Không ít trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế khiến cho bên mua gặp không ít rắc rối với cơ quan thuế. Cụ thể, trong trường hợp này, bên mua phải xử lý như thế nào?
Bên bán có được tự ý hủy hóa đơn có sai sót?
Tùy từng trường hợp, nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua thì bên bán được hủy và lập hóa đơn mới thay thế, còn hóa đơn đã gửi cho người mua sẽ không được hủy trừ 01 trường hợp ngoại lệ. Cụ thể:
Căn cứ quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về xử lý hóa đơn có sai sót thì:
- Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn đã được cấp mã chưa gửi cho người mua có sai sót thì gửi mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót đến cơ quan thuế và lập hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
- Trường hợp hóa đơn đã gửi cho người mua có sai sót:
- Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót, gửi mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế [trừ trường hợp hóa đơn không mã chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế] và không phải lập lại hóa đơn.
- Sai mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế, hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng… 02 bên lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế hóa đơn có sai sót.
Xem thêm: Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Như vậy, về nguyên tắc, hóa đơn khi đã gửi cho người mua bên bán sẽ không được hủy mà chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế, ngoại trừ 01 trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC:
[…] b] Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP […]
Bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế, xử lý thế nào?
Trường hợp bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai, hóa đơn này được xem là hóa đơn bất hợp pháp và bên mua sẽ phải giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu chứng minh giao dịch có xảy ra.
Căn cứ quy định tại khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, mọi hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua thì không được hủy ngoại trừ trường hợp hủy/chấm dứt cung cấp dịch vụ đối với dịch vụ thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ.
Đồng thời, theo hướng dẫn tại Công văn 1952/CTBDU-TTHT năm 2023, trường hợp bên bán tự hủy mà không thông báo với bên mua/không có thỏa thuận giữa 02 bên thì hóa đơn trên được xem là hóa đơn bất hợp pháp.
⇒ Người mua không được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng và hạch toán vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trường hợp 1: Bên bán tự ý hủy hóa đơn đã kê khai thuế, không thông báo cho bên mua, có thể bên mua sẽ phải giải trình về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Theo đó, bên mua khi có Công văn mời lên làm việc về hóa đơn bất hợp pháp, doanh nghiệp bên mua cần chuẩn bị hồ sơ gồm:
- Bản điện tử/Bản in chuyển đổi của hóa đơn điện tử;
- Hợp đồng mua bán, đơn đặt hàng…;
- Chứng từ thanh toán [tiền mặt/chuyển khoản];
- Biên bản giao nhận hàng hóa, Phiếu xuất kho, Biên bản nghiệm thu…;
- Sổ chi tiết kho hàng…
Nói chung, doanh nghiệp phải chứng minh được giao dịch là có thật, đúng quy định thì sẽ được khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo hóa đơn mua hàng đó và tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp.
Trường hợp 2: Bên bán hủy nhầm hóa đơn, 02 bên lập biên bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó bên bán lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã bị hủy nhầm. Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ:
Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm
Vì đã kê khai thuế nên nếu kê khai bổ sung mà không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
Lưu ý:
- Để tránh rắc rối, bên mua nên đăng ký cung cấp thông tin qua email về việc hủy hóa đơn với cơ quan thuế.
- Đồng thời, khi ký kết hợp đồng kinh tế, các công ty nên có điều khoản về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi hủy/điều chỉnh/thay thế hóa đơn.
Theo khoản 2.4 điều 4 Thông tư 78/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được phép đưa chi phí mua hàng, dịch vụ không có hóa đơn nếu doanh nghiệp mua hàng hóa trong những trường hợp sau:
“- Mua hàng hóa là nông sản, hải sản, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;
- Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua đất, đá, cát, sỏi của hộ gia đình, cá nhân tự khai thác trực tiếp bán ra;
- Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt;
- Mua đồ dùng, tài sản, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra;
- Mua hàng hóa, dịch vụ của hộ gia đình, cá nhân kinh doanh [không bao gồm các trường hợp nêu trên] có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng [100 triệu đồng/năm].”
Để đưa chi phí mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, doanh nghiệp cần có những bộ hồ sơ sau:
- Hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ.
- Chứng từ thanh toán: phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt và ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Doanh nghiệp không bắt buộc thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng đối với đơn hàng trên 20 triệu đồng.
- Biên bản bàn giao hàng hóa.
- Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn mẫu 01/TNDN [ban hành kèm theo thông tư 78/2014/TT-BTC]. Người ký trên bảng kê là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm tính chính xác, trung thực của bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn trước pháp luật.
- Chứng minh nhân dân photo của người cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
Lưu ý: Giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn cao hơn giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường tại thời điểm doanh nghiệp lập bảng kê thì cơ quan thuế sẽ sử dụng giá thị trường của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương tư để xác định chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Ví dụ: Ngày 31/03/2017, công ty X [mã số thuế: 1234567890; địa chỉ là: 58 đường x, phường y, TP.HCM] mua hạt cà phê chưa chế biến của Nguyễn Văn A với số lượng là 500kg với giá 45.000đ/kg. Biết thông tin của Nguyễn Văn A như sau:
- Số CMND: 2587985277
- Địa chỉ là: Hiệp Thành, Đức Trọng, Lâm Đồng.
- Ông A trồng cà phê tại nhà và bán lại cho công ty X.
Do công ty X mua hàng hóa của người nông dân trực tiếp nuôi trồng nên công ty X có thể lập bảng kê 01/TNDN để tính vào giá vốn của công ty.
Bảng kê 01/TNDN:
2. Chi phí thuê tài sản
Để chi phí thuê tài sản không có hóa đơn có thể hạch toán vào chi phí được trừ khi xác đinh thu nhập tính thuế của doanh nghiệp cần có những hồ sơ sau:
Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân dưới 100 triệu/năm:
+ Hợp đồng thuê tài sản
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản [không bắt buộc thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng đối với khoản chi trên 20 triệu]
Nếu tổng thu nhập từ việc cho thuê tài sản của cá nhân từ 100 triệu/năm trở lên:
Để doanh nghiệp đưa chi phí thuê tài sản vào chi phí xác định thu nhập tính thuế, hộ kinh doanh, cá nhân phải kê khai và nôp thuế [hoặc doanh nghiệp nộp thuế thay]. Những hồ sơ cần có là:
+ Hợp đồng thuê tài sản.
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản [không bắt buộc thanh toán tiền qua tài khoản ngân hàng đối với khoản chi trên 20 triệu].
+ Chứng từ nộp thuế của cá nhân.
Lưu ý: Nếu trong hợp đồng thuê tài sản thỏa thuận người đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp có thể đưa tiền nộp thuế vào chi chí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.
Ví dụ: Ngày 1/10/2016, Công ty X ký hợp đồng thuê nhà của Nguyễn Văn A trong 2 năm từ tháng 10/2016 đến 10/2018 với giá trị cho thuê là 20 triệu/tháng. Trong hợp đồng quy định công ty X là người nộp thuế. Biết trong năm 2017, ông A chỉ phát sinh thu nhập cho thuê từ việc cho công ty A thuê nhà.
Năm 2016, Nguyễn Văn A phát sinh thu nhập từ việc cho thuê là 60 triệu đồng [tiền cho công ty X thuê văn phòng tháng 10, 11 và 12/2016]. Năm 2016, thu nhập cho thuê của ông A dưới 100 triệu đồng/năm nên ông A không phải kê khai và nộp thuế.
Năm 2017, Nguyễn Văn A nhận được 240 triệu đồng từ việc cho công ty X thuê văn phòng. Ông A phải kê khai và nộp thuế đối với việc cho thuê này. Tiền thuế phát sinh trong năm 2017 gồm lệ phí môn bài là 300.000đ; tiền thuế GTGT là 12 triệu; tiền thuế thu nhập cá nhân là 12 triệu. Vậy năm 2017, doanh nghiệp đưa chi phí được trừ khi xác định thuế năm 2017 là tiền thuê nhà và tiền nộp thuế phát sinh. Tổng cộng là 264.300.000 đồng.
3. Chi phí quảng cáo trên Facebook, Google,…
Theo thông tư 103/2014/TT-BTC, để doanh nghiệp có thể đưa chi phí quảng cáo trên Facebook, Google… chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế thì doanh nghiệp cần phải kê khai thuế, nộp thuế nhà thầu và hồ sơ chứng từ sau:
+ Hợp đồng cung cấp dịch vụ quảng cáo trên Facebook, Google,…
+ Chứng từ thanh toán: ủy nhiệm chi đối doanh nghiệp có thể thanh toán tiền trực tiếp cho Facebook, Google thông qua tài khoản công ty. Nếu công ty ủy quyền cho cá nhân thanh toán tiền thì công ty phải chuyển khoản cho cá nhân chi trả.
+ Giấy nộp tiền thuế.
4. Chi phí tiền điện, tiền nước có hóa đơn theo tên người cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh
Doanh nghiệp có thể đưa tiền điện, nước có hóa đơn không mang tên doanh nghệp vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập tính thuế, doanh nghiệp cần có những hồ sơ sau:
+ Hợp đồng thuê nhà [hợp đồng thuê nhà được ký với người ghi trên hóa đơn thanh toán tiền điện, tiền nước. Trong hợp đồng thuê nhà thể hiện tiền điện, tiền nước sẽ do doanh nghiệp chi trả.]
+ Hóa đơn thanh toán tiền điện, nước.
+ Chứng từ thanh toán tiền điện, nước của doanh nghiệp.
Lưu ý: Doanh nghiệp hạch toán toàn bộ số tiền thanh toán vào chi phí của công ty vì tiền thuế GTGT không được khấu trừ.