Cách hạch toán lương có ví dụ cụ thể năm 2024

Kế toán tiền lương luôn là một phần hành quan trọng trong doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và đúng quy định theo pháp luật Việt Nam.

Có thể nói, chi phí tiền lương là một chi phí quan trọng trong tất cả các chi phí của doanh nghiệp và nhiệm vụ của kế toán tiền lương là hiểu những quy định liên quan để bảo vệ khoản chi phí này. Tuy nhiên, trên thực tế có rất nhiều công ty khi quyết toán bị loại hết chi phí tiền lương dẫn tới truy thu hàng tỷ đồng tiền thuế TNDN, đó là một sự cố vô cùng đáng tiếc chỉ vì kế toán không hiểu cặn kẽ vấn đề này. Trong nội dung bài viết, SAPP Academy xin chia sẻ về kế toán tiền lương và cách hạch toán lương để các bạn kế toán tham khảo.

1. Kế toán tiền lương là gì?

Trước khi đi sâu tìm hiểu cách hạch toán lương và những lưu ý, cùng SAPP tìm hiểu khái niệm kế toán tiền lương.

Kế toán tiền lương là tập hợp những công việc từ khi phát sinh lương đến khi chi trả lương cho người lao động như: Làm hợp đồng lao động, làm bảng chấm công, tính tiền tăng ca, phụ cấp, các chế độ khác cho người lao động và hạch toán, thanh toán lương dựa trên dữ liệu bảng chấm công và bảng thanh toán lương.

2. Những quy định kế toán tiền lương cần nắm rõ

Sau đây SAPP xin chia sẻ những quy định mới nhất về luật thuế TNDN có liên quan đến vấn đề tiền công, tiền lương để các bạn tham khảo theo thông tư 96/2015/TT-BTC. Những khoản chi phí lương sẽ bị loại (hay không được trừ) khi tính thuế TNDN bao gồm:

1. Các khoản chi phí tiền lương, tiền công và các khoản khác không được chi trả thực tế hoặc không có chứng từ đầy đủ theo quy định của pháp luật thì dù kế toán tiền lương có đưa vào chi phí trong kỳ cũng sẽ bị loại ra khi tính thuế TNDN.

Theo quy định, những chứng từ kế toán cần bổ sung đầy đủ bao gồm:

• Hợp đồng lao động có thời hạn, không thời hạn hoặc hợp đồng thử việc;
• Chứng minh thư hoặc căn cước công dân bản photo của người lao động (để đăng ký mã số thuế và làm hợp đồng);
• Bảng chấm công, bảng tính lương
• Phiếu chi lương (nếu thanh toán bằng tiền mặt) kèm ký nhận, hay chứng từ ngân hàng chứng minh khoản chi (nếu thanh toán chuyển khoản).
• Một số khoản chi quan trọng cần ghi rõ ràng vào quy chế tài chính, thỏa ước lao động tập thể hay hợp đồng lao động.

Một số khoản tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên cần được quy định rõ mức hưởng, điều kiện hưởng trong hợp đồng lao động, quy chế tài chính hay thỏa ước lao động tập thể bởi không có những quy định cụ thể cho trường hợp này, các doanh nghiệp tự quy định thông qua những văn bản trên để trình cơ quan Thuế khi quyết toán thuế. Từ đó cơ quan Thuế sẽ xem xét khoản chi đó có phù hợp hay không.

1. Tiền lương, tiền công và các khoản chi phí liên quan đến chủ doanh nghiệp tư nhân, giám đốc công ty TNHH MTV, thù lao trả cho những người không trực tiếp điều hành hoạt động SX, KD như sáng lập viên, các thành viên trong hội đồng quản trị, hội đồng thành viên thì không được trừ khi tính thuế TNDN.

Đây là một quy định mà rất nhiều bạn kế toán lương hay nhầm lẫn và không nắm rõ. Vì vậy, những khoản tiền lương, tiền công này nên theo dõi ngoài để không phải quyết toán thuế TNCN, hoặc nếu đưa vào chi phí lương thì sẽ ghi chú riêng và loại ra khi quyết toán thuế để tránh trường hợp bị cơ quan Thuế phát hiện ra và loại.

3. Cách hạch toán tiền lương theo thông tư 200

3.1. Hạch toán tiền lương phải trả cho người lao động:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642

Có TK 334 - Phải trả người lao động

3.2. Hạch toán các khoản trích theo lương doanh nghiệp chịu:

Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642: Tiền lương tham gia BHXH x 21,5%

Có TK 3383: Tiền lương tham gia BHXH x 17,5%

Có TK 3384 : Tiền lương tham gia BHXH x 3%

Có TK 3386 : Tiền lương tham gia BHXH x 1%

3.3. Hạch toán các khoản trích theo lương nhân viên chịu:

Nợ TK 334 : Tiền lương tham gia BHXH x 10,5%

Có TK 3383: Tiền lương tham gia BHXH x 8%

Có TK 3384: Tiền lương tham gia BHXH x 1,5%

Có TK 3386: Tiền lương tham gia BHXH x 1%

3.4. Hạch toán thuế TNCN khấu trừ vào lương người lao động:

Khi hạch toán: Nợ TK 334/ Có TK 3335

Khi nộp thuế: Nợ TK 3335/ Có TK 111, 112

3.5. Hạch toán lương khi người lao động đã ứng trước tiền lương

Khi ứng lương: Nợ TK 334/ Có TK 111, 112

Khi thanh toán tiền lương: Nợ TK 334/ Có TK 111, 112 (Tiền lương - phần đã tạm ứng)

4. Yêu cầu đối với kế toán tiền lương, lộ trình thăng tiến

Cũng giống như các phần hành kế toán khác, kế toán tiền lương cần một số những yêu cầu về kỹ năng nghiệp vụ như sau:

• Tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác và trung thực để đảm bảo quyền lợi đầy đủ cho người lao động cũng như không thất thoát tài chính của doanh nghiệp.
• Các kỹ năng về tin học văn phòng như: Excel, Word, Powerpoint tốt
• Am hiểu các luật Thuế TNCN, TNDN, chính sách Bảo hiểm đồng thời cập nhật kịp thời những thay đổi

Lộ trình thăng tiến của kế toán tiền lương được SAPP tham khảo như sau:

Vị trí

Thâm niên

Mức lương

Kế toán tiền lương

1-2 năm

7-13 triệu đồng/tháng

Kế toán tổng hợp

3-5 năm

10-15 triệu đồng/tháng

Kế toán trưởng

\> 5 năm

20-30 triệu đồng/tháng

Ngoài ra, sau khi đảm nhận vị trí kế toán trưởng, bạn có thể phát triển lên vị trí Giám đốc tài chính, chuyên gia kế toán… nếu có thâm niên trong ngành từ 10-20 năm. Có rất nhiều những vị trí hấp dẫn nhưng trong hàng ngàn ứng viên tiềm năng, làm cách nào để bộ hồ sơ của bạn trở nên sáng giá? chắc chắn chỉ dựa vào số năm làm việc và tấm bằng cử nhân thôi là chưa đủ.

Việc sở hữu một chứng chỉ tầm cỡ Quốc tế như chứng chỉ ACCA… đang là lựa chọn của rất nhiều ứng viên, chắc chắn bộ hồ sơ của bạn sẽ lọt vào “mắt xanh” của nhà tuyển dụng bởi chứng chỉ ACCA là minh chứng rõ nhất cho kỹ năng về chuyên môn và đạo đức. Để đạt được chứng chỉ, bạn cần vượt qua 13/15 môn học cùng các bài kiểm tra về đạo đức.

Sau khi sở hữu chứng chỉ sáng giá ACCA, bạn có cơ hội sở hữu bằng cử nhân của các trường đại học danh tiếng trên Thế giới như London, Oxford Brookes… và nhiều triển vọng nghề nghiệp, đầu quân cho các vị trí đáng mơ ước tại Big4, top 500 công ty lớn nhất Thế giới, top 10 công ty lớn nhất Việt Nam… với mức lương lên tới hàng ngàn Đô la.

Như vậy, bài viết đã được SAPP tổng hợp chi tiết về kế toán tiền lương, cách hạch toán cũng như tầm quan trọng của chứng chỉ ACCA… đối với lộ trình thăng tiến của kế toán. Hy vọng sẽ giúp các bạn có cái nhìn chuẩn xác nhất, áp dụng đúng những thông tư nghị định trong công việc để bảo vệ các khoản chi phí hợp lý, đồng thời loại bỏ những khoản chi không hợp lý để có một kỳ quyết toán thành công nhất.