Những văn bản nào không được chứng thực năm 2024

Theo quy định tại Khoản 5, Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/2/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì "Bản chính" là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.

Theo quy định tại Khoản 1, Khoản 2, Điều 18 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP thì giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao từ bản chính gồm:

"1. Bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp.

2. Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền".

Như vậy, Trích lục kết hôn (bản sao) không phải là bản chính. Do đó, cơ quan có thẩm quyền chứng thực không thực hiện chứng thực bản sao đối với Trích lục kết hôn (bản sao).

Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về chứng thực đã khẳng định giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thựcGiá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực; đồng thời quy định giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật. Tuy nhiên, vẫn còn một số vấn đề liên quan chưa được quy định, gây khó khăn, lúng túng trong áp dụng pháp luật, trong đó có trường hợp văn bản do công chứng viên chứng thực.

1. Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và giá trị pháp lý của các văn bản này

- Điều 77 Luật Công chứng năm 2014 quy định Công chứng viên được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản. Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.

- Khoản 4 Điều 5 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch quy định Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc sau đây, ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (gọi chung là tổ chức hành nghề công chứng):

+ Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

+ Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch (công chứng viên thực hiện công chứng bản dịch theo quy định của Luật Công chứng).

- Theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về giá trị pháp lý của bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao được chứng thực từ bản chính, chữ ký được chứng thực và hợp đồng, giao dịch được chứng thực thì bản sao được chứng thực từ bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Chữ ký được chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giá trị chứng minh người yêu cầu chứng thực đã ký chữ ký đó, là căn cứ để xác định trách nhiệm của người ký về nội dung của giấy tờ, văn bản. Hợp đồng, giao dịch được chứng thực theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch (công chứng viên không được chứng thực Hợp đồng, giao dịch).

2. Xử lý đối với giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật

Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản đã được chứng thực không đúng quy định pháp luật. cụ thể:

- Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP thì không có giá trị pháp lý.

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do Phòng Tư pháp chứng thực. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực.

Sau khi ban hành quyết định hủy bỏ giấy tờ, văn bản chứng thực, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

- Người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định đối với giấy tờ, văn bản do cơ quan mình chứng thực và đăng tải thông tin về giấy tờ, văn bản đã được chứng thực nhưng không có giá trị pháp lý lên Trang thông tin điện tử của cơ quan mình.

- Việc ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý và đăng tải thông tin thực hiện ngay sau khi phát hiện giấy tờ, văn bản đó được chứng thực không đúng quy định pháp luật.

Như vậy, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định bị Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý theo thẩm quyền. Quy định này không đề cập đến trường hợp văn bản được công chứng viên chứng thực không đúng quy định thì cơ quan nào có thẩm quyền hủy bỏ giá trị pháp lý.

Tại Luật Công chứng cũng không đề cập đến vấn đề chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký của công chứng viên mà viện dẫn việc áp dụng thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực.

3. Một số vấn đề vướng mắc và kiến nghị hoàn thiện

1. Một số vấn đề vướng mắc

Từ quy định của pháp luật về chứng thực và công chứng, có một số vấn đề còn “bỏ ngõ”, dẫn đến sự lúng túng khi xử lý các vụ việc trên thực tế, cụ thể như sau:

- Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực không đúng quy định thì xử lý như thế nào? Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP chỉ quy định giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định thì không có giá trị pháp lý và việc xử lý những giấy tờ, văn bản này. Nghị định số số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP không quy định về trường hợp Hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực không đúng quy định.

- Giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định do công chứng viên chứng thực hiện thì xử lý như thế nào? Nghị định số số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP không quy định việc xử lý trong trường hợp này mà chỉ quy định trách nhiệm xử lý văn bản được chứng thực không đúng quy định của người đứng đầu cơ quan hành chính nhà nước là Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, cấp huyện và người đứng đầu Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

- Điều 7 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định “Các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư này thì không có giá trị pháp lý”. Vậy việc xác định ‘không đúng quy định” là ngang mức độ nào? nghĩa là không đúng về nội dung, trình tự thủ tục thực hiện, lời chứng?

2. Kiến nghị hoàn thiện

- Đối với hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực không đúng quy định: hợp đồng giao, giao dịch được xác lập trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội. Điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự và việc xử lý trong trường hợp giao dịch dân sự vô hiệu tùy từng trường hợp cụ thể. Do đó, việc xử lý đối với những hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực không đúng quy định thực hiện theo quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, cụ thể từ Điều 116 đến Điều 133. Tại Thông tư số 01/2020/TT-BTP cần nêu rõ và viện dẫn văn bản áp dụng đối với trường hợp hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực không đúng quy định.

Mặt khác, xét tính chất, mức độ phức tạp của hợp đồng, giao dịch và xu hướng xã hội hóa một số dịch vụ công, nhất là trong bối cảnh đẩy mạnh xã hội hóa dịch vụ công chứng với sự phát triển nhanh, cần xem xét chuyển giao hoàn toàn sang công chứng đối với hợp đồng, giao dịch. Qua đó, vừa giảm tải công việc cho cơ quan nhà nước, vừa bảo đảm tính pháp lý cao cho hợp đồng, giao dịch được công chứng.

- Giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định do công chứng viên chứng thực hiện: đây là những văn bản mang tính hành chính, do đó, xem xét quy định trách nhiệm xử lý trong trường hợp này là Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm ban hành quyết định hủy bỏ giá trị pháp lý của giấy tờ, văn bản chứng thực không đúng quy định.

- Cần nghiên cứu xác định mức độ “không đúng quy định” khi xem xét xử lý các giấy tờ, văn bản được chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký không đúng quy định để đảm tính phù hợp. Nếu văn bản chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao từ bản chính bảo đảm được yêu cầu chứng minh về các thông tin theo quy định tại Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, việc vi phạm là về trình tự thủ tục, không bảo đảm tuân theo mẫu lời chứng thì có thể xem xét mức độ xử lý là xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm và vẫn công nhận nội dung của văn bản chứng thực./.