Dù là phần mềm tự viết hay thương phẩm, một phần mềm kế toán phải đáp ứng những tiêu chuẩn nhất định để đảm bảo hoàn thành được chức năng của nó. Các tiêu chuẩn đánh giá phần mềm kế toán có thể khác nhau, đứng dưới những góc độ khác nhau, thí dụ vấn đề giá cả phần mềm rất quan trọng đối với người quản lý nhưng không phải là quan trọng đối với người sử dụng [kế toán tại các doanh nghiệp], đối với người sử dụng tính năng, sự tiện ích, kiểm soát tốt là tiêu chí quan trọng nhất. Do vậy, việc hiểu biết các tiêu chuẩn tổng quát của một phần mềm sẽ giúp ích nhiều cho công việc của bên sử dụng phần mềm và bên cung cấp phần mềm. Thí dụ, nhà sản xuất phần mềm cần hiểu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ khó lòng đầu tư vào một phần mềm giá cao; ngược lại doanh nghiệp cần hiểu rằng đầu tư vào một phần mềm có đầy đủ tính năng mà doanh nghiệp cần sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và sự thoải mái của nhân viên.
Đáp ứng yêu cầu của người sử dụng
Một phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu của người làm kế toán và của doanh nghiệp. Các yêu cầu này có thể phân thành các nhóm sau:
@ Phù hợp với các quy định của luật pháp và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký, bao gồm cả hình thức kế toán, phương pháp quản lý hàng tồn kho, phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho, vật tư, phương pháp hạch toán tài sản cố định, phương pháp tính khấu hao, phương pháp hạch toán ngoại tệ,…
@ Phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh, đặc điểm đối tượng kế toán, các tiêu thức quản lý, các phương pháp tập hợp – phân bổ chi phí, các phương pháp tính giá thành sản phẩm…
@ Phù hợp với quy mô doanh nghiệp và đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp. Doanh nghiệp không thể chọn phần mềm kế toán chỉ chạy trên một máy tính, với một bộ phận có đến 4 kế toán chẳng hạn. Doanh nghiệp cũng không thể lựa chọn phần mềm không có server online nếu doanh nghiệp có đơn vị hạch toán phụ thuộc ở các tỉnh khác với nơi đặt trụ sở chính.
@ Phù hợp với yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin kế toán. Doanh nghiệp hàng ngày cần xử lý rất nhiều dữ liệu kế toán. Các dữ liệu này thường khác nhau đối với các doanh nghiệp khác nhau. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần phải cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng thông tin. Thông tin đôi khi cần phải có ngay trong ngày hay ngay trong thời điểm phát sinh. Các thông tin này có thể là thông tin kế toán tài chính được sử dụng cho chính doanh nghiệp, được cung cấp từ các cơ quan chức năng, các chủ đầu tư, công ty mẹ, đối tượng khác. Thông tin cần cung cấp
@ Phù hợp với yêu cầu tích hợp dữ liệu và hợp nhất báo cáo tài chính trong trường hợp doanh nghiệp là đơn vị thành viên hay có các đơn vị nội bộ hạch toán phụ thuộc
@ Phù hợp với yêu cầu về tốc độ, thời gian xử lý, thời điểm cung cấp thông tin. Trong thời đại công nghệ, thì doanh nghiệp cần thông tin mọi nơi, mọi lúc chứ không phải đến cuối kỳ kế toán. Do đó phần mềm phải có tốc độ xử lý nhanh, cung cấp thông tin phù hợp cả về nội dung lẫn hình thức, đôi khi phải cung cấp báo cáo trong vòng có vài phút đồng hồ.
@ Phần mềm phải hỗ trợ tốt nhất và kịp thời cho người dùng trong quá trình sử dụng, làm việc. Những hỗ trợ này được thực hiện qua tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm, giải quyết các lỗi, trợ giúp trực tuyến,…Điều này được thực hiện tốt ở những doanh nghiệp có một đội hỗ trợ riêng
@ Phần mềm phải thân thiện, dễ sử dụng, dễ kiểm tra, dễ truy xuất thông tin. Đối với nhân viên kế toán hay đối với chuyên viên của các cơ quan chức năng, một phần mềm kế toán thân thiện, dễ sử dụng sẽ tạo điều kiện làm việc tốt hơn. Tính thân thiện và dễ sử dụng của phần mềm được thể hiện qua cảm nhận của người dùng
Phần mềm phải có tính kiểm soát cao
Khi sử dụng phần mềm kế toán, khả năng sai sót, gian lận và phá hủy dữ liệu,… rất cao. Để hạn chế các rủi ro này, phần mềm phải có tính kiểm soát cao. Tính kiểm soát của phần mềm kế toán được đánh giá thông qua các giải pháp bảo mật – kiểm soát truy cập hệ thống, các giải pháp sao lưu dự phòng dữ liệu, các giải pháp tạo ra các dấu vết ghi nhận quá trình truy xuất, chỉnh sửa số liệu, các giải pháp kiểm soát nhập liệu, xử lý dữ liệu nhằm đảm bảo dữ liệu kế toán được nhập và được xử lý chính xác, và kiểm soát việc cung cấp thông tin.
Tính linh hoạt của phần mềm
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể chịu sự chi phối của rất nhiều nhân tố: thay đổi chính sách chế độ kế toán, thay đổi nhu cầu thông tin,..Do đó, phần mềm phải đáp ứng các khả năng cập nhật khi có các thay đổi, ví dụ khi có thay đổi chế độ kế toán phần mềm phải giúp cho người dùng thêm, sửa các tài khoản,…hoặc tự động cập nhật hệ thống tài khoản, thiết kế lại hoặc thiết kế thêm mẫu báo cáo. Điều cần lưu ý là tính linh hoạt này phải nằm trong giới hạn của tính kiểm soát
Phần mềm phải phổ biến và có tính ổn định cao
Tính phổ biến và tính ổn định của phần mềm thể hiện thông qua các khách hàng hiện có của phần mềm, sự phù hợp, tương thích giữa phần mềm với phần cứng và các chương trình ứng dụng khác, khả năng tương thích và liên kết các dữ liệu với các phần mềm ứng dụng thông dụng như excel, access,…Tính ổn định của phần mềm còn thể hiện thông qua các cam kết cập nhật, nâng cấp, bảo hành, bảo trì, huấn luyện cho người dùng mới, hội nghị khách hàng,…của nhà cung cấp phần mềm sau khi bán. Đồng thời, một phần mềm kế toán phải có các giải pháp hỗ trợ tích hợp
Giá phí của phần mềm
Giá cả cũng là một trong những tiêu chuẩn qua trọng. tuy nhiên, khi đánh giá về giá phí của phần mềm, cần quan tâm giá của phần mềm bao gồm các nội dung gì: giá phần mềm, chi phí cài đặt, chi phí huấn luyện, chi phí về tài liệu, chi phí nhập liệu ban đầu,…
Danh sách bài học
Phần mềm kế toán doanh nghiệp còn tích hợp sẵn hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, giám đốc tài chính số...giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và gia tăng tính cạnh tranh cho các doanh nghiệp
Phần mềm kế toán doanh nghiệp là giải pháp quản lý cho mọi loại hình doanh nghiệp với ưu điểm là tính ổn định, linh hoạt, dễ sử dụng và khả năng tùy biến phù hợp với từng yêu cầu của người quản lý. Do đó, trước khi lựa chọn phần mềm kế toán, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu sử dụng và các tính năng, đặc trưng cơ bản và giá cả của phần mềm đó. Trong bài viết này sẽ chỉ ra 5 tiêu chí để đánh giá xem phần mềm đó có phù hợp không.
Tính hữu dụng của phần mềm kế toán doanh nghiệp
Tiêu chí đầu tiên để đánh giá phần mềm kế toán doanh nghiệp đó là phải đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh của một doanh nghiệp. Nghĩa là phần mềm kế toán phải có đầy đủ các phân hệ bao gồm tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, sản xuất, xây lắp… Nhằm mục đích là đáp ứng phù hợp với từng đặc thù của các loại hình, quy mô kinh doanh khác nhau như thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây lắp.
Tốc độ xử lý của phần mềm kế toán doanh nghiệp
Thời gian hoàn thành công việc là một trong những yếu tố quan trọng với kế toán, một phần mềm chạy chậm không những đem lại sự không thoải mái cho người sử dụng mà còn gây ra những hậu quả không tốt cho doanh nghiệp sử dụng như tình trạng chậm báo cáo, không đầy đủ sổ sách, chứng từ... Thế nên một phần mềm kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo tốc độ xử lý phải ở mức tương đối.
Phần mềm kế toán doanh nghiệp thân thiện, dễ thao tác
Thiết kế phần mềm đóng vai trò khá quan trọng với phần mềm, đặc biệt là với người mới bắt đầu sử dụng. Một phần mềm kế toán tốt phải hướng tới sự tiện dụng, đơn giản dễ sử dụng nhưng vẫn phải đảm bảo đầy đủ các tính năng tiện ích. Một giao diện rắc rối, khó nhìn rất dễ khiến người sử dụng bị “lạc” trong hệ thống thông tin đan chằng chịt mà không biết bắt đầu từ đâu hoặc tiếp theo như thế nào
Tính năng và các tiện ích của phần mềm kế toán doanh nghiệp
Mỗi một phần mềm đều có các tính năng, tiện ích riêng biệt mà không thể liệt kê hết ra trong một bài viết, tuy nhiên tất cả các tính năng đó đều có chung một mục đích đó là tiện lợi hóa công tác kế toán của người sử dụng.
Uy tín của nhà cung cấp phần mềm kế toán doanh nghiệp
Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp các doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn sử dụng. Không chỉ bởi phần mềm được thiết kế tiện ích, phù hợp với yêu cầu và doanh nghiệp dễ sử dụng mà khi sử dụng phần mềm của những nhà cung cấp uy tín, doanh nghiệp sẽ nhận được sự hỗ trợ tận tình và đảm bảo cập nhật các thông tư, quy định mới của nhà nước sớm nhất.
Dựa vào một số tiêu chí kể trên, chắc hẳn doanh nghiệp đã có những sự lựa chọn phù hợp với doanh nghiệp của mình nhất. Hiện nay phần mềm đóng gói đáp ứng tốt các nghiệp vụ đang là sự lựa chọn ưu tiên của nhiều doanh nghiệp bởi sự tiện lợi và giá cả hợp lý. Một trong số những phần mềm đóng gói được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất chính là phần mềm kế toán doanh nghiệp CeAC của CMC SOFT. Ngoài việc đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ kế toán tài chính của các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực. Phần mềm kế toán doanh nghiệp còn tích hợp sẵn hóa đơn điện tử, ngân hàng điện tử, giám đốc tài chính số...giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và gia tăng tính cạnh tranh cho các doanh nghiệp.
Nếu như bạn chỉ có mục đích tìm hiểu về phần mềm kế toán doanh nghiệp để lựa chọn mua một sản phẩm cho doanh nghiệp mình, bạn có thể liên hệ với CMC SOFT để được tư vấn và báo giá nhanh chóng