Bạn có thể phải sử dụng dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để phân tích. Trong Excel, bạn có thể nhập dữ liệu từ các nguồn dữ liệu khác nhau. Một số nguồn dữ liệu như sau -
- Cơ sở dữ liệu Microsoft Access
- Trang web
- Tệp văn bản
- Bảng máy chủ SQL
- Khối phân tích máy chủ SQL
- Tệp XML
Bạn có thể nhập đồng thời bất kỳ số lượng bảng nào từ cơ sở dữ liệu
Nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu Microsoft Access
Chúng ta sẽ tìm hiểu cách nhập dữ liệu từ cơ sở dữ liệu MS Access. Thực hiện theo các bước được đưa ra dưới đây -
Bước 1 - Mở một sổ làm việc trống mới trong Excel
Bước 2 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon
Bước 3 - Nhấp vào From Access trong nhóm Get External Data. Hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu xuất hiện
Bước 4 - Chọn tệp cơ sở dữ liệu Access mà bạn muốn nhập. Các tệp cơ sở dữ liệu Access sẽ có phần mở rộng. accdb
Hộp thoại Select Table xuất hiện hiển thị các bảng được tìm thấy trong cơ sở dữ liệu Access. Bạn có thể nhập tất cả các bảng trong cơ sở dữ liệu cùng một lúc hoặc chỉ nhập các bảng đã chọn dựa trên nhu cầu phân tích dữ liệu của bạn
Bước 5 - Chọn hộp Bật lựa chọn nhiều bảng và chọn tất cả các bảng
Bước 6 - Nhấp vào OK. Hộp thoại Nhập dữ liệu xuất hiện
Khi quan sát, bạn có các tùy chọn sau để xem dữ liệu bạn đang nhập trong sổ làm việc của mình –
- Bàn
- Báo cáo PivotTable
- Biểu đồ Pivot
- Báo cáo Power View
Bạn cũng có một tùy chọn - chỉ tạo kết nối. Hơn nữa, Báo cáo PivotTable được chọn theo mặc định
Excel cũng cung cấp cho bạn các tùy chọn để đưa dữ liệu vào sổ làm việc của bạn −
- bảng tính hiện có
- bảng tính mới
Bạn sẽ tìm thấy một hộp kiểm khác được chọn và tắt – Thêm dữ liệu này vào Mô hình Dữ liệu. Bất cứ khi nào bạn nhập bảng dữ liệu vào sổ làm việc của mình, chúng sẽ tự động được thêm vào Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của bạn. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về Mô hình dữ liệu trong các chương sau
Bạn có thể thử từng tùy chọn để xem dữ liệu bạn đang nhập và kiểm tra cách dữ liệu xuất hiện trong sổ làm việc của bạn −
Nếu bạn chọn Bảng, tùy chọn trang tính hiện có sẽ bị tắt, tùy chọn trang tính mới sẽ được chọn và Excel sẽ tạo nhiều trang tính bằng với số lượng bảng bạn đang nhập từ cơ sở dữ liệu. Các bảng Excel xuất hiện trong các trang tính này
Nếu bạn chọn Báo cáo PivotTable, Excel sẽ nhập các bảng vào sổ làm việc và tạo một PivotTable trống để phân tích dữ liệu trong các bảng đã nhập. Bạn có tùy chọn để tạo PivotTable trong trang tính hiện có hoặc trang tính mới
Bảng Excel cho bảng dữ liệu đã nhập sẽ không xuất hiện trong sổ làm việc. Tuy nhiên, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bảng dữ liệu trong danh sách trường PivotTable, cùng với các trường trong mỗi bảng
Nếu bạn chọn PivotChart, Excel sẽ nhập các bảng vào sổ làm việc và tạo một PivotChart trống để hiển thị dữ liệu trong các bảng đã nhập. Bạn có một tùy chọn để tạo PivotChart trong trang tính hiện có hoặc trang tính mới
Bảng Excel cho bảng dữ liệu đã nhập sẽ không xuất hiện trong sổ làm việc. Tuy nhiên, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bảng dữ liệu trong danh sách trường PivotChart, cùng với các trường trong mỗi bảng
Nếu bạn chọn Báo cáo Power View, Excel sẽ nhập các bảng vào sổ làm việc và tạo Báo cáo Power View trong một trang tính mới. Bạn sẽ tìm hiểu cách sử dụng Báo cáo Power View để phân tích dữ liệu trong các chương sau
Bảng Excel cho bảng dữ liệu đã nhập sẽ không xuất hiện trong sổ làm việc. Tuy nhiên, bạn sẽ tìm thấy tất cả các bảng dữ liệu trong danh sách trường Báo cáo Power View, cùng với các trường trong mỗi bảng
Nếu bạn chọn tùy chọn - Only Create Connection, kết nối dữ liệu sẽ được thiết lập giữa cơ sở dữ liệu và sổ làm việc của bạn. Không có bảng hoặc báo cáo nào xuất hiện trong sổ làm việc. Tuy nhiên, các bảng đã nhập được thêm vào Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của bạn theo mặc định
Bạn cần chọn bất kỳ tùy chọn nào trong số này, dựa trên mục đích nhập dữ liệu để phân tích dữ liệu của bạn. Như bạn đã quan sát ở trên, bất kể tùy chọn bạn đã chọn, dữ liệu được nhập và thêm vào Mô hình Dữ liệu trong sổ làm việc của bạn
Nhập dữ liệu từ một trang web
Đôi khi, bạn có thể phải sử dụng dữ liệu được làm mới trên một trang web. Bạn có thể nhập dữ liệu từ một bảng trên trang web vào Excel
Bước 1 - Mở một sổ làm việc trống mới trong Excel
Bước 2 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon
Bước 3 - Nhấp vào Từ Web trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài. Hộp thoại Truy vấn web mới xuất hiện
Bước 4 – Nhập URL của trang web từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu vào hộp bên cạnh Địa chỉ và nhấp vào Đi
Bước 5 – Dữ liệu trên website hiện ra. Sẽ có các biểu tượng mũi tên màu vàng bên cạnh dữ liệu bảng có thể được nhập
Bước 6 - Nhấp vào biểu tượng màu vàng để chọn dữ liệu bạn muốn nhập. Thao tác này sẽ chuyển các biểu tượng màu vàng sang hộp màu xanh lá cây có dấu kiểm như trong ảnh chụp màn hình sau
Bước 7 - Nhấp vào nút Nhập sau khi bạn đã chọn những gì bạn muốn
Hộp thoại Nhập dữ liệu xuất hiện
Bước 8 - Chỉ định nơi bạn muốn đặt dữ liệu và nhấp vào Ok
Bước 9 - Sắp xếp dữ liệu để phân tích và/hoặc trình bày thêm
Sao chép-dán dữ liệu từ web
Một cách khác để lấy dữ liệu từ một trang web là sao chép và dán dữ liệu cần thiết
Bước 1 - Chèn một trang tính mới
Bước 2 - Sao chép dữ liệu từ trang web và dán vào trang tính
Bước 3 - Tạo một bảng có dữ liệu đã dán
Nhập dữ liệu từ tệp văn bản
Nếu bạn có dữ liệu trong. txt hoặc. csv hoặc. prn, bạn có thể nhập dữ liệu từ những tệp đó coi chúng là tệp văn bản. Thực hiện theo các bước được đưa ra dưới đây -
Bước 1 - Mở một trang tính mới trong Excel
Bước 2 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon
Bước 3 - Nhấp vào Từ văn bản trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài. Hộp thoại Nhập tệp văn bản xuất hiện
Bạn có thể thấy rằng. prn,. txt và. tệp văn bản mở rộng csv được chấp nhận
Bước 4 - Chọn tệp. Tên tệp đã chọn xuất hiện trong hộp Tên tệp. Nút Mở chuyển thành nút Nhập
Bước 5 - Nhấp vào nút Nhập. Text Import Wizard – Hộp thoại Step 1 of 3 xuất hiện
Bước 6 - Nhấp vào tùy chọn Delimited để chọn loại tệp và nhấp vào Tiếp theo
Hộp thoại Text Import Wizard – Step 2 of 3 xuất hiện
Bước 7 - Trong Dấu phân cách, chọn Khác
Bước 8 - Trong hộp bên cạnh Khác, nhập. [Đó là dấu phân cách trong tệp văn bản bạn đang nhập]
Bước 9 - Nhấp vào Tiếp theo
Hộp thoại Text Import Wizard – Step 3 of 3 xuất hiện
Bước 10 - Trong hộp thoại này, bạn có thể đặt định dạng dữ liệu cột cho từng cột
Bước 11 - Sau khi bạn hoàn thành việc định dạng dữ liệu của các cột, nhấp vào Kết thúc. Hộp thoại Nhập dữ liệu xuất hiện
Bạn sẽ quan sát những điều sau đây -
Bảng được chọn để xem và có màu xám. Bảng là tùy chọn xem duy nhất bạn có trong trường hợp này
Bạn có thể đặt dữ liệu vào trang tính hiện có hoặc trang tính Mới
Bạn có thể chọn hoặc không chọn hộp kiểm Add this data to the Data Model
Nhấn OK sau khi bạn đã thực hiện các lựa chọn
Dữ liệu xuất hiện trên trang tính bạn đã chỉ định. Bạn đã nhập dữ liệu từ tệp Văn bản vào bảng tính Excel
Nhập dữ liệu từ một Workbook khác
Bạn có thể phải sử dụng dữ liệu từ sổ làm việc Excel khác để phân tích dữ liệu của mình, nhưng người khác có thể duy trì sổ làm việc khác
Để cập nhật dữ liệu từ sổ làm việc khác, hãy thiết lập kết nối dữ liệu với sổ làm việc đó
Bước 1 - Nhấp vào DATA > Connections trong nhóm Connections trên Ribbon
Hộp thoại Workbook Connections xuất hiện
Bước 2 - Nhấp vào nút Thêm trong hộp thoại Kết nối sổ làm việc. Hộp thoại Kết nối hiện có xuất hiện
Bước 3 - Nhấp vào nút Browse for More…. Hộp thoại Chọn nguồn dữ liệu xuất hiện
Bước 4 - Nhấp vào nút Nguồn mới. Hộp thoại Data Connection Wizard xuất hiện
Bước 5 - Chọn Khác/Nâng cao trong danh sách nguồn dữ liệu và nhấp vào Tiếp theo. Hộp thoại Thuộc tính liên kết dữ liệu xuất hiện
Bước 6 - Đặt thuộc tính liên kết dữ liệu như sau -
Nhấp vào tab Kết nối
Nhấp vào Sử dụng tên nguồn dữ liệu
Nhấp vào mũi tên xuống và chọn Tệp Excel từ danh sách thả xuống
Nhấp vào OK
Hộp thoại Select Workbook xuất hiện
Bước 7 - Duyệt đến vị trí nơi bạn có sổ làm việc sẽ được nhập. Nhấp vào OK
Hộp thoại Data Connection Wizard xuất hiện với Select Database and Table
Lưu ý - Trong trường hợp này, Excel xử lý từng trang tính đang được nhập dưới dạng bảng. Tên bảng sẽ là tên trang tính. Vì vậy, để tên bảng có ý nghĩa, hãy đặt tên/đổi tên bảng tính sao cho phù hợp
Bước 8 - Nhấp vào Tiếp theo. Hộp thoại Trình hướng dẫn kết nối dữ liệu xuất hiện với Lưu tệp kết nối dữ liệu và kết thúc
Bước 9 - Nhấp vào nút Kết thúc. Hộp thoại Select Table xuất hiện
Như bạn quan sát, Tên là tên bảng tính được nhập dưới dạng TABLE. Nhấp vào OK
Kết nối dữ liệu với sổ làm việc bạn đã chọn sẽ được thiết lập
Nhập dữ liệu từ các nguồn khác
Excel cung cấp cho bạn các tùy chọn để chọn nhiều nguồn dữ liệu khác. Bạn có thể nhập dữ liệu từ những thứ này trong vài bước
Bước 1 - Mở một sổ làm việc trống mới trong Excel
Bước 2 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon
Bước 3 - Nhấp vào Từ các nguồn khác trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài
Menu thả xuống với nhiều nguồn dữ liệu khác nhau xuất hiện
Bạn có thể nhập dữ liệu từ bất kỳ nguồn dữ liệu nào trong số này vào Excel
Nhập dữ liệu bằng kết nối hiện có
Trong phần trước, bạn đã thiết lập kết nối dữ liệu với sổ làm việc
Bây giờ, bạn có thể nhập dữ liệu bằng kết nối hiện có đó
Bước 1 - Nhấp vào tab DATA trên Ribbon
Bước 2 - Nhấp vào Kết nối hiện có trong nhóm Lấy dữ liệu ngoài. Hộp thoại Kết nối hiện có xuất hiện
Bước 3 - Chọn kết nối từ nơi bạn muốn nhập dữ liệu và nhấp vào Mở
Đổi tên kết nối dữ liệu
Sẽ rất hữu ích nếu các kết nối dữ liệu bạn có trong sổ làm việc của mình có tên có ý nghĩa để dễ hiểu và định vị
Bước 1 - Đi tới DỮ LIỆU > Kết nối trên Dải băng. Hộp thoại Workbook Connections xuất hiện
Bước 2 - Chọn kết nối mà bạn muốn đổi tên và nhấp vào Thuộc tính
Hộp thoại Thuộc tính kết nối xuất hiện. Nhấp vào tab Sử dụng. Các tùy chọn Kiểm soát làm mới xuất hiện