Công việc hành chính nhân sự được coi là mảnh ghép quan trọng không thể thiếu trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Họ có nhiều đóng góp vào sự phát triển, thành công của công ty cũng như hỗ trợ đắc lực đằng sau các phòng ban khác. Vậy thực chất nghề hành chính nhân sự là gì? Hành chính nhân sự bao gồm những công việc gì? Liệu công việc này có khó khăn? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu rõ hơn về nghề này trong bài viết dưới đây.
1. Nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự [HR Admin] là một bộ phận trong doanh nghiệp đảm nhận các công việc liên quan tới hai lĩnh vực: Hành chính và Nhân sự.
Đối với mảng hành chính, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm các nhóm công việc liên quan tới thủ tục hành chính, lưu trữ văn thư hoặc thông tin của nhân sự nói riêng và doanh nghiệp nói chung.
Đối với mảng nhân sự, bộ phận này sẽ là người đứng ra quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty như tổng kết định kỳ [theo tháng, theo quý, theo năm]; du lịch, team building;… Đôi khi, một số công ty startup hoặc doanh nghiệp hạn chế về nhân lực cũng tận dụng vị trí hành chính nhận sự để hỗ trợ công tác kế toán.
\>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả
2. Mô tả công việc hành chính nhân sự chi tiết – JD hành chính nhân sự
2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Quản lý hồ sơ và các giấy tờ chính là nghiệp vụ cơ bản trong công việc hành chính nhân sự. Nghiệp vụ này bao gồm các nhiệm vụ như:
- Tiếp nhận các văn bản liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp bao gồm công văn, đơn thư, đề nghị, văn bản hoặc tài liệu từ đối tác, cơ quan chức năng,… gửi tới doanh nghiệp. Phòng hành chính nhân sự có thể tự xử lý các văn bản đơn giản và lưu trữ trong kho dữ liệu của doanh nghiệp.
- Tiếp nhận các văn bản nội bộ liên quan tới nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm đơn nghỉ phép, đơn báo ốm, đơn tường trình, đơn xin nghỉ việc, đơn xin làm thêm giờ…
- Quản lý các hoạt động nhằm duy trì văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
- Quản lý và thực hiện các thủ tục liên quan tới chế độ lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên.
Nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giấy tờ đặt ra bài toán trong việc xây dựng hệ thống quản lý sao cho khoa học, bài bản và quan trọng là dễ dàng trích xuất, sửa đổi trong trường hợp cần thiết.
\>>> Xem thêm: Thu nhập và con đường thăng tiến của trưởng phòng nhân sự
2.2. Quản lý tài sản, thiết bị của doanh nghiệp
Đây là nghiệp vụ quan trọng thứ hai của bộ phận hành chính nhân sự, chỉ sau công tác quản lý giấy tờ. Nghiệp vụ này bao gồm:
- Quản lý toàn bộ thiết bị, máy móc của doanh nghiệp hoặc của các bộ phận, theo dõi bàn giao và nhận bàn giao.
- Thường xuyên theo dõi và kiểm tra thiết bị để bảo trì đúng lịch, đảm bảo khả năng vận hành. Nếu thiết bị, máy móc bị hỏng thì hành chính nhân sự cần làm đề xuất thay thế, mua mới gửi lên cấp trên và các phòng ban liên quan.
- Kê khai văn phòng phẩm định kỳ, theo nhu cầu của các phòng ban, bộ phận trong công ty.
\>>> Xem thêm: Có nên mua máy chấm công vân tay không
2.3. Lưu trữ dữ liệu và hồ sơ lao động
Với nghiệp vụ lưu trữ dữ liệu và hồ sơ lao động, các nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm việc với giấy tờ và thông tin liên quan tới từng nhân sự. Các thông tin này cần được sắp xếp, phân loại và lưu trữ một cách khoa học để vừa đảm bảo tính bảo mật cũng như dễ dàng tìm kiếm, trích xuất khi cần thiết.
Bên cạnh lưu trữ bản giấy, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã số hóa các dữ liệu để hỗ trợ công tác nhân sự hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo AMIS Thông Tin Nhân Sự. Đây là phần mềm số hóa toàn bộ hồ sơ và quá trình làm việc của nhân viên và giúp hành chính nhân sự tiết kiệm 50% thời gian.
Dùng ngay miễn phí
2.4. Công tác lễ tân
Trên thực tế, công tác lễ tân không phải nhiệm vụ chính của phòng ban hành chính nhân sự. Thay vào đó, các cán bộ sẽ tham gia với vai trò hỗ trợ nếu doanh nghiệp thiếu nhân lực. Trong đó, công tác lễ tân có thể bao gồm các công việc như:
- Tiếp đón khách hàng và đối tác đến công ty giao dịch, làm việc.
- Tiếp nhận giao dịch qua điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp.
- Hỗ trợ công tác hậu cần và tổ chức sự kiện từ nội bộ cho tới các buổi training, workshop, ra mắt sản phẩm,…
Cán bộ phòng HCNS hỗ trợ công tác lễ tân trong các doanh nghiệp có số lượng nhân sự nhỏ
2.5. Xử lý lương thưởng, phúc lợi
Các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ thường không có nhân viên C&B chuyên nghiệp. Vì vậy công việc hành chính nhân sự thường kết hợp với phòng kế toán để đảm nhiệm xử lý lương thưởng, phúc lợi. Bộ phận hành chính nhân sự có thể hỗ trợ trong việc theo dõi bảng chấm công, lên danh sách lương thưởng hàng tháng hay thậm chí là tiến hành chi trả, thanh toán tiền lương.
\>>> Xem thêm: Cách tính lương trên Excel mới nhất
3. Nhân viên hành chính nhân sự cần những kỹ năng gì?
3.1. Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt
Tính chất công việc của nhân viên hành chính nhân sự đòi hỏi tương tác trực tiếp và làm việc thường xuyên với nhân sự nội bộ cũng như khách hành, đối tác. Khi đó, kỹ năng giao tiếp là một điều kiện tất yếu.
Nhân sự nào biết cách giao tiếp sẽ có thể làm hài hòa các mối quan hệ nội bộ, đồng thời tạo thiện cảm trong mắt đối tác. Song hành cùng với đó, nhân sự cũng cần có sự nhanh nhẹn và linh hoạt để giải quyết các tranh chấp, bất đồng hoặc hỗ trợ kịp thời các nghiệp vụ phát sinh.
3.2. Tính đa nhiệm
Như đã đề cập, công việc hành chính nhân sự khá đa dạng, trải dài ở nhiều nhóm công việc khác nhau. Vì vậy, vị trí này sẽ cần những nhân viên chủ động và đa năng, có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc và không ngại đảm nhận các nhiệm vụ mới phát sinh.
3.3. Kỹ năng tổ chức và điều phối
Kỹ năng tổ chức và điều phối cũng là 1 yêu cầu trong bản mô tả công việc hành chính nhân sự. Không chỉ hỗ trợ sự kiện truyền thông, bộ phận hành chính nhân sự cũng cần đảm nhận các sự kiện nội bộ. Điều này đòi hỏi nhân viên hành chính nhân sự phải có kỹ năng tổ chức và điều phối. Đây là kỹ năng cơ bản để có thể thực hiện mọi chương trình, sự kiện từ nội bộ tới sự kiện quảng bá doanh nghiệp.
3.4. Tin học văn phòng và ứng dụng công nghệ trong quản lý
Tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng bậc nhất đối với nghề hành chính nhân sự. Bởi các công việc sẽ gắn liền với hồ sơ, giấy tờ,… Việc thông thạo các phần mềm soạn thảo, cách tạo và quản lý file,… là yêu cầu tối thiểu để vào nghề hành chính nhân sự.
Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nếu chỉ dừng chân ở kỹ năng tin học văn phòng thì rất khó để tối ưu hóa quy trình quản lý. Chưa kể rất nhiều hacker, thủ thuật xuất hiện có thể đánh cắp thông tin quan trọng của doanh nghiệp bất cứ lúc nào. Vì thế, người làm hành chính nhân sự cần phải tích cực tìm hiểu và ứng dụng công nghệ trong quá trình quản lý.
3.5. Kỹ năng quản lý thời gian
Nhân viên hành chính nhân sự thường phải đảm nhiệm nhiều đầu việc, bao gồm cả những công việc nhỏ nhặt không tên. Nếu kỹ năng quản lý thời gian kém, bạn không thể hoàn thành được khối lượng công việc trên. Vì vậy nhân viên hành chính nhân sự phải biết sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý và hoàn thành đúng hạn.
3.6. Kỹ năng lắng nghe và quan sát
Người làm hành chính nhân sự cần phải biết lắng nghe ý kiến và nhu cầu của người lao động trong công ty. Đồng thời họ cũng cần kỹ năng quan sát môi trường làm việc để thấu hiểu các nhân viên khác, từ đó đưa ra hành động và quyết định hợp lý.
3.7. Khả năng chịu áp lực và xử lý tình huống
Nghề hành chính nhân sự khá ổn định nhưng cũng thường xuyên phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp và deadline. Trong những trường hợp áp lực như vậy thì bạn cần giữ được sự bình tĩnh về mặt tâm lý để xử lý tốt nhất.
3.8. Kỹ năng sử dụng phần mềm quản trị nhân sự
Nghiệp vụ quản trị nhân sự vô cùng rộng lớn và không hề đơn giản. Bởi vậy nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự để tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất cho phòng nhân sự. Phần mềm sẽ hoạt động hiệu quả nhất khi nhân viên hành chính nhân sự chủ động tìm hiểu cách dùng và ứng dung linh hoạt trong công việc hàng ngày.
Hiện nay hơn 17.000 doanh nghiệp đang tin dùng MISA AMIS HRM – công cụ đắc lực để tự động hóa chấm công, tính lương, tuyển dụng, quản lý hồ sơ, đánh giá nhân viên… Phần mềm được nhiều khách hàng đánh giá là dễ thao tác và đáp ứng được trọn vẹn các nghiệp vụ của phòng HR.
4. Lộ trình thăng tiến và mức lương của nhân viên hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự là vị trí mà doanh nghiệp ở bất cứ quy mô, lĩnh vực nào cũng cần. Vì vậy, cơ hội việc làm trên thị trường rất nhiều. Mức lương trung bình cho vị trí này vào khoảng 8 triệu cho vị trí chuyên viên.
Khác với các ngành nghề khác có lộ trình thăng tiến chỉ dừng lại ở chiều dọc, nghề hành chính nhân sự cho phép nhân sự thăng tiến theo cả chiều dọc lẫn chiều ngang.
4.1 Thăng tiến theo chiều dọc
Thăng tiến theo chiều dọc là lộ trình thăng tiến thông thường theo cấp độ công việc. Nghĩa là phân theo cấp bậc từ mới tốt nghiệp [chưa có hoặc ít kinh nghiệm] lên chuyên viên, trưởng phòng cho tới giám đốc. Đây là con đường thăng tiến khá phổ biến và được đa phần nhân sự yêu thích hơn.
Dải lương cho lộ trình này cụ thể như sau:
- Nhân sự là sinh viên mới tốt nghiệp, chưa có hoặc có ít kinh nghiệm: 5-7 triệu.
- Chuyên viên hành chính nhân sự: 7-9 triệu.
- Quản lý cấp cao, trưởng nhóm hành chính nhân sự: 9-14 triệu.
- Giám đốc, trưởng phòng hành chính nhân sự: 19-27 triệu.
4.2 Thăng tiến theo chiều ngang
Thăng tiến theo chiều ngang hay còn gọi là thăng tiến theo chiều ngành là việc nâng cao trách nhiệm và quyền hạn công việc nhưng không gia tăng cấp bậc. Ví dụ, một trưởng phòng hành chính nhân sự có thể được đề bạt đảm nhận vị trí trưởng phòng tuyển dụng.
Lộ trình này hoàn toàn không phải là “nhảy việc”, bởi về bản chất, nghề hành chính nhân sự là công việc khởi đầu dành cho những ai mới chập chững vào nghề nhân sự nói chung. Và lộ trình thăng tiến dạng này thực sự lý tưởng cho những ai muốn theo đuổi nghề nhân sự lâu dài. Không chỉ dừng lại ở công việc hành chính nhân sự, các nhân viên có thể được trải nghiệm các nhóm ngành khác như C&B, tuyển dụng hay headhunter.
5. Học ngành gì để làm công việc hành chính nhân sự?
5.1 Học ngành Quản trị nhân lực
Hiện nay có nhiều trường đào tạo chuyên ngành Quản trị nhân lực như Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Thương mại, Đại học Lao động Xã hội, Đại học Nội vụ, Đại học Công đoàn… Theo học ngành này, sinh viên sẽ được trang bị kiến thức nền tảng và chuyên sâu về quản trị nhân lực. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể bắt đầu với công việc hành chính nhân sự, nhân viên phòng nhân sự…
5.2 Học ngành Quản lý nhân sự
Ngành Quản lý nhân sự cũng là lựa chọn của nhiều bạn trẻ khi đăng ký phân ngành tại trường đại học. Ngành học này tập trung vào những kiến thức và kỹ năng quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp, tổ chức. Khi ra trường, sinh viên có cơ hội thử sức với các công việc trong bộ phận nhân sự và phát triển nghề nghiệp theo nhiều hướng khác, như là chuyên viên tuyển dụng, chuyên viên tiền lương và phúc lợi, chuyên viên đào tạo…
5.3 Học ngành Quản lý nguồn nhân lực
Ngành Quản lý nguồn nhân lực cung cấp cho người học những kiến thức chuyên sâu về quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức và cách để tối ưu nguồn lực đó hiệu quả. Các trường đại học kinh tế thường có chuyên ngành này. Sau khi ra trường, sinh viên có thể trở thành nhân viên hành chính nhân sự hoặc làm những công việc khác liên quan đến nguồn nhân lực.
5.4 Học ngành Quản trị hành chính nhân sự
Chuyên ngành này ngày càng được đông đảo các bạn trẻ quan tâm tìm hiểu. Ngành Quản trị hành chính nhân sự đào tạo những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc hành chính nhân sự. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể làm những vị trí thuộc khối hành chính nhân sự và cũng có nhiều cơ hội thăng tiến lên vị trí quản lý.
6. Kết luận
Có thể thấy trong bản mô tảcông việc hành chính nhân sự có yêu cầu tính đa nhiệm cao và đòi hỏi nhiều kỹ năng khác nhau. Nhưng đổi lại, nghề này mang tới chế độ lương thưởng tốt, cơ hội việc làm ổn định và lộ trình thăng tiến rộng mở. Nhất là trong thời điểm hiện tại, khi các vấn đề về nhân sự đang càng ngày được các doanh nghiệp chú trọng.