Nếu không biết cách viết Email hỏi hàng chuyên nghiệp thì bạn sẽ không được nhà cung cấp trả lời hoặc sẽ trả lời không rõ ý trao đổi qua lại chưa chốt được vấn đề. Vậy yêu cầu chung khi viết email hỏi hàng là gì. Người mới băt đầu cần hoc ra sao nên bắt đầu từ đâu. Trong các khóa học tiếng anh xuất nhập khẩu tại VinaTrain chúng tôi có chuyên đề riêng hướng dẫn cho học viên cách viết và trả lời thư hỏi hàng bằng tiếng anh. Bài viết này dành cho ai có nhu cầu tự học xuất nhập khẩu, đang làm xuất nhâp khẩu mà chưa biết viết Email.
Hỏi hàng [enquiry]: Chính là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán xuất phát từ phía người mua. Về phương diện thương mại thì đây là việc người mua đề nghị người bán báo cho mình biết giá cả và các điều kiện để mua hàng.
Các lá thư hỏi hàng thường được viết dựa theo một quảng cáo mà chúng ta nhìn thấy trên báo, tạp chí, website, thư quảng cáo, một chương trình thương mại trên truyền hình hay từ những đối tượng liên lạc tin cậy trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế khi chúng ta quan tâm đến việc mua một sản phẩm, sử dụng một dịch vụ nhưng muốn có thêm thông tin trước khi quyết định.
Yêu cầu của lá thư này là ngắn gọn, rõ ràng, tập trung vào các thông tin chính cần hỏi. Bạn nhớ đặt tên công ty lên trên đầu thư [hoặc dùng tiêu đề thư in sẵn – Letterhead – của công ty bạn] sau đó là địa chỉ công ty mà bạn muốn gửi thư tới. Sau đó, bạn để trống 2 dòng rồi ghi phần ngày tháng. Phần này cũng có thể đặt lệch về bên phải.
“Thư hỏi hàng: Là nội dung tổng hợp những yêu cầu của người mua gửi tới người bán để hỏi thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ”
Nội dung chính: Trong thư hỏi hàng người mua hàng cần phải thông báo rõ với người bán các nội dung cần mua: cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi Catalog, mẫu hàng, giá cả; chất lượng hàng hóa, số lượng có khả năng cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán và mọi điều kiện cần thiết khác và những chính sách khuyến mãi giảm giá nếu có.
Thực tế có nhiều cách viết Email hỏi giá bằng tiếng anh trong xuất nhập khẩu. Với người mới băt đầu thì cần biết bố cục thư hỏi hàng phải có những nội dung sau:
- Phần Mở [Opening]: Đề cập đến mục đích của thư là để hỏi thông tin về sản phẩm và dịch vụ. Nêu lên vì sao mình biết đến người nhận và giới thiệu về công ty của mình
- Phần Thân [Body]: Đề cập đến thông tin mình muốn hỏi [sản phẩm mẫu, báo giá, điều kiện hợp đồng…] các phần bạn quan tâm khi hỏi giá là gì nên gạch ra các đầu dòng để người bán có thể trả lời đầy đủ
- Phần Kết [Closing]: Thường thể hiện mong muốn nhận được phản hồi nhanh từ phía người nhận. Đây cũng là phần người viết để lại ý mà họ cho rằng cần nhấn mạnh.
Bạn đóc có thể tham khảo 1 đoạn email hỏi hàng bằng tiếng anh như sau:
Im Hoa, I am Purchasing staff at VinaTrain Viet Nam Co.ltd. Iam very interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.
Please send us any information you can supply, marking the letter “For the Attention of Professor. We want to buy bulk wool Gabardines. Please show me more information as below:
- The Kinds Of Commodity: Cataloge, Picture, sample
- The Best Pire For 2 Container 20DC
- The next time you can delivery goods earliest
- The Certificate Of Original [ C/0]
- Any Information obout goods I can reviewed !
We are looking for the best new From You. I Think If You Have the best Price We Will be the Parter for long time!
Thank’s and Bestgrad
- Các bạn cần để ý lời văn phải dễ hiểu, thể hiện đủ ý không dài dòng
- Lời văn cần phải khéo léo và nhả nhặn, đặc biệt là khi bạn đang viết thư cho một công ty mà bạn chưa từng giao dịch trước đây.
- Lưu ý đặt biệt về việc đóng gói hàng hóa, giá cả, phương thức vận tải, lưu ý đặc biệt về hàng nếu có
- Sự hứa hẹn sẽ trở thành khách hàng của nhà cũng cấp để được giá tốt nhất.
- Khi viết Mail hỏi hàng bằng tiếng Việt thì bạn cũng cần để ý những thông tin tương tự
Bài vết tập trung vào các mẫu câu cần biết trong phần nội dung chính theo ba phần là Phần mở, phần thân và phần kết giúp bạn đóc có tư duy dễ dàng khi viết thư hỏi hàng tránh xa đà, dài dòng không cần thiết hoặc thiếu nội dung:
1/ Phần Mở Đầu Thư Hỏi Hàng [Opening letter]
Đầu tiên, bạn cần nói rõ lý do tại sao bạn biết đến nhà cung cấp hoặc sản phẩm của nhà cung cấp. Và cần giới thiệu rõ bạn là ai, vị trí gì đến từ công ty ở quốc gia nào nữa.
Hai trường hợp có thể tham khảo:
Thông qua việc nhìn thấy mẫu quảng cáo/tại hội chợ triển lãm của ngành hàng trên website / trang tin
- We are interested in … you advertised in … of last week’s issue.
-
I am replying to your advertisement in….. [ Tên trang web bạn tìm thấy]
-
Your advertisement [Your article in the paper…] on… has come to our attention.
-
Regarding your advertisement [ad] in….
-
With reference to your advertisement [ad] in…. [ Tên trang Web mà nhà cung cấp đã đăng tin]
-
We were impressed by the … that were displayed on your stand at this year’s … Exhibition.
Example: We are interested in the pure wool Gabardines you advertised in “The Economist” of last week’s issue.
Được thông báo/được giới thiệu bởi ai nhờ vào ai đó mà biết đến… Bạn dùng một số cấu trúc như sau:
- We were advised by … of…[TCCI] that you are producing ….
- The name of your firm was given to us/ were recommended to us by …
- We have been informed by …, with whom we have had business relations for quite a long time.
- We are indebted for your name and your address to the ….
Example: We were advised by Mr.AnDy of [TCCI] that you are producing export plastic beads
2/ Phần Thân Bài: Trình bày nội dung cần hỏi hàng
Trong nội dung này bạn cần tập trung vào phần cần hỏi hàng về: Tên hàng – số lượng – Kích Thước- Giá Bán – Thời Gian Giao Hàng – Ưu Đãi – Điều Kiện Đóng Gói – Thông Tin Hàng Mẫu…
Thực tế các nhà cung cấp đều sẵn sàng gửi hàng mẫu cho bạn xem tuy nhiên số lượng quá nhiều thì bạn phải đến showroom của người bán.
- Please could you send me a leaflet [prochure…]
- Please sent me your illustrated catalogue with the price list and state your payment conditions for prompt delivery.
- When replying, could you sent enclose a pattern card?
- We would also appreciate it if you could send some samples of the material so that we can examine the texture and quality.
Đề nghị những điều khoản, phương thức thanh toán, giảm giá nếu có.
Bạn có thể đưa ra những điều khoản của mình để thực hiện việc mua hàng ví dụ mua lần đầu giá thế nào, mua hàng thử, số lượng lớn thì giá tính thế nào.
- I would like to discuss the problem of maintenance before deciding which model to install in my factory.
- We want to pay for…. times
- The payment methods by ….. L/C or T/T for ….. times
Yêu cầu khác về bảo hành khuyến mãi nếu có
- We want to arrange a bout Warranty Policy of your Company…
- How Long warrante for goods..
Phần 3/ Kết luận khi viết thư hỏi hàng bằng tiếng anh xuất nhập khẩu
Bạn cũng có thể trình bày việc kinh doanh hợp tác trong tương lai. Nếu một nhà cung cấp nghĩ rằng bạn có thể trở thành một khách hàng thân thiết hơn là những khách hàng cũ đang có của họ, nếu họ sẽ cho bạn nhiều điều khoản cạnh tranh và nhiều nhượng bộ.
- If the product is satisfactory, we will place further orders with you in the future.
- If the prices quoted are competitive, and the quality up to standards, we will order on a regular basic.
Kết luận thư hỏi hàng là lời cảm ơn, hứa hẹn và mong muốn nhận được những phản hồi sớm nhất về Email hỏi hàng của mình, Cần nhấn mạnh tính cần thiết của việc hỏi hàng nếu bạn cần check giá ngay.
Một số thông tin cần tham khảo:
- We would be grateful for an early reply.
- Prompt delivery would be necessary as we have a fast turnover. We would, therefore, need your assurance that you could meet all delivery date
- Im looking Foward the best news from you as soon as
- Thank you!
Trên đây là chia sẻ của VinaTrain về một số lưu ý cần biết khi viết Email hỏi hàng bằng tiếng anh trong xuất nhập khẩu. Thực tế giao dich tôi thấy bạn có thể không cần viết đúng ngữ pháp, diễn đạt theo Key word là nhà cung cấp đã có thể hiểu và trả lời bạn rồi. Tuy nhiên nếu biết tiếng anh thì bạn sẽ có cơ hội làm việc trong môi trường tốt hơn tự tin trao đổi với đối tác qua điện thoại, gặp mặt hoặc viết được mail hỏi hàng chuyên nghiệp.
Như vậy viết mail hỏi hàng bằng tiếng anh không khó chỉ cần bạn nhớ một số cấu trúc cơ bản khi viết mail là có thể tự soạn mail giao dịch được
Chúc bạn thành công !