Nhân sự có nhiều chức năng quan trọng trong tổ chức, bao gồm: Tuyển dụng, Quản lý hiệu suất, L&D, v.v… Tổng cộng, có 12 chức năng chính của Quản trị nguồn nhân lực.
Nếu chúng ta muốn hiểu các chức năng của Nhân sự, cần hiểu Quản trị nguồn Nhân lực [HRM] là gì trước tiên.
Theo Storey [1995], Quản trị nguồn Nhân lực [HRM] là một trong những cách tiếp cận đặc biệt để quản lý việc làm nhằm đạt được lợi thế cạnh tranh thông qua việc triển khai chiến lược đối với lực lượng lao động có năng lực và có sự cam kết cao bằng cách sử dụng một loạt các kỹ thuật nhân sự, cấu trúc và văn hóa tích hợp.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 12 chức năng của bộ phận Nhân sự và giải thích cách chúng giúp đưa tổ chức phát triển mạnh mẽ hơn cùng mục tiêu chiến lược. Các chức năng này gồm:
Hoạch định nguồn nhân lực
- ### Tuyển dụng & Tuyển chọn
- ### Quản lý hiệu suất
- ### Học tập & phát triển
- ### Lộ trình nghề nghiệp
- ### Đánh giá chức năng
- ### Đãi ngộ
- ### Quan hệ lao động
- ### Hội nhập & Giao tiếp
- ### Sức khỏe & An toàn
- ### Well-being
- ### Trách nhiệm Hành chính
Hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn qua bài viết dưới đây nhé!
1. Hoạch định nguồn nhân lực
Chức năng Nhân sự đầu tiên được kể đến là nắm bắt được nhu cầu trong tương lai của tổ chức. Như vậy, tổ chức cần kiểu nhân viên như thế nào và số lượng tham gia bao nhiêu? Khi biết được câu trả lời cho câu hỏi trên sẽ định hình việc tuyển dụng, tuyển chọn, quản lý hiệu suất, chương trình học tập và cơ hội phát triển cũng như tất cả các chức năng Nhân sự khác tại doanh nghiệp.
Tóm lại, việc hoạch định nguồn Nhân lực là một quá trình triển khai liên tục, dựa trên dữ liệu để đảm bảo rằng tổ chức có đội ngũ nhân sự: đúng người, đúng vị trí, đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu chiến lược của tổ chức mình.
12 chức năng chính của Nguồn Nhân lực
2. Tuyển dụng và tuyển chọn
Chức năng Nhân sự này liên quan đến việc thu hút các ứng viên cho tổ chức sau đó chọn lựa ra người phù hợp nhất cho vị trí công việc.
Việc thu hút mọi người thường bắt đầu bằng thương hiệu nhà tuyển dụng. Trên thực tế, các doanh nghiệp có thương hiệu nhà tuyển dụng xuất sắc nhận được nhiều hơn 50% số ứng viên đủ điều kiện đối với vị trí đang tuyển dụng. Rõ ràng, khi trở thành một nhà tuyển dụng có ‘sức hấp dẫn” sẽ có rất nhiều lợi thế – cũng như ngược lại.
Một ví dụ điển hình cho trường hợp ngược lại, đó là về ngành công nghiệp thuốc lá đang gặp khó khăn trong việc thu hút nhân tài do tai tiếng gây ô nhiễm môi trường.
Có thể thấy, cùng với thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh bao gồm cả các chiến lược tìm nguồn cung ứng phù hợp, bạn đã đi được nửa chặng đường này. Sau khi ứng viên nộp đơn ứng tuyển, quy trình tuyển chọn cũng là một công cụ giúp Nhân sự để chọn ra những ứng viên có năng lực tốt nhất và có tiềm năng cao nhất phù hợp với vị trí. Điều quan trọng là phải xây dựng một quy trình lựa chọn tuyển dụng hiệu quả, vì những nhân viên mới tuyển không đủ năng lực có thể khiến năng suất giảm tới 36%.
Thêm nữa, sự phát triển của công nghệ trong tuyển dụng đã và đang diễn ra và được cập nhật rất nhanh có hiệu quả khi áp dụng trong hoạt động tuyển dụng của tổ chức của bạn.
3. Quản lý hiệu suất
Quản lý hiệu suất là điều cần thiết để đảm bảo rằng lực lượng lao động luôn làm việc hiệu quả và gắn bó. Quản lý hiệu suất tốt liên quan đến sự lãnh đạo tốt, thiết lập mục tiêu rõ ràng và phản hồi cởi mở đối với nhân viên trong tổ chức.
Mặc dù việc đánh giá hiệu suất hàng năm trong đó nhân viên được người quản lý của họ xem xét vẫn còn phổ biến, 69% chuyên gia Nhân sự tin rằng trong tương lai gần, việc quản lý hiệu suất cũng sẽ trở nên thường xuyên hơn và bao gồm các cuộc hội thoại giao tiếp đối với toàn bộ nhân sự trong tổ chức.
Đánh giá 360 độ cũng đang trở nên phổ biến như một công cụ quản lý hiệu suất trong các tổ chức. Với loại phản hồi này, đồng nghiệp, người quản lý, cấp dưới và đôi khi cả khách hàng sẽ xem xét hiệu suất của nhân viên nhằm khám phá các lĩnh vực có thể nâng cao.
Quản lý hiệu suất cũng là một trong những công cụ giúp thu hẹp khoảng cách giữa lực lượng lao động hiện tại với lực lượng lao động bạn kỳ vọng trong tương lai bằng cách giúp nhân viên phát triển các kỹ năng và năng lực sẵn sàng cho chiến lược tầm nhìn xa hơn trong thời gian tới.
4. Học tập và phát triển [L&D]
Việc tạo điều kiện cho nhân viên phát triển các kỹ năng họ cần cho tương lai là trách nhiệm thiết yếu của Nhân sự. Điều này cũng liên quan đến chức năng Nhân sự đầu tiên mà chúng tôi liệt kê, hoạch định nguồn Nhân lực, trong đó nhân sự cũng thu hẹp được khoảng cách năng lực giữa nguồn nhân lực hiện tại và nguồn nhân lực cần thiết trong tương lai.
Theo phương thức truyền thống, các tổ chức đều dự trù ngân sách dành cho các chương trình học tập và phát triển cho nhân viên. Ngân sách này, sau đó được phân phối cho các phòng ban cử nhân viên của mình có cơ hội tham gia học tập ngay trong hoặc ngoài tổ chức để có tiến trình phát triển nghề nghiệp tốt hơn. Ở một số quốc gia, chỉ tiêu này là bắt buộc.
Ví dụ: Các công ty có hóa đơn thanh toán hàng năm lên tới 3 triệu bảng Anh ở Vương Quốc Anh phải trả với tỷ lệ bắt buộc là 0,5% được chỉ định cho Giáo dục chuyên nghiệp về việc đào tạo nhân viên của họ.
Bất chất sự khác biệt về quy định, hầu hết tất cả các nhà tuyển dụng đều hiểu được giá trị của việc đầu tư vào các kỹ năng [trong tương lai] của nhân viên tại tổ chức. Trách nhiệm của bộ phận Nhân sự là dẫn dắt những nỗ lực này đi đúng hướng, đúng mục tiêu. Hơn nữa, Nhân sự ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao kỹ năng của các nhà lãnh đạo và quản lý, đây cũng là một trong những xu hướng Nhân sự chính của năm 2023.
“Việc tạo ra một không gian – nơi nhân viên có thể nâng cao kỹ năng không chỉ mang lại lợi ích toàn diện mà còn đáp ứng nhu cầu phát triển của từng cá nhân. Đối với nhân viên hiện nay, hơn bao giờ hết, việc tìm cách nâng cao năng lực bản thân vì tương lai nghề nghiệp của họ. Những người sử dụng lao động cung cấp tài nguyên L&D để thúc đẩy môi trường tạo động lực và đầu tư vào nhân viên trong tổ chức – trao quyền cho họ với những nỗ lực trong tương lai” Burns giải thích thêm.
5. Lộ trình nghề nghiệp
Chức năng thứ năm của quản lý nguồn Nhân lực là lập kế hoạch, hướng dẫn và phát triển nghề nghiệp cho nhân viên, hay còn được gọi là lộ trình nghề nghiệp.
Việc cho nhân viên thấy tham vọng của họ có thể phù hợp với mục tiêu tương lai của tổ chức như thế nào sẽ giúp thu hút và giữ chân họ. Đối với tổ chức xây dựng đội ngũ kế nhiệm tốt hơn, năng suất cao hơn và như vậy, thương hiệu nhà tuyển dụng từ đó sẽ được đẩy lên cao hơn.
Ben Schwencke, Nhà tâm lý học kinh doanh tại Test Partnership cho biết: “Các tổ chức thường thích tìm kiếm nhân tài trong nội bộ, thăng chức cho nhân viên hiện tại bất cứ khi nào có thể”.
“Tuy nhiên, cách tiếp cận này chỉ hiệu quả khi nhân viên của bạn thực sự có khả năng thăng tiến, thể hiện được những năng lực, kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vị trí đó. Schwencke lưu ý rằng: “Bằng cách xem xét các quỹ đạo hoạt động của các vị trí nghề nghiệp, các chuyên gia nhân sự đảm bảo rằng nhân viên của họ được trang bị đầy đủ cho vị trí đó để thăng tiến trong vai trò hiện tại, giúp họ không phải tìm kiếm nhân tài ngoài tổ chức.
Những tác động của Chức năng Nhân sự trong tổ chức
6. Đánh giá chức năng công việc
Đánh giá chức năng là một khía cạnh kỹ thuật của Nhân sự. Nó còn liên quan đến việc so sánh các phần khác nhau của hoạt động Nhân sự tổng thể. Điều này có thể bao gồm chất lượng và sự sẵn có của lực lượng lao động, địa điểm làm việc, thời gian làm việc, tình hình kinh tế, trách nhiệm công việc và giá trị mà một công việc mang lại cho tổ chức của bạn. Ý tưởng đằng sau việc đánh giá chức năng công việc là những công việc giống nhau sẽ được khen thưởng tương tự.
Có nhiều cách khác nhau để xếp hạng giá trị trong tổ chức.
- Phương pháp xếp hạng: Là một phương pháp, trong đó các chuyên gia về chủ đề xếp hạng các chức năng, vị trí theo mức độ đóng góp của họ cho toàn bộ tổ chức. Các chức năng được ghép nối và người đánh giá phải quyết định cái nào có giá trị hơn. Điều này được thực hiện với tất cả các chức năng, vị trí và dựa trên kết quả, xếp hạng được thiết lập.
- Phương pháp phân loại: Công việc cũng có thể được phân loại thành các loại khác nhau bằng các phương pháp phân loại. Trong trường hợp này, các công việc được phân loại và sau đó được xếp hạng trong các danh mục này để đưa ra thứ hạng. Việc phân loại có thể bao gồm trình độ học vấn, kinh nghiệm, mức độ kỹ năng chuyên môn cần thiết để thực hiện công việc, mức độ mà những kỹ năng này được yêu cầu, v.v.
- Phương pháp tính điểm: Công việc được phân loại theo các yếu tố mà tổ chức tin rằng đóng góp nhiều nhất vào thành công của tổ chức. Điểm sau đó được trao cho từng hạng mục cho mọi công việc. Các danh mục này có thể bao gồm các năng lực chính như giải quyết vấn đề, kiến thức kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp và gây ảnh hưởng, khả năng đổi mới, sự nhạy trong kinh doanh ,v.v. Những năng lực này sẽ khác nhau ở mỗi tổ chức.
- Phương pháp cá nhân: Trong phương pháp này, bản thân công việc không được đánh giá mà là người thực hiện công việc. Tại đây, nhân viên được khen thưởng dựa trên kỹ năng và năng lực của họ.
Việc đánh giá chức năng công việc giúp bộ phận Nhân sự đảm bảo rằng công ty thành công ở cả cấp độ chiến lược cũng như việc cung cấp và hỗ trợ dịch vụ. Bằng cách đó, công ty có thể cung cấp mức độ dịch vụ cần thiết trong khi hoạt động có chiến lược.
7. Đãi ngộ
Chính sách đãi ngộ cho nhân viên là một chức năng nhân sự thiết yếu khác. Chế độ lương thưởng & phúc lợi ở mỗi tổ chức sẽ có sự khác nhau giữa các lĩnh vực, quốc gia và nền văn hóa, … Ở một số quốc gia, chẳng hạn như Hoa Kỳ, bảo hiểm y tế thường là một phần của bảng mô tả phúc lợi trong lời mời làm việc tai tổ chức đó. Tuy nhiên, ở các quốc gia như Vương quốc Anh, nơi hệ thống y tế công cộng cung cấp hầu hết dịch vụ chăm sóc sức khỏe, điều này không quá phổ biến.
Hệ thống đãi ngộ cho thấy rằng việc trao thưởng không chỉ là tiền và các lợi ích được quy đổi bằng tiền khác, mà chúng cũng có thể là kết quả thể hiện sự quan tâm và mức độ tâm lý của tổ chức đó đối với nhân viên của họ.
Đãi ngộ không chỉ bao gồm tiền lương mà còn cả cơ hội học tập và lộ trình nghề nghiệp rõ ràng, sự công nhận, văn hóa tổ chức tốt và sự cân bằng hài lòng giữa công việc và cuộc sống.
Ví dụ: Họ được làm việc trong môi trường thân thiện, những đồng nghiệp cộng sự tuyệt vời và công việc có ý nghĩa cũng là phần thưởng đối với nhân viên. Còn phần thưởng được trao bằng tiền cho công việc họ đảm nhận bao gồm phần thưởng tài chính và các lợi ích [phụ] khác.
Các yếu tố trong Hệ thống Đãi ngộ trong tổ chức
Đề xuất giá trị nhân viên [EVP] tổng hợp tất cả các khía cạnh này. EVP của doanh nghiệp bạn khác biệt với hình ảnh và thương hiệu bên ngoài. Đó là hình ảnh mà một tổ chức phản ảnh cho toàn thể nhân viên của mình. Do đó, phần thưởng không chỉ là chi phí tài chính. Dưới đây là tổng quan chưa hẳn là đầy đủ về hệ thống đãi ngộ như sau:
- Lương cơ bản
- Trả lương dựa trên hiệu suất
- Tiền thưởng
- Môi trường xã hội
- Bảo đảm công việc
- Hiện trạng
- Công việc luân phiên
- Quyền tự trị
- Cơ hội thăng tiến
- Nhận xét
- Cơ hội phát triển chính thức và không chính thức
75% các tổ chức kỳ vọng về chế độ phúc lợi có vẻ sẽ trở nên khó khăn hơn trong tương lai gần và chỉ 53% khá tự tin hoặc tin tưởng vào gói chế độ đãi ngộ của họ. Các nhóm Nhân sự và chính sách lương thưởng & phúc lợi có trách nhiệm thiết kế một chiến lược đãi ngộ phù hợp với nhân viên của họ và doanh nghiệp đó.
Tất cả các chức năng trên từ 1 đến 7 đều nằm trong phạm vi của cái được gọi là quản lý tài năng; chúng nhằm mục đích thu hút, phát triển, động viên và giữ chân nhân viên có hiệu suất cao gắn kết với tổ chức.
8. Quan hệ lao động
Một chức năng khác của Nhân sự là duy trì và củng cố mối quan hệ đối với công đoàn, các phòng ban và nhân viên trực thuộc.
Công đoàn trong tổ chức vẫn phổ biến ở Châu Âu, mặc dù nó đang suy giảm về tổng thể. Dữ liệu gần đây nhất cho thấy 92,2% nhân viên ở Iceland là thành viên của công đoàn và 67% nhân viên ở Đan Mạch cũng vậy. Tuy vậy, Ở Anh và Estonia, chỉ có 23,5% và 6% nhân viên tương ứng. Ở Mỹ, tỷ lệ thành viên công đoàn thấp với 10,1% nhân viên là thành viên.
Việc duy trì mối quan hệ tốt với bộ phận công đoàn sẽ giúp phát hiện và giải quyết các xung đột tiềm ẩn một cách nhanh chóng và cũng sẽ có lợi trong thời kỳ kinh tế khó khăn như hiện tại hoặc trong tương lai gần khi cần phải sa thải nhân viên hoặc các động thái khác.
9. Hội nhập và giao tiếp của nhân viên
Theo Dave Ulrich, một trong những vai trò chính của Nhân sự là trở thành một đối tác đáng tin cậy cho nhân viên. Việc truyền thông liên quan đến việc truyền bá thông tin đến nhân viên khi họ cần nhận thông báo và lắng nghe các chủ đề khác nhau có liên quan trực tiếp đến họ.
Trở thành Người biện hộ là một trong bốn năng lực nhân sự cốt lõi mà chúng tôi tại AIHR đã xác định cho tương lai của lực lượng lao động nhân sự. Việc vận động cho mọi người bao gồm xây dựng văn hóa, thực hành thực tiễn, trở thành nhân viên xuất sắc và chuyên gia giao tiếp.
Linda Shaffer – Giám đốc Nhân sự và Điều hành tại Checkr , nhấn mạnh tầm quan trọng của chức năng giao tiếp của bộ phận Nhân sự.
10. Sức khỏe và an toàn
Nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo ra và thực hiện các quy định về các vấn đề sức khỏe và an toàn trong tổ chức. Làm cho các quy định này trở thành một phần của văn hóa tổ chức là một trong những chức năng chính của Nhân sự.
Một ví dụ điển hình: Tại công ty năng lượng và hóa dầu Shell- nơi cấm đi bộ cầu thang mà không bám vào lan can khi di chuyển – cũng như trong trụ sở chính của công ty đó. Đây cũng là một trong những “Mục tiêu Không” của Shell, có nghĩa là không có tai nạn xảy ra. Có thể thấy, an toàn là một trong phần trọng điểm trong văn hóa công ty, đến mức mà vai trò của nó được phổ cập và áp dụng ở mọi nơi không chỉ ở nơi làm việc.
Đại dịch cũng đã giúp chúng ta nâng cao nhận thức về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc. Trên thực tế, 43% nhà tuyển dụng cho biết các ứng viên đang có nghi vấn về các quy trình an toàn và sức khỏe, điều này cho thấy việc tạo ra một nơi làm việc an toàn cần phải là ưu tiên hàng đầu của bộ phận Nhân sự.
11. Well – being
Một chức năng nhân sự quan trọng khác là việc hỗ trợ nhân viên để họ có thể làm việc tốt nhất. Điều này liên quan đến việc chủ động thúc đẩy sức khỏe tinh thần, thể chất và tài chính.
Các chuyên gia nhân sự cũng hỗ trợ và quan tâm chăm sóc nhân viên khi họ gặp vấn đề và khi mọi thứ không diễn ra như kế hoạch. Các vấn đề tại nơi làm việc và bên ngoài có thể tác động tiêu cực đến hiệu suất, sự gắn kết và năng suất của nhân viên. Điều này, khi xảy ra sẽ tác động xấu đối với tổ chức cũng như gây hại cho lợi nhuận chung. Với 81% nhân viên cảm thấy có nguy cơ kiệt sức và 51% nhân viên trên toàn thế giới lo lắng về tương lai tài chính của họ, việc tập trung vào phúc lợi của nhân viên là xu hướng nhân sự chính vào năm 2023.
Chiến lược phúc lợi toàn diện do bộ phận Nhân sự phải hoạt động ở cấp độ giao tiếp trực tiếp với nhân viên và giao tiếp giữa phòng ban với tổ chức.
Ví dụ: Một công ty cung cấp một chương trình hỗ trợ nhân viên thông qua đó bất kỳ ai gặp vấn đề về sức khỏe tinh thần và tâm lý đều có thể được tư vấn. Ở cấp độ toàn tổ chức, doanh nghiệp đó có thể tổ chức một ngày nâng cao nhận thức về an toàn sức khỏe và tâm sinh lý cho cán bộ công nhân viên của mình.
12. Trách nhiệm hành chính
Chức năng cuối cùng của Nhân sự là trách nhiệm cung cấp dịch vụ nhân sự. Chúng bao gồm các thủ tục nhân sự và hệ thống thông tin nguồn Nhân lực [HRIS].
Các thủ tục Nhân sự liên quan đến việc xử lý các chương trình khuyến mãi, chuyển địa điểm, kỷ luật, cải thiện hiệu suất, bệnh tật, các quy định, sự đa dạng về văn hóa và chúng tộc, quấy rối, bắt nạt, v.v.
Đối với mỗi tình huống này, Nhân sự cần phát triển và tuân theo các chính sách và thủ tục xử lý thành công các yêu cầu, mối quan tâm và khiếu nại của nhân viên hoặc vượt qua những thách thức này.
Hệ thống thông tin nguồn Nhân lực [HRIS] lưu trữ dữ liệu nhân viên. Nhân sự chịu trách nhiệm mua, triển khai và quản lý các hệ thống này để họ có thể sử dụng dữ liệu nhằm đưa ra quyết định tốt hơn.
Tóm lại,
Nhân sự đóng góp vai trò trong nhiều mặt cho phép các Tổ chức tận dụng tối đa nguồn nhân lực trong tổ chức của họ. Là một chuyên gia Nhân sự, bạn cần có bộ kỹ năng đa dạng để thực hiện các chức năng Nhân sự cốt lõi này. Trong lĩnh vực Nhân sự, đào tạo không thể ngừng thay đổi và phát triển. Bạn cũng phải liên tục phát triển để tự tin dẫn dắt lực lượng lao động của mình vượt qua những thách thức mới.