Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa như thế nào? Sau khi ký hợp đồng mua bán xong thì bên bán tiến hành giao hàng cho bên mua theo đúng quy cách, chất lượng và số lượng. Khi giao hàng bên giao và bên nhận phải ký nhận về số lượng hàng đã giao nhằm xác định quyền và trách nhiệm đối với bên còn lại. Cùng Sàn kế toán xem và tải về mẫu biên bản giao nhận hàng hóa trong bài viết dưới đây.
Sau đây là phần xem trước mẫu Biên bản giao nhận hàng hóa. Trong mẫu biên bản giao nhận này, cần đặc biệt chú ý thông tin Bên giao, bên nhận và thông tin chi tiết của hàng hóa cần giao nhận. Qua đó đảm bảo giá trị của Biên bản sau khi hai bên ký xác nhận.
Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
1. Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản thể hiện việc giao hàng, nhận hàng đã xảy ra trên thực tế, theo đó bên bán đã giao hàng cho bên mua và bên mua đã nhận được hàng theo sự thỏa thuận của hai bên trước đó.
Bên bản giao nhận hàng hóa là một loại giấy tờ hết sức quan trọng, kể cả khi giao nhận hàng hóa có giá trị nhỏ. Văn bản này sẽ đảm bảo cho quyền lợi và sự thỏa thuận của hai bên. Thường biên bản giao nhận hàng hóa được lập ngay khi hai bên ký hợp đồng mua bán hàng hóa. Bên bán sẽ giao đúng chủng loại số lượng hàng hóa mà bên mua đã đăng ký và khi bên mua nhận được đúng số hàng đó sẽ ký vào biên bản giao nhận để xác nhận.
1.1 Quy định giao hàng và nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa?
Căn cứ Điều 34 Luật Thương mại 2005 quy định về giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa như sau:
"Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa
1. Bên bán phải giao hàng, chứng từ theo thỏa thuận trong hợp đồng về số lượng, chất lượng, cách thức đóng gói, bảo quản và các quy định khác trong hợp đồng.
2. Trường hợp không có thỏa thuận cụ thể, bên bán có nghĩa vụ giao hàng và chứng từ liên quan theo quy định của Luật này."
Căn cứ Điều 56 Luật Thương mại 2005 quy định về việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:
"Điều 56. Nhận hàng
Bên mua có ý nghĩa vụ nhận hàng theo thỏa thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng."
Như vậy, việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa được quy định như trên.
1.2 Địa điểm và thời hạn giao hàng hóa, các chứng từ liên quan đến hàng hóa?
Căn cứ Điều 35 Luật Thương mại 2005 quy định về địa điểm giao hàng được quy định như sau:
- Bên bán có nghĩa vụ giao hàng đúng địa điểm đã thỏa thuận.
- Trường hợp không có thỏa thuận về địa điểm giao hàng thì địa điểm giao hàng được xác định như sau:
a] Trường hợp hàng hóa là vật gắn liền với đất đai thì bên bán phải giao hàng tại nơi có hàng hóa đó;
b] Trường hợp trong hợp đồng có quy định về vận chuyển hàng hóa thì bên bán có nghĩa vụ giao hàng cho người vận chuyển đầu tiên;
c] Trường hợp trong hợp đồng không có quy định về vận chuyển hàng hóa, nếu vào thời điểm giao kết hợp đồng, các bên biết được địa điểm kho chứa hàng, địa điểm xếp hàng hoặc nơi sản xuất, chế tạo hàng hóa thì bên bán phải giao hàng tại địa điểm đó;
d] Trong các trường hợp khác, bên bán phải giao hàng tại địa điểm kinh doanh của bên bán, nếu không có địa điểm kinh doanh thì phải giao hàng tại nơi cư trú của bên bán được xác định tại thời điểm giao kết hợp đồng mua bán."
Căn cứ Điều 37 Luật Thương mại 2005 quy định về thời hạn giao hàng hóa được quy định như sau:
"Điều 37. Thời hạn giao hàng
1. Bên bán phải giao hàng vào đúng thời điểm giao hàng đã thỏa thuận trong hợp đồng.
2. Trường hợp chỉ có thỏa thuận về thời hạn giao hàng mà không xác định thời điểm giao hàng cụ thể thì bên bán có quyền giao hàng vào bất kỳ thời điểm nào trong thời hạn đó và phải thông báo trước cho bên mua.
3. Trường hợp không có thỏa thuận về thời hạn giao hàng thì bên bán phải giao hàng trong một thời hạn hợp lý sau khi giao kết hợp đồng."
2. Ý nghĩa của biên bản giao nhận hàng hóa
Giấy biên nhận có vai trò quan trọng trong việc kinh doanh đặc biệt là các cửa hàng bán lẻ. Mỗi khi có một công đoạn trao đổi hàng hóa xảy ra đều cần một mẫu giấy biên nhận tương ứng. Việc in ấn một mẫu giấy biên nhận đúng chuẩn giúp tăng giá trị nhận diện của doanh nghiệp trong mắt khách hàng. Bên cạnh đó, giấy biên nhận giao hàng hóa là giấy tờ chứng minh cho việc một người đã nhận hàng hóa của một người khác một cách đầy đủ, nguyện vọng, đồng thời, đây cũng chính là một cơ sở để sau này có thể khiếu nại, kiện tụng nếu như xảy ra những sự cố trong quá trình chuyển giao hàng hóa.
Trong hoạt động kinh doanh của thời địa công nghệ như hiện nay, mọi hoạt động mua và bán trong quá trình giao hàng/vận chuyện cần có sự xác nhận. Mẫu giấy biên nhận hàng hóa được lập xuất phát từ những hoạt động kinh doanh hàng ngày. Khi các nhu cầu hợp tác tìm kiếm, khai thác lợi ích trên thị trường được mở rộng. Mọi người muốn đảm bảo cho quyền và nghĩa vụ của mình được nhận như thỏa thuận trong hợp đồng. Nhằm đảm bảo quyền lợi đôi bên giữa cả bên mua hàng và bên nhận hàng. Cũng như các bên có cơ sở chứng minh quyền và lợi ích hợp pháp của họ.
Thời đại công nghệ càng phát triển, đòi hỏi con người ta chắc chắn thực hiện thủ tục để tự bảo vệ mình. Sự xác nhận rõ ràng bên mua và bên bán vừa mang đến tính minh bạch, vừa thể hiện sự chuyên của các đối tác chân chính. Giấy biên nhận cung cấp đầy đủ các thông tin về: ai là người nhận hàng, đã nhận số lượng bao nhiêu. Từ đó đảm bảo trách nhiệm của bên xác nhận, cũng như mang đến quyền lợi đảm bảo cho bên bán.
Với tính chất đặc thù riêng biệt, giấy biên nhận không chỉ có ý nghĩa trong giao dịch tài chính thực tế. Mà còn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong nghiệp vụ kế toán. Đây được xem là bằng chứng để nắm bắt được một phần dòng tiền của doanh nghiệp. Những trường hợp khác nhau thì giấy biên nhận sẽ mang một ý nghĩa riêng của nó. Trong trường hợp bạn thực hiện giao dịch mua bán một sản phẩm nào đó. Mà bản thân mặt hàng ấy không có phiếu bảo hành kèm theo, thì mẫu giấy này sẽ có giá trị như phiếu bảo hành.
Tiếp đến là thực hiện ký kết xác nhận để tránh thất thoát nhầm lẫn số lượng. Các bên đều kiểm soát và kiểm kê các đơn hàng được chuyển giao. Bên bán kiểm tra, thống kê thông qua phiếu bàn giao hàng. Trong khi bên mua thực hiện xác nhận lại bằng Giấy biên nhận mua hàng hóa. Đây là công việc bắt buộc, tránh những trường hợp xung đột quyền lợi và nghĩa vụ nếu có. Tránh nhầm lẫn, giao hàng sai hoặc giao hàng bị hỏng hóc do quá trình vận chuyển đường dại.
3. Nội dung cần có trong biên bản giao nhận hàng hóa
Pháp luật hiện tại chưa có văn bản quy định về mẫu giấy biên nhận, song xuất phát từ nhu cầu thực tế mà nhiều mẫu biên nhận hàng hóa khác nhau của doanh nghiệp ra đời.
Bời vì hiện tại pháp luật chưa có quy định về mẫu giấy biên nhận hàng hóa chung, nên khi cần thực hiện biên nhận phần lớn các doanh nghiệp đều tự minh thực hiện soạn thảo các mẫu giấy này. Có thể thấy hiện nay khi search từ khóa "mẫu giấy biên nhận hàng hóa" trên các trạng mạng xã hội thì ta có thể thấy đã có rất nhiều loại biên nhận bản giao nhận hàng hóa các doanh nghiệp tự mình soạn thảo, với nhiều hình thức phòng phú đa dạng khác nhau. Qua đó ta có thể đánh giá các doanh nghiệp cũng ý thức được sự quan trọng của việc thực hiện thủ tục biên nhận hàng hóa và coi đây là một tài liệu cực ký quan trọng trong doanh nghiệp.
Để chứng thực tình trạng hàng hóa khi bàn giao hàng hóa, những người tham gia quá trình giao nhận hàng hóa cần tiến hành lập Giấy biên nhận giao hàng hóa để thống kê đầy đủ, chi tiết những loại hàng hóa bàn giao và tính trạng hàng hóa khi bàn giao để lấy đó làm căn cứ giải quyết nếu như về sau có những sự cố phát sinh. Thấy rõ tầm quan trọng đó, nên khi soạn thảo dù là các doanh nghiệp tự mình thực hiện xác lập các mẫu khác nhau nhưng mẫu giấy giao nhận vẫn sẽ có các thông tin như sau:
- Đảm bảo phần thể thức văn bản: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên văn bản, ngày tháng năm thực hiện soạn thảo biên nhận;
- Thông tin của tên đơn vị thực hiện soạn thảo giấy biên nhận;
- Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người tiếp nhận hàng hóa;
- Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người gửi hàng hóa;
- Nội dung và các thông tin cơ bản về giao hàng như: tên loại hàng hóa cần giao, số lượng của hàng hóa, đơn giá, giá trị thực của từng loại hàng hóa và xác nhận để nhận đủ số lượng hàng hóa.
- Cam kết của cả hai bên đều phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu như các bên liên quan không được tôn trọng chính xác và đầy đủ với các điều kiện giao hàng và việc tiếp nhận hàng hóa,...
Lưu ý: Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa sẽ được lập ra thành 02 bản, bên nhận hàng, bên giao hàng mỗi bên đều giữ một bản để làm căn cứ giá trị pháp lý sau này.
4. Mẫu phiếu giấy biên nhận giao hàng hóa
Mẫu giấy biên nhận hàng hóa thường được thiết kế khổ A4 hoặc A5, tùy thuộc vào lượng nội dung mà khách hàng cần truyền đạt, phiếu biên nhận được sử dụng trong mọi lĩnh vực kinh doanh, tuy nhiên mẫu phiếu lại không nhiều, không đa dạng lựa chọn. Chính vì lý do đó, Luật Minh Khuê xin trân trọng cung cấp đến quý khách hàng rất nhiều mẫu để gợi ý, tư vấn khách hàng lựa chọn đặt in phiếu giao nhận phù hợp, sử dụng hiệu quả cao nhất.
Có thể điểm qua một số lĩnh vực sử dụng mẫu giấy biên nhận như, giấy biên nhận cho thuê đồ, giấy biện nhận cho nha khoa, trong xây dựng, thiết bị y tế, bán lẻ hàng hóa, tiệm giặt là, cửa hàng xăng dầu,...
Luật Minh Khuê mời các bạn tham khảo các mẫu sau đây:
* Mẫu biên nhận hàng hóa 1:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN [1]
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC [2]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------
Số: ..../GBN-........................., ngày ........ tháng ...... năm......
BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Hôm nay, ngày ..../..../....., tại kho chứa hàng của Công ty ...., địa chỉ ..... Chúng tôi gồm:
I. BÊN GIAO HÀNG
CÔNG TY ..........
Đại diện giao hàng:
1. Ông/Bà:................................... Chức vụ/đơn vị công tác: ......................
2. Ông/Bà:....................................Chức vụ, đơn vị công tác: ...................
II. BÊN NHẬN HÀNG
CÔNG TY .............
Đại diện nhận hàng:
1. Ông/bà: ................................. Chức vụ/đơn vị công tác: ................................
2. Ông/bà: ................................. Chức vụ/đơn vị công tác: ................................
III. DANH SÁCH HÀNG HÓA ĐƯỢC GIAO NHẬN
STTTên hàng hóaĐơn vịSố lượngTình trạngChứng từ được bàn giao kèm theo hàng hóa giao nhận gồm:
- Phiếu bàn giao hàng: ........................;
- ............................................................
Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản. Các bên đã đọc rõ nội dung, trên tinh thần tự nguyện, không bị nhầm lẫn cùng xác nhận dưới đây./.
Bên giao
[Đã ký]
Bên nhận
[Đã ký]
Ghi chú:
[1] Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp [nếu có]
[2] Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hàng hóa
* Mẫu biên bản giao hàng 2:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CHỦ QUẢN [1]
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC [2]
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------------
Số: ..../GBN - ......MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA
Hôm nay, ngày ........ tháng ...... năm......., tại ................................ chúng tôi gồm:
Người bàn giao: ......................... Bộ phận/Cấp bậc: ......................... MSNV/Đơn vị:.................
Người nhận bàn giao: .................................. Bộ phận/cấp bậc: ................. MSNV/ Đơn vị: ..................
Lý do bàn giao:.........................................................................
Cùng bàn giao công việc với nội dung như sau:
STTNỘI DUNG HÀNG HÓAMÔ TẢ TÌNH TRẠNG HÀNG HÓAGHI CHÚNgười bàn giao cam đoạn rằng toàn bộ nội dung hàng hóa đang thực hiện đẫ được bàn giao đầy đủ. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ một bản.
Người bàn giao
[Đã ký]
Người nhận bàn giao
[Đã ký]
* Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa 3:
CÔNG TY ................
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
--------------------
Số: ......./GBN-...................., ngày ............ tháng ............... năm...........BIÊN BẢN GIAO NHẬN
Căn cứ Hợp đồng mua bán giữa ..................................................
Căn cứ Đơn đặt hàng ngày ...................... của Công ty .................................
Hôm nay, ngày ................ tháng ......... năm .................. tại ................................
Chúng tôi gồm:
BÊN A [Bên nhận hàng]: ...............................................
- Địa chỉ: ..............................................................
- Điện thoại: ..................................................................
- Đại diện Ông/Bà: ............................................. Chức vụ/Cấp bậc: .........................................
BÊN B [Bên giao hàng]: ..............................................................
- Địa chỉ: .............................................................
- Điện thoại: .....................................................
- Đại diện Ông/Bà: ..................................................... Chức vụ/Cấp bậc: ......................................
Hai bên cùng nhau thống nhất số lượng giao hàng như sau:
STTTên hàngQuy cáchĐVTSố lượngGhi chúBên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên. Hai bên đồng ý, thống nhất ký tên. Biê bản được thành lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BÊN A
[Đã ký]
ĐẠI DIỆN BÊN B
[Đã ký]
5. Hướng dẫn cách viết giấy biên nhận mua hàng hóa
Giấy biên nhận giao hàng hóa sẽ là một giấy tờ cần có trong quá trình bàn giao hàng hóa, đó sẽ là cơ sở quan trọng để quy kết trách nhiệm nếu như hàng hóa xảy ra những sự cố về sau. Vì vậy, bận cần phải sử dụng Giấy biên nhận giao hàng hóa làm cơ sở để giải quyết những tranh chấp, mâu thuẫn về sau. Cùng với giấy biên nhận, nếu các bên thực hiện buôn bán hàng hóa với số lượng lớn thì phải làm hợp đồng giao nhận trong đó nêu rõ số lượng hàng hóa được giao, đã nhận đủ và đã thanh toán bao nhiêu, trong hợp đồng giao nhận cũng cần có đủ chữ ký xác minh của hai bên.
Trong giấy biên nhận giao hàng hóa phải có đầy đủ, chi tiết thông tin về người tiếp nhận hàng hóa và hàng hóa giao nhận, vì vậy, đây sẽ là một loại giấy tờ hữu ích dành cho những ai thường xuyên phải thực hiện các công việc liên quan đến giao nhận hàng hóa. Bạn cần tham khảo, xem xét kỹ lưỡng các mục thông tin cần ghi để có thể đáp ứng được những yêu cầu, nội dung cần có trong Giấy biên nhận giao hàng hóa để sử dụng.
Dưới đây, Luật Minh Khuê sẽ hướng dẫn các bạn viết giấy biên nhận hàng hóa một cách dễ dàng mà đầy đủ thông tin. Nhìn chung, các mẫu giấy biên nhận hàng hóa về cơ bản phải đáp ứng đầy đủ các nội dung sau:
- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp [nếu có]. Thể hiện hoạt động quản lý trực tiếp của cơ quan cấp trên. Tùy thuộc vào các cơ quan, tổ chức mà thực tế có cơ quan cấp hay không. Trong nhiều trường hợp, các tổ chức độc lập thực hiện trong hoạt động của họ.
- Tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hàng hóa. Là cơ quan thực hiện giao dịch mua hàng hóa. Họ đóng vai trò là bên mua và xác nhận lại hàng hóa, phiếu xuất hàng hóa được bên bán giao. Giấy biên nhận giúp đảm bảo các bên đã thực hiện đúng nghĩa vụ gắn với giai đoạn cụ thể.
- Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức cấp giấy biên nhận hàng hóa. Có thể có chữ viết tắt hoặc không, phụ thuộc vào quy định liên quan.
- Địa danh, thời gian thực hiện biên nhận. Để cung cấp các thông tin xác thực, cũng như đối chiếu với các giấy tờ liên quan khác nếu cần. Ngoài ra cũng đảm bảo quản lý đối với các hoạt động công việc được tiến hành trong thỏa thuận theo trình tự thời gian.
- Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người tiếp nhận hàng hóa. Hoặc có thể là người đại diện của đơn vị thực hiện quyền hạn của mình. Sau khi tiếp nhận và kiểm tra hàng hóa, phiếu bàn giao hàng, phải thực hiện làm biên nhận.
- Họ và tên, nơi công tác hoặc giấy tờ tùy thân của người gửi hàng hóa. Thể hiện việc tiếp nhận, chuyển giao giữa các chủ thể. Qua đó thể hiện hoạt động, cũng như sự kiện xảy ra. Bên chuyển giao có thể đồng thời là người bán, hoặc cung cấp dịch vụ chuyển giao hàng hóa. Phải thể hiện ý nghĩa của giấy biên nhận, đó là đã nhận được hàng hóa từ ai? Cung cấp các thông tin để chỉ ra bà xác nhận chủ thể có quyền lợi và nghĩa vụ liên quan này.
- Liệt kê đầy đủ, cụ thể các hàng hóa, tài liệu có khi gửi hàng hóa. Trong trường hợp này là phiếu bàn giao hàng được bên bán lập và gửi kèm hàng hóa. Trong nội dung giấy biên nhận phải ghi chép đầy đủ các đối tượng được bên bán giao. Qua đó đối chiếu với nội dung thực hiện hợp đồng của các bên. Điều này giúp cho quyền lợi, nghĩa vụ được đảm bảo thực hiện đúng với lộ trình đã xây dựng. Điều này mang đến các bước đi chậm, chắc theo quy định pháp luật hiện hành.
- Giấy biên nhận phải được gửi đến người hoặc cơ quan bán hàng hóa, .... Để các bên giữ các giấy tờ xác minh bảo đảm quyền lợi của họ trong thực hiện giao dịch.
Luật Minh Khuê xin gửi tới Quý khách hàng những thông tin cần thiết xoay quanh chủ đề "Mẫu giấy biên bản nhận hàng hóa File Word, Excel mới nhất". Với bài viết trên, chúng tôi hy vọng rằng Quý khách hàng đã trả lời một phần nào những thắc mắc trước đó.
Trong trường hợp bạn còn bất kỳ câu hỏi liên quan đến vấn đề này hay các vấn đề khác như lao động, hôn nhân và gia đình, doanh nghiệp, bảo hiểm,... cần giải đáp về mặt pháp lý các bạn đừng ngần ngại nhấc máy lên và gọi tới số tổng đài 1900.6162 để được đội ngũ luật sư và chuyên viên tư vấn pháp lý với nhiều năm kinh nghiệm trong nghề. Chúng tôi rất hân hạnh được đồng hành cùng quý khách hàng. Trân trọng!