâm hoặc không liên quan đến họ. Gửi nội dung phù hợp và liên quan, được điều chỉnh dựa trên phản hồi và hành vi trước đó của khách hàng. Hãy tạo nội dung cá nhân hóa dựa trên thông tin bạn biết về họ, không chỉ là việc nhắc đến tên của họ.
Cung cấp liên kết hủy đăng ký
Đừng quên bao gồm một liên kết để hủy đăng ký. Đây không chỉ là lựa chọn cho khách hàng, mà còn là yêu cầu pháp lý. Nếu không cung cấp liên kết này, bạn có thể đối mặt với hậu quả pháp lý, bao gồm cả việc bị Ủy ban Thương mại Liên bang trừng phạt tài chính.
Tổng kết
Có thể thấy rằng, dù đã xuất hiện từ rất lâu nhưng việc thực hiện chiến dịch Marketing bằng mail vẫn đã và đang chứng minh sự hiệu quả của mình. Chính vì vậy, hãy lựa chọn giữa các phương pháp gửi mail hàng loạt tùy vào nhu cầu cụ thể và nguồn lực tài chính cũng như cân nhắc các ưu và nhược điểm để chọn lựa phương pháp phù hợp nhất với chiến dịch tiếp thị của mình nhé!
Nếu bạn mới bắt đầu học về SEO và không biết bắt đầu từ đâu, hãy tham gia ngay vào Khóa học đào tạo SEO trực tuyến miễn phí của Nguyễn Trung Bá. Khóa học này bao gồm hơn 32 video trên YouTube, giúp bạn hiểu rõ về cách thực hiện một chiến dịch SEO từ đầu đến cuối. Video không chỉ cung cấp lý thuyết mà còn hướng dẫn cách thực hành, giúp đảm bảo rằng kiến thức được truyền đạt một cách đơn giản và dễ hiểu nhất đối với tất cả người học.