Trên trang tính có tối đa bao nhiêu ký tự

Có thể bạn chưa biết, giới hạn ô trong trang tính của Google Sheets từ trước 2019 là 2,000,000 ô và được nâng cấp lên 5,000,000 ô vào năm 2019. Sau 3 năm, tức mới đây 2022, con số ấy đã lên đến 8 chữ số – 10,000,000 ô.

Mười triệu – một con số khá ấn tượng mà Google dành cho người dùng của mình. Google hy vọng sự gia tăng này và trong tương lai mang lại cho người dùng khả năng làm việc với dữ liệu của họ trên quy mô lớn hơn nhiều trong Google Sheets.

Hiện tại, tính năng này đã có sẵn trên các thiết bị và dành cho tất cả người dùng của Google. Đã có ai phải sử dụng Google đến con số hàng triệu ô chưa? Cùng cmt cho GCS biết với nhé.

GCS hiện đang cung cấp các gói Google Workspace cho từng cấp độ doanh nghiệp. Bạn hãy kết nối với GCS ngay bằng cách gọi đến Hotline: 024.9999.7777, chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn và đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.

Bài viết gần đây

0 0 Các bình chọn

Đánh giá

Phản hồi nội tuyến

Xem tất cả bình luận

Đăng ký nhận tin tức hằng ngày

Data Analytics là gì? Tổng quan về Cloud Smart Analytics 2024

Data Analytics hay còn được gọi là phân tích dữ liệu ngày càng trở nên có giá trị trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Đặc biệt, để xử lý nguồn dữ liệu lớn một cách nhanh chóng nhờ bộ công cụ tích hợp có khả năng đa nhiệm, doanh nghiệp hãy tham khảo thêm Google Cloud Analytics. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin bổ ích, đưa ra khái niệm Data Analytics là gì và những tính năng của Google Cloud Analytics sẽ giúp ích cho doanh nghiệp như thế nào. Cùng GCS Vietnam khám phá ngay.

Tổng quan về Data Analytics của Google Cloud

Data Analytics là gì?

Data Analytics là khoa học phân tích dữ liệu thô để đưa ra kết luận về thông tin. Nhiều kỹ thuật và quy trình phân tích dữ liệu đã được tự động hóa thành các quy trình và thuật toán cơ học hoạt động trên dữ liệu thô cho con người sử dụng.

Trong đó, Data Analytics bao gồm một loạt các hình thức phân tích dữ liệu riêng biệt. Để có được thông tin chi tiết có thể áp dụng nhằm cải tiến, kỹ thuật phân tích dữ liệu có thể được áp dụng cho bất kỳ loại thông tin nào. Các kỹ thuật phân tích dữ liệu có thể hiển thị các phép đo và mẫu mà nếu không sẽ bị khối lượng thông tin che khuất. Khi đó, hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp hoặc hệ thống có thể được tăng lên bằng cách sử dụng thông tin này để tối ưu hóa các quy trình.

Ví dụ: các công ty sản xuất thường xuyên ghi lại thời gian chạy, thời gian ngừng hoạt động và hàng đợi công việc cho các máy khác nhau. Sau đó, họ đánh giá dữ liệu để lên lịch khối lượng công việc hiệu quả hơn, cho phép máy móc hoạt động gần đúng công suất.

Data Analytics có khả năng làm được nhiều việc hơn là chỉ xác định các nút thắt trong sản xuất. Để tạo lịch khuyến khích người chơi giúp hầu hết người chơi tiếp tục tham gia vào trò chơi, các doanh nghiệp trò chơi sử dụng phân tích dữ liệu. Nhiều phân tích dữ liệu tương tự được các nhà cung cấp nội dung sử dụng để lôi kéo bạn nhấp vào, xem hoặc sắp xếp lại tài liệu để có được một lượt xem hoặc nhấp chuột khác.

Google Cloud Smart Analytics là gì?

Google Cloud Smart Analytics là một giải pháp phân tích dữ liệu hiệu quả có thể hỗ trợ các tổ chức công ty đạt được mục tiêu và nâng cao hiệu quả hoạt động trong tương lai. Các giải pháp phân tích đám mây hỗ trợ bạn tìm kiếm mô hình, dự báo kết quả và thu thập thông tin chi tiết về thông tin kinh doanh [BI], giống như phân tích dữ liệu tại chỗ.

Tuy nhiên nó vượt xa những giới hạn đó khi cho phép bạn làm việc với khối lượng lớn dữ liệu kinh doanh phức tạp bằng cách sử dụng thuật toán và điện toán đám mây. Cụ thể, mô hình Machine Learning [ML] và Deep Learning [DL] là hai lĩnh vực trí tuệ nhân tạo [AI] thường được liên kết với loại nghiên cứu này.

Nhiều tính năng được cung cấp bởi Data Analytics truyền thống cũng có trong Google Cloud Smart Analytics. Tuy nhiên, phân tích đám mây cung cấp các bộ phận để cho phép phát triển, triển khai, tăng trưởng và giám sát phân tích dữ liệu trên đám mây trên cơ sở hạ tầng của bên ngoài - trái ngược với việc lưu trữ mọi thứ tại chỗ.

Kho dữ liệu doanh nghiệp trên nền tảng đám mây [Cloud Enterprise Data Warehouses], data lakes, BI theo yêu cầu và phân tích dữ liệu marketing [Marketing Analytics] là một vài ví dụ về giải pháp Google Cloud Smart Analytics.

Cách thức hoạt động của Google Cloud Analytics

Tương tự như các dạng điện toán đám mây khác, Google Cloud Analytics cung cấp các công cụ phân tích mạnh mẽ trong đám mây công cộng hoặc riêng tư cùng với các tài nguyên đám mây có thể mở rộng. Các dịch vụ và giải pháp có sẵn với mức giá trả theo mức sử dụng hoặc theo gói đăng ký, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp

Thông thường, ứng dụng hoặc dịch vụ được quản lý và duy trì bởi nhà cung cấp Google Cloud Analytics, giúp bạn có thể tập trung nhiều hơn vào việc tạo ra thông tin chi tiết thay vì lo lắng về khả năng mở rộng, hiệu suất hoặc độ tin cậy. Quá trình phân tích dữ liệu có thể hoàn toàn dựa trên đám mây hoặc có thể được kết hợp, với một số phần nhất định chuyển sang đám mây để tiết kiệm chi phí hoặc tăng hiệu suất và phần còn lại vẫn được duy trì tại chỗ của máy chủ.

Ví dụ: Để lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu doanh nghiệp được thu thập từ các nguồn dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như nguồn dữ liệu tại chỗ và trên nền tảng đám mây cũng như các ứng dụng kinh doanh, bạn có thể sử dụng kho dữ liệu doanh nghiệp trên nền tảng đám mây. Từ đó, bạn có thể thực hiện nhiều trường hợp sử dụng phân tích dữ liệu bằng cách sử dụng các giải pháp phân tích đám mây, bao gồm học máyc báo cáo đám mây, phân tích phát trực tuyến, phân tích dự đoán cũng như nhúng phân tích và trang tổng quan vào các hệ thống và ứng dụng khác.

Tính năng của Google Cloud Smart Analytics

Nếu ít nhất một hoặc nhiều thành phần thiết yếu của quy trình phân tích dữ liệu của bạn được lưu trữ trên đám mây thì bạn đang sử dụng phân tích đám mây. Các thành phần này bao gồm nguồn dữ liệu, mô hình dữ liệu, xử lý dữ liệu, khả năng tính toán, lưu trữ dữ liệu và mô hình phân tích, như Gartner đã mô tả trước đây.

Sau đây là các đặc điểm và khả năng phân tích đám mây sau đây khi đánh giá các công cụ và giải pháp cung cấp một hoặc nhiều tính năng sau:

• Nguồn dữ liệu [Data sources]: Khả năng thu thập và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm nền tảng truyền thông xã hội, ứng dụng di động, trang web, hệ thống ERP và CRM, v.v. Tích hợp dữ liệu theo thời gian thực, cho phép bạn kết hợp dữ liệu hàng loạt, truyền phát, phi cấu trúc và có cấu trúc mà không gây ra nhiều sự phức tạp, là một trong những lợi ích chính của Google Cloud Smart Analytics
• Mô hình dữ liệu [Data models]: Mô hình dữ liệu dựa trên đám mây thiết lập mối quan hệ giữa các mục dữ liệu và cấu trúc của dữ liệu. Các nhà cung cấp dịch vụ đám mây phải cung cấp các giải pháp phân tích đám mây với các mô hình dữ liệu tương ứng với dữ liệu và nhu cầu kinh doanh cụ thể của công ty bạn.
• Xử lý dữ liệu [Data processing]: Để rút ngắn thời gian phân tích và đưa ra thông tin chi tiết, phân tích đám mây phải có ứng dụng xử lý dữ liệu và khả năng xử lý lượng dữ liệu khổng lồ chảy vào từ nhiều nguồn khác nhau.
• Tính năng xử lý [Computing power]: Để tiếp thu, sắp xếp, xử lý, lưu trữ và phân tích thông tin lớn trên quy mô lớn trong phân tích đám mây, việc xử lý dữ liệu cần một lượng lớn sức mạnh xử lý thô. Việc sử dụng các dịch vụ đám mây công cộng giúp có thể xử lý và truyền dữ liệu nhanh chóng mà không phải lo lắng về việc mở rộng dung lượng hoặc các vấn đề cung cấp khác.
• Lưu trữ kho dữ liệu [Storage and warehousing]: Google Cloud Smart Analytics thường cung cấp giải pháp cho một số vấn đề liên quan đến việc bảo trì và lưu trữ kho dữ liệu. Giải pháp phân tích đám mây lý tưởng nhất là cung cấp bộ lưu trữ đám mây tiết kiệm chi phí bên cạnh các dịch vụ bổ sung, chẳng hạn như kho dữ liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập, chia sẻ và phân phối dữ liệu đơn giản trên nhiều nền tảng.
• Mô hình phân tích [Analytics models]: Để nâng cao khả năng dự đoán và ra quyết định theo thời gian thực, phân tích đám mây sẽ cho phép bạn tạo các mô hình của riêng mình và sử dụng các mô hình AI/ML, phân tích nâng cao được tạo sẵn.

Các dịch vụ và giải pháp trong Google Cloud Smart Analytics

Sau khi đã tìm hiểu Data Analytics là gì, chúng ta cùng tiếp tục đi vào các dịch vụ và giải pháp tiêu biểu mà Google Cloud cung cấp cho doanh nghiệp nhằm hỗ trợ và nâng cao năng suất cho công việc xử lý nguồn dữ liệu lớn.

1. BigQuery

BigQuery là kho dữ liệu cấp doanh nghiệp hỗ trợ tìm kiếm SQL nhanh chóng bằng cách tận dụng cơ sở hạ tầng của Google. Các tập dữ liệu lớn có thể được chuyển sang BigQuery và nền tảng này sẽ quản lý khối lượng công việc. Khách hàng của BigQuery vẫn chịu trách nhiệm về việc ai có quyền truy cập vào dự án và dữ liệu, đồng thời họ có thể cấp hoặc giới hạn quyền truy cập của người dùng dựa trên yêu cầu kinh doanh.

BigQuery ML

Với BigQuery ML, bạn có thể tạo và triển khai các mô hình machine learning ngay trong BigQuery bằng SQL thông thường. BigQuery ML cho phép các nhà khoa học và nhà phân tích dữ liệu nhanh chóng xây dựng các mô hình học máy từ dữ liệu có cấu trúc bán cấu trúc hoặc quy mô hành tinh. Khi sử dụng Nền tảng Cloud AI, bạn có thể sử dụng các mô hình của mình để dự đoán trực tuyến hoặc xuất chúng để sử dụng sau này.

BigQuery BI Engine

Đối với BigQuery, dịch vụ BigQuery BI Engine cung cấp khả năng phân tích trong bộ nhớ rất nhanh. Với thời gian phản hồi truy vấn dưới giây và tính đồng thời cao, dịch vụ này cho phép người dùng phân tích một cách tương tác các tập dữ liệu lớn và phức tạp.

Connected Sheets

Nếu không sử dụng SQL, bạn có thể kiểm tra hàng tỷ hàng dữ liệu BigQuery theo thời gian thực bằng Connected Sheets. Thông tin được lưu trữ trong Google Sheets, nơi bạn có thể sử dụng các công cụ quen thuộc như bảng tổng hợp, biểu đồ và công thức. Connected Sheets giúp việc sử dụng dữ liệu lớn để thu được thông tin chi tiết trở nên đơn giản.

Data QnA

Data QnA cung cấp giao diện ngôn ngữ tự nhiên được thiết kế để phân tích ở quy mô petabyte trên BigQuery và các nguồn dữ liệu liên kết. QnA dữ liệu có thể được tích hợp với các công nghệ có sẵn, chẳng hạn như giải pháp BI, chatbot, Google Trang tính và các ứng dụng có sẵn. Người dùng có trình độ chuyên môn khác nhau có thể khai thác dữ liệu bằng cách sử dụng ngôn ngữ tự nhiên của con người sau khi bạn đã tích hợp với Data QnA. Công cụ này thường được sử dụng để tăng cường tính khả dụng và năng suất của dữ liệu.

BigQuery Omni

Giải pháp BigQuery Omni cung cấp các phân tích trên nhiều đám mây được kiểm soát hoàn toàn và có khả năng thích ứng. Omni cho phép người dùng kiểm tra dữ liệu từ nhiều cài đặt đám mây. Với giao diện của BigQuery, bạn có thể sử dụng SQL để trả lời nhanh các câu hỏi và phân phối chúng trên các tập dữ liệu.

2. Looker

Looker là một nền tảng phân tích dữ liệu và thông tin kinh doanh cho phép các tổ chức kiểm tra dữ liệu và thu thập thông tin chuyên sâu về hoạt động.

BigQuery cho phép bạn nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các nguồn của bên thứ ba như Amazon S3, Microsoft Azure và các nguồn khác, cũng như từ ERP doanh nghiệp, CRM, SAP và các hệ thống khác. Nó cũng có thể nhập dữ liệu từ Google Cloud Storage và Google Cloud SQL. Sau khi dữ liệu có trong BigQuery, người dùng có thể phân tích dữ liệu đó bằng các truy vấn giống SQL và sử dụng Looker hoặc các giải pháp BI của bên thứ ba khác để trực quan hóa kết quả tìm thấy.

3. Pub/Sub

Google Cloud Pub/Sub là dịch vụ nhắn tin để trao đổi dữ liệu sự kiện giữa các ứng dụng và dịch vụ. Bằng cách tách rời người gửi và người nhận, nó cho phép liên lạc an toàn và có tính sẵn sàng cao giữa các ứng dụng được viết độc lập. Google Cloud Pub/Sub cung cấp tin nhắn có độ trễ thấp/bền và thường được các nhà phát triển sử dụng để triển khai quy trình làm việc không đồng bộ, phân phối thông báo sự kiện và truyền dữ liệu từ nhiều quy trình hoặc thiết bị khác nhau.

Pub/Sub gửi dữ liệu đến bảng BigQuery thông qua API. Bảng BigQuery nhận được tin nhắn theo đợt. Sau đó API sẽ đưa ra phản hồi OK sau khi hành động ghi được hoàn thành thành công.

4. Analytics Hub

Với khuôn khổ bảo mật và quyền riêng tư mạnh mẽ, Analytics Hub là nền tảng trao đổi dữ liệu cho phép bạn chia sẻ dữ liệu và thông tin chi tiết một cách rộng rãi trên khắp doanh nghiệp. Bạn có thể tìm và sử dụng thư viện dữ liệu do các nhà cung cấp dữ liệu khác nhau tập hợp bằng cách sử dụng Analytics Hub. Ngoài ra, các tập dữ liệu từ Google cũng được bao gồm trong gói dữ liệu này.

5. Cloud Composer

Với Cloud Composer - giải pháp điều phối quy trình công việc hiệu quả, bạn có thể lập kế hoạch, tổ chức, giám sát và kiểm soát các quy trình quy trình làm việc kết nối các trung tâm dữ liệu tại chỗ và đám mây.

Cloud Composer chạy trên ngôn ngữ lập trình Python và dựa trên dự án nguồn mở Apache Airflow nổi tiếng. Bạn có thể tận dụng tất cả các tính năng của Apache Airflow mà không cần bất kỳ công việc cài đặt hoặc quản trị nào bằng cách chuyển sang Cloud Composer từ một phiên bản cục bộ.

6. Dataflow

Phân tích phát trực tuyến hoàn toàn được kiểm soát bởi Dataflow. Để cắt giảm chi phí, độ trễ và thời gian xử lý, dịch vụ này tận dụng khả năng xử lý hàng loạt và tự động điều chỉnh quy mô. Sau đây là các đặc điểm nổi bật của Dataflow

• Streaming Engine: sử dụng công cụ này để cải thiện độ trễ dữ liệu và tự động điều chỉnh quy mô. Công cụ này tách điện toán khỏi bộ lưu trữ trạng thái, di chuyển các thành phần thực thi quy trình vào Dataflow.
• Dataflow SQL: tính năng này cho phép bạn sử dụng Google Sheets và các giải pháp BI khác để xây dựng trang tổng quan thời gian thực. Để xây dựng các đường dẫn Dataflow phát trực tuyến này, bạn cần sử dụng SQL trong giao diện người dùng web của BigQuery.
• Tự động điều chỉnh quy mô: bạn có thể sử dụng tính năng này để tự động điều chỉnh quy mô. Sau khi được bật, Dataflow sẽ tự động chọn số lượng phiên bản worker khi chạy từng công việc.

7. Dataprep

Trifacta đã tạo Cloud Dataprep. Nó cung cấp các khả năng dữ liệu nhận thức cho phép làm sạch, chuẩn bị và khám phá cả dữ liệu có cấu trúc và không có cấu trúc để được trình bày một cách trực quan. Dịch vụ này có thể được sử dụng để trực quan hóa phân tích, học máy và báo cáo. Vì Cloud Dataprep có khả năng mở rộng và không cần máy chủ nên nó loại bỏ yêu cầu triển khai và quản lý cơ sở hạ tầng. Không yêu cầu viết mã, việc chuyển đổi dữ liệu được dự đoán và đề xuất cho mọi đầu vào của người dùng.

8. Dataproc

Dịch vụ Dataproc giúp việc triển khai cụm Apache Spark và Hadoop dễ dàng hơn bằng cách cung cấp các dịch vụ đám mây được quản lý hoàn toàn. Bạn có thể sử dụng Dataproc để tối ưu hóa các nguồn dữ liệu của mình, tiết kiệm chi phí và đảm bảo tính sẵn sàng cao bằng cách chọn các tài nguyên cần thiết cho từng nút cụm và sử dụng tính năng tự động điều chỉnh quy mô.

9. Stream Analytics

Thu thập, xử lý và đánh giá các luồng sự kiện theo thời gian thực. Các giải pháp phân tích luồng từ Google Cloud cải thiện khả năng truy cập, khả năng sử dụng và tổ chức dữ liệu ngay từ thời điểm tạo. Nó cho phép bạn truyền thẳng hàng triệu sự kiện mỗi giây vào kho dữ liệu của mình hoặc nhập và phân tích hàng trăm triệu sự kiện mỗi giây từ thiết bị hoặc ứng dụng.

10. Marketing Analytics

Bạn có thể sử dụng dịch vụ này để áp dụng công nghệ machine learning từ Google Cloud cho tất cả dữ liệu của mình. Sau đó, bạn sẽ có thể dự báo kết quả kinh doanh và marketing, vạch ra toàn bộ trải nghiệm của khách hàng và hiểu biết toàn diện về hành vi của người tiêu dùng. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng những hiểu biết sâu sắc để mang đến cho khách hàng những trải nghiệm cá nhân hóa.

11. Data Catalog

Bạn có thể phát triển hệ thống quản lý siêu dữ liệu được quản lý hoàn toàn này để đáp ứng nhu cầu của mình với tư cách là một doanh nghiệp. Với kiến trúc không có máy chủ và giao diện người dùng đơn giản, Danh mục dữ liệu cung cấp khả năng tìm kiếm có tổ chức tinh vi. Sản phẩm được tích hợp tích hợp DLP đám mây, giúp việc quản trị dữ liệu trở nên dễ dàng hơn.

Lợi ích của Google Cloud Smart Analytics trong doanh nghiệp

Bộ các giải pháp và dịch vụ có tên Google Cloud Smart Analytics hỗ trợ các công ty thu thập, lưu trữ, phân tích và trực quan hóa dữ liệu. Khi biết về Data Analytics là gì? thì cùng tìm hiểu Google Cloud Smart Analytics cung cấp cho doanh nghiệp một số lợi ích, cụ thể như:

• Tiết kiệm chi phí

Google Cloud Smart Analytics cung cấp các dịch vụ phân tích dữ liệu với mức giá hợp lý. Điều này làm giảm chi phí phân tích dữ liệu cho doanh nghiệp.

• Thông tin tổng hợp

Việc có được một bức tranh thống nhất trở nên đơn giản hơn nhờ phân tích đám mây, tập hợp tất cả các nguồn dữ liệu đa dạng của bạn từ nhiều hệ thống kinh doanh vào một vị trí.

• Khả năng mở rộng quy mô

Sử dụng tài nguyên điện toán theo yêu cầu, cho phép bạn tăng hoặc giảm dung lượng lưu trữ hoặc phân tích để cung cấp khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng và đẩy nhanh quá trình đưa ra quyết định tốt hơn.

• Đơn giản để tiếp cận

Để cho phép các chuyên gia dữ liệu và người dùng doanh nghiệp khác phân tích và thu được những hiểu biết sâu sắc mà không cần kiến thức chuyên môn, phần lớn các hệ thống phân tích đám mây cung cấp khả năng tự phục vụ và truy cập dữ liệu đơn giản.

• Hỗ trợ công việc kết hợp

Nhân viên, đối tác và người tiêu dùng có thể dễ dàng truy cập dữ liệu chi tiết hơn từ bất kỳ vị trí nào và trên bất kỳ thiết bị nào nhờ phân tích dựa trên đám mây. Chia sẻ tệp và báo cáo tức thời thúc đẩy tinh thần đồng đội tốt hơn và tạo điều kiện hợp tác trong thời gian thực.

• Giảm chi phí

Chi phí mua, vận hành, bảo trì và mở rộng hệ thống phân tích tại chỗ khá cao. Bạn có thể cài đặt chính xác lượng xử lý và lưu trữ phù hợp bằng cách sử dụng Cloud Data Analytics và bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn cần. Trong trường hợp nhu cầu của bạn thay đổi, bạn cũng có thể tự động tăng hoặc giảm quy mô.

Dưới đây là một số trường hợp cụ thể về cách các công ty có thể áp dụng các tính năng của Google Cloud Smart Analytics:

- Các công ty bán lẻ thường phân tích dữ liệu liên quan đến hành vi mua sắm của khách hàng bằng Google Cloud Smart Analytics. Từ đó, các dự liệu được công ty này có thể ứng dụng vào các sáng kiến tiếp thị và dịch vụ mới của mình để phù hợp với nhu cầu mong muốn của nhóm khách hàng nào đó.

- Các tổ chức ngân hàng sử dụng Google Cloud Smart Analytics để phân tích dữ liệu giao dịch tài chính. Từ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm lãng phí và tăng hiệu quả sản xuất. Sau đó, các doanh nghiệp có thể xác định các giao dịch bất thường và ngăn chặn gian lận tài chính.

Lời kết

Như vậy, bài viết này đã đi vào phân tích Data Analytics là gì cũng như tìm hiểu thêm Google Cloud Smart Analytics sẽ giúp ích như thế nào cho doanh nghiệp. Việc phân tích một lượng lớn dữ liệu khổng lồ sẽ là một thách thức đối với nhân viên các bộ phận nếu không sử dụng bộ công cụ xử lý dữ liệu của Google Cloud Platform. Nếu có nhu cầu về dịch vụ Google Cloud Platform và cần sự hỗ trợ tư vấn từ đội ngũ chuyên gia của GCS Technology Company Vietnam - một trong những đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud, các bạn có thể nhắn tin trực tiếp qua Livechat ở ngay dưới bài viết này.

Identity Platform 2024: Giá, Tính năng, Lợi ích như nào?

Google Cloud Identity Platform đã nổi lên như một nhân tố thay đổi cuộc chơi trong thế giới kết nối kỹ thuật số. Bên cạnh đó, các chủ doanh nghiệp đang mở rộng quy mô cũng cần tìm hiểu cách nhận dạng đám mây đơn giản hóa trải nghiệm người dùng, tăng cường bảo mật và cho phép tích hợp liền mạch với các dịch vụ đám mây. Cùng khám phá Cloud Identity Platform là gì và những lợi ích mà dịch vụ này đem đến cho doanh nghiệp trong bài viết này.

Cloud Identity Platform là gì?

Cloud Identity Platform là hệ thống quản lý bảo mật quyền truy cập và nhận dạng khách hàng [CIAM] có thể giúp doanh nghiệp bảo vệ tài khoản người dùng, mở rộng quy mô một cách hiệu quả và thêm các tính năng quản lý danh tính, quyền truy cập vào ứng dụng của bạn. Dịch vụ này tận dụng sức mạnh của đám mây để tập trung quản lý danh tính, đơn giản hóa việc quản trị, tăng cường bảo mật và cải thiện trải nghiệm người dùng.

Ngoài ra, Cloud Identity Platform có thể được sử dụng cho trò chơi, API, ứng dụng web và thiết bị di động, ứng dụng SaaS nhiều bên thuê, v.v. Nếu doanh nghiệp đang phát triển một dịch vụ trên Google Cloud hoặc bất kỳ nơi nào khác và người dùng cần một giải pháp xác thực cấp Google, thân thiện với người dùng thì Cloud Identity Platform là lựa chọn phù hợp và lý tưởng cho nhu cầu đó.

Tính năng của Cloud Identity Platform

1. Quản lý người dùng

Một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của mọi công ty là quản lý người dùng của mình. Cloud Identity Platform cung cấp một loạt các tính năng để giúp các doanh nghiệp quản lý người dùng một cách hiệu quả và an toàn.

Một số tính năng chính của Cloud Identity Platform trong quản lý người dùng bao gồm:

• Tạo và quản lý tài khoản người dùng: Cloud Identity Platform cho phép các doanh nghiệp tạo và quản lý tài khoản người dùng một cách dễ dàng và nhanh chóng. Các công ty có thể nhập danh sách người dùng từ nguồn khác hoặc tạo tài khoản người dùng mới bằng mẫu tài khoản.
• Cấp và nhận quyền truy cập [Cloud IAM]: Cloud Identity Platform cho phép các công ty cấp và nhận quyền truy cập vào tài nguyên nội bộ một cách linh hoạt. Để quy định ai có quyền truy cập vào tài nguyên và loại quyền truy cập nào, doanh nghiệp có thể sử dụng các quy tắc kiểm soát quyền truy cập.
• Quản lý hồ sơ người dùng: Cloud Identity Platform cung cấp cho các công ty khả năng kiểm soát quyền truy cập, chi tiết liên hệ và thông tin xác thực của người dùng. Các công ty có thể giám sát hành vi của người dùng, cập nhật hồ sơ người dùng và xác định rủi ro bảo mật bằng các công cụ do Cloud Identity Platform cung cấp.
• Giám sát hành vi của người dùng: Cloud Identity Platform cho phép các công ty giám sát hành vi của người dùng, chẳng hạn như thiết bị, ứng dụng và hành vi đăng nhập. Các doanh nghiệp có thể sử dụng những dữ liệu theo dõi này để xem xét các vấn đề bảo mật và xác định hoạt động bất thường.

2. Quản lý thiết bị

Ngày nay, điện toán đám mây và thiết bị di động là điều cần thiết cho hoạt động của công ty. Các doanh nghiệp có thể quản lý thiết bị của mình hiệu quả và an toàn hơn với sự trợ giúp của các chức năng do Cloud Identity Platform cung cấp.

Về mặt quản lý thiết bị, các tính năng nổi bật của Cloud Identity Platform bao gồm:

• Bộ tính năng quản lý thiết bị di động: bao gồm kiểm soát dữ liệu, quản lý bảo mật và cài đặt ứng dụng cho thiết bị di động của công ty. Các ứng dụng dành cho Cloud Identity Platform cho phép doanh nghiệp quản lý từ xa các thiết bị di động và bảo vệ dữ liệu của công ty khỏi các rủi ro bảo mật.
• Quản trị thiết bị đám mây: Xác thực thiết bị, quản trị ứng dụng và quản lý bảo mật đều có thể thực hiện được đối với các doanh nghiệp sử dụng Cloud Identity Platform để kiểm soát các thiết bị đám mây. Các công ty có thể đảm bảo rằng chỉ những thiết bị được ủy quyền mới có thể truy cập tài nguyên của doanh nghiệp bằng cách sử dụng các chức năng của Cloud Identity Platform.
• Quản lý thiết bị mạng [Cloud Identity-Aware Proxy]: Cloud Identity Platform cung cấp cho các công ty khả năng kiểm soát quyền truy cập, bảo mật và xác thực thiết bị trên các thiết bị mạng. Doanh nghiệp có thể bảo vệ mạng của mình trước các các cuộc tấn công bằng cách sử dụng các chức năng của Cloud Identity Platform.

3. Quản lý ứng dụng

Hiện nay các doanh nghiệp đều hỗ trợ các hoạt động nội bộ bằng cách sử dụng nhiều ứng dụng. Nhiều chức năng được Cloud Identity Platform cung cấp để hỗ trợ các công ty quản lý ứng dụng của họ một cách hiệu quả và an toàn. Sau đây là một số tính năng quản trị ứng dụng chính của Cloud Identity Platform:

• Quản lý ứng dụng đám mây: Cloud Identity Platform cung cấp cho các công ty khả năng kiểm soát quyền truy cập, sửa đổi cài đặt và giám sát bảo mật cho ứng dụng đám mây. Các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng chỉ những người dùng được ủy quyền mới có quyền truy cập vào ứng dụng đám mây bằng cách sử dụng các tính năng của Cloud Identity Platform.
• Quản lý ứng dụng SaaS: Cloud Identity Platform còn cho phép tính năng kiểm soát bảo mật, dữ liệu và xác thực người dùng đối với ứng dụng SaaS. Khi sử dụng ứng dụng SaaS, doanh nghiệp có thể tận dụng các tính năng của Cloud Identity Platform để bảo vệ dữ liệu của mình khỏi rủi ro.
• Quản lý ứng dụng nội bộ: Cloud Identity Platform cung cấp cho các công ty khả năng giám sát các ứng dụng nội bộ, chẳng hạn như bảo mật, dữ liệu và xác thực người dùng. Các công ty có thể bảo mật dữ liệu bằng cách sử dụng các tính năng của Cloud Identity Platform.
• SLA và hỗ trợ doanh nghiệp: Identity Platform bao gồm dịch vụ hỗ trợ bảo mật và cam kết 99.95% SLA để giúp bạn yên tâm về toàn bộ nền tảng trong ứng dụng hoặc dịch vụ của doanh nghiệp.

4. Quản lý danh tính

Cloud Identity Platform đã cung cấp các tính năng sau để quản lý danh tính người dùng trong doanh nghiệp:

• Ủy quyền và xác thực: Cloud Identity Platform có các công cụ để ủy quyền truy cập và xác thực người dùng. Trong khi các tính năng ủy quyền cho phép tổ chức quyết định những tài nguyên và ứng dụng nào người dùng có thể truy cập thì các tính năng xác thực cho phép họ xác nhận danh tính của người dùng.
• Xác thực hai yếu tố [2FA]: Dịch vụ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai xác thực hai yếu tố [2FA], một biện pháp bảo mật bổ sung nhằm bảo vệ tài khoản người dùng khỏi bị truy cập bất hợp pháp.
• Xác thực dựa trên sinh trắc học: Cloud Identity Platform hỗ trợ xác thực dựa trên sinh trắc học, chẳng hạn như nhận dạng khuôn mặt và nhận dạng dấu vân tay. Các tính năng xác thực dựa trên sinh trắc học cung cấp thêm một lớp bảo mật bổ sung.

Lợi ích của Cloud Identity Platform đối với doanh nghiệp

1. Nâng cao trải nghiệm người dùng với sự đơn giản

Thông qua việc sử dụng chức năng đăng nhập một lần [SSO], Cloud Identity Platform đơn giản hóa trải nghiệm người dùng. Bạn sẽ không còn cần phải nhớ và theo dõi nhiều tên và mật khẩu vì giờ đây bạn đã có thể truy cập nhiều dịch vụ và ứng dụng đám mây chỉ bằng một bộ thông tin xác thực.

Bằng cách cắt giảm thời gian dành cho các thủ tục xác thực, điều này làm tăng sự thuận tiện và tăng năng suất. Để đơn giản hóa hơn nữa quy trình xác thực, Cloud Identity Platform thường xuyên tích hợp tính năng đăng nhập mạng xã hội, cho phép người dùng đăng nhập bằng hồ sơ mạng xã hội có sẵn của họ.

2. Quản lý danh tính tập trung

Cloud Identity Platform cung cấp nền tảng tập trung để quản lý danh tính người dùng, hạn chế truy cập và nguyên tắc bảo mật. Bất kể dịch vụ hoặc ứng dụng đám mây nào được sử dụng, quản trị viên có thể nhanh chóng thiết lập, sửa đổi và xóa tài khoản người dùng cũng như đặc quyền truy cập từ một vị trí duy nhất.

Điều này làm cho quy trình cung cấp và hủy cấp phép người dùng trở nên dễ hiểu hơn và đảm bảo quản lý hiệu quả danh tính người dùng. Các tổ chức có thể giảm nguy cơ truy cập trái phép và vi phạm dữ liệu bằng cách thực thi các quy tắc bảo mật thống nhất và kiểm soát quyền truy cập trên tất cả các dịch vụ đám mây nhờ quản lý danh tính tập trung.

3. Tăng cường bảo vệ

Trong lĩnh vực kỹ thuật số, bảo mật là vô cùng quan trọng. Cloud Identity Platform cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ danh tính và dữ liệu của người dùng. Nó giúp các doanh nghiệp có thể sử dụng xác thực đa yếu tố [MFA], điều này giúp nâng cao thanh bảo mật bằng cách buộc người dùng cung cấp thông tin xác thực khác ngoài thông tin đăng nhập và mật khẩu, như mật khẩu một lần hoặc quét sinh trắc học.

Các giải pháp Cloud Identity Platform cũng thường thực thi các chính sách mật khẩu mạnh, chẳng hạn như yêu cầu về độ phức tạp và thời hạn của mật khẩu, để giảm thiểu nguy cơ mật khẩu yếu hoặc bị xâm phạm. Hơn nữa, các giao thức bảo mật nâng cao như OAuth, SAML thường được sử dụng để liên kết danh tính an toàn, đảm bảo xác thực và ủy quyền an toàn trên các ứng dụng, dịch vụ đám mây khác nhau.

4. Tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Các giải pháp Cloud Identity Platform được thực hiện để thích ứng với nhu cầu và sự phát triển của các tổ chức. Các hệ thống nhận dạng dựa trên đám mây có thể dễ dàng phát triển để đáp ứng số lượng người dùng, ứng dụng và thiết bị ngày càng tăng khi doanh nghiệp phát triển.

Hơn thế nữa, các tùy chọn cấp phép linh hoạt được cung cấp bởi các nhà cung cấp nhận dạng đám mây, cho phép doanh nghiệp tăng hoặc giảm quy mô phù hợp với nhu cầu. Hiệu quả chi phí đạt được bằng cách giảm thiểu đầu tư cơ sở hạ tầng trả trước thông qua khả năng mở rộng và tính linh hoạt.

Ngoài ra, các giải pháp Cloud Identity Platform thường xuyên hỗ trợ cài đặt kết hợp, cho phép tích hợp trơn tru các dịch vụ đám mây và hệ thống tại chỗ. Tính linh hoạt này cho phép doanh nghiệp lựa chọn giữa phương pháp tiếp cận trên nền tảng đám mây hoặc kết hợp, tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của họ.

5. Khả năng tương tác và tích hợp

Lợi ích tiếp theo mà chúng ta phải kể đến đó là các giải pháp Cloud Identity Platform tương tác dễ dàng với nhiều nền tảng, dịch vụ và ứng dụng đám mây. Chúng hỗ trợ khả năng tương tác trên nhiều hệ sinh thái bằng cách hỗ trợ các giao thức tiêu chuẩn ngành bao gồm Ngôn ngữ đánh dấu xác nhận bảo mật [SAML] và OpenID Connect.

Điều này giúp các doanh nghiệp có thể tích hợp các dịch vụ, ứng dụng đám mây mới với các khoản đầu tư cơ sở hạ tầng hiện tại của họ và duy trì trải nghiệm người dùng liền mạch. Ngoài ra, các trình kết nối và API dựng sẵn cho phép tích hợp liền mạch với các ứng dụng doanh nghiệp nổi tiếng được cung cấp bởi các nhà cung cấp Cloud Identity Platform, cho phép doanh nghiệp tận dụng cơ sở hạ tầng quản lý danh tính hiện tại và mở rộng nó vào đám mây.

6. Quản trị và tuân thủ các pháp lý doanh nghiệp

Cuối cùng, Cloud Identity Platform ưu tiên hàng đầu cho các mối quan tâm về quản trị và tuân thủ các pháp lý cho doanh nghiệp. Với các tiêu chuẩn pháp lý như GDPR [Quy định chung về bảo vệ dữ liệu] và HIPAA [Đạo luật về trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin bảo hiểm y tế] thì doanh nghiệp có thể kết hợp các khả năng tuân thủ tích hợp.

Để đảm bảo sự tuân thủ, này các nhà cung cấp dịch vụ đám mây sẽ đưa ra các biện pháp kiểm soát quyền truy cập, công cụ báo cáo và quy trình kiểm tra. Họ cũng sử dụng các biện pháp bảo vệ quyền riêng tư dữ liệu mạnh mẽ, giao thức truyền dữ liệu an toàn và mã hóa dữ liệu để giúp người dùng yên tâm về quyền riêng tư, an toàn dữ liệu của họ. Các tổ chức hoạt động trong các ngành được quản lý chặt chẽ phải tuân thủ các tiêu chuẩn quy định và Cloud Identity Platform cho phép họ thực hiện điều đó một cách hiệu quả.

Chi phí dịch vụ Google Cloud Identity

Tại GCS Technology Company Vietnam - Đối tác ủy quyền cấp cao của Google Cloud tại Việt Nam có hơn 12 năm kinh nghiệm chuyên sâu xử lý các vấn đề tối ưu hóa chuyển đổi số cấp doanh nghiệp, người dùng có thể tham khảo gói dịch vụ Google Cloud Identity với mức giá 149,000vnđ/ người dùng khi đăng ký theo tháng và 1,799,000vnđ/ người dùng nếu đăng ký theo năm.

Ngoài ra, quý khách hàng sẽ nhận được những dịch vụ mở rộng và hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ của GCS Vietnam trong suốt quá trình đăng ký và sử dụng dịch vụ. Hãy bắt đầu sử dụng Cloud Identity Platform ngay hôm nay để bảo vệ doanh nghiệp của bạn!

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng Google Cloud Identity Platform?

Các doanh nghiệp đang nhanh chóng chuyển đổi sang môi trường điện toán đám mây, hoặc cũng có thể đổi mới theo hướng môi trường hybrid [sự kết hợp giữa sử dụng cơ sở hạ tầng truyền thống và cơ sở hạ tầng đám mây] do sự phát triển và ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện nay. Theo Báo cáo phân tích di động của Citrix, người dùng trung bình sử dụng ít nhất ba thiết bị và yêu cầu quyền truy cập liên tục vào các ứng dụng liên quan đến công việc. Họ có thể làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào họ cần. Đó là những khó khăn mà bộ phận CNTT trong doanh nghiệp phải đối mặt khi công nghệ liên tục thay đổi và cập nhật không ngừng.

Do đó, việc quản lý ai có quyền truy cập vào kho dữ liệu và ứng dụng của doanh nghiệp ngày càng trở nên quan trọng hơn. Có thể nói, các ứng dụng dựa trên đám mây đang thay đổi không chỉ cách chúng ta làm việc mà còn cả cách doanh nghiệp nhìn nhận các vấn đề bảo mật. Ví dụ về các ứng dụng này bao gồm kiểm tra dữ liệu hàng tồn kho với đồng nghiệp ở bên kia địa cầu, cung cấp hỗ trợ khách hàng từ văn phòng của bạn thay vì phải di chuyển đến đó và kiểm tra email khi đang bay.

Những trở ngại này trước hết phải được Google, nơi tiên phong trong lĩnh vực công nghệ nhìn nhận và giải quyết. Sau quá trình nghiên cứu từ đội ngũ chuyên gia hàng đầu, Google đã giới thiệu Google Cloud Identity Platform, giải pháp cung cấp cho quản trị viên doanh nghiệp quyền kiểm soát người dùng tập trung bên cạnh việc tạo điều kiện cho nhân viên truy cập dễ dàng, an toàn.

Lời kết

Bảo vệ dữ liệu và tài nguyên là điều vô cùng quan trọng trong môi trường doanh nghiệp ngày nay. Một giải pháp hoàn chỉnh có thể hỗ trợ các công ty giải quyết vấn đề trên là dịch vụ Cloud Identity Platform. Nền tảng nhận dạng đám mây có thể hỗ trợ bảo vệ công ty của bạn trước các mối đe dọa an ninh mạng nhờ các tính năng bảo mật mạnh mẽ. Google Cloud Identity Platform là một lựa chọn tuyệt vời nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống quản lý quyền truy cập và danh tính toàn diện cũng như các ứng dụng quan trọng.

Nếu có bất kỳ thắc mắc và cần sự hỗ trợ tư vấn về dịch vụ Google Cloud, đừng ngần ngại và nhắn tin trực tiếp qua Livechat của GCS Technology Company Vietnam để biết thêm thông tin chi tiết.

SAP là gì? Khi tích hợp SAP thì doanh nghiệp có lợi ích gì?

Ngày nay, doanh nghiệp mong muốn tìm đến những ứng dụng trao đổi thông tin trong toàn bộ tổ chức nhằm cải thiện hoạt động kinh doanh theo từng chu kỳ cụ thể. Một trong những giải pháp hữu ích có thể đưa các doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và nhanh chóng hơn đó chính là nhờ tích hợp SAP. Vậy SAP là gì? Lợi ích khi tích hợp SAP cho Google Workspace như thế nào đối với doanh nghiệp? Cùng tìm hiểu trong bài viết này ngay.

SAP là gì?

SAP là từ viết tắt của Hệ thống [Systems], Ứng dụng [Applications] & Sản phẩm [Products]. SAP được hiểu là một trong những hệ thống ứng dụng giúp hoạch định các sản phẩm kinh doanh trong những doanh nghiệp ở dạng quy mô nhỏ tới lớn.

Mặt khác, SAP ERP là giải pháp phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp [ERP] hàng đầu được phát triển bởi công ty SAP SE của Đức. Dịch vụ này được các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô sử dụng để quản lý các hoạt động cốt lõi của họ, bao gồm tài chính, kế toán, nhân sự, sản xuất, chuỗi cung ứng và quản lý quan hệ khách hàng [CRM].

Dữ liệu từ các mô-đun khác nhau này được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung trong môi trường tích hợp, cho phép thông tin và dữ liệu truyền từ thành phần SAP này sang thành phần khác và loại bỏ nhu cầu nhập dữ liệu thừa.

Từ mua hàng đến hậu cần, kế toán và mua sắm đến sản xuất, phần mềm SAP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hoạt động kinh doanh và đảm bảo luồng thông tin liền mạch trong toàn tổ chức. Phần mềm này liên kết các bộ phận kinh doanh của một tổ chức, cho phép chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực cũng như giám sát và quản lý tập trung các bộ phận đó.

Do đó, lợi ích của việc sử dụng phần mềm SAP là nó hoàn toàn được liên kết và kết nối với nhau. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tuân thủ đơn giản hơn với các hướng dẫn quản trị và các luật khác, đồng thời giúp luồng công việc diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. Mặc dù phần mềm đã được tiêu chuẩn hóa nhưng nó có thể được điều chỉnh theo yêu cầu cụ thể của bất kỳ công ty nào. Ngoài ra nó có thể được thiết lập trên đám mây hoặc tại chỗ.

Tính năng của SAP

Sau khi đã hiểu phần mềm SAP là gì, chúng ta cùng đến phần phân tích SAP có những tính năng gì để giúp ích cho doanh nghiệp.

1. Tích hợp nền tảng

SAP hợp nhất tất cả các hoạt động thiết yếu của doanh nghiệp vào một hệ thống duy nhất. Điều này loại bỏ sự cần thiết của một số hệ thống khác nhau, có thể tốn kém và khó bảo trì.

2. Khả năng mở rộng

SAP có thể được mở rộng để đáp ứng nhu cầu mở rộng của các công ty. Các công ty nhỏ với một vài nhân viên cho đến các công ty đa quốc gia lớn với hàng nghìn công nhân đều có thể sử dụng nó.

3. Tính linh hoạt

SAP có khả năng thích ứng và có thể được điều chỉnh theo yêu cầu riêng của công ty. Điều này có nghĩa rằng các công ty có thể thiết lập hệ thống để hoạt động theo cách họ thấy phù hợp.

4. Phạm vi tiếp cận toàn cầu

Các doanh nghiệp ở hơn 190 quốc gia sử dụng SAP, có sẵn hơn 50 ngôn ngữ. Vì điều này, đây là sự lựa chọn tuyệt vời cho các công ty có hoạt động quốc tế.

5. Cập nhật liên tục

Các tính năng và chức năng mới được bổ sung thường xuyên vào hệ thống SAP. Điều này đảm bảo rằng các công ty luôn có thể được hưởng lợi từ những tiến bộ công nghệ mới nhất.

6. Tích hợp Machine Learning và trí tuệ nhân tạo [AI]

Phần mềm SAP tích hợp Machine Learning và trí tuệ nhân tạo [AI] hỗ trợ tự động hóa quy trình, nâng cao khả năng ra quyết định và cung cấp cho doanh nghiệp những hiểu biết sâu sắc về dữ liệu.

Lợi ích của SAP đối với doanh nghiệp

Giá trị của hệ thống SAP nằm ở những gì nó có thể mang lại cho doanh nghiệp, bao gồm hỗ trợ một loạt nhiệm vụ hành chính và cho phép bạn tự động hóa đẩy nhanh các quy trình kinh doanh thông thường. Phần mềm này không chỉ cung cấp cho bạn các quy trình chính xác hơn mà còn có cái nhìn toàn diện về mọi khía cạnh của công ty. Dưới đây là những lợi ích chính của việc sử dụng hệ thống SAP như sau:

1. Quản lý thông tin nâng cao

Việc tính toán và hiểu tỷ lệ lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận bán hàng và các chỉ số quan trọng khác theo cách thủ công trở nên khó khăn hơn khi doanh nghiệp đang trên đà mở rộng. Nhưng tất cả các quy trình này có thể được tự động hóa bằng hệ thống SAP, giúp việc truy cập dữ liệu trở nên đơn giản và nhanh chóng. Nó hỗ trợ việc tạo ra các báo cáo phối hợp về các thông số cần thiết. Lưu ý rằng việc đánh giá thành công và thiết lập các mục tiêu trong tương lai phụ thuộc rất nhiều vào số liệu thống kê và số liệu hiệu suất của doanh nghiệp.

2. Hiệu quả chi phí

Có người đã chứng minh rằng khả năng cung cấp dữ liệu chính xác, theo thời gian thực của hệ thống SAP giúp giảm chi phí hành chính và vận hành. Công nghệ này hỗ trợ duy trì kiểm soát hoạt động, giảm gián đoạn sản xuất và sắp xếp dữ liệu một cách có tổ chức. Nhờ đó, các quyết định được đưa ra nhanh chóng và khôn ngoan hơn.

3. Giảm sự dư thừa và tăng tính minh bạch

Sự trùng lặp do một số mục nhập gây ra sẽ giảm đi khi bạn tự động hóa các bản ghi của mình và chia sẻ chúng trong một cơ sở dữ liệu. Chỉ những mục gần đây nhất mới được hệ thống SAP báo cáo. Bạn có thể dễ dàng xây dựng được bức tranh phù hợp trong mọi tình huống nếu có dữ liệu đáng tin cậy.

Ngoài ra, điều này làm tăng tính minh bạch cho doanh nghiệp của bạn ở mọi cấp độ. Bạn có thể theo dõi và đánh giá một số quy trình nhỏ với hệ thống, bao gồm đơn đặt hàng, kiểm kê sản phẩm, vận chuyển và thanh toán. Do đó, bạn sẽ luôn có thể biết chính xác từng hoạt động đã được hoàn thành như thế nào.

4. Hoạt động hiệu quả

Bạn sẽ không phải thực hiện nhiều công việc tẻ nhạt bằng tay khi sử dụng hệ thống SAP. Điều này làm tăng hiệu suất và giảm khả năng tạo ra dữ liệu lỗi, điều này có thể dễ dàng dẫn đến những sai sót kinh doanh và chi phí tốn kém. Nó cũng đơn giản hóa việc thu thập dữ liệu cho bạn, bất kể lĩnh vực chuyên môn của bạn là gì. Bằng cách này, công ty của bạn sẽ đi đúng hướng và bạn sẽ có thể quan sát mọi khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của mình.

5. Bao gồm mọi người tham gia chuỗi giá trị

Bạn phải bao gồm tất cả những người tham gia vào chuỗi giá trị, chẳng hạn như đối tác, nhà cung cấp và khách hàng, nếu bạn muốn công ty của mình hoạt động bình thường. Đảm bảo những người tham gia có tiếng nói trong cách công ty của bạn phát triển hàng hóa và dịch vụ. Cuối cùng, bạn phải phát triển hàng hóa và dịch vụ để cải thiện trải nghiệm của mọi người.

6. Tăng khả năng thích ứng

Khách hàng của bạn là trọng tâm chính của hệ thống SAP ERP. Cho dù đại diện bán hàng của bạn đang ở văn phòng hay đang di chuyển, nó đều cung cấp các lựa chọn triển khai linh hoạt giúp tăng tiềm năng của họ. Nó cho phép đại diện bán hàng của bạn sử dụng nhiều loại thiết bị, bao gồm máy tính xách tay, máy tính bảng, máy tính để bàn và điện thoại di động, để truy cập dữ liệu thích hợp trong thời gian thực, từ mọi nơi. Năng suất và hiệu quả nhờ đó được nâng cao.

Tích hợp SAP cho Google Workspace

Hiện nay, có hơn ba tỷ người sử dụng Google Workspace trong đó bao gồm cả những doanh nghiệp có tiêu chuẩn cao nhất về tính khả dụng và tính bảo mật. Các doanh nghiệp này sử dụng Google Workspace để có thể cộng tác hiệu quả hơn, giữ liên lạc, trao đổi ý tưởng và làm việc an toàn từ mọi vị trí. Với sự tích hợp của SAP S/4HANA ERP, hệ thống ERP phổ biến nhất trên toàn cầu và Google Workspace, hoạt động cộng tác giữa các doanh nghiệp đã đạt đến một tầm cao mới.

SAP là một tập đoàn đổi mới công nghệ đã có mặt trên thị trường phần mềm doanh nghiệp được nửa thế kỷ. Với 460.000 người tiêu dùng ở 140 quốc gia, nó chiếm 87% tổng thương mại toàn cầu ngày nay. Bên cạnh đó, Google Workspace cung cấp kết nối liền mạch giữa dữ liệu doanh nghiệp trung thực và kịp thời với các công cụ năng suất hàng ngày mà khách hàng SAP S/4HANA sử dụng để thực hiện công việc của họ.

Trong SAP S/4HANA Cloud ERP được mã hóa, họ có thể truy cập các ứng dụng Google Workspace. Điều này giúp loại bỏ nhu cầu thu thập tệp từ email và Drives, tải xuống, xử lý chúng và sau đó nhập dữ liệu vào ERP. Tương tự, trong các đám mây được bảo vệ, Google Sheets, Docs, Slides và các ứng dụng Workspace khác giúp việc trao đổi và chỉnh sửa dữ liệu từ hệ thống ERP trở nên đơn giản.

1. Tính năng khi tích hợp SAP với Google Workspace

Các tính năng mà doanh nghiệp sẽ được cung cấp khi tích hợp SAP với Google Workspace gồm có:

• Dữ liệu có thể được xuất từ SAP S/4HANA sang các chương trình Google Workspace như Google Sheets
• Nhập dữ liệu từ các ứng dụng Google Workspace, bao gồm cả Google Sheets, vào SAP S/4HANA.
• Chỉnh sửa, chú thích và thêm tài liệu vào tệp Google một cách an toàn và dễ dàng, cho phép cộng tác theo thời gian thực với những người khác. Nội dung này sau đó có thể được nhập vào môi trường SAP S/4HANA.

2. Lợi ích khi tích hợp SAP với Google Workspace

Có vô số lợi ích cho việc tích hợp này nhờ tính linh hoạt của Google Workspace mà chúng ta có thể kể đến sau đây:

• Làm việc chung trong một môi trường an toàn, bảo mật: Bất kỳ quy trình hoặc hoạt động hợp tác nào thu thập hoặc sử dụng dữ liệu của doanh nghiệp đều trở nên hiệu quả hơn vì tất cả các quy trình đều diễn ra trong một môi trường chung, an toàn và duy nhất.
• Kiểm soát quyền truy cập: Với SAP, giờ đây người dùng có thể chỉnh sửa và nhận xét về tài liệu ngay lập tức, loại bỏ rủi ro và sự không chắc chắn liên quan đến việc kiểm tra tệp vào và ra.
• Cộng tác tích hợp: Ưu điểm của các tệp Google được chia sẻ để cộng tác cũng áp dụng cho cách cộng tác của toàn bộ nhóm SAP S/4HANA.

Ví dụ, một nhóm người nhận được email có tệp bảng tính chứa đầy dữ liệu từ ERP; họ phải tải tệp xuống, thực hiện mọi sửa đổi cần thiết và trả lại tệp. Giờ đây, người phụ trách đối chiếu có thể dễ dàng xuất dữ liệu sang Google Sheets để các cá nhân khác có thể đọc và nhận xét về dữ liệu liên quan của họ nhờ tích hợp Google Workspace. Điều này có thể xảy ra đồng thời mà không cần ai tải xuống bất kỳ phần mềm nào hoặc sử dụng email. Tất cả công việc được theo dõi trong một không gian hợp tác và an toàn bằng cách sử dụng dữ liệu đã được xác minh.

Ứng dụng của SAP trong các lĩnh vực doanh nghiệp

SAP được nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng, do đó, việc làm quen với nhiều mô-đun và tính năng của nó có thể giúp ích cho bạn khi nộp đơn xin việc hoặc thậm chí khi bạn đang cố gắng thăng tiến trong công ty của mình.

Phát triển kiến thức chuyên môn về SAP trong lĩnh vực công việc của bạn có thể giúp bạn thăng tiến lên vị trí quản lý hoặc lãnh đạo. Sau đây là một số lĩnh vực và vai trò công việc mà SAP ERP có thể áp dụng, cùng với các mô-đun và tính năng được cung cấp cho từng lĩnh vực.

1. Phần mềm SAP quản lý nguồn nhân lực

Các nhà quản lý nhân sự có thể tìm thấy tất cả các công cụ họ cần để đảm bảo bộ phận nhân sự của họ hoạt động trơn tru với SAP ERP. Bạn có thể lưu giữ hồ sơ về mọi chi tiết của nhân viên bằng cách sử dụng SAP ERP, kể từ khi họ nộp đơn xin việc cho đến khi họ rời công ty. Dưới đây là một số mô-đun nhân sự mà SAP cung cấp:

• Quản lý tổ chức: Kế hoạch quản lý quy trình làm việc có thể được tạo bằng mô-đun này.
• Quản lý nhân sự: Bạn có thể ghi lại dữ liệu quan trọng của nhân viên bằng mô-đun này, cùng với những thứ khác. Ngày làm việc, thông tin cá nhân và thông tin tiền lương của họ là một vài ví dụ về dữ liệu này.
• Phát triển nhân sự: Bạn có thể sử dụng mô-đun này để giúp phát triển kỹ năng của nhân viên trong tổ chức của mình. Phát triển kỹ năng giúp giảm tỷ lệ luân chuyển nhân viên và tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên của công ty.
• Quản lý thời gian: Bạn có thể sử dụng mô-đun này để theo dõi dữ liệu liên quan đến việc chấm công của từng nhân viên. Điều này bao gồm thông tin về ca làm việc, lịch trình và bất kỳ sự nghỉ phép hoặc vắng mặt nào của họ.
• Bảng lương: Bạn có thể sử dụng mô-đun này để xử lý các khoản thanh toán và khấu trừ của nhân viên như tiền lương, phúc lợi, thuế và các khoản đóng góp của công ty.

2. Phần mềm SAP giám sát dự án

Để hỗ trợ các nhà quản lý dự án giám sát công việc của họ từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, SAP cung cấp nhiều công cụ SAP cung cấp các mô-đun quản lý dự án sau:

• Module khởi tạo dự án: Mô-đun này cung cấp các công cụ để quản lý việc thiết lập và khởi động dự án. Bạn có thể làm việc theo các giai đoạn như xác định dự án, tạo WBS, quản lý hoạt động mạng, quản lý cột mốc và tạo dự án nói chung.
• Module lập kế hoạch dự án: Mô-đun này có chức năng lập kế hoạch, lập kế hoạch năng lực, lập kế hoạch lao động, lập kế hoạch doanh thu, lập kế hoạch vật tư, lập kế hoạch chi phí và lập kế hoạch lực lượng lao động.
• Module thực hiện dự án: Phân hệ này có chức năng quản lý việc thực hiện và giám sát dự án. Bạn có thể xử lý các công việc như nhận hàng, nhập bảng chấm công, xuất hàng, nhập dịch vụ, thanh toán, xác nhận và phân tích tiến độ trong mô-đun này.
• Module kết thúc dự án: Phân hệ này cung cấp các chức năng liên quan đến kết thúc dự án.

3. Phần mềm SAP quản lý kho

Một trong những ứng dụng của SAP trong doanh nghiệp đó là có thể quản lý kho một cách hiệu quả. Trong đó, SAP cung cấp các các module quản lý kho sau:

• Quản lý xử lý đầu vào: SAP cung cấp các khả năng như chấp nhận biên nhận sản xuất, xử lý biên nhận được tối ưu hóa và xác thực dữ liệu cho các thông báo vận chuyển, giúp đơn giản hóa việc quản lý xử lý đầu vào.
• Quản lý xử lý đầu ra: Người quản lý kho có thể lên lịch đóng gói và giao hàng cũng như chọn hàng dựa trên chất lượng với sự trợ giúp của module này.
• Quản lý lưu trữ và vận hành: Người quản lý kho có thể quản lý tốt hơn các quy trình nội bộ của mình với sự trợ giúp của mô-đun này. Đếm chu kỳ, kiểm kê vật lý, hiển thị hàng tồn kho và trạng thái thiết bị xử lý là một số quy trình này.
• Quản lý đa chức năng: Quản lý hàng loạt, lên lịch hẹn tại bến tàu, quản lý số sê-ri, xử lý truy xuất nguồn gốc và phân tích đa chức năng là một số tính năng có sẵn trong module này.

4. Phần mềm SAP quản lý mối quan hệ với khách hàng

Để hỗ trợ các chuyên gia CRM trong việc tự động hóa và tích hợp tất cả các tương tác với khách hàng, SAP đã cung cấp nhiều công cụ nhằm hỗ trợ doanh nghiệp trong lĩnh vực này. Các tính năng của module CRM như sau:

• Sales CRM: Với các tính năng như bán hàng có hướng dẫn được hỗ trợ bởi AI, báo giá được cá nhân hóa, không gian đàm phán bán hàng, nền tảng quản lý giải quyết tranh chấp, lập mô hình kế hoạch và hạn ngạch theo thời gian thực cũng như quản lý doanh thu, thanh toán và hóa đơn, module này giúp bạn mang đến cho khách hàng trải nghiệm tuyệt vời.
• Marketing CRM: Module này cung cấp các tính năng như phân tích đa chiều, nhận dạng và nhắm mục tiêu khách hàng, cộng tác nhóm, thiết kế trải nghiệm khách hàng hợp lý, truy cập hồ sơ khách hàng thống nhất và hiểu biết sâu sắc về hành vi của người tiêu dùng.
• CRM dành cho dịch vụ khách hàng: Các nhà quản lý và nhân viên dịch vụ khách hàng có thể cung cấp dịch vụ khách hàng một cách tốt nhất với sự hỗ trợ của module này. Các tính năng bao gồm chuyển cuộc hội thoại, thảo luận có sự hỗ trợ của AI, kết nối mạng theo yêu cầu, tối ưu hóa chẩn đoán sự cố, lịch sử tương tác dịch vụ và hiểu biết sâu sắc về khách hàng đều có trong module này.
• Commerce CRM: Mô-đun này cung cấp các tính năng như tích hợp thành phần, quản lý đơn hàng, khả năng dành riêng cho ngành, mở rộng nền tảng và quy trình thương mại minh bạch.

5. Phần mềm SAP quản lý tài chính và kế toán

SAP cung cấp giải pháp quản lý tài chính và kế toán toàn diện. Đây là một số chức năng mà hệ thống này cung cấp:

• Lập kế hoạch và phân tích tài chính: Bạn có thể tận dụng các công cụ như quản lý hiệu suất, dự báo, lập ngân sách, phân tích và báo cáo trong module này.
• Quản lý kế toán và thuế: Bạn có thể truy cập các yếu tố bao gồm kế toán tài chính và đối chiếu, báo cáo, công bố thông tin, tuân thủ quy định và kế toán cho quá trình kết thúc thông qua module này.
• Quản lý tiền: Hệ thống này bao gồm các tính năng như quản lý ngân quỹ doanh nghiệp, quản lý tiền mặt, dự báo dòng tiền, quản lý nợ, quản lý rủi ro và quản lý đầu tư.
• Tài khoản phải trả và phải thu: cung cấp các module như đánh giá tín dụng, quản lý rủi ro, thu nợ, quản lý tranh chấp, quản lý hóa đơn và thanh toán.

Lời kết

Qua bài viết này, người đọc đã có những kiến thức tổng quan cũng như chi tiết về SAP là gì cũng như hệ thống SAP ERP là gì, từ đó chúng ta có được các lợi ích, tính năng cụ thể hơn. Ngoài ra khi tích hợp với Google Workspace, SAP còn đem đến những ứng dụng thiết thực hơn cho doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng quy mô và quản lý nhân sự, kế hoạch kinh doanh. Nếu có bất kỳ thắc mắc và cần sự hỗ trợ tư vấn về các dịch vụ Google Workspace từ GCS Technology Company Vietnam, các bạn hãy nhắn tin trực tiếp qua Livechat để được giải đáp một cách chi tiết.

15 Tips sử dụng Google Docs hiệu quả bạn nên biết 2024

Cho dù bạn đang viết sách, báo cáo dự án hay nhật ký, Google Docs là một công cụ tuyệt vời cần có để tăng năng suất hiệu quả. Đây cũng là một trong những ứng dụng phổ biến của Google Workspace, nhưng liệu rằng bạn đã biết đến những tips sử dụng Google Docs để trợ giúp trong những đầu việc hàng ngày hay chưa? Google cũng đã cập nhật những tính năng mới gần đây từ các tính năng cộng tác đến xuất bản web. Hãy cùng GCS Vietnam tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Tips sử dụng Google Docs để tăng năng suất

Sử dụng các phím tắt và AI tự động hóa sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian để bạn có thể tập trung vào việc tạo hoặc soạn thảo tài liệu. Những tips sử dụng Google Docs sau đây sẽ giúp bạn cải thiện năng suất làm việc hiệu quả và nhanh chóng.

Sử dụng link shortcut để mở File tài liệu mới trong Docs

Làm cách nào để mở Google Docs? Để mở một tài liệu mới, thường nhấp vào "+" sau khi mở trang chủ Google Docs. Mặc dù đây không phải là một nhiệm vụ khó khăn nhưng thay vào đó bạn nên sử dụng phím tắt đơn giản hơn nhiều.

Chỉ cần một bước đơn giản, chỉ cần nhập docs.new hoặc doc.new tại bất cứ trình duyệt nào mà bạn đã đăng Google Drive bằng tài khoản Gmail của bạn. Sau khi trình duyệt hiện ra, nó sẽ trực tiếp mở File tài liệu mới từ tài khoản đó.

Sử dụng AI để soạn thảo nội dung mới

Với công cụ Duet AI mới của Google Docs, bạn có thể sử dụng trí tuệ nhân tạo để tạo ra tài liệu mới theo lệnh của mình. Duet AI có thể hỗ trợ bạn thực hiện nhiều văn bản soạn thảo khác nhau, bao gồm viết bài tiểu luận, báo cáo, sơ yếu lý lịch, thư từ, truyện, thơ, v.v. Sử dụng Duet AI để tạo tài liệu mới trong Google Docs có những ưu điểm sau:

• Tiết kiệm thời gian cũng như năng lượng của bạn: Với thông tin đầu vào của bạn, Duet AI có thể tạo văn bản cho bạn chỉ trong vài giây. Không cần thiết phải đầu tư hàng giờ để nghiên cứu, lên ý tưởng hay bắt đầu lại từ đầu khi viết, Duet AI có thể giúp bạn bắt đầu, phát triển hoặc cải thiện bài viết của mình.
• Cải thiện khả năng viết của bạn: Với Duet AI, bạn có thể nâng cao khả năng viết của mình bằng cách nhận nhận xét, đề xuất và viết mẫu. Bạn có thể kiểm tra cách AI định dạng, sắp xếp và tạo kiểu cho nội dung của mình bằng cách xem kết quả văn bản của AI. Duet AI cũng có thể được sử dụng để kiểm tra ngữ pháp và chính tả cũng như hiệu đính nội dung của bạn.
• Khám phá khả năng sáng tạo không giới hạn: Duet AI có thể hỗ trợ bạn khám phá khía cạnh sáng tạo của mình bằng cách tạo ra tài liệu độc đáo, đa dạng và kịp thời. Bạn có thể viết về các chủ đề mà bạn quan tâm, chia sẻ suy nghĩ của mình và thử nhiều thể loại và phong cách khác nhau bằng Duet AI. Ngoài ra, Duet AI có thể được sử dụng để tạo bảng, ảnh nền và hình ảnh cho bài viết của bạn.

Bạn phải có quyền truy cập vào tiện ích bổ sung Duet AI dành cho Workspace Enterprise, tiện ích này cung cấp cho người dùng quyền truy cập vào các tính năng AI tổng hợp tốt nhất trong Google Workspace. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Google Workspace Labs, chương trình thử nghiệm quyền truy cập sớm, để thử nghiệm tính năng này.

Để bật Duet AI trong Google Docs, hãy làm theo các bước sau nếu bạn có quyền truy cập vào tiện ích bổ sung hoặc Labs:

• Mở một tài liệu mới trong Google Docs.

• Sau đó bạn sẽ thấy một chiếc hộp hình viên thuốc có dòng chữ "Giúp tôi soạn thảo" trên đó, hãy ấn chọn vào nó.

• Sau khi đọc mô tả, chọn "Đã hiểu." [Got it]

• Nhấp vào Tạo [Create] sau khi cung cấp cho AI của Google một số hướng dẫn về nội dung cần viết.

• Khi bạn hướng dẫn Duet AI viết một cái gì đó, nó sẽ bắt đầu viết theo hướng đó.

Duet AI cũng có thể được sử dụng để viết lại nội dung đã được viết sẵn, mang lại những câu văn rõ ràng hoặc chi tiết hơn.

Sử dụng dàn ý để sắp xếp bài viết của bạn

Bạn gặp vấn đề khi đọc một tài liệu dài? Đã đến lúc đưa chức năng Outline vào sử dụng. Đây cũng chính là một trong số những tips mà bạn cần nhớ để có thể trở nên chuyên nghiệp hơn khi sử dụng Google Docs. Để mở tính năng này, bạn chọn View → Show Outline.

Hoặc bạn cũng có thể sử dụng bất kỳ phím tắt nào sau đây:

• Dành cho người dùng Windows: Ctrl+Alt+H hoặc Ctrl+Alt+A
• Dành cho người dùng Mac: Cmd+Option+H hoặc Cmd+Option+A

Bấm vào biểu tượng đường viền xuất hiện trên thanh bên. Đây là nơi mỗi tiêu đề bạn xây dựng sẽ hiển thị, cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan theo thời gian thực, phân cấp về dàn ý.

Tính năng tự động tạo nhanh bản tóm tắt tài liệu

Đây là một phần thuộc Smart Canvas của Google, một không gian làm việc nhằm hợp lý hóa hoạt động cộng tác, tận dụng trí tuệ nhân tạo để tạo đề xuất tóm tắt ngắn gọn. Dù đó có thể không phải bản tóm tắt hoàn chỉnh, nhưng bạn có thể tận dụng những phần mà bạn thấy hợp lý trong bản tóm tắt, hoặc có thể yêu cầu AI tóm tắt lại từ đầu.

Trước tiên, hãy đảm bảo rằng tính năng Outline đã được bật. Bản tóm tắt sẽ tự động tạo cho bạn khi bạn nhấp vào biểu tượng dấu cộng [+] Tóm tắt. Hãy kiên nhẫn chờ đến lúc AI trong Google Docs tóm tắt hoàn chỉnh.

Sau khi làm xong nhấn phím tab chấp nhận bản tóm tắt và sau đó bạn có thể chỉnh sửa bản đó theo như mình muốn. Bạn có thể nhấp vào nút Bút chì [Pencil] để chỉnh sửa sau.

Biến tiện ích bổ sung thành người bạn tốt nhất của bạn

Tiện ích bổ sung của Google Docs là các tiện ích mở rộng cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với giấy tờ của mình. Ví dụ về những điều này bao gồm lập bản đồ tư duy, dịch thuật, thêm sơ đồ và ký tài liệu điện tử.

Bạn có thể tìm thấy hàng trăm tiện ích bổ sung có sẵn trên Google Workspace Marketplace và dễ dàng tìm thấy một tiện ích bổ sung phù hợp với nhu cầu của mình.

Các tiện ích mở rộng phổ biến của Google Docs bao gồm bản đồ tư duy, chữ ký điện tử, bổ sung sơ đồ, dịch thuật và nhiều tính năng khác cho phép bạn làm được nhiều việc hơn với tài liệu văn bản của mình.

Ngoại tuyến với Google Docs

Bạn có muốn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu khi đang di chuyển nhưng kết nối Internet của bạn bị gián đoạn hoặc bạn đang đi du lịch không? Để đọc, viết hoặc chỉnh sửa Google Docs mà không cần kết nối Internet, hãy đưa những tài liệu mà bạn muốn xem vào chế độ ngoại tuyến.

Sau khi kết nối lại, mọi sửa đổi sẽ đồng bộ với Drive. Tuy nhiên, chỉ các Trình duyệt dựa trên Chrome mới có thể sử dụng phương pháp này vì cần có tiện ích mở rộng Google Docs Offline.

Khi bạn đã tải xuống tiện ích mở rộng, chỉ cần mở tài liệu bạn muốn đưa sang chế độ ngoại tuyến, nhấp vào File → Chọn Make Available Offline.

Sử dụng tính năng Voice typing của Google Docs

Bạn có nhận thấy rằng tốc độ nói sẽ nhanh hơn là tốc độ viết không? Đa số chúng ta sẽ đồng tình với điều này. Bây giờ, chúng ta cùng đến với tips sử dụng Google Docs tiếp theo đó là sử dụng tính năng nâng cao với chức năng chuyển giọng nói thành văn bản một cách nhanh chóng.

Điều thú vị là Google đã đặt tên cho cài đặt này là "Nhập văn bản bằng giọng nói" [Voice typing]. Ngoài ra, phần này sẽ giải thích cách sử dụng tính năng nhập bằng giọng nói trong Google Docs.

• Di chuyển đến phần Tools [Công cụ] → Chọn Voice typing [Nhập văn bản bằng giọng nói], bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl/Cmd+Shift+S.
• Nếu đây là lần đầu tiên bạn sử dụng tính năng này, bạn hãy cấp những quyền truy cập cần thiết để tính năng này có thể hoạt động.
• Giờ thì một chiếc Microphone sẽ xuất hiện, chỉ cần nhấn vào nó rồi bắt đầu nói một cách rõ ràng để AI có thể nhận dạng và chuyển thành văn bản cho bạn. Nếu muốn dừng ghi âm, bạn cũng cần nhấn vào microphone để kết thúc.

Ngoài việc nhập văn bản, Nhập bằng giọng nói cho phép bạn nhập dấu câu, chèn ngắt trang hoặc quản lý định dạng.

Giúp tránh được trình duyệt Google nhiều nhất có thể

Hầu hết chúng ta thường xuyên chuyển tab sang Google. Tuy nhiên, điều đó đôi khi có thể trở nên mệt mỏi, tốn thời gian và mất tập trung. Tin vui là Google Docs có thể đảm nhận một số nhiệm vụ này nên bạn không cần phải làm vậy.

Tìm kiếm và chèn ảnh từ web: Vào Insert → Image → Tìm kiếm trên web → Chọn và chèn ảnh.

Lấy thư mục và trích dẫn bên trong tài liệu:

• Chọn Trích dẫn [Citations] trong Công cụ [Tools].
• Tại đây, lựa chọn Định dạng [Format], Kiểu nguồn tài liệu [Source type], Truy cập bằng [Accessed by], sau đó gắn link URL của nguồn mà bạn tìm được.
• Sau đó lựa chọn Tìm và trích dẫn thủ công [Search or Site manually]

Xem trước Google Maps: Bạn có thể xem bản xem trước của vị trí trong Google Docs khi bạn nhấp vào liên kết Google Maps. Sau khi chọn liên kết vị trí, bản xem trước sẽ hiển thị ở góc bên phải cùng với biểu tượng Bản đồ.

Thực hiện thay thế văn bản cho các từ thường được sử dụng

Đây là một trong những tips sử dụng Google Docs thông minh để tăng tốc độ gõ. Mọi người đều có những cụm từ, thuật ngữ và từ vựng nhất định mà họ thường xuyên sử dụng trong bài viết của mình. Vậy mẹo ở đây là bạn có thể thực hiện các thay thế ban đầu, sau đó Google Docs sẽ xử lý phần còn lại cho bạn

Đi tới ô Công cụ [Tools] → Tham khảo [Preferences] → Những từ thay thế [Substitutions] → Gõ từ cần thay thế vào các ô trong đó → Sau đó nhấn OK.

Tìm các Cài đặt một cách dễ dàng

Từ đầu đến bây giờ chúng ta đã đi vào khá nhiều những cài đặt và chắc chắn rằng bạn khó có thể nhớ hết chúng. Vì vậy, một trong những tips sử dụng Google Docs tiếp theo là mẹo giúp giải quyết vấn đề này.

Để xem menu có tất cả các chức năng sẵn có, hãy nhấn Alt+/. Tiếp theo, gõ tính năng bạn đang tìm kiếm - ví dụ: Tiêu đề, trang, v.v Sau đó sẽ hiện ra các danh sách tìm kiếm cho bạn lựa chọn, hãy nhấn chọn mục mà bạn cần tìm.

Tips sử dụng Google Docs để cộng tác hiệu quả

Cái thời cần có thành viên trong nhóm ngồi cạnh mình đã qua lâu rồi. Ngày nay, bạn có thể cộng tác ngay cả khi cả hai đang cách một bán cầu nhờ những ứng dụng cộng tác này

Khi nói đến việc tổ chức và quản lý các dự án nhóm, Google Docs là một ứng dụng tuyệt vời. Và để làm cho mọi việc trở nên dễ dàng hơn nữa, đây là một số tips sử dụng Google Docs trong quá trình làm việc nhóm

Sử dụng trình đơn @ để thêm mục

Trình đơn @ hay còn gọi là Smart Chip chủ yếu nhằm mục đích sử dụng trên Google Docs mà bạn chia sẻ với người khác, chẳng hạn như tài liệu dự án mà bạn đang làm việc với đồng nghiệp. Khi người khác xem và tương tác với tài liệu của bạn, các chip sẽ hỗ trợ họ truy cập vào nhiều thông tin hơn. Cụ thể, với việc sử dụng trình đơn @ và chọn theo danh sách đề xuất, bạn có thể giao nhiệm vụ cho từng người cụ thể, thêm ngày tháng, địa điểm, hoạt động, lịch sự kiện..

Google Docs có một tính năng được gọi là các khối thông minh soạn thảo. Đây là những mẫu xây dựng bởi chip thông minh để theo dõi công việc, viết email, v.v. Chúng được thiết kế để sử dụng kết hợp với Smart Chip. Các khối xây dựng được tạo ra để làm việc nhóm, giống như chip thông minh. Bất cứ nơi nào trong Google Docs khi bạn nhập @, một danh sách các lựa chọn thả xuống sẽ xuất hiện. Bạn có thể thêm mục bằng trình đơn @ để kết nối đến các cá nhân, tệp và sự kiện lịch được cập nhật thường xuyên. Ngoài ra, bạn có thể bao gồm các chip thông minh [menu thả xuống, danh sách kiểm tra, bảng, biểu đồ, v.v.] và các mẫu dựng sẵn [khối được dựng sẵn], Calendar, Files, Groups.

Dưới đây là những tính năng của trình đơn @ cụ thể:

Smart Chips

Trong Smart Chips bao gồm Date, Dropdown, Task. Tất cả đều được liên kết với nhau nhằm tạo nhiệm vụ cụ thể cho dự án, công việc.

Date: Thiết lập ngày, tháng theo dõi trạng thái của một số dự án, cho phép bạn đặt chip thông minh ngày cho thời hạn của từng dự án. Do đó, việc đặt và sửa đổi thời hạn sẽ trở nên dễ dàng hơn đối với bạn và các cộng tác viên khác.

• Dropdown: Chip thông minh thả xuống cho phép bạn và những người khác mà bạn đã chia sẻ tài liệu chọn từ danh sách các khả năng chỉnh sửa văn bản hiện được hiển thị. Ví dụ: đối với trạng thái dự án, bạn có thể sử dụng danh sách thả xuống với các lựa chọn như Chưa bắt đầu, Bị chặn, Đang tiến hành và Đã hoàn thành.
• Task: tính năng này sẽ giúp thiết lập nhiệm vụ, trạng thái hoàn thành nhiệm vụ khi kèm theo Dropdown và Date để thêm ngày tháng, deadline công việc được giao.

Files

Tính năng này giúp liên kết đến tệp tài liệu, bảng tính, bản trình bày hoặc hình ảnh trên Google Drive. Nhấp vào nó sẽ kết nối đến các tài liệu của ứng dụng Google có liên quan [Docs, Sheets, Slides, Drive], khi bạn nhấp vào liên kết, trình duyệt của tài liệu sẽ được mở ra.

People

Trình đơn @ này có thể được sử dụng để cho biết rằng người có tên xuất hiện trên đó đã được phân bổ cho một công việc khi kết hợp với Tasks hoặc Review Tracker, Project assets hoặc mục trong tài liệu của bạn. Ngoài ra, tính năng này còn cho phép liên lạc trực tiếp qua email, văn bản, điện thoại hoặc trò chuyện video với người kiểm tra tài liệu của bạn..

Ba tùy chọn khác ở phía dưới bên phải cho phép bạn gửi cho họ lời mời tham gia một sự kiện [bằng Google Calendar], bắt đầu cuộc trò chuyện video với họ [thông qua Google Meet] hoặc bắt đầu phiên trò chuyện với họ [thông qua Google Chat]. Ứng dụng Google có liên quan sẽ khởi chạy trong tab trình duyệt mới khi bạn nhấp vào một trong các tab này.

Building Blocks

Building Blocks là khối được dựng sẵn để bạn có thể thêm thông tin dựa theo một khung có sẵn được tạo ra. Điều này giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, và dễ dàng cộng tác với những người dùng khác. Trong Building Blocks sẽ gồm có: Meeting notes, Email Draft, Product roadmap, review tracker, project assets, và launch content tracker.

• Meeting notes [ghi chú cuộc họp]

Meeting Notes sẽ cho bạn khung mẫu để ghi chú cuộc họp một cách nhanh chóng với những mục riêng biệt có sẵn.

Ngoài ra, bạn có thể nhập @ theo sau là tên sự kiện để kiểm tra xem sự kiện bạn muốn chèn có xuất hiện ngay trên màn hình kết quả hay không.

Về mặt kỹ thuật, bước này lấy thông tin cụ thể từ Google Calendar và thêm thông tin đó vào bài viết của bạn bằng các trình đơn @ khác như đã nêu ở trên

- Ngày tổ chức sự kiện: sử dụng Date

- Tên sự kiện: sử dụng Calendar

- Người tham gia: sử dụng People

- Địa điểm tổ chức sự kiện hay thông tin sự kiện đính kèm: sử dụng File, Place.

• Email Draft [Soạn thảo email nháp và gửi trực tiếp]

Khi thực hiện một cuộc giao tiếp quan trọng với đồng nghiệp, khối xây dựng này rất hữu ích.

Gõ @ → Chọn Email Draft trong phần Building Blocks hoặc viết @email và nhấn Enter để chèn khối dựng bản nháp email.

- Nhập tên người nhận và @ ở bên phải "To" để bắt đầu tìm kiếm Danh bạ Gmail và Google của bạn. Để thêm chúng dưới dạng khối thông minh People, hãy nhấp vào kết quả bạn muốn đưa vào. Nếu muốn, bạn có thể lặp lại quy trình trong hộp "Cc" và "Bcc".

- Tiếp theo, đặt tin nhắn của bạn bên dưới và hoàn thành hộp nhập Subject [chủ đề Email]. Các chip thông minh bổ sung, như các chip File hoặc Place, có thể được thêm vào nội dung email.

- Sau đó, bạn có thể nhờ đồng nghiệp kiểm tra bản thảo văn bản. Tài liệu có thể được chia sẻ đồng tác giả giống như bất kỳ tài liệu Google Docs được chia sẻ nào khác.

- Nhấp vào biểu tượng Gmail ở bên trái bản nháp khi bạn chỉnh sửa xong.

Bản xem trước email của bạn sẽ xuất hiện trong bảng điều khiển và bạn có thể chỉnh sửa nó lần cuối nếu muốn. Để gửi email này bằng tài khoản Gmail của bạn, hãy nhấp vào nút Gửi [Send] → Sau đó, nó xuất hiện trong thư mục Gmail Sent [Gmail đã gửi] của bạn giống như một email thông thường. [Mọi chip thông minh bạn cung cấp trong nội dung email đều được chuyển thành liên kết web.]

• Product roadmap, review tracker, project assets, và launch content tracker

Bốn thành phần này, cung cấp bố cục bảng đơn giản cho các bản báo cáo, hay bảng theo dõi nội dung, chiến dịch hoặc dự án khác nhau. Những tính năng này có các menu thả xuống trạng thái với các tùy chọn sau: đã khởi chạy [Launched], đang xử lý [In progress] và chưa bắt đầu [Not Started]

Calendar Event [Lịch sự kiện]

Tính năng này sẽ chèn một liên kết tới một sự kiện trên Google Calendar; chẳng hạn, nó có thể được sử dụng để chèn một con chip thông minh cho cuộc họp liên quan đến dự án hoặc tài liệu quản lý dự án. Lúc đó nó sẽ tự động hiển thị thời gian cập nhật nếu thời gian sự kiện được sửa đổi.

Sử dụng Chế độ Đề xuất để phối hợp chỉnh sửa nhóm

Ngay cả khi Bảng điều khiển hoạt động [Activity Dashboard] cho phép cộng tác viên theo dõi các thay đổi, việc này có thể trở nên tẻ nhạt nếu có nhiều người sáng tạo ở trong cùng một tài liệu đó. Việc nhận xét và gắn thẻ có thể được thực hiện bởi người dùng thực hiện sửa đổi. Tuy nhiên, nó có thể mất rất nhiều thời gian.

Vì vậy, dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, chế độ gợi ý [Suggestion] là lựa chọn tốt nhất. Bạn không thực sự chỉnh sửa tài liệu trong trường hợp này. Đúng hơn, những sửa đổi sẽ được Google Docs được lưu lại và chờ phê duyệt.

Để bật chế độ Đề xuất [Suggestion], hãy nhấp vào nút Chỉnh sửa hoặc biểu tượng bút chì nhỏ rồi chọn Đề xuất [Suggesting]. Hãy tiếp tục và đề xuất những ý cần thay đổi.

Trực tiếp gửi email tài liệu cho cộng tác viên của bạn

Cách thường xuyên mà chúng ta làm để đính kèm tệp khi gửi thư là tải xuống tệp, mở email của bạn, đính kèm tệp và gửi nó. Ngoài ra, Một trong những tips sử dụng Google Docs là bạn có thể gửi tài liệu trực tiếp từ Google Docs để đơn giản hóa quy trình.

Điều hướng đến Tệp [File] → Email và chọn bất kỳ lựa chọn nào sau đây.,

• Gửi email tệp này [Email this File]
• Gửi email người cộng tác [Email collaborators]
• Soạn và gửi email đi từ bản nháp [Email draft]

Lưu ý: Địa chỉ email chính được liên kết với tài khoản Google của bạn sẽ được sử dụng để gửi email.

Kết hợp các liên kết vào Google Docs của bạn

Bạn có thể liên kết với trình xử lý văn bản, bảng tính hoặc bản trình bày bên ngoài từ ổ đĩa của mình cũng như chuyển sang một phần cụ thể trong tài liệu hiện tại.

Để bắt đầu, chỉ cần nhấn Ctrl/Cmd+K. Tại đây, hãy tìm tài liệu hoặc các tiêu đề của tài liệu hiện tại thay vì nhập liên kết.

Để xem các tùy chọn liên kết khác, bạn có thể nhấp vào Headings hoặc Bookmarks, hay có thể chọn nội dung nào đó từ các lựa chọn gần đây có liên quan.

Quản lý các tùy chọn chia sẻ

Bạn có muốn thay đổi cài đặt chia sẻ, từ bỏ quyền sở hữu hoặc ngừng chia sẻ tài liệu không? Mọi thứ đều có thể kiểm soát được khi bạn áp dụng tips sử dụng Google Docs này. Nhấn nút "Chia sẻ" màu xanh lam. Bạn có thể xem ai có thể truy cập tài liệu ở đây.

Nhấp vào nút bên cạnh tên cộng tác viên và chọn tùy chọn bạn đã chọn để cấp hoặc thu hồi quyền chỉnh sửa. Bạn cũng có thể chuyển quyền sở hữu hoặc xóa quyền truy cập của họ.

Lời kết

Trên đây là những Tips sử dụng Google Docs mà GCS Vietnam muốn giới thiệu đến cho những người dùng thường xuyên phải làm việc với các tập tài liệu cần được xử lý một cách nhanh chóng. Mong rằng những mẹo này sẽ có ích và các bạn có thể dễ dàng áp dụng trong công việc hàng ngày. Nếu có bất kỳ thắc mắc gì liên quan đến bài viết hay Google Docs, dịch vụ Google Workspace, các bạn có thể nhắn tin qua Livechat ngay dưới bài viết để được chúng mình giải đáp tận tình nhé.