Đối với những doanh nghiệp có nhiều khách hàng và đối tác, tất yếu những doanh nghiệp đó cần có kế toán công nợ.
Kế toán công nợ sẽ có vai trò là người quản lý, kiểm soát và trách nhiệm về tình hình công nợ của công ty. Vậy kế toán công nợ là gì? Công việc của kế toán công nợ hàng ngày gì và kế toán công nợ phải thu và phải trả ra sao? Cùng EasyBooks tìm hiểu ngay tại bài viết dưới đây.
Kế toán công nợ [Accounting Liabilities] là vị trí kế toán đảm nhận các công việc kế toán về các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu/trả.
Việc kiểm soát tốt các hoạt động công nợ sẽ giúp doanh nghiệp có thể tồn tại và hoạt động một cách trơn tru hơn.
Xem thêm: Công việc của kế toán bảo hiểm là gì?
Kế toán công nợ các khoản phải trả và thu
Kế toán công nợ và các khoản phải thu
Các công việc của kế toán công nợ với các khoản phải thu bao gồm:
- Hạch toán chi tiết cho mỗi đối tượng phải thu, từng khoản nợ và những lần thanh toán
- Thực hiện kiểm tra và thu hồi nợ một cách nhanh nhất, tránh tình trạng bị chiếm vốn hoặc nợ xấu
- Cần có những chứng từ hợp pháp, hợp lệ khi khách hàng thực hiện thanh toán những khoản nợ phải bằng hàng trong trường hợp đổi hàng hoặc bù trừ giữa nợ phải thu và nợ phải trả hoặc xử lý những khoản nợ xấu
- Với những khoản nợ còn tồn đọng hoặc những khoản nợ khó đòi cần thực hiện xác minh tại chỗ hoặc yêu cầu có xác nhận bằng văn bản
Kế toán công nợ và các khoản phải trả
Các công việc của kế toán công nợ với các khoản phải trả bao gồm:
- Thực hiện hạch toán chi tiết cho mỗi đối tượng [như nợ phải trả cho người bán, những người cung cấp vật tư…]
- Theo dõi chi tiết những đối tượng đã nhận tiền trước mà đã hoàn thành bàn giao
- ghi số sách kế toán tương ứng với mỗi khoản cần phải trả có liên quan để thực hiện ghi giảm số nợ phải trả phát sinh ban đầu
Công việc của một kế toán công nợ doanh nghiệp khá nhiều
Công việc của kế toán công nợ là gì?
Các công việc của kế toán công nợ chủ yếu liên quan tới việc quản lý công nợ và nợ xấu. Cụ thể như sau:
- Kiểm tra những chứng từ khi lập thủ tục thu chi
- Lập phiếu thu và chi dựa trên biểu mẫu cho thủ quỹ làm căn cứ để thực hiện chi tiền
- Gửi chứng từ như phiếu thu, chi đến những bộ phận có liên quan
- Giám sát và theo dõi những những khoản tạm ứng của nội bộ công ty
- In báo cáo quỹ và sổ tiền mặt
- Đối chiếu với thủ quỹ về tồn quỹ cuối ngày và tồn quỹ tiền mặt
- Lập chiếu nộp ngân sách – ngân hàng
- Đóng chứng từ theo nghiệp vụ phát sinh, số thứ tự…
- Nhận phiếu nhập – xuất kho hay bản sao hóa đơn để thực hiện thanh toán
- Đối chiếu với kế toán cơ sở tình hình công nợ của công ty và khách hàng hàng tháng và lập lịch thanh toán công nợ của khách hàng
- Tính số công nợ phát sinh mỗi tháng và lập giấy báo thanh toán công nợ
- Lập báo cáo và theo dõi số dư công nợ của công ty thẽo mỗi đối tượng định kỳ hoặc đột xuất hoặc là định kỳ theo yêu cầu của cấp trên
- Thu chi tiền mặt hoặc tạm ứng tiền mặt định kỳ hàng tuần và đối chiếu với số dư tiền mặt…
- Thực hiện đề xuất các giải pháp thu hồi công nợ hiệu quả, nhắc nhở thanh toán công nợ…
Hy vọng, bài viết này đã đem đến cho bạn những thông tin chi tiết về công việc của một kế toán công nợ.
Một khía cạnh quan trọng của quản lý tài chính là quy trình kế toán công nợ phải thu. Quy trình này đóng vai trò then chốt trong việc duy trì dòng tiền lành mạnh và sự ổn định tài chính tổng thể. Hiệu quả của quá trình này ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính của công ty, hỗ trợ tăng trưởng và đảm bảo hoạt động liên tục.
Cùng khám phá quy trình này và cách áp dụng các giải pháp tiên tiến, đặc biệt là hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp [ERP] để hợp lý hóa và tăng cường quản lý các khoản phải thu nhé!
1. Quy trình kế toán công nợ phải thu là gì?
Khoản phải thu [AR] là một thuật ngữ được sử dụng trong kế toán để chỉ số dư chưa thanh toán mà khách hàng nợ doanh nghiệp đối với hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp nhưng chưa được đối tác thanh toán cho công ty. Khoản này đại diện cho số tiền mà một công ty mong đợi nhận được từ khách hàng của mình trong tương lai.
\>>>> Xem thêm: Danh sách nợ phải trả trên bảng cân đối kế toán
Quy trình kế toán công nợ phải thu, còn được gọi là quy trình AR, là một tập hợp các quy trình và hoạt động mà công ty thực hiện để quản lý số dư chưa thanh toán của khách hàng và thu tiền thanh toán cho hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp nhưng chưa được thanh toán.
Để quản lý quy trình kế toán nợ các khoản phải thu một cách hiệu quả, các công ty cần thiết lập các chính sách và quy trình rõ ràng để tạo hóa đơn, theo dõi các khoản thanh toán và theo dõi những khách hàng có khoản thanh toán quá hạn. Các công cụ tự động hóa như phần mềm lập hóa đơn và email nhắc nhở thanh toán cũng có thể giúp hợp lý hóa quy trình và nâng cao hiệu quả của quy trình.
Nhìn chung, việc quản lý hiệu quả quy trình các khoản phải thu là điều cần thiết để duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đảm bảo sự ổn định tài chính.
2. Tầm quan trọng của Quy trình kế toán công nợ phải thu
Quy trình AR liên quan đến việc quản lý các khoản thanh toán chưa thanh toán của khách hàng và đảm bảo thu nợ kịp thời. Từ việc tạo hóa đơn đến theo dõi biên lai thanh toán, quy trình này cung cấp cái nhìn toàn diện về tình hình tài chính của công ty. Các doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào quy trình này để quản lý thanh khoản, phân bổ nguồn lực và đưa ra các quyết định tài chính chiến lược:
Quản lý dòng tiền
Việc thu các khoản thanh toán kịp thời là rất quan trọng để duy trì dòng tiền ổn định. Quy trình các khoản phải thu hiệu quả đảm bảo rằng tổ chức có quyền truy cập vào các nguồn vốn cần thiết để trang trải chi phí hoạt động, đầu tư vào các cơ hội tăng trưởng và thực hiện các nghĩa vụ tài chính.
Phân bổ nguồn lực
Việc theo dõi và quản lý chính xác các khoản phải thu cho phép các tổ chức phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Điều này bao gồm việc đưa ra các quyết định sáng suốt về mức tồn kho, lịch trình sản xuất và yêu cầu về nhân sự dựa trên nguồn vốn sẵn có.
Kế hoạch tài chính
Quy trình Tài khoản phải thu cung cấp cái nhìn sâu sắc về tình hình tài chính của một công ty. Thông tin này rất quan trọng để dự báo, lập ngân sách và đưa ra các quyết định tài chính chiến lược có tác động đến các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty..
3. Các bước cụ thể trong quy trình kế toán công nợ phải thu là gì?
Như đã đề cập ở trên, các khoản phải thu đề cập đến số dư tiền mà một công ty có quyền nhận được từ những khách hàng đã mua hàng hóa hoặc dịch vụ bằng tín dụng. Các bước sau bao gồm toàn bộ vòng đời của quy trình kế toán công nợ phải thu.
3.1. Bước 1: Báo giá bán hàng
Bước đầu tiên trong quy trình tài khoản phải thu liên quan đến việc tạo báo giá bán hàng phác thảo các sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, cùng với giá cả, điều khoản thanh toán và thời gian giao hàng. Nhà cung cấp chia sẻ báo giá với khách hàng để họ xem xét và chấp nhận mua hàng.
3.2. Bước 2: Đặt hàng
Sau khi khách hàng chấp nhận báo giá bán hàng và đồng ý mua, một đơn đặt hàng được tạo để xác nhận việc nhận đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng bao gồm chi tiết sản phẩm hoặc dịch vụ, chi phí đơn vị, thời gian giao hàng, điều khoản thanh toán và địa chỉ giao hàng.
3.3. Bước 3: Giao hàng
Khi đơn đặt hàng đã được xác nhận, nhà cung cấp sẽ giao các sản phẩm hoặc dịch vụ đã đặt hàng cho khách hàng. Việc giao hàng bao gồm hóa đơn và hóa đơn giao hàng, mà khách hàng xác minh tính chính xác của hàng hóa được giao.
3.4. Bước 4: Hóa đơn
Sau khi giao hàng xong, nhà cung cấp tạo hóa đơn tóm tắt tổng số tiền mà khách hàng đã trả và còn nợ. Hóa đơn bao gồm tất cả các sản phẩm và dịch vụ nhận được, và nhà cung cấp phát hành hóa đơn đó cho khách hàng để yêu cầu thanh toán.
\>>> Xem thêm: Quản lý hóa đơn là gì? Quy trình quản lý hóa đơn hiệu quả
3.5. Bước 5: Thanh toán từ khách hàng
Khách hàng phải thanh toán số tiền còn nợ theo các điều khoản thanh toán được đề cập trong hóa đơn. Nhà cung cấp cần theo sát khách hàng để đảm bảo việc thanh toán được thực hiện đúng hạn.
3.6. Bước 6: Đối chiếu
Bước cuối cùng trong quy trình các khoản phải thu liên quan đến việc đối chiếu giữa nhà cung cấp và khách hàng. Nếu có bất kỳ sự khác biệt nào, nhà cung cấp nên thực hiện đối chiếu giữa nhà cung cấp/khách hàng để đảm bảo kế toán công nợ chính xác.
Sơ đồ quy trình xử lý các khoản phải thu
4. Những thách thức trong quy trình hạch toán các khoản phải thu
Mặc dù quan trọng như vậy, nhưng quy trình xử lý hạch toán phải thu thường gặp nhiều khó khăn. Những thách thức này bao gồm từ việc thanh toán chậm trễ và sự khác biệt trong việc lập hóa đơn cho đến những khó khăn trong việc theo dõi số dư chưa thanh toán. Các tổ chức không chỉ phải duy trì mối quan hệ tài chính bền chặt với khách hàng mà còn phải giải quyết sự phức tạp của việc thu thanh toán kịp thời để ngăn chặn sự gián đoạn trong hoạt động của họ.
Đây là những thách thức trong Quy trình Tài khoản phải thu:
Thanh toán trễ
Việc khách hàng thanh toán chậm có thể làm gián đoạn dòng tiền của công ty và cản trở khả năng đáp ứng các nghĩa vụ tài chính kịp thời.
Sai lệch hóa đơn Hóa đơn không chính xác hoặc không rõ ràng có thể dẫn đến tranh chấp, gây ra sự chậm trễ trong quá trình xử lý thanh toán và có thể gây tổn hại đến mối quan hệ với khách hàng.
Dư nợ thanh toán Việc theo dõi số dư chưa thanh toán có thể trở nên phức tạp, đặc biệt đối với các công ty xử lý khối lượng giao dịch lớn. Sự phức tạp này có thể dẫn đến các tài khoản bị bỏ qua hoặc bị bỏ quên.
Sự cố liên lạc thông tin
Sự cố liên lạc giữa các bộ phận bán hàng, thanh toán và tài chính có thể dẫn đến nhầm lẫn về các điều khoản thanh toán, dẫn đến việc thu thanh toán bị chậm trễ hơn nữa.
Quan hệ khách hàng
Việc đạt được sự cân bằng giữa việc thu tiền thanh toán và duy trì mối quan hệ khách hàng tích cực có thể là một thách thức. Những nỗ lực đòi nợ quá tích cực có thể làm căng thẳng các mối quan hệ, trong khi sự khoan hồng có thể dẫn đến sự chậm trễ thanh toán kéo dài.
Quy trình thủ công
Việc dựa vào các phương pháp thủ công để tạo hóa đơn, theo dõi thanh toán và gửi lời nhắc sẽ làm tăng khả năng xảy ra lỗi và hoạt động kém hiệu quả
Trước những thách thức này, các tổ chức nhận thấy sự cần thiết phải tối ưu hóa Quy trình khoản phải thu để đạt được thành công về mặt tài chính. Sự tối ưu hóa này không chỉ giải quyết những trở ngại nêu trên mà còn tạo tiền đề cho việc cải thiện sự hài lòng của khách hàng, nâng cao kế hoạch tài chính và sử dụng nguồn lực tốt hơn. Việc tích hợp công nghệ, chẳng hạn như hệ thống ERP như một giải pháp mang tính đột phá giúp hợp lý hóa quy trình và mở đường cho hiệu quả tài chính.
5. Quản lý kế toán công nợ phải thu hiệu quả hơn cùng ERP
Trong hành trình hướng tới thành công về mặt tài chính, việc khai thác tiềm năng của quá trình này thông qua việc áp dụng hệ thống ERP có thể mang lại kết quả mang tính thay đổi. Bằng cách điều hướng hiệu quả những điểm phức tạp của quy trình này, các tổ chức tự khẳng định mình không chỉ đạt được dòng tiền được cải thiện mà còn nâng cao tính linh hoạt trong hoạt động và khả năng nắm bắt các cơ hội tăng trưởng. Quy trình khoản phải thu không chỉ là một chức năng tài chính; nó là trụ cột chiến lược định hình quỹ đạo tài chính của một tổ chức.
Trong hành trình hướng tới thành công về mặt tài chính, việc khai thác tiềm năng của quá trình này thông qua việc áp dụng hệ thống ERP có thể mang lại kết quả mang tính thay đổi. Bằng cách điều hướng sự phức tạp của quy trình này một cách hiệu quả, các tổ chức tự khẳng định mình không chỉ đạt được dòng tiền được cải thiện mà còn nâng cao tính linh hoạt trong hoạt động và khả năng nắm bắt các cơ hội tăng trưởng.
Nhanh chóng thu hồi các khoản phải thu trong quá khứ để tối ưu hóa quy trình
Tạo hóa đơn tự động
ERP cho phép tạo hóa đơn tự động dựa trên các giao dịch và dịch vụ được cung cấp. Hóa đơn có thể được tạo tự động bằng các mẫu được xác định trước, chứa thông tin cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ và điều khoản thanh toán. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu tạo hóa đơn thủ công và đảm bảo tính chính xác của thông tin.
Theo dõi thanh toán theo thời gian thực
ERP cho phép theo dõi thanh toán theo thời gian thực. Sau khi khoản thanh toán được ghi lại, hệ thống sẽ cập nhật số dư tài khoản phải thu ngay lập tức. Điều này giúp hiểu rõ tình hình tài chính hiện tại và giảm thiểu rủi ro sai sót.
Đưa ra phương án thanh toán để tối ưu quy trình công nợ phải thu
Thông báo nhắc nhở tự động
ERP có thể được cấu hình để tự động gửi thông báo nhắc nhở cho khách hàng về các khoản thanh toán sắp tới hoặc quá hạn. Điều này đảm bảo rằng khách hàng được thông báo kịp thời về các khoản thanh toán được yêu cầu, tối ưu hóa quy trình thu thanh toán.
Quản lý thông tin khách hàng
ERP cho phép lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách có tổ chức. Điều này bao gồm lịch sử thanh toán, trạng thái tài khoản và các chi tiết liên quan khác. Có cơ sở dữ liệu khách hàng chính xác sẽ cải thiện việc quản lý các khoản phải thu.
Điều khoản thanh toán có thể tùy chỉnh
ERP cho phép tùy chỉnh các điều khoản thanh toán cho các khách hàng hoặc nhóm khách hàng khác nhau. Điều này có nghĩa là bạn có thể xác định giới hạn tín dụng, điều khoản chiết khấu và thời hạn thanh toán phù hợp với từng khách hàng cụ thể.
Báo cáo tài chính
ERP cung cấp các công cụ để tạo báo cáo tài chính liên quan đến quy trình các khoản phải thu. Bạn có thể tạo báo cáo về số dư chưa thanh toán, trạng thái thanh toán và các số liệu tài chính có liên quan khác để theo dõi hiệu suất của quy trình khoản phải thu.
Quy trình Tài khoản phải thu không chỉ là một chức năng tài chính; nó là trụ cột chiến lược định hình quỹ đạo tài chính của một tổ chức. Trong hành trình hướng tới thành công về mặt tài chính, việc khai thác tiềm năng của quá trình này thông qua việc áp dụng hệ thống ERP có thể mang lại kết quả mang tính thay đổi. Bằng cách điều hướng sự phức tạp của quá trình này một cách hiệu quả, các tổ chức tự khẳng định mình không chỉ đạt được dòng tiền được cải thiện mà còn nâng cao tính linh hoạt trong hoạt động và khả năng nắm bắt các cơ hội tăng trưởng.
Kế toán các khoản phải thu khách hàng là gì?
Tài khoản 131 [TK131] là tài khoản trong hệ thống sổ sách kế toán, được gọi là "Phải thu khách hàng". Nó được sử dụng để ghi nhận các khoản tiền mà doanh nghiệp chờ đợi thu từ khách hàng sau khi đã cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
Kế toán công nợ lương bao nhiêu?
Mức lương kế toán theo từng vị trí.
Khi nào phát sinh khoản nợ phải thu khách hàng?
Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính.
Công nợ với khách hàng là gì?
- Công nợ khách hàng: Là các khoản nợ phát sinh từ việc bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và chưa được thu. - Công nợ đối tác kinh doanh: Là các khoản nợ phát sinh từ các giao dịch với đối tác, nhà cung cấp, hoặc đối tác liên kết trong quá trình kinh doanh.