Company Profile được xem là một tài liệu hiệu quả nhất vì trong một khoảng thời gian ngắn tiếp xúc với khách hàng, quá hạn chế để có thể giới thiệu toàn bộ về công ty thì Company Profile giúp cho khách hàng hiểu công ty sâu hơn và chi tiết hơn sau buổi tiếp xúc.
Khi thiết kế Company Profile cần lưu ý đủ thông tin cần thiết, thu hút. Một Profile ấn tượng sẽ tạo ấn tượng, cái nhìn thiện cảm về doanh nghiệp. Hơn thế nữa, với doanh nghiệp mới thì hồ sơ năng lực tốt giúp bạn có thêm sức mạnh cạnh tranh. Bên cạnh đó giới thiệu doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, ấn tượng nhất.
- Nội dung Company Profile bao gồm những gì?
Xem thêm: Feedback
Bạn đang gặp khó khăn trong việc thiết kế Company Profile, nếu như chưa biết nội dung của cuốn profile về công ty thường bao gồm những gì. Bài viết này sẽ giúp bạn hình dung về cuốn profile dành cho doanh nghiệp mình nên bao hàm những gì?
Nội dung Company Profile hoàn chỉnh gồm có :
- Bìa đầu quyển thiết kế
- Logo
- Tên giao dịch của công ty
- Slogan hoặc Tiêu chí hay Khẩu hiệu thường sử dụng trong công ty
- Hình ảnh tượng trưng cho ngành nghề kinh doanh, lĩnh vực hoạt động của công ty
- Trang thứ 2 – 3 quyển thiết kế Company Profile
- Phụ lục
- Quá trình hình thành công ty
- Những mốc thời gian, sự kiện quan trọng trong quá trình thành lập
- Sự kiện mang tính bước ngoặt và một số hình ảnh của công ty
- Trang thứ 4 – 5 quyển thiết kế Company Profile
- Giới thiệu tổng quan về công ty
- Ngành nghề kinh doanh
- Tầm nhìn và sứ mệnh bạn sẽ mang đến cho khách hàng
- Hình minh họa
- Trang thứ 6 – 7 quyển thiết kế Company Profile
- Hình ảnh thành viên – bộ máy quản trị điều hành, nhân sự chủ chốt
- Sơ đồ tổ chức
- Có thể giới thiệu thêm thông tin nổi bật của thành viên, nhân sự chủ chốt
- Trang thứ 7– 8 quyển thiết kế Company Profile
- Đưa thông tin cụ thể về ngành nghề hoạt động, dịch vụ cung cấp
- Hình minh họa về công ty hoặc công việc
- Trang thứ 9 – 10 quyển thiết kế Company Profile
- Một số dự án tiêu biểu đã hoàn thành được đánh giá cao
- Đưa ra dịch vụ hoặc sản phẩm mà công ty sản xuất – hoạt động
- Giới thiệu về các dự án đang thực hiện
- Các trang tiếp theo quyển thiết kế profile
- Đưa ra một số dự kiến, giải pháp mà công ty dự định thực hiện trong tương lai
- Hình ảnh hoặc thông tin hướng đến cộng đồng mà công ty đã thực hiện hoặc dự định thực hiện trong tương lai.
- Bìa cuối quyển thiết kế profile
- Logo nên nhắc lại một lần nữa ở cuối
- Địa chỉ, thông tin liên lạc công ty để đối tác và khách hàng có thể nắm được thông tin khi cần liên hệ
- Đưa hình ảnh khái quát về công ty, ở mục này có thể đưa hình ảnh của toàn thể công ty bạn, hoặc toàn thể nhân viên.
Xem thêm: Internet Banking Agribank
Các bước xây dựng Company Profile chuyên nghiệp
- Bước 1: Viết cho ai? – Xác định đối tượng mục tiêu Company Profile
Đối tượng đọc thì có thể là bất cứ ai trong – ngoài công ty bạn không phân biệt tuổi tác, giới tính và màu da. Nhưng đối tượng mục tiêu thì phải được xác định rõ ràng và chính là khách hàng mục tiêu mang lại doanh thu cho công ty bạn.
Hãy đi tìm câu trả lời cho hai câu hỏi sau:
- Đối tượng mục tiêu là ai: tuổi tác, trình độ học thức, cấp bậc/địa vị xã hội, quan điểm đại diện [truyền thống hay hiện đại, pha trộn]?
- Tại sao họ cần xem profile công ty bạn?
Việc này sẽ giúp bạn định hướng chính xác được các đề mục và văn phong thích hợp trong cuốn profile.
- Bước 2: Viết cái gì? – Xác định nội dung Company Profile
Tất nhiên Sản phẩm là phần quan trọng nhất trong profile doanh nghiệp và bạn cần gắng hết sức để dẫn nó đến gần mắt khách hàng nhất. Nhưng đừng nhầm với catalogue hay brochure – chúng mới là thứ mà bạn chỉ cần ném hết sản phẩm vào đó. Company Profile là để cho khách hàng, đối tác hiểu thêm về cội nguồn của bạn và tư tưởng, cốt cách của bạn.
Nhưng xu hướng mới hiện nay, nhiều doanh nghiệp với tư duy mới sẽ lược bớt những phần ít tác dụng như tầm nhìn, sứ mệnh hay thậm chí quá trình phát triển, cơ cấu tổ chức. Quan điểm của họ là những thông tin đó đã có sẵn và vô cùng đầy đủ trên website, vì có đưa vào profile, khách hàng cũng chẳng mấy quan tâm mà còn gây ra sự dài dòng.
- Bước 3: Viết như thế nào? – Xác định văn phong
Sau khi đã xác định những nội dung cần viết thì bây giờ chúng ta phải quyết định sẽ sắp xếp chúng như thế nào và bằng những câu từ ra sao. Nói cách khác, chính là cách dẫn dắt và văn phong.
Nhiều doanh nghiệp thường kết thúc bằng câu cảm ơn “Thanks for reading” hoặc không nói gì, thay bằng một số hình ảnh của công ty. Thật là lãng phí nếu như bạn để khách hàng gập lại trang Company profile cuối như thế! Hãy kết thúc mở để được nhiều hơn: đôi khi là một câu nói của khách hàng, đôi khi là một cuộc hẹn gặp mặt, và đôi khi là thêm cả 1 hợp đồng.
- Bước 5: Trình bày như thế nào?
Tiếp theo cần làm việc với thiết kế [designer] để xây cho chúng một hình hài. Ngoài việc tuân thủ theo nhận diện thương hiệu [brand guideline] thì các bạn phải tìm chọn những hình ảnh phù hợp, quyết định font chữ, màu sắc, kích thước, chỗ nào cần to, chỗ nào thì vừa, góc nào thì nhỏ.
Tầm quan trọng của Company Profile đối với doanh nghiệp
Hiện nay, có rất nhiều doanh nghiệp vẫn còn băn khoăn không biết có nên làm hồ sơ năng lực công ty hay không? Những công ty mới thành lập có cần thiết kế hồ sơ năng lực không. Hay chỉ những công ty lâu năm mới cần có hồ sơ năng lực. Bởi họ chưa nhìn thấy được tầm quan trọng của bộ hồ sơ năng lực công ty. Những lợi ích mà Company profile công ty mang lại lớn như thế nào.
- Thu hút và gây ấn tượng với nhà đầu tư, đối tác
Company profile là bộ mặt, hình ảnh đại diện của công ty. Vì vậy một Company profile công ty được thiết kế sáng tạo, ấn tượng sẽ giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý, tạo ấn tượng tốt ngay từ phút ban đầu. Từ đó, nhà đầu tư, chủ thầu, đối tác,… sẽ hứng thú với công ty bạn. Như vậy là công ty bạn đã có lợi thế hơn đối thủ cạnh tranh.
- Là tài liệu quan trọng trong chiến lược tiếp thị và bán hàng
Company Profile luôn đi kèm với đội ngũ bán hàng và được xem là tài liệu bán hàng, tiếp thị nhanh chóng và cực kỳ hiệu quả của doanh nghiệp.
Đội ngũ bán hàng của bạn sẽ không còn phải gặp bối rối trong việc giới thiệu với khách hàng về tài liệu giới thiệu công ty, những thông tin cơ bản…
Company Profile còn đóng vai trò hỗ trợ tích cực trong các chiến lược bán hàng của doanh nghiệp. Nó giúp cho bộ phận triển khai công việc một cách tối ưu nhất, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn, đặc biệt là những khách hàng tiềm năng, khách hàng lớn.
- Thể hiện được quy mô và tính chuyên nghiệp của công ty
Vai trò của thiết kế Company Profile công ty còn được thể hiện qua việc nó cho thấy quy mô và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp của bạn.
Những hình ảnh minh chứng cho quy mô, năng lực, dự án, công trình mà công ty đã thực hiện, những hình ảnh về sản phẩm, dịch vụ mà bạn đã triển khai thành công. Tất cả sẽ được trình bày một cách khéo léo, thể hiện được toàn bộ khả năng mà bạn có, tạo nên sự tin tưởng nhất.
Khi tham gia đấu thầu một dự án hay công trình xây dựng nào đó, chắc chắn bạn sẽ có nhiều doanh nghiệp cạnh tranh. Khi đó, bộ hồ sơ dự thầu và Company Profile của bạn sẽ là vũ khí hàng đầu giúp bạn có thể cạnh tranh với đối thủ. Càng chuyên nghiệp, càng quy mô thì sẽ càng giúp cho doanh nghiệp của bạn vươn mình ra những sân chơi lớn hơn.
- Phát huy được năng lực tối đa của doanh nghiệp
Không chỉ phát huy được hiệu quả kinh doanh, Company Profile còn có thể phát huy tối đa được nguồn lực của doanh nghiệp và tài liệu quan trọng trong việc xây dựng văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
Với những thông tin về lịch sử hình thành, sứ mệnh, tầm nhìn và cả giá trị cốt lõi của doanh nghiệp đều có vai trò quảng bá văn hóa nội bộ đến các nhân viên trong công ty, thúc đẩy xây dựng nên nền văn hóa doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh xuyên suốt.
Mỗi công ty sẽ có một cách truyền thông thương hiệu và tiếp cận khách hàng khác nhau. Tuy nhiên thì Company Profile doanh nghiệp vẫn là một ấn phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.
Xem thêm: Hạnh phúc là gì
Những quan niệm sai lầm về Company Profile
Company Profile vô cùng cần thiết, tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng hiểu tầm quan trọng của Company Profile. Dưới đây mà một số quan niệm sai lầm khiến không ít công ty xem nhẹ việc thiết kế Company Profile công ty.
- Doanh nghiệp của tôi đã có Website nên không cần thiết kế Company Profile
Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng đã có trang web giới thiệu đầy đủ về công ty thì không cần Company Profile nữa. Trong thời đại công nghệ số 4.0 phát triển thì sao phải cần ấn phẩm giấy tờ rườm rà?
Tuy nhiên, hãy cân nhắc lại rằng, không phải lúc nào khách hàng cũng truy cập website để đọc thông tin về doanh nghiệp. Ngoài ra, website cũng có nhiều thông tin, hình ảnh khác, làm khách hàng phân tâm và không tìm thấy ngay thông tin cần thiết.
- In ấn Company Profile là rất lãng phí
Thực tế chi phí in ấn Company Profile không hề lãng phí như nhiều người nghĩ. Bạn có thể kiểm tra hiệu quả của việc sử dụng ấn phẩm này và thấy rằng chúng mang lại khách hàng mới, doanh thu mới. Chi phí bỏ ra cho thiết kế Company Profile không hề lãng phí, mà sẽ tạo ra nhiều cơ hội kinh doanh mới.
- Đính kèm mọi thứ vào Company Profile
Đây là một sai lầm dễ mắc phải khi bạn muốn cho mọi thông tin vào Company Profile. Đừng quá tham lam, bởi người xem chỉ dành không quá 10 phút để tìm hiểu Company Profile của bạn. Đừng để khách quá tải và chán nản không thể xem hết Company Profile của bạn. Điều này hoàn toàn gây tác dụng ngược.
- Doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập nên không cần thiết kế Company Profile
Nếu thiếu Company Profile chuyên nghiệp, công ty bạn đã bỏ lỡ cơ hội sẵn sàng gia nhập vào một sân chơi lớn, cơ hội lớn khi nó xuất hiện. Các công ty lớn thường đầu tư Company Profile hoành tráng. Nếu doanh nghiệp bạn cũng thiết kế Company Profile chuyên nghiệp, đây cũng là cơ hội để công ty bạn được nhìn nhận như một đơn vị chuyên nghiệp “ông lớn” trong ngành.