KPI quản lý hàng tồn kho là các chỉ số quan trọng được sử dụng để đo lường hiệu suất và mức độ đạt được các mục tiêu của hoạt động quản lý hàng tồn kho trong một doanh nghiệp sản xuất. Những KPI này được thiết lập để đảm bảo rằng quá trình quản lý tồn kho được thực hiện hiệu quả và mang lại lợi ích cho doanh nghiệp. Việc thiết lập và theo dõi KPI quản lý hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp có cái nhìn tổng thể về hiệu suất của quá trình quản lý tồn kho và từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện và tối ưu hóa. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường khả năng cạnh tranh, tối ưu hóa chi phí và nâng cao sự hài lòng của khách hàng cho tổ chức.
Xem thêm: 5 KPI quản lý kho cần quan tâm để nâng cao hiệu quả hoạt động kho hàng
Tầm quan trọng của KPI trong hoạt động quản lý tồn kho
1. Dự báo và lập kế hoạch tồn kho hiệu quả
KPI quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc giúp các nhà quản lý có thể dự báo và lập kế hoạch tồn kho hiệu quả. Bằng việc đo lường và phân tích các chỉ số như tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho, thời gian trung bình cần thiết để bán hàng tồn kho, và điểm đặt hàng lại, doanh nghiệp có thể đánh giá được xu hướng tiêu thụ và cung ứng của sản phẩm. Thông qua việc áp dụng các KPI này, các nhà quản lý có thể xây dựng kế hoạch tồn kho chính xác, đảm bảo rằng tồn kho được duy trì ở mức phù hợp, đảm bảo rằng họ có đủ lượng hàng để đáp ứng nhu cầu của thị trường và tránh được tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa.
2. Tối ưu hoá chi phí tồn kho
KPI quản lý hàng tồn kho cũng giúp cho tổ chức tối ưu hoá được chi phí tồn kho thông qua việc đo lường và theo dõi các chỉ số như tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu [Inventory-to-sales ratio] và chi phí lưu trữ hàng tồn kho [Inventory storage costs]. Dựa vào việc theo dõi và đánh giá các KPI này, doanh nghiệp có thể tìm cách tối ưu hóa các chi phí tồn kho, từ việc giảm chi phí lưu trữ đến việc tăng hiệu suất sử dụng kho. Ngoài ra, với việc hiểu rõ về tình hình tồn kho và nhu cầu thị trường từ các chỉ số nêu trên, các nhà quản lý cũng có thể đưa ra các quyết định thông minh về việc đầu tư vào tồn kho, tối ưu hóa cấu trúc tồn kho, và giảm thiểu các khoản chi phí không cần thiết như chi phí lưu trữ, chi phí bảo quản, hoặc chi phí rủi ro do hàng tồn kho.
KPI quản lý hàng tồn kho giúp tối ưu hoá được chi phí tồn kho
3. Tăng cường quản lý rủi ro tồn kho
Các KPI quản lý hàng tồn kho cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng và biến động của hàng tồn kho, từ đó giúp tổ chức tăng cường quản lý rủi ro tồn kho. Việc phát hiện, đánh giá và giải quyết các vấn đề tồn kho kịp thời dựa trên những chỉ số KPIs như độ chính xác của hàng tồn kho [Inventory accuracy] hay hàng tồn kho bị hao hụt [Inventory shrinkage], tổ chức có thể giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn như mất mát hàng tồn kho, hao hụt do lỗi tồn kho và nâng cao được khả năng phản ứng trước các vấn đề tiềm ẩn.
4. Đo lường và đánh giá hiệu suất
KPI quản lý hàng tồn kho cung cấp một cơ chế đo lường và đánh giá hiệu suất cho hoạt động quản lý tồn kho của tổ chức. Thông qua việc theo dõi các chỉ số như tỷ lệ quay vòng tồn kho, tỷ lệ hàng tồn kho bán ra, tỷ lệ đặt hàng trước,… tổ chức có thể đánh giá được hiệu suất của các quy trình và chiến lược quản lý tồn kho hiện tại có hiệu quả hay không. Điều này được xem là cơ sở để các nhà quản lý nhận biết được những điểm mạnh và điểm yếu, từ đó đưa ra các điều chỉnh và cải tiến để nâng cao hiệu suất và hiệu quả của hoạt động quản lý tồn kho.
Trọn bộ 8 KPIs quản lý hàng tồn kho cho doanh nghiệp
A. KPI Quản lý tồn kho: Chỉ số bán hàng
1. Tỷ lệ hàng tồn kho bán ra [Sell-through rate]
Tỷ lệ hàng tồn kho bán ra là tỷ lệ giữa số lượng hàng đã thực sự được bán ra trong một khoảng thời gian nhất định so với tổng số lượng hàng tồn kho ban đầu. Công thức tính:
Tỷ lệ bán ra = [Tổng doanh số bán hàng / Hàng tồn kho] × 100
KPI này đóng vai trò giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá được độ chính xác của hoạt động dự báo nhu cầu, xác định các sản phẩm phổ biến cũng như đo lường được hiệu suất bán hàng và khả năng đáp ứng nhu cầu của thị trường.
2. Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu [Inventory to sales ratio]
Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh thu biểu thị chỉ số đo lường số lượng hàng tồn kho để bán so với số lượng thực tế đã được bán bán.
Công thức tính:
Tỷ lệ tồn kho trên doanh thu = Giá trị tồn kho trung bình / Giá trị doanh thu thuần
Chỉ số trên được xem là thước đo quan trọng để xác định và duy trì mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. Một tỷ lệ quá cao có thể chỉ ra rằng doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc bán hàng hoặc đang có vấn đề trong quá trình quản lý tồn kho. Ngược lại, một tỷ lệ thấp cho thấy rằng doanh nghiệp đang quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả và có thể tối ưu hóa lưu lượng hàng hóa một cách tốt nhất để tăng hiệu suất kinh doanh và lợi nhuận.
3. Tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho [Inventory Turnover Rate – ITR]
Vòng quay hàng tồn kho là chỉ số dùng để biểu thị số lần mà doanh nghiệp bán hoặc thay thế lượng hàng dự trữ của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Thông thường, để có thể phân tích hiệu quả của hoạt động kinh doanh sản xuất của tổ chức, các nhà quản lý thường tính toán hệ số vòng quay hàng tồn kho để so sánh giữa tỷ lệ hàng đã bán và tỷ lệ hàng được nhập vào kho trong cùng một khoảng thời gian nhất định để từ đó xác định được đâu là những mặt hàng không hiệu quả nhằm xây dựng các giải pháp điều chỉnh kịp thời và hợp lý.
Công thức tính:
Vòng quay hàng tồn kho = Giá vốn hàng bán / Giá trị hàng tồn kho trung bình
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho được xem là công cụ giúp cho các nhà quản lý sản xuất có thể so sánh được khả năng quản trị hàng tồn giữa các kỳ với nhau. Trường hợp nếu chỉ số này càng lớn đang cho thấy khả năng quản lý nhập xuất của sản phẩm đó đang ở mức hiệu quả, không xảy ra tình trình rủi ro tồn kho. Ngược lại, nếu như chỉ số này thấp tương đương với tốc độ vòng quay hàng tồn kho chậm cũng đồng nghĩa với việc lượng hàng tồn đọng trong kho lớn, dẫn đến việc phải đối mặt với nhiều nguy cơ thua lỗ.
KPI Inventory Turnover Rate -Chỉ số vòng quay hàng tồn kho
Xem thêm: Bí Quyết Tối Ưu Vòng Quay Hàng Tồn Kho Cho Doanh Nghiệp
Bên cạnh đó, doanh nghiệp sản xuất còn có thể dựa vào chỉ số vòng quay hàng tồn kho làm cơ sở để cân bằng được chi phí, doanh thu, đưa ra quyết định nên nhập sản phẩm nào nhiều hơn, giảm bớt sản phẩm đi, từ đó tối ưu hoá được chi phí và gia tăng tối đa lợi nhuận.
4. Thời gian thanh lý hàng tồn kho [Days Sales of Inventory]
Thời gian thanh lý hàng tồn là một chỉ số cho biết thời gian trung bình tính theo ngày mà doanh nghiệp cần thực hiện để biến hàng tồn kho của mình, bao gồm hàng hóa đang được bán thành doanh số.
Công thức tính:
DSI= Hàng tồn kho trung bình/ Giá vốn hàng bán x 365 ngày
Với KPI trên, doanh nghiệp có thể biết được tính thanh khoản của hàng tồn kho, hay là số ngày hàng hoá của một công ty được bán hết. Thông thường, chỉ số DSI thường càng nhỏ thì sẽ càng có lợi cho doanh nghiệp bởi với chúng tương ứng với thời gian thanh lý này ngắn sẽ thể hiện rằng công ty đó hoạt động hiệu quả và thường xuyên bán hết hàng tồn kho dẫn đến tiềm năng lợi nhuận cao hơn. Trong khi đó, giá trị DSI lớn cho thấy thời gian thanh lý dài, thể hiện công ty có thể đang phải vật lộn với một khối lượng lớn hàng tồn kho bị dư thừa.
5. Tỷ lệ đặt hàng trước [Backorder rate]
Tỷ lệ đặt hàng trước đề cập đến số lượng các đơn đã đặt hàng của khách hàng nhưng chưa thể được thực hiện do một vài nguyên nhân như hết hàng, gặp vấn đề về chuỗi cung ứng hoặc trục trặc trong quá trình sản xuất. Chỉ số này cung cấp thông tin chi tiết về sự chậm trễ hoặc vấn đề với đơn đặt hàng của khách hàng.
Công thức tính:
Tỷ lệ đặt hàng trước = [Số lượng đơn hàng đặt trước/Tổng số đơn hàng] × 100
Backorder rate cung cấp thông tin về khả năng cung ứng hàng hoá của doanh nghiệp cho thị trường. Khi tỷ lệ này cao, điều đó có thể chỉ ra rằng doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc duy trì hàng tồn kho đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều này có thể phản ánh sự thiếu hụt hoặc kém linh hoạt trong chuỗi cung ứng, dự báo nhu cầu thiếu chính xác, hay gặp vấn đề trong quá trình sản xuất.
Xem thêm: Backorder là gì? 5 Nguyên nhân phổ biến của Backorder
B. KPI Quản lý tồn kho: Chỉ số vận hành
6. Độ chính xác của hàng tồn kho [Inventory accuracy]
Độ chính xác của hàng tồn kho là chỉ số biểu thị tỷ lệ phần trăm của số lượng hàng tồn kho được ghi nhận chính xác trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp so với số lượng hàng tồn kho thực tế trong kho.
Công thức tính:
Độ chính xác của hàng tồn kho = Số lượng hàng tồn kho cơ sở dữ liệu / Số lượng hàng tồn kho thực tế
Chỉ số Inventory Accuracy giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng thông tin về số lượng hàng tồn kho trong hệ thống là chính xác và phản ánh đúng tình trạng thực tế của hàng hóa. Khi thông tin không chính xác, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định sai lầm, gây ra lãng phí và ảnh hưởng đến dịch vụ khách hàng. Sự chính xác của thông số hàng tồn kho là nền tảng cơ bản cho tổ chức để đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả, bao gồm lập kế hoạch sản xuất, dự trữ hàng tồn, và quản lý chuỗi cung ứng. Dựa trên dữ liệu chính xác về hàng tồn kho, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các quy trình và tối đa hóa lợi nhuận.
Dashboard hiển thị về các thông số về hàng tồn kho trên phần mềm Quản lý kho toàn thông minh WMS-X
7. Tỷ lệ hàng tồn kho bị hao hụt [Inventory shrinkage]
Tỷ lệ hàng tồn kho bị hao hụt là chỉ số giúp các nhà quản lý có thể đo lường được tỷ lệ chênh lệch giữa hàng tồn kho được ghi nhận trên bảng dữ liệu cân đối kế toán và hàng tồn kho thực tế của doanh nghiệp. Nguyên nhân của sự hao hụt hàng tồn kho có thể xuất phát từ việc bị mất cắp, hỏng hóc hoặc sai sót trong quá trình sản xuất.
Công thức tính:
Tỷ lệ hao hụt hàng tồn kho = [Giá trị tổn thất hàng tồn kho / Giá trị tổng hàng tồn kho] × 100
KPI này giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ rủi ro và mất mát của hàng tồn kho trong quá trình vận hành. Thông qua việc theo dõi chỉ số này, doanh nghiệp có thể xác định được nguyên nhân gây ra mất mát và thực hiện các biện pháp phòng ngừa hoặc giảm thiểu mức độ mất mát. Việc hiểu rõ và giảm thiểu tỷ lệ hàng tồn kho bị hao hụt còn giúp doanh nghiệp tăng cường bảo vệ tài sản của mình để giữ cho hoạt động kinh doanh ổn định và tăng cường lợi nhuận.
8. Điểm đặt hàng lại [Reorder point]
Reorder point [ROP] là chỉ số biểu thị điểm đặt hàng lại mà tại đó mức tồn kho bằng hoặc thấp hơn mức tối thiểu, cần phải bổ sung thêm lượng hàng tồn kho. Điểm đặt hàng lại được tính dựa trên nhu cầu tiêu thụ hàng tồn kho trong thời gian cung cấp mới và thời gian cung cấp.
Công thức tính:
Điểm đặt hàng lại [ROP] = Mức dự trữ an toàn + [ Thời gian chờ hàng giao đến x Mức tiêu trung bình theo ngày]
Theo một nghiên cứu của tiến sĩ triết học Thomas W.Gruen và tiến sĩ kinh tế Daniel Corsten đến từ trường Đại Học Colorado tại Mỹ, trung bình các doanh nghiệp sản xuất mất tới 4% doanh thu hàng năm bởi tình trạng hết hàng dự trữ trong kho. Ngược lại, trường hợp lưu trữ tồn kho quá lớn không bán kịp cũng là một nguyên nhân ảnh hưởng tới chi phí của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xác định được reorder point sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những tình trạng nêu trên, từ đó tối ưu chi phí sản xuất hiệu quả. Bên cạnh đó, dựa vào việc cân đối tốt lượng hàng tồn kho ổn định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đảm bảo được tiến độ sản xuất diễn ra đúng với kế hoạch đã xây dựng và đáp ứng được khối lượng sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng.
Xem thêm: Reorder Point là gì? Cách tính Reorder Point trong quản lý hàng tồn kho
Giải quyết bài toán quản lý hàng tồn kho dễ dàng và hiệu quả với giải pháp quản lý kho hàng thông minh WMS-X
WMS-X là hệ thống phần mềm quản lý kho thông minh bằng QR code nằm trong bộ giải pháp quản lý sản xuất tổng thể MES-X được phát triển bởi VTI Solutions – VTI Group với 3 tiêu chí:
- Tự động: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hóa: thu thập số liệu, nhập/ xuất kho, kiểm đếm,..
- Chính xác: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code
- Just-in-time: Quản lý kho theo mô hình JIT giúp loại bỏ tồn kho, dư thừa, đảm bảo mức dự trữ an toàn cho sản xuất
WMS-X là giải pháp toàn diện cho mọi vấn đề trong kho hàng nói chung và tồn kho nói riêng, loại bỏ các quy trình quản lý thủ công tốn thời gian, tốn nguồn lực, dễ sai sót, giải quyết tình trạng tồn kho hiệu quả với những điểm ưu việt như:
- Tiết kiệm tới 80% thời gian nhập liệu và kiểm đếm: Thay thế các tác vụ quản lý kho thủ công bằng các quy trình tự động hoá – bao gồm việc thu thập số liệu, nhập/xuất kho, kiểm kê hàng hoá,…
- Kiểm soát chính xác 99% tình trạng hàng hóa: Cho phép ghi nhận thông tin nhập, xuất kho nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm chính xác thông qua QR code. Dễ dàng theo dõi vị trí của từng mặt hàng tồn kho, báo cáo chi phí tồn kho, quản lý sản phẩm quá hạn lưu kho và sản phẩm sắp hết hạn sử dụng.
Liên hệ với chúng tôi để nhận được một thay đổi toàn diện quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp của mình!