Tiền mặt tồn quỹ là gì

Khi quỹ tiền mặt trên sổ sách tồn quá nhiều trong khi thực tế tiền trong quỹ thì lại ít hơn là vấn đề không hợp lý. Nguyên nhân ở đây là gì? Kế toán phải xử lý ra sao? Cùng Lamketoan.vn tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

1. Nguyên nhân của việc quỹ tiền mặt tồn quá nhiều trên sổ sách so với thực tế

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến trường hợp có sự chênh lệch giữa quỹ tiền mặt trên sổ sách và quỹ tiền mặt thực tế. Sau đây là một số trường hợp chính hay phát sinh:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn, chứng từ không hợp lệ; nên không thể hạch toán vào sổ sách kế toán để báo cáo thuế. Dẫn đến thực tế có chi nhưng trên sổ sách kế toán thì không có khoản chi này

• Doanh nghiệp chưa góp đủ vốn nhưng kế toán vẫn làm bút toán vốn góp ảo.

Các công ty khi thành lập phải đăng ký vốn điều lệ và phải góp đủ vốn trong vòng 90 ngày; nếu không sẽ bị phạt theo quy định của luật đầu tư. Và thường thì vốn điều lệ các doanh nghiệp hay để cao hơn so với năng lực tài chính của doanh nghiệp. Khi góp vốn vì không có đủ số tiền như đăng ký; nên kế toán thường làm bút toán ảo góp vốn bằng tiền mặt với số vốn điều lệ đăng ký; còn thiếu theo quy định và từ đây lượng tiền thực tế ít đi mà lượng tiền trên sổ sách thì nhiều.

• Doanh nghiệp đã thanh toán công nợ cho khách hàng; nhưng do sai sót của kế toán vẫn treo trên tài khoản công nợ.

• Doanh nghiệp bán hóa đơn để cân đối báo cáo của doanh nghiệp – các khoản thu ảo. Khi bán hóa đơn; vì không muốn khách hàng chuyển khoản thanh toán rồi lại mất công rút ra trả lại cho khách; nên chỉ xuất hóa đơn dưới 20 triệu đồng/lần thanh toán. Do vậy kế toán thực hiện bút toán bán hàng thu tiền mặt. Thực tế tiền mặt được thì ít [chỉ là mấy % trên tổng hóa đơn]; nhưng trên sổ sách kế toán phải hạch toán thu tiền mặt cả trị giá của hóa đơn.

2. Cách xử lý tiền mặt tồn quá nhiều tại quỹ tiền mặt

Rà soát lại toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán xem có sai sót ở đâu không.

+ Đối với công nợ khách hàng: Tiến hành đối chiếu số dư; sổ sách từng tháng với từng đối tượng khách hàng; xem có sai sót ở đâu không

+ Đối với công nợ nhà cung cấp: tiến hành đối chiếu số dư; sổ sách từng tháng với từng đối tượng nhà cung cấp; xem có sai sót ở đâu không. Nếu nhà cung cấp đã thanh toán bằng tiền mặt; nhưng chưa làm phiếu chi thì tiến hành làm phiếu chi.

Kiểm tra công nợ phải thu khách hàng và phải trả với nhà cung cấp

• Trường hợp ngay từ đầu phát hiện tiền góp vốn không đủ so với điều lệ đăng ký; thì có thể tư vấn cho giám đốc làm thủ tục giảm vốn điều lệ xuống. Tuy nhiên cách này không hơi phức tạp; không hay áp dụng nhiều. Nhưng trong trường hợp vốn điều lệ quá lớn so với nhu cầu chi của doanh nghiệp; kế toán có thể đề xuất phương án giảm vốn điều lệ cho doanh nghiệp. Thủ tục giảm vốn điều lệ được làm tại Sở kế hoạch đầu tư; và khi giảm vốn điều lệ có thể sẽ làm thay đổi mức thuế môn bài. Nếu số vốn điều lệ giảm dẫn đến số thuế môn bài phải nộp giảm; thì kế toán cần làm tờ khai thuế môn bài nộp trước 31/12 của năm thay đổi; để năm sau nộp thuế môn bài với mức mới thấp hơn.
• Đối với các hóa đơn dưới 20 triệu thanh toán bằng tiền mặt
• Đối với những hóa đơn bán ra dưới 20 triệu đồng khách hàng đã thanh toán bằng tiền mặt; thì tạm thời bỏ phiếu thu ra và treo trên tài khoản công nợ phải thu tăng lên.

Có thể hạch toán nghiệp vụ ứng trước tiền hàng cho nhà cung cấp

• Làm thủ tục tạm ứng cho nhân viên [số tiền tạm ứng không quá lớn; và thời gian thanh toán hoàn không được treo quá lâu]
• Làm thủ tục cho các cá nhân vay tiền của công ty không có lãi; [các cá nhân này nên là người trong công ty]. Tuy nhiên, nếu công ty có đi vay ngoài hoặc vay ngân hàng có lãi suất; thì không nên thực hiện nghiệp vụ này. Vì như thế là không hợp lý lắm trong khi công ty đi vay trả lãi; mà lại cho vay không có lãi. Khi thuế họ vào kiểm tra mình sẽ khó giải thích; và dễ bị loại chi phí lãi tiền vay ra khỏi chi phí hợp lý

Hợp thức hóa hóa đơn, chứng từ doanh nghiệp

• Đối với những khoản không có hóa đơn; chứng từ thì có thể hợp thức hóa những khoản chi đó bằng cách mua hóa đơn tiếp khách, ăn uống. Nhưng chú ý; các khoản này phải có bộ chứng từ đầy đủ kèm theo bao gồm: giấy đề nghị thanh toán tiếp khách với nội dung phục vụ cho sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp; hóa đơn GTGT kèm menu các món ăn kèm theo. Nếu không đầy đủ và hợp lý thì thuế họ kiểm tra sẽ loại các hóa đơn này ra.
• Nếu không mua được hóa đơn thì có thể vẫn cứ hạch toán để làm giảm quỹ tiền mặt. Nhưng khi xác định thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp thì trừ những khoản chi này ra. Và trên tờ khai quyết toán thuế TNDN mẫu 03/TNDN số tiền của các khoản chi phí này sẽ đưa vào chỉ tiêu B4 để loại trừ trước khi tính thuế TNDN.
• Tăng chi phí lương bằng cách tăng thu nhập của nhân viên; tăng chi phí thưởng lễ, tết, thưởng theo năng suất lao động. Chú ý vừa không phải nộp thuế thu nhập cá nhân, vừa không phải nộp tiền bảo hiểm xã hội

   + Thu nhập = lương đóng bảo hiểm + các khoản phụ cấp không đóng bảo hiểm [phụ cấp ăn trưa, phụ cấp nhà ở, tiền xăng xe, điện thoại] – theo thông tư 26/2016/TT-BLĐTBXH và thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH

   + Chứng từ đi kèm: Hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương đầy đủ chữ ký của người lao động, quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể

Kết luận:

Trên thực tế tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh của từng doanh nghiệp cũng như kinh nghiệm của kế toán mà có thể lựa chọn những cách xử lý khác nhau. Mục đích cuối cùng là để có được một báo cáo tài chính hoàn chỉnh, cân đối, và khi cơ quan thuế vào kiểm tra sẽ không bị loại trừ chi phí ra khỏi chi phí hợp lý của doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách xử lý tiền mặt bị âm tại quỹ tiền mặt

Tiền mặt được hiểu là một trong những yếu tố quan trọng trong việc quản lý nguồn vốn cũng như đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Vậy Sổ quỹ tiền mặt là gì và đâu là những kiến thức mà chủ kinh doanh cần nắm vững để quản lý sổ quỹ và tình hình tài chính một cách hiệu quả nhất? Hãy cùng Sapo.vn tìm hiểu ngay trong những chia sẻ dưới đây.

1. Sổ quỹ tiền mặt là gì?

Sổ quỹ tiền mặt là loại chứng từ được dùng cho thủ quỹ hoặc kế toán tiền mặt nhằm phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tiền mặt bằng tiền Việt Nam của đơn vị. 

Sổ quỹ tiền mặt sẽ được cập nhật trong kỳ kế toán khi có các khoản thu chi tiền bất kỳ phát sinh. Thủ quỹ sẽ là người chịu trách nhiệm ghi chép, quản lý cũng như nhập xuất quỹ tiền mặt.

Hoạt động kiểm kê tồn quỹ thực tế hay đối chiếu số liệu sổ quỹ sẽ cần được kiểm kê hàng ngày. Nếu có chênh lệch thì kế toán cũng như thủ quỹ cần phải kiểm tra lại để xác định được nguyên nhân và kiến nghị các biện pháp xử lý chênh lệch hay khi có các vấn đề phát sinh. 

Ngoài ra, thủ quỹ cũng cần kiểm tra và đảm bảo đầy đủ các loại phiếu thu, phiếu chi từ kế toán chuyển sang để thực hiện việc ghi nhận các khoản thu chi vào sổ quỹ. Cùng với đó, thủ quỹ cũng cần kiểm tra kỹ tính hợp lệ của chứng từ khi nhận chứng từ từ kế toán chuyển sang. 

Mọi hoạt động nhập, xuất tiền mặt đều cần có phiếu thu, chi cũng như đầy đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập và xuất quỹ theo quy định. Cùng với đó, kế toán quỹ tiền mặt cũng cần có trách nhiệm mở sổ và ghi chép hàng ngày liên tục theo đúng trình tự phát sinh các khoản thu, chi cũng như xuất nhập quỹ tiền mặt, từ đó tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. 

Xem thêm: Quản lý dòng tiền là gì? Cách quản lý dòng tiền trong kinh doanh hiệu quả

2. Mẫu sổ quỹ tiền mặt

2.1 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 200

Sổ quỹ tiền mặt sẽ được dùng cho kế toán chi tiền quỹ tiền mặt và tên sổ sửa lại là Sổ kế toán chi tiền quỹ tiền mặt. Căn cứ để ghi sổ quỹ tiền mặt là các Phiếu thu, phiếu chi đã được thực hiện nhập, xuất quỹ. 

• Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
• Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu thu, phiếu chi
• Cột C, D: Ghi số hiệu của phiếu thu, phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
• Cột E: Nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, chi
• Cột 1: Số tiền nhập quỹ
• Cột 2: Số tiền xuất quỹ
• Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày, số tồn quỹ cuối ngày cần phải trùng khớp đúng với số tiền mặt trong két

Định kỳ kế toán kiểm tra và đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt, ký xác nhận vào cột G.

* Chú ý: Để theo dõi quỹ tiền mặt, kế toán cần phải mở Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt [Mẫu số S07a-DN]. Sổ này sẽ có thêm cột F là Tài khoản đối ứng để phản ánh số hiệu Tài khoản đối ứng với từng nghiệp vụ ghi Nợ, từng nghiệp vụ ghi Có của tài khoản 111 - Tiền mặt.

2.2 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo thông tư 107

• Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
• Cột B: Ghi ngày tháng của phiếu thu, phiếu chi
• Cột C: Ghi số hiệu của phiếu thu, phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
• Cột D: Nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, chi
• Cột 1: Số tiền nhập quỹ
• Cột 2: Số tiền xuất quỹ
• Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày, số tồn quỹ cuối ngày cần phải trùng khớp đúng với số tiền mặt trong két

2.3 Mẫu sổ quỹ tiền mặt theo Thông tư 133

• Cột A: Ghi ngày tháng ghi sổ
• Cột B: Ghi ngày tháng của Phiếu thu, Phiếu chi
• Cột C, D: Ghi số hiệu của Phiếu thu, số hiệu Phiếu chi liên tục từ nhỏ đến lớn
• Cột E: Ghi nội dung nghiệp vụ kinh tế của Phiếu thu, Phiếu chi
• Cột 1: Số tiền nhập quỹ
• Cột 2: Số tiền xuất quỹ
• Cột 3: Số dư tồn quỹ cuối ngày. Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp đúng với số tiền mặt trong két. Định kỳ kế toán kiểm tra, đối chiếu giữa Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt với Sổ quỹ tiền mặt, ký xác nhận vào cột G.

Tải mẫu: Sổ kế toán chi tiết mẫu tiền mặt

3. Sapo - Giải pháp quản lý sổ quỹ tiền mặt hiệu quả nhất cho cửa hàng

Là phần mềm quản lý toàn diện cho cửa hàng và bán online, Sapo sở hữu tính năng Báo cáo sổ quỹ giúp chủ kinh doanh có thể quản lý toàn bộ dòng tiền của cửa hàng thông qua các phiếu thu, chi. Cùng với đó, khi một thao tác bán hàng hay thu hồi nợ,...đều sẽ được hệ thống tạo tự động phiếu thu trong phần sổ quỹ để ghi nhận cho dòng tiền này. 

Chủ kinh doanh và nhân viên hoàn toàn có thể tạo nhanh phiếu thu, chi ngay tại mục Sổ quỹ với đầy đủ thông tin như:

• Người giao dịch
• Loại phiếu
• Giá trị, số tiền 
• Phương thức nộp
• …..

Tương tự, đối với các giao dịch thanh toán khi nhập hàng và trả nợ cho nhà cung cấp, hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự tạo phiếu chi tương ứng để ghi nhận thao tác này. Đối với Báo cáo sổ quỹ tiền mặt trên phần mềm Sapo, người dùng có thể lọc và theo dõi các thông tin quan trọng như:

• Chi nhánh
• Thời gian: Ngày ghi nhận, ngày tạo
• Loại phiếu: Phiếu thu hoặc phiếu chi
• Nhân viên: Xem chi tiết nhân viên tạo phiếu thu/ chi
• Phương thức thanh toán: Xem theo từng phương thức thanh toán của cửa hàng
• Người nộp/ nhận: Phiếu thu này từ đâu hoặc chi cho ai

Bộ lọc thông minh này sẽ là giải pháp vô cùng tối ưu giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng tìm kiếm nhanh các phiếu thu và kiểm tra nhanh giữa hàng trăm hàng nghìn lượt giao dịch. Đặc biệt, bạn cũng có thể phân loại các khoản thu chi xem có đưa vào hạch toán hay không. Từ đó, quản lý toàn bộ dòng tiền của cửa hàng dễ dàng mà không cần tốn thời gian, nguồn lực lưu trữ và thời gian tìm kiếm. 

Ngoài phần báo cáo chi tiết, mục Sổ quỹ cũng giúp người dùng có thể theo dõi được Tổng quan sổ quỹ với hệ thống biểu đồ thống kê đa dạng dòng tiền: Theo chi nhánh, theo phương thức thanh toán hay theo loại phiếu thu chi. 

Phần mềm Sapo POS cũng giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng quản lý sổ quỹ tiền mặt cũng như thu chi trong cửa hàng một cách chi tiết. Tất cả giao dịch tại cửa hàng như bán hàng, quản lý nhập hàng,...sẽ được tự động tại thành các khoản thu chi.

Cùng với đó là tự tạo phiếu thu cho các khoản thu nhập thêm hay chi phí vận hành của cửa hàng. Điều này sẽ giúp chủ kinh doanh có thể dễ dàng kiểm soát được toàn bộ dòng tiền, tiền mặt cũng như tránh thất thoát trong cửa hàng. 

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo POS

Quản lý tốt dòng tiền là yếu tố quan trọng để có thể đánh giá được hoạt động kinh doanh của cửa hàng. Sapo hy vọng rằng những chia sẻ trên của chúng tôi có thể giúp bạn hiểu rõ Sổ quỹ tiền mặt là gì và làm thế nào để quản lý sổ quỹ hiệu quả nhất.

Xem thêm: Những sai lầm khi quản lý sổ sách kế toán của cửa hàng

Xem thêm: 8 loại báo cáo bán hàng cần phải có nếu không muốn mất tiền oan