Làm cách nào để bạn kiểm tra dữ liệu hay thông có bị trùng lặp trong bảng tính excel của bạn? Trong excel, để tiết kiệm và tối ưu được thời gian làm việc nhất có thể, hàm excel sẽ hỗ trợ giúp bạn làm việc một cách hiệu quả. Để kiểm tra dữ liệu trùng lặp trong bảng tính excel, hàm so sánh chuỗi sẽ giúp bạn thực hiện được điều này. Cùng Daotaotinhoc.vn tìm hiểu cách ứng dụng hàm so sánh chuỗi để tìm kiếm dữ liệu trùng lặp nhé!
Có những hàm so sánh chuỗi trong excel nào?
1. Hàm EXACT trong excel
Hàm so sánh số liệu trong Excel
Hàm EXACT là hàm so sánh chuỗi trong excel thường được sử dụng để so sánh hai chuỗi văn bản trong bảng tính excel, hàm so sánh trả về giá trị trong Excel là TRUE hoặc FALSE tùy thuộc vào điều kiện dữ liệu. Ưu điểm khi sử dụng loại hàm so sánh chuỗi này là bạn có thể dễ dàng sử dụng và nhanh chóng so sánh được hai chuỗi dữ liệu trên bảng tính excel. Tuy nhiên hàm EXACT trong excel chỉ so sánh được hai chuỗi dữ liệu cùng trên một hàng ngang trong bảng tính.
- TRUE nếu hai chuỗi dữ liệu giống nhau
- FALSE nếu hai chuỗi dữ liệu không giống nhau
2. Hàm COUNTIF trong excel
Hàm COUNTIF là một hàm thống kê và là hàm so sánh có điều kiện trong Excel mà bạn có thể sử dụng để đếm số ô thỏa mãn yêu cầu nào đó trong mảng dữ liệu mà bạn chọn. Ưu điểm của việc sử dụng hàm COUNTIF để so sánh chuỗi là bạn có thể so sánh được dữ liệu ở cả 2 cột và không phân biệt chữ hoa hay chữ thường. Tuy nhiên hàm COUNTIF chỉ được sử dụng để thỏa mãn một điều kiện nhất định và các bước thực hiện khá phức tạp cho các bạn chưa am hiểu nhiều về excel.
>> Xem thêm Hướng dẫn sử dụng hàm COUNTIF tại đây.
Cách sử dụng hàm so sánh chuỗi
Công thức hàm so sánh chuỗi
Hàm EXACT
CÔNG THỨC HÀM EXACT TRONG EXCEL: =EXACT[text1,text2]
Trong đó:
- Text1 là chuỗi văn bản hoặc cột dữ liệu thứ 1 cần được so sánh
- Text2 là cchuỗi văn bản hoặc cột dữ liệu thứ 2 để được so sánh
Hàm COUNTIF
CÔNG THỨC HÀM COUNTIF TRONG EXCEL: =COUNTIF[Range,Criteria]
Trong đó:
- Range: mảng dữ liệu chứa ô mà bạn cần so sánh dữ liệu
- Criteria: điều kiện cần so sánh trong mảng dữ liệu trên
Ví dụ sử dụng hàm so sánh chuỗi
VÍ DỤ 1
Để so sánh hai chuỗi văn bản xem có giống nhau hay không như hình ảnh bên dưới, bạn nhập công thức dưới đây =EXACT[$C$20:$C$22,$D$20:$D$22] và nhấn ENTER để hàm trả kết quả.
Trong đó:
- $C$20:$C$22: cột dữ liệu cần so sánh
- $D$20:$D$22: cột dữ liệu mà bạn cần đối chiếu và so sánh
Sau khi nhấn ENTER, kết quả sẽ được hiển thị theo 2 giá trị như sau:
- 2 hàng giống nhau sẽ cho ra kết quả TRUE
- 2 hàng khác nhau sẽ cho ra kết quả FALSE
VÍ DỤ 2
Cách so sánh 2 xâu
Để so sánh dữ liệu trong cột 1 và cột 2 và tìm ra dữ liệu có trong cột 1 mà không có trong cột 2 hoặc ngược lại trong bảng tính excel bên dưới. Bạn có thể dễ dàng thực hiện với các bước đơn giản như sau:
– Bước 1: Bạn bôi đen dữ liệu tại cột 1 và vào thẻ Home trên thanh công cụ, click chọn Conditional Formatting và chọn New Rule.
– Bước 2: Khi hộp thoại hiện lên, bạn click chọn Use a formula to determine which cells to format. Sau đó, bạn nhập công thức hàm =COUNTIF[$C$6:$C$14,D6]=0, và nhấn chọn Format.
Trong đó:
- phần tử [$C$6:$C$14,D6] giúp so sánh dữ liệu của cột 2 và đối chiếu với đữ liệu bắt đầu từ ô B2
- =0 sẽ giúp ô không có giá trị trùng nhau sẽ trả về giá trị bằng 0 và định dạng ô theo màu mà bạn đã chọn
– Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, bạn hãy chọn màu Fill cho giá trị không trùng khớp và nhấn OK. Ở đây mình chọn màu đỏ và nhấn OK để tiếp tục.
– Bước 4: Sau đó tiếp tục nhấn OK
Đối với cột 1 cũng tương tự các bước như thế:
– Bước 1: Bạn bôi đen dữ liệu tại cột 1 và vào thẻ Home trên thanh công cụ, click chọn Conditional Formatting và chọn New Rule.
– Bước 2: Khi hộp thoại hiện lên, bạn click chọn Use a formula to determine which cells to format. Sau đó, bạn nhập công thức hàm =COUNTIF[D$6:D$14,C6]=0, và nhấn chọn Format.
Trong đó:
- phần tử [D$6:D$14,C6] giúp so sánh dữ liệu của cột 2 và đối chiếu với đữ liệu bắt đầu từ ô D2
- =0 sẽ giúp ô không có giá trị trùng nhau sẽ trả về giá trị bằng 0 và định dạng ô theo màu mà bạn đã chọn
– Bước 3: Trong hộp thoại Format Cells, bạn hãy chọn màu Fill cho giá trị không trùng khớp và nhấn OK. Ở đây mình chọn màu xanh và nhấn OK để tiếp tục.
– Bước 4: Sau đó tiếp tục nhấn OK
Và cùng xem kết quả hàm COUNTIF trong excel nhé!
Hy vọng với bài viết Hướng dẫn sử dụng hàm so sánh chuỗi trong excel từ Daotaotinhoc.vn giúp bạn thao tác trên phần mềm Microsoft Excel nhanh hơn. Nếu trong quá trình thực hiện, các bạn có gặp bất cứ khó khăn nào có thể để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ hướng dẫn. Bên cạnh đó để không bỏ lỡ những mẹo hay trong tin học văn phòng, bạn có thể theo dõi các trang mạng xã hội của Đào tạo tin học ngay nhé!
Chúc các bạn áp dụng thành công!
Khi làm việc với dữ liệu trong Excel, sớm hay muộn bạn sẽ phải so sánh dữ liệu. Điều này có thể là so sánh hai cột hoặc thậm chí dữ liệu trong các trang tính/workbook khác nhau.
Trong hướng dẫn Excel này, Quantrimang.com sẽ chỉ cho bạn các phương pháp khác nhau để so sánh dữ liệu trong hai cột trên Excel và tìm ra các kết quả giống hoặc khác nhau.
Hướng dẫn dùng hàm COUNTIF Excel
Các dạng hàm thống kê trên Excel đều là những hàm cơ bản trên Excel, như hàm COUNTIF chẳng hạn. Hàm COUNTIF dùng để đếm ô thỏa mãn điều kiện nào đó trong phạm vi vùng điều kiện chỉ ra. Với hàm COUNTIF, người dùng có thể so sánh dữ liệu giữa 2 cột để tìm ra những dữ liệu khác nhau. Các bước dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách so sánh dữ liệu giữa 2 cột bằng hàm COUNTIF.
Chẳng hạn chúng ta có danh sách nhập hàng trên Excel như dưới đây.
Bước 1:
Đầu tiên bạn bôi đen các dữ liệu ở cột 1 [Tổng kết 1], bỏ phần tiêu đề rồi đặt trỏ chuột tại ô Name Box ở bên trên để viết bất kỳ tên nào không dấu, viết liền như hình rồi nhấn Enter.
Bước 2:
Tiếp tục thực hiện như trên với cột 2 [Tổng kết 2] còn lại.
Bước 3:
Tại cột ở giữa 2 cột dữ liệu, click chuột tại ô trống ở phía trên rồi nhập công thức =COUNTIF[danhsach2,A5] và nhấn Enter. Chúng ta sẽ bắt đầu so sánh dữ liệu của cột danhsach1 với cột danhsach2, bắt đầu từ ô A5 của danhsach1.
Lưu ý tùy vào từng bản Excel mà chúng ta sử dụng dấu ; hoặc dấu , trong công thức. Nếu báo lỗi khi nhập hãy đổi lại dấu.
Bước 4:
Kết quả sẽ ra 1 như hình dưới đây. Nghĩa là sẽ có 1 dữ liệu Vải thô trùng với bên cột 2.
Kéo xuống bên dưới chúng ta sẽ được kết quả hoàn chỉnh, với việc so sánh dữ liệu ở cột 1 với cột 2. Số 1 sẽ là giá trị trùng nhau, chẳng hạn có Vải bò tại cột 1 và cột 2. Số 0 là giá trị không trùng nhau, chỉ có Vải ren ở cột 1 mà không có ở cột 2.
Bước 5:
Tiếp đến click chuột vào phần Name box rồi nhấn vào biểu tượng tam giác và chọn danhsach1.
Nhấn vào mục Conditional Formatting rồi chọn tiếp New Rule.… trong danh sách xổ xuống.
Bước 6:
Hiển thị hộp thoại mới New Format Rule, bạn click vào Use a formula to determine which cells to format.
Tại khung bên dưới chúng ta nhập công thức =COUNTIF[danhsach2,A5]=0. Nghĩa là bạn sẽ tìm các ô có giá trị bằng 0 trong danh sách 1. Tiếp tục nhấn vào nút Format.
Tại hộp thoại Format Cells bạn kích chọn tab Fill rồi chọn màu sắc để nhận diện, nhấn OK.
Trong phần Preview chúng ta sẽ nhìn thấy chữ được tô màu mà bạn đã chọn, nhấn OK.
Kết quả các giá trị trong cột 1 không có ở cột 2 sẽ được đánh dấu như hình.
Bước 7:
Với danh sách thứ 2 người dùng cũng click chuột vào ô Name box chọn danhsach 2. Sau đó cũng nhấn vào Conditional Formatting và chọn New Rule…
Tiếp đến chúng ta nhập công thức =COUNTIF[danhsach1,C5]=0 để tìm giá trị bằng 0 ở cột thứ 2 rồi chọn màu và nhấn OK.
Kết quả sẽ được bảng như hình dưới đây. Những dữ liệu không giống nhau ở cả 2 bảng sẽ đều được tô màu nhận biết để dễ dàng trong việc thống kê, kiểm kê số liệu.
Như vậy với hàm COUNTIF trên Excel chúng ta sẽ biết được số lượng các dữ liệu giống nhau khi so sánh giữa 2 cột. Những dữ liệu không trùng khớp sẽ được đánh dấu trong tài liệu.
Cách sử dụng hàm IF, ISERROR và MATCH trong Excel
Để so sánh hai cột, bạn cũng có thể sử dụng hàm IF, ISERROR và MATCH trong Excel. Bạn có thể hiển thị các giá trị giống nhau hoặc những giá trị duy nhất [khác biệt].
Hiển thị các giá trị giống nhau
Hãy bắt đầu bằng cách so sánh hai cột và hiển thị các giá trị giống nhau.
Bước 1: Hiển thị các giá trị giống nhau trong cột đầu tiên [những giá trị này cũng xuất hiện trong cột thứ hai].
Giải thích: Hàm MATCH trong ô C1 trả về số 5 [chữ A được tìm thấy ở vị trí 5 trong phạm vi B1:B7]. Kết quả là, hàm ISERROR trả về FALSE và hàm IF trả về giá trị trong ô A1. Hàm MATCH trong ô C4 trả về lỗi #N/A [không có chữ D trong phạm vi B1:B7]. Kết quả là, hàm ISERROR trả về TRUE và hàm IF trả về một chuỗi trống.
Bước 2: Bạn cũng có thể hiển thị các giá trị giống nhau trong cột thứ hai.
Lưu ý: Ở bước 1, ví dụ đã khớp từng giá trị trong cột đầu tiên với phạm vi trong cột thứ hai. Ở bước 2, ví dụ cũng khớp từng giá trị trong cột thứ hai với phạm vi trong cột đầu tiên.
Giá trị duy nhất trong mỗi cột
Bạn có muốn so sánh hai cột bằng cách hiển thị các giá trị duy nhất trong mỗi cột không? Chỉ cần hoán đổi 2 đối số cuối cùng của hàm IF.
Bước 1: Hiển thị các giá trị duy nhất trong cột đầu tiên [các giá trị này không xuất hiện trong cột thứ hai].
Lưu ý: Hãy xem hình thứ hai trong phần trên để thấy rằng ví dụ đã hoán đổi 2 đối số cuối cùng của hàm IF.
Bước 2: Bạn cũng có thể hiển thị các giá trị duy nhất trong cột thứ hai.
Lưu ý: Hãy xem hình thứ ba ở trên để thấy rằng ví dụ đã hoán đổi 2 đối số cuối cùng của hàm IF.
So sánh từng hàng
Để so sánh từng hàng nhanh chóng, chỉ cần sử dụng hàm IF trong Excel.
Bước 1: Hàm IF trong ô C1 bên dưới trả về kết quả Match, vì giá trị trong ô A1 bằng giá trị trong ô B1.
Bước 2: Để thực hiện so sánh phân biệt chữ hoa chữ thường, hãy thêm hàm EXACT.
Xem thêm:
Chúc các bạn thực hiện thành công!