Hướng dẫn thực hiện hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính vừa ban hành Thông tư số 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ.

Thông tư số 78/2021/TT-BTC quy định một số nội dung về hóa đơn điện tử gồm: Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử; mẫu hiển thị các loại hóa đơn điện tử; ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử, ký hiệu hóa đơn điện tử; chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác.

Đồng thời, Thông tư cũng quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; tiêu chí lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan.

Theo Thông tư, nội dung về hóa đơn giấy gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in; việc sử dụng biên lai thu thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế đối với cá nhân và hướng dẫn xử lý chuyển tiếp.

Để triển khai hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Tổng cục Thuế yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố cần tập trung rà soát, phân loại người nộp thuế là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trên địa bàn là đối tượng sử dụng các loại hoá đơn điện tử theo quy định để thông báo đến từng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh về kế hoạch triển khai áp dụng hoá đơn điện tử và sẵn sàng chuẩn bị điều kiện về cơ sở hạ tầng và giải pháp công nghệ thông tin để thực hiện việc lập, chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, gửi hóa đơn điện tử cho người mua và các nội dung khác về quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

Rà soát và thông báo đến các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử trên địa bàn về việc triển khai hóa đơn điện tử để các tổ chức chuẩn bị các giải pháp và cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng được việc cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho khách hàng theo quy định.

Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 1/7/2022, tuy nhiên Thông tư nêu rõ khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư này và của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP trước ngày 1/7/2022.

Hóa đơn điện tử cũng được áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 1/7/2022. Riêng trường hợp không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử.

Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 1/7/2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 1/7/2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hoá đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập sau ngày 1/7/2022.

Lợi ích kép cho doanh nghiệp, người dân và cơ quan thuế

Trước đó, để triển khai Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, ngày 19/10/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ. Trong đó, điểm mới quan trọng nhất của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP là quy định việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

Theo đó, kể từ ngày 1/7/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện hóa đơn điện tử [trừ doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì thực hiện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP].

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được đánh giá là có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc chuyển đổi phương thức quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử và giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, cho xã hội. Trong đó, đối với doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí hơn so với sử dụng hóa đơn giấy [giảm chi phí giấy in, mực in, vận chuyển, lưu trữ hóa đơn, không gian lưu trữ hóa đơn,…]; giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuân thủ thủ tục hành chính thuế.

Bên cạnh đó, khắc phục rủi ro làm mất, hỏng, cháy khi sử dụng hóa đơn giấy do hệ thống lưu trữ hóa đơn điện tử được sao lưu nên khả năng mất hoàn toàn dữ liệu hóa đơn là khó xảy ra.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử tạo sự yên tâm cho người mua hàng hóa, dịch vụ: Sau khi nhận hóa đơn điện tử, người mua hàng hóa, dịch vụ có thể kiểm tra ngay trên hệ thống của cơ quan thuế để biết chính xác thông tin của hóa đơn người bán khai báo với cơ quan thuế và thông tin người bán cung cấp cho người mua.

KL [Nguồn: Cổng TTĐT Chính phủ]

Bởi: Einvoice.vn - 09/12/2021 Lượt xem: 81794 Cỡ chữ

Là một trong những đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đầu tiên được Tổng cục Thuế thẩm định từ 2011, mới đây ThaisonSoft lọt vào danh sách Top 3 các tổ chức nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử do Tổng cục Thuế công bố. Đồng thời, trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice, ThaisonSoft đã kịp thời cập nhật tính năng chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC. Quý doanh nghiệp dễ dàng thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm chỉ bằng vài thao tác đơn giản dưới đây.

Dễ dàng chuyển đổi HĐĐT đáp ứng Thông tư 78 trên phần mềm E-invoice.

1. Hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice

Để thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, Thông tư 78, Quý doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan thuế

Ngay trên menu chính của E-invoice, doanh nghiệp truy cập Phát hành => Phát hành hóa đơn theo TT78. Tại mục “3.1 Tờ khai đăng ký thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT”, doanh nghiệp tiến hành nhập thông tin tờ khai, lưu ý một số mục như sau:
- [1] Địa chỉ thư điện tử: Điền email liên hệ dùng để xác nhận thông báo về kết quả đăng ký tờ khai được Cơ quan thuế trả về.
- [2] Hình thức hóa đơn: Doanh nghiệp lựa chọn đúng hình thức hóa đơn phát hành [hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế].

- [3] Phương thức chuyển dữ liệu: Lựa chọn chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn hoặc chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

- [4] Loại hóa đơn sử dụng: Doanh nghiệp có thể lựa chọn một hoặc nhiều loại hóa đơn khác nhau: + Hóa đơn GTGT. + Hóa đơn bán hàng. + Hóa đơn bán tài sản công. + Hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia. + Các loại hóa đơn khác.

+ Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn.

Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT dùng để đăng ký, thay đổi thông tin hóa đơn điện tử.

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin trên Tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT, doanh nghiệp tiến hành ký số và gửi Tờ khai lên Cơ quan thuế bằng cách nhấn vào nút Ký tờ khai và Gửi tờ khai.

Bước 2: Nhận kết quả từ Cơ quan thuế

Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan thuế sẽ phản hồi doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử. Thông báo sẽ được gửi về địa chỉ email của doanh nghiệp, thông báo chấp nhận sẽ có nội dung như sau:

Thông báo chấp nhận Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Bước 3: Lập, xuất hóa đơn điện tử trên E-invoice

Sau khi Cơ quan thuế chấp nhận tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể bắt đầu xuất hóa đơn mà không cần đăng ký thêm bất cứ thủ tục nào với Cơ quan thuế. Các bước khởi tạo, phát hành mẫu hóa đơn được thực hiện hoàn toàn tự động trong nội bộ doanh nghiệp.
Để tạo mẫu hóa đơn, doanh nghiệp vào menu Phát hành => Mẫu hóa đơn => Lựa chọn mẫu hóa đơn theo chuẩn dữ liệu quy định tại Thông tư 78:

Như vậy, tại mục phát hành mẫu hóa đơn, không còn mục thể hiện số lượng hóa đơn như trước đây. Để lập và xuất hóa đơn, doanh nghiệp chỉ cần nhập vào ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn:

Sau khi ký số hóa đơn, thông tin hóa đơn sẽ được hệ thống tự động gửi cho người mua trong trường hợp hóa đơn không có mã, gửi lên Cơ quan thuế để thực hiện cấp mã đối với hóa đơn có mã.
Lưu ý: Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được gửi cho cơ quan thuế chậm nhất là trong cùng ngày gửi cho người mua.
>> Có thể bạn quan tâm: Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Bước 4: Gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng

Để gửi hóa đơn điện tử cho khách hàng, người bán có thể gửi thông qua email hoặc SMS.

2. ThaisonSoft hỗ trợ chuyển đổi miễn phí hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC sang hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 78/2021/TT-BTC

Kể từ ngày kích hoạt hệ thống hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể căn cứ vào từng trường hợp để chuẩn bị triển khai hóa đơn điện tử, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 78, Nghị định 123:

Đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, chưa phát hành hóa đơn điện tử:

Doanh nghiệp cần tiến hành lựa chọn và ký hợp đồng với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, hủy hóa đơn giấy còn tồn và xây dựng hệ thống hóa đơn điện tử theo định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Với các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC nhưng chưa sử dụng:

Doanh nghiệp cần liên hệ nhà cung cấp để hỗ trợ chuyển đổi hóa đơn sang định dạng chuẩn của Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Đối với doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC:

Doanh nghiệp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đáp ứng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.

ThaisonSoft hỗ trợ chuyển đổi miễn phí hóa đơn điện tử đáp ứng TT78.

Đồng hành cùng doanh nghiệp, Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn hỗ trợ chuyển đổi miễn phí cho doanh nghiệp có số lượng hóa đơn điện tử chưa dùng hết đã phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC sang hóa đơn điện tử tuân thủ Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của ThaisonSoft đảm bảo tuân thủ chặt chẽ đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ hóa đơn theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn Thông tư 32/2011/TT-BTC, Thông tư 39/2014/TT-BTC,…sẵn sàng đáp ứng chuẩn hóa theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP & Thông tư 78/2021/TT-BTC,... Là giải pháp nổi bật trong hệ sinh thái phần mềm công nghệ do ThaisonSoft cung cấp, E-invoice là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp tên tuổi tại Việt Nam như Coca Cola, Go! [Big C], Aeon Mall, Golden Gate, CGV, Lazada,... Để được hỗ trợ chuyển đổi MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử đáp ứng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, Quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn theo các thông tin sau:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

Các tin tức liên quan:

23/11/2021-53957 lượt xem

26/11/2021-55791 lượt xem