Ông Thành đã về nơi sinh, xin cấp bản sao từ sổ khai sinh, UBND xã trả lời không còn lưu trữ. Nay, ông cần giấy khai sinh để xác định tuổi hưởng chế độ, vậy ông phải làm thế nào?
Luật sư Trần Văn Toàn, Văn phòng Luật sư Khánh Hưng - Đoàn Luật sư Hà Nội hướng dẫn câu hỏi của ông Thành như sau:
Theo quy định tại Điều 46, Điều 47 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP của Chính phủ ngày 27/12/2005 về đăng ký và quản lý hộ tịch, thì việc sinh đã được đăng ký, nhưng sổ khai sinh và bản chính giấy khai sinh đã bị mất hoặc hư hỏng không sử dụng được, thì được đăng ký lại. Thẩm quyền đăng ký lại việc sinh thuộc UBND cấp xã, nơi đương sự cư trú hoặc nơi đã đăng ký việc sinh trước đây thực hiện việc đăng ký lại.
Điều 48 Nghị định 158/2005/NĐ-CP về đăng ký và quản lý hộ tịch quy định như sau:
- Người có yêu cầu đăng ký lại việc sinh phải nộp Tờ khai theo mẫu quy định.
Trong trường hợp đăng ký lại tại UBND cấp xã, không phải nơi đương sự đã đăng ký việc sinh trước đây, thì Tờ khai phải có xác nhận của UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh về việc đã đăng ký; trừ trường hợp đương sự xuất trình được bản sao giấy khai sinh đã cấp hợp lệ trước đây.
- Trong thời hạn 5 ngày, kể từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ, cán bộ Tư pháp hộ tịch ghi vào sổ đăng ký khai sinh. Chủ tịch UBND cấp xã ký và cấp cho người đi đăng ký một bản chính giấy khai sinh. Các giấy khai sinh cũ liên quan đến sự kiện đăng ký lại việc sinh [nếu có] được thu hồi và lưu hồ sơ. Trong cột ghi chú của sổ đăng ký khai sinh và dưới tiêu đề của bản chính giấy khai sinh phải ghi rõ “Đăng ký lại".
Trường hợp cần phải xác minh, thì thời hạn nói trên được kéo dài thêm không quá 5 ngày.
- Khi đăng ký lại việc sinh, nếu người đi đăng ký lại xuất trình bản sao giấy tờ đã cấp hợp lệ trước đây, thì nội dung khai sinh được ghi theo nội dung của bản sao giấy khai sinh đó.
Trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người không có bản sao Giấy khai sinh đã cấp trước đây, nhưng đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, mà trong các hồ sơ giấy tờ đó đã có sự thống nhất về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán, thì đăng ký đúng theo nội dung đó. Trường hợp họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất thì đăng ký theo hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên. Trong trường hợp địa danh đã có thay đổi, thì phần khai về quê quán được ghi theo địa danh hiện tại.
Phần khai về cha, mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo thời điểm đăng ký lại việc sinh. Riêng phần ghi về quốc tịch của cha, mẹ trong trường hợp cha, mẹ đã được thôi quốc tịch Việt Nam, đã nhập quốc tịch nước ngoài, thì quốc tịch của cha, mẹ vẫn phải ghi quốc tịch Việt Nam; Quốc tịch hiện tại của cha, mẹ được ghi chú vào sổ đăng ký khai sinh và mặt sau của bản chính Giấy khai sinh.
Theo quy định tại điểm a, Điều 7, Thông tư số 01/2008/TT-BTP của Bộ Tư pháp ngày 2/6/2008 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP nêu trên thì trong trường hợp UBND cấp xã không có căn cứ để xác định được đương sự đã đăng ký khai sinh, thì UBND cấp xã chỉ xác nhận về việc sổ đăng ký khai sinh của năm đó không còn lưu trữ.
Trong trường hợp việc sinh trước đây được đăng ký tại UBND cấp huyện, thì do UBND cấp huyện xác nhận. Xác nhận về việc sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ được thay cho xác nhận đương sự đã đăng ký khai sinh.
Trường hợp ông Thành không còn cả bản chính, bản sao hợp lệ giấy khai sinh trước đây, ông cần đối chiếu các quy định nêu trên để đăng ký lại việc sinh của mình. Ông có thể đăng ký lại việc sinh tại UBND cấp xã nơi đăng ký khai sinh lần đầu hoặc đăng ký lại việc sinh tại UBND cấp xã nơi cư trú hiện nay. Thực hiện đúng trình tự, thủ tục, ông sẽ được cấp mới Giấy khai sinh bản chính có đóng dấu “đăng ký lại”.
Luật sư Trần Văn Toàn
VPLS Khánh Hưng - Đoàn Luật sư Hà Nội
* Thông tin chuyên mục có giá trị tham khảo với người đọc, không dùng làm tài liệu trong tố tụng pháp luật.
Giấy khai sinh là một trong các giấy tờ quan trọng với mỗi cá nhân ghi nhận sự kiện được sinh ra của một chủ thể và là thành phần bắt buộc trong nhiều thủ tục hành chính và một số giao dịch dân sự. Nhiều trường hợp người dân do thiên tai, hỏa hoạn hoặc vì lý do nào đó mà làm mất giấy khai sinh hoặc giấy khai sinh không còn khả năng sử dụng được. Vậy trong trường hợp này họ có thể xin cấp lại giấy khai sinh được không? Điều kiện cấp lại giấy khai sinh là gì? Hồ sơ, thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh như thế nào? Và để giải đáp vấn đề này, Luật sư Huế xin giới thiệu tới bạn đọc bài viết “Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh“. Mời bạn đọc cùng tham khảo.
Giấy khai sinh là một trong các giấy tờ nhân thân quan trọng và được sử dụng trong rất nhiều thủ tục hành chính và là căn cứ xác định tuổi của một cá nhân.
Theo Khoản 6 Điều 4 Luật Hộ tịch năm 2014, Giấy khai sinh được hiểu như sau:
“Giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân khi được đăng ký khai sinh; nội dung Giấy khai sinh bao gồm các thông tin cơ bản về cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 14 của Luật này.”
Theo quy định trên, giấy khai sinh là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cấp cho cá nhân khi đã thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh. Khi cá nhân được sinh ra sẽ được cha, mẹ hoặc người khác thực hiện thủ tục khai sinh tại cơ quan có thẩm quyền. Việc này xác định một cá nhân được sinh ra với tên gọi do người đi khai sinh khai, ngày sinh của cá nhân sẽ được dựa trên các giấy tờ thể hiện việc sinh đẻ [giấy chứng sinh]. Với chức năng là ghi nhận các thông tin cá nhân của người được khai sinh, giấy khai sinh là giấy tờ quan trọng và được sử dụng phần lớn trong các thủ tục hành chính đồng thời gắn liền với mỗi cá nhân trong suốt cuộc đời.
Căn cứ khoản 1 Điều 14 của Luật hôn nhân và gia đình 2014 thì Giấy khai sinh bao gồm những thông tin quan trọng cơ bản như sau:
- Thông tin của người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; nơi sinh; quê quán; dân tộc; quốc tịch;
- Thông tin của cha, mẹ người được đăng ký khai sinh: Họ, chữ đệm và tên; năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú;
- Số định danh cá nhân của người được đăng ký khai sinh.
Ngoài ra, trên giấy khai sinh còn thể hiện thông tin ngày cấp và nơi cấp giấy đăng ký khai sinh của cá nhân đó.
Trường hợp nào được cấp lại giấy khai sinh?
Do giấy khai sinh có vai trò vô cùng quan trọng với mỗi cá nhân do đó khi mất giấy khai sinh, người dân thường có mong muốn được cấp lại giấy khai sinh này để có thể sử dụng.
Theo Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, người có có yêu cầu được cấp lại khai sinh có đủ các điều kiện sau:
- Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
- Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
- Người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Như vậy, để được cấp lại giấy khai sinh phải đáp ứng đủ yêu cầu quy định tại điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP thì người yêu cầu có thể xin cấp lại giấy khai sinh.
Tuy nhiên với những trường hợp mất giấy khai sinh nhưng không đủ điều kiện cấp lại thì người dân hoàn toàn có thể xin trích lục khai sinh để sử dụng thay thế cho giấy khai sinh vì nó có giá trị tương đương với giấy khai sinh.
Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh
Để xin cấp lại giấy khai sinh thì người đề nghị cần làm tờ khai theo mẫu thường được gọi là đơn xin cấp lại giấy khai sinh.
Xem trước và tải xuống mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh
Mời bạn xem thêm: mẫu đơn xin xác nhận nhân thân được chúng tôi cập nhật mới hiện nay.
Hướng dẫn viết mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh
Việc điền mẫu đơn xin cấp lại Giấy khai sinh cần chú ý những đề mục như sau:
[1] Ghi rõ tên cơ quan đăng ký lại khai sinh
[2] Ghi theo nơi đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú thì ghi theo nơi đăng ký tạm trú; trường hợp không có nơi đăng ký thường trú và nơi đăng ký tạm trú thì ghi theo nơi đang sinh sống.
[3] Ghi thông tin về giấy tờ tùy thân của người đi đăng ký, ghi rõ số, cơ quan cấp, ngày cấp CMND/CCCD/Hộ chiếu/ giấy tờ hợp lệ thay thế khác.
[4] Trường hợp sinh tại cơ sở y tế thì ghi rõ tên cơ sở y tế và địa chỉ cơ sở y tế đó; trường hợp sinh ra ngoài cơ sở y tế thì ghi địa danh của 03 cấp hành chính [xã, huyện, tỉnh] nơi sinh ra; trường hợp không rõ nơi sinh đầy đủ thì chỉ ghi địa danh hành chính cấp tỉnh.
[5] Ghi đầy đủ ngày, tháng sinh của cha, mẹ [nếu có].
[6] Ghi tên cơ quan đã đăng ký khai sinh trước đây.
[7] Chỉ khai trong trường hợp biết rõ.
[8] Đề nghị đánh dấu X vào ô nếu có yêu cầu cấp bản sao và ghi rõ số lượng.
Thủ tục xin cấp lại giấy khai sinh
Khi xin cấp lại giấy khai sinh, người đề nghị cần chú ý những vấn đề sau:
Hồ sơ cấp lại giấy khai sinh
Hồ sơ đăng ký cấp lai giấy khai sinh gồm các loại giấy tờ sau:
[1] Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
[2] Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
[3] Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ [1], [2] phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm:
– Họ, chữ đệm, tên;
– Giới tính;
– Ngày, tháng, năm sinh;
– Dân tộc;
– Quốc tịch;
– Quê quán;
– Quan hệ cha – con, mẹ – con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
Trường hợp giấy tờ của người yêu cầu đăng ký lại khai sinh không có thông tin chứng minh quan hệ cha, mẹ, con; thì cơ quan đăng ký hộ tịch có văn bản đề nghị cơ quan công an có thẩm quyền xác minh.
Nếu cơ quan công an trả lời không có thông tin; thì cơ quan đăng ký hộ tịch cho người yêu cầu đăng ký lại khai sinh lập văn bản cam đoan về thông tin của cha, mẹ.
Mời bạn xem thêm: thuế trước bạ chuyển nhượng đất
Nơi cấp lại giấy khai sinh
Để được cấp lại giấy khai sinh bạn cần đến cơ quan có thể quyền để xin cấp lại.
Khoản 1 Điều 24, khoản 1 Điều 25 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định:
“Việc khai sinh đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01/01/2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại. UBND cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh.
Khoản 2 Điều 26 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP quy định: nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại UBND cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Như vậy, người đủ điều kiện cấp lại Giấy khai sinh có thể yêu cầu UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh.
Thủ tục cấp lại giấy khai sinh
Người có nhu cầu cấp lại giấy khai sinh thực hiện việc xin cấp theo trình tự sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ, bạn nộp hồ sơ tại UBND xã nơi đăng ký khai sinh trước đây; hoặc UBND xã đang thường trú hiện tại.
Bước 2: Giải quyết hồ sơ và nhận kết quả
Đăng ký lại tại UBND cấp xã nơi đăng ký khai sinh trước đây
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ; công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ.
Nếu hồ sơ hợp lệ; công chức tư pháp – hộ tịch ghi nội dung khai sinh vào Sổ hộ tịch và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để lấy Số định danh cá nhân.
Trường hợp đăng ký lại tại UBND cấp xã không phải nơi trước đây cấp giấy khai sinh thì Công chức tư pháp – hộ tịch báo cáo Chủ tịch UBND có văn bản đề nghị UBND nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị; UBND nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về lưu giữ sổ hộ tịch.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch; nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác thì thực hiện việc đăng ký và cấp giấy khai sinh.
Khuyến nghị
Với phương châm “Đưa luật sư đến ngay tầm tay bạn”, Luật sư Huế sẽ cung cấp dịch vụ pháp lý tới quý khách hàng. Với kinh nghiệm nhiều năm trong ngành và đội ngũ chuyên gia pháp lý chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ hỗ trợ khách hàng tháo gỡ vướng mắc, không gặp bất kỳ trở ngại nào.
Thông tin liên hệ
Trên đây là nội dung liên quan đến vấn đề “Mẫu đơn xin cấp lại giấy khai sinh” của Luật Sư Huế. Nếu quý khách hàng đang có bất kỳ băn khoăn hay thắc mắc đến dịch vụ pháp lý như dịch vụ pháp lý khác cần được giải đáp, các Luật sư, luật gia chuyên môn sẽ tư vấn, giúp đỡ tận tình, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn nhanh chóng, hiệu quả.